Kvalitetsledningssystem för socialnämnden i Söderhamns kommun

SOCIALNÄMNDEN SÖDERHAMNS KOMMUN Kvalitetsledningssystem för socialnämnden i Söderhamns kommun - i verksamheter enligt SoL, LVU och LVM Utgångspunkter, principer och ansvar Fastställd av socialnämnden 2013

1 Kvalitetsledningssystem för socialnämnden i Söderhamns kommun - i verksamheter enligt SoL, LVU och LVM Utgångspunkter, principer och ansvar Fastställd av socialnämnden 2013-04-23 Upprättat efter Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) samt Socialstyrelsens Handbok för tillämpning av dessa föreskrifter; Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (2012). Innehållsförteckning Definitioner... 2 Grunderna för det systematiska kvalitetsarbetet inom socialtjänsten... 3 Bakgrund... 2 Kvalitet... 2 för och användning av ledningssystemet... 4 Socialnämnden... 3 Förvaltningschef... 3 Verksamhetschef... 4 Föreståndare, enhetschef och teamledare... 4 Medarbetare... 4 Externa entreprenörer... 5 Områden... 5 Bemötande... 6 Samverkan... 6 Personal och kompetensförsörjning... 7, utvärdering samt egenkontroll... 8 Tillgänglighet... 9 Avvikelser, fel och brister... 9 Synpunkter och klagomål... 10 Handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda samt spårbarhet... 11 Försörjning av varor och tjänster, produkter och teknik... 12 Riskhantering... 13 Kvalitetssäkring av insatser enligt SoL, LVU och LVM... 13 Ledningssystemet som ett förbättringshjul 15

2 Definitioner Socialnämndens verksamheter styrs av socialtjänstlag (SoL), lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), förvaltningslag (FL) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Socialtjänst Kommunal verksamhet som omfattas av bestämmelsen i 3 kap 3 stycket socialtjänstlagen. I sådan verksamhet inkluderas även verksamhet som bedrivs enligt lag med särskilda bestämmelser om vård av unga eller enligt lag om vård av missbrukare i vissa fall. Den som bedriver socialtjänst Socialnämnden, annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver socialtjänst. Ledningssystem System för fastställande av principer för ledning av verksamheten. Process Riskanalys Egenkontroll En serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat. Fortlöpande bedömning om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Riskanalys innebär analys framåt, dvs. undersökning av risk för händelser i framtiden så att dessa kan förebyggas. Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Egenkontroll innebär granskning bakåt, dvs. undersökning sker av den verksamhet som har bedrivits.

3 Grunderna för det systematiska kvalitetsarbetet inom socialtjänsten Bakgrund Kommunernas socialtjänst ska vara av god kvalitet. Detta framgår av socialtjänstlagen (SoL): Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförandet av socialnämndens uppgifter skall finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. (3 kap 3 SoL) I socialstyrelsens författningssamling SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anges grunderna för socialtjänstens systematiska kvalitetsarbete inom verksamheterna enligt SoL, LVU och LVM. Kvalitetsbegreppet omfattar socialtjänstens verksamhet på alla nivåer: strukturinriktade, allmänt inriktade och individinriktade insatser. Kvalitet Kvalitetsbegreppet är enligt Socialstyrelsen att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter och enligt de beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Kvalitet kan uttryckas som förhållandet mellan förväntan och upplevelse. Det ska vara tydligt för medborgare och brukare vad de kan förvänta sig av socialtjänsten. Den/de som kommer i kontakt med socialtjänsten bedömer kvaliteten i förhållande till vad han eller hon har förväntat sig. Medborgare har rätt att få adekvat stöd och hjälp av god kvalitet. Syftet med ett ledningssystem för kvalitet är att skapa systematik, struktur och samordning med verksamhetens kvalitetsarbete och kvalitetsutveckling. Ledningssystemet säkerställer att socialtjänsten utvecklar tjänster av god kvalitet, i enlighet med gällande regelverk. God kvalitet inom socialtjänstens verksamhet innefattar bland annat rättssäkerhet, bemötande, delaktighet och att socialtjänstens insatser ges i enlighet med de mål och övriga bestämmelser som lagarna anger. För att kunna få kunskap om, och utveckla kvaliteten i verksamheten och kunna bedöma resultatet krävs metoder för analys, uppföljning och utvärdering samt en systematisk dokumentation av detta arbete. Dokumentation av hur socialtjänsten arbetar med kvalitetsaspekter medför också ökad insyn och öppenhet för kommunens medborgare, socialtjänstens brukare och andra. sfördelningen för kvalitetsarbetet ska fastställas och medarbetarna ska göras delaktiga i kvalitetsarbetet.

4 för och användning av ledningssystemet Socialnämnden Socialnämnden ansvarar för ledning, styrning och uppföljning av socialtjänsten och för att inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Detta innebär till exempel att socialnämnden ska: fastställa mål för kvalitetsarbetet, samt följa upp och utvärdera dessa mål se till att verksamheten ges resurser så att förutsättning finns för måluppfyllelse, i alla de mål som finns för verksamheten anmäla ny verksamhet, förändringar i verksamhet eller flytt av verksamhet till Socialstyrelsen. Kvalitetsledningssystemet ska integreras med de befintliga systemen för budget- och verksamhetsplanering som nämnden har. Nämnden ska också försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete i övrig yrkesmässigt bedriven verksamhet där nämnden upphandlar tjänster eller har avtal med. Förvaltningschef Förvaltningschef ansvarar för att avsikten med kvalitetsutvecklingen omsätts i praktisk handling. Detta innebär till exempel organisera verksamheten utifrån givna mål och resurser - samordna förvaltningens övergripande kvalitetsarbete och tillse att kompetens inom området finns i socialförvaltningens ledning bereda ärenden till nämnden så att de kan besluta i enlighet med mål, uppdrag, riktlinjer, policys, lagar, speciallagar och andra förordningar göra analyser och lämna rapportunderlag till socialnämnden och kommunledningen intern kontroll av verksamheten sker systematiskt och kontinuerligt Verksamhetschef Verksamhetschef har ett samlat ledningsansvar för det operativa kvalitetsarbetet inom sitt verksamhetsområde så att god kvalitet säkerställs. Detta innebär till exempel fastställa och dokumentera rutiner för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt ska bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten tillse att personal med lämplig kompetens finns inom området. Föreståndare, enhetschefer och teamledare Föreståndare, enhetschef och teamledare ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. De ska ange hur uppgifterna, som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten, är fördelade. Medarbetare Alla medarbetare har ansvar för att kontinuerligt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet. Medarbetarna ska skapa förtroende och god kvalitet genom att visa engagemang, lyhördhet, positiv inställning och respekt i varje möte med brukare, närstående, medborgare och varandra. Alla medarbetare ska delta i framtagande, tillämpning och vidareutveckling av rutiner och arbetsmetoder samt att delta i arbetet kring uppföljning av mål och resultat.

5 Externa entreprenörer Externa entreprenörer är ansvariga för att upprätta ett eget kvalitetsledningssystem som innebär kvalitetsuppföljning, kvalitetsutveckling, att involvera medarbetare i kvalitetsarbetet samt att ge information om resultatet till sina medarbetare inom sitt verksamhetsområde. Externa entreprenörer är ansvariga för att informera socialnämnden (socialtjänsten?) om resultat av kvalitetsuppföljningar. Områden De områden som omfattas i det systematiska kvalitetsarbetet är: 1 Bemötande 2 Samverkan och samarbete 3 Personal och kompetensförsörjning 4 och utvärdering samt egenkontroll och erfarenhetsåterföring 5 Tillgänglighet 6 Avvikelser, fel och brister 7 Synpunkter och klagomål 8 Handläggning och dokumentation samt spårbarhet 9 Försörjning av varor och tjänster, produkter och teknik 10 Riskhantering 11 Kvalitetssäkring av insatser enligt SoL, LVU och LVM Varje område ska struktureras utifrån nedanstående fyra principer: Grundläggande uppbyggnad Processer och rutiner ska finnas Samverkan, internt och externt ska beskrivas Systematiskt förbättringsarbete Riskanalyser Egenkontroll Utredning av avvikelser, synpunkter, klagomål och revisionens synpunkter Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processer och rutiner i verksamheten Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet Processer och rutiner ska finnas Samverkan internt och externt ska beskrivas Dokumentationsskyldighet Riktlinjer och rutiner ska finnas Rutiner, riktlinjer, instruktioner med flera dokument som stödjer kvalitetsarbetet ska finnas samlade under socialtjänstens sida på intranätet

6 1. Bemötande Den som kommer i kontakt med socialtjänsten ska känna sig trygg och uppleva att personalen respekterar hans/hennes värdighet och integritet. Brukaren ska vara delaktig i de insatser och den vård och behandling som erbjuds. I ett gott bemötande ingår även hur information ges. brukarens värdighet och integritet respekteras brukaren och närstående visas omtanke och respekt oavsett ålder, kön, funktionshinder, social ställning, etnisk eller religiös tillhörighet och sexuell läggning brukaren och dess närstående informeras och görs delaktiga i insatsen om det inte finns hinder för detta enligt offentlighets- och sekretesslagen lättläst information lämnas till brukare och övriga bemötande finns som parameter i avvikelsehanteringssystemet uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll brukarundersökningar - klagomål- och synpunktshantering Verksamhetschef ansvarar för att riktlinjer och rutiner för bemötande och information finns. Varje medarbetare ansvarar för att bemöta brukare och närstående med omtanke och respekt. 2. Samverkan För de personer som kommer i kontakt med socialtjänsten och som har sammansatta behov krävs en samverkan och samarbete såväl internt, inom och mellan nämnder, som externt med andra myndigheter och aktörer. Samverkansskyldigheten inom socialtjänstens område regleras i olika lagar och föreskrifter, bl.a. förvaltningslagen, socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Samverkan är en förutsättning för att den enskilde ska få det stöd som motsvarar hennes eller hans behov, om det inte finns hinder för detta i offentlighets- och sekretesslagen och bestämmelser om sekretess i SoL, HSL och LSS. Samverkan är en nödvändig faktor för att säkerställa att den enskilde inte hamnar mellan olika myndigheters ansvarsområden och att brukaren uppnår god kvalitet. planering av samordnade insatser sker ändamålsenligt handlingsplaner (överenskommelser) upprättas om internt och externt samarbete kring brukare myndighet utförare/ansvarig för insatsen

7 stärka befintligt samarbete internt och externt samt utveckla nya former för samarbete för att kunna tillgodose den enskildes behov avtal och överenskommelser om samverkan med andra myndigheter upprättas, t ex försäkringskassan, arbetsförmedlingen, landstinget överenskommelser om samverkan med externa entreprenörer upprättas, t ex hem för vård eller boende uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll individuella uppföljningar enligt lagar, författningar och rutiner brukarundersökningar organiserade samrådsmöten, t ex styrgrupper, insatsråd årliga avtalsuppföljningar Verksamhetschef ansvarar för att riktlinjer och rutiner för samverkan finns. 3. Personal och kompetensförsörjning Brukare kan befinna sig i ett utsatt läge, när det gäller till exempel hälsa, ekonomi eller egen förmåga att driva sina egna intressen. Socialtjänstens kompetens är en rättssäkerhetsfråga för de mest utsatta grupperna i vårt samhälle. De enskilda medarbetarna är en viktig tillgång i arbetet med att kvalitetssäkra verksamheten. Därför ska de erbjudas kontinuerlig kompetensutveckling. Relevant och individanpassad introduktion av nyanställd personal samt personal som varit ledig under längre tid säkerställer god kvalitet och ska därför prioriteras. rekrytering, bemanning och kompetens svarar mot uppdraget personalens ansvar och befogenheter beskrivs kontroll görs av legitimation introduktion av nyanställd personal sker tillräcklig bemanning finns individuella kompetensutvecklingsplaner finns uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll - medarbetaresamtal Verksamhetschef ansvarar för att riktlinjer och rutiner för personal och kompetensförsörjning finns.

8 4., utvärdering samt egenkontroll Socialnämnden har ansvar för att säkerställa att både verksamheten och ledningssystemet följs upp och utvärderas. I uppföljningen och utvärderingen av ledningssystemet ska nämnden få relevanta underlag för att undersöka om de fastställda rutinerna följs och är ändamålsenliga. De erfarenheter och kunskaper som framkommit ska tillvaratas och spridas. För att kontinuerligt utveckla kvaliteten i verksamheten ska såväl organisation, arbetsprocesser, resultat och mål kontinuerligt vara föremål för uppföljning. en ska ge information om hur väl målen har uppfyllts och ge nämnden underlag och analys inför att nya mål ska antas. Den är också kopplad till nämndens budget och verksamhetens planering. socialnämndens system för kvalitet är upprättat i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd regelbunden uppföljning och redovisning av verksamhetens kvalitetsresultat sker regelbunden granskning sker av metoder, rutiner och handläggningsprocesser samt granskning av dess ändamålsenlighet och effektivitet för att uppnå målen resultaten av granskningarna dokumenteras och återförs till nämnden och berörda verksamheter dokumentation av förbättringsåtgärder rapporteras till nämnden brukarundersökningar och brukardialoger sker nationella mätningar i Öppna Jämförelser sker resultaten i mätningar och undersökningar följs upp, analyseras och används som grund för kvalitetsförbättringar externa entreprenörers uppföljning och utvärdering av verksamheten regleras i avtal samt rapporteras till socialnämnden uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll ledningens uppföljning av kvalitetsledningssystemet delårsrapporter och bokslut avtalsuppföljningar med externa entreprenörer Verksamhetschef ska tillsammans med föreståndare, enhetschef, teamledare och med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. De ska ange hur uppgifterna, som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten, är fördelade.

9 5. Tillgänglighet Sociala tjänster ska vara lättillgängliga. Begreppet tillgänglighet ska tolkas i vid bemärkelse. Det innefattar bland annat hur lokaler anpassas för personer med funktionsnedsättning, hur besök, hembesök och andra kontakter organiseras, väntetider och hur information ges. För att kunna göra tjänsterna optimalt tillgängliga krävs det kunskap om målgruppens behov. Det är angeläget att undersöka vad målgrupper och medborgare anser om tillgängligheten. socialförvaltningens personal är tillgänglig per telefon socialjour, dvs socialberedskap finns under övrig tid utöver kontorstid lokaler som används är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning tillgänglighetsplanering sker vid förändrade/utökade behov av lokaler socialnämnden deltar aktivt i kommunens samhällsplanering metoder finns för mätning av väntetid mellan beslut och verkställighet tillgängligheten mellan personal med olika kompetenser är god synpunkter tillvaratas både från brukare samt övriga externa kontakter system finns för utveckling, uppföljning och revidering (a jourhållande) av tryckt information, både i broschyrer, blanketter, kommunens hemsida samt intranät. uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll årlig sammanställning av synpunkter och klagomål upprättas mätning beträffande tillgänglighet sker resultat från Öppna jämförelser ska tillvaratas, följas upp, analyseras och användas som grund för kvalitetsförbättringar Förvaltningschef ansvarar för att socialförvaltningen aktivt deltar i kommunens samhällsplanering. Verksamhetschef ansvarar för att det finns riktlinjer och rutiner för tillgänglighet och att alla medarbetare har kunskap om dessa. 6. Avvikelser, fel och brister Avvikelser, fel och brister i verksamheten kan leda till att brukarnas behov inte tillgodoses. Ett systematiskt arbete ska ske för att upptäcka förekommande brister samt för att förebygga att fel uppstår. Syftet med detta är att lära av misstagen. Ledningen ska verka för ett klimat som uppmuntrar och stödjer denna del av kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbetet ska utgå från ett brukarperspektiv. Alla medarbetare ska vara involverade och delaktiga. Möjlighet till egenkontroll av utfört arbete, identifiering och rapportering av avvikelser ska vara självklara delar i medarbetarnas dagliga arbete.

10 avvikelsehanteringssystem finns avvikelser, fel och brister identifieras, dokumenteras, utreds, analyseras samt fastställande av orsaker och efter riskbedömning åtgärda dessa. Åtgärderna ska därefter följas upp. allvarliga missförhållanden eller risker för missförhållanden rapporteras och anmäls (Lex Sarah) externa entreprenörers avvikelsehanteringssystem regleras i avtal information till alla nyanställda om avvikelsesystemet och Lex Sarah sker uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens internkontroll årlig sammanställning av synpunkter och klagomål Verksamhetschef ansvarar för att alla medarbetare har kunskap om rutinerna för avvikelserapportering, att avvikelser följs upp, utreds och åtgärdas. Verksamhetschef ansvarar för att det finns ett välfungerande avvikelsehanteringssystem. Avvikelsehantering ska regleras i avtal med externa entreprenörer. 7. Synpunkter och klagomål Möjligheten att lämna synpunkter på socialtjänstens verksamhet har en demokratisk dimension, att fånga in medborgarnas åsikter om kommunala tjänster och förmedla dessa vidare. För att hanteringen av synpunkter och klagomål ska leda till höjd kvalitet och säkerhet ska det finnas rutiner för att samla in och använda denna information. Det ska vara enkelt att lämna synpunkter och man ska kunna göra det på flera olika sätt. synpunkts- och klagomålshanteringssystemet används externa entreprenörers synpunkts- och klagomålshanteringssystem regleras i avtal brukarundersökningar görs synpunkter från revisioner och socialstyrelsen tas till vara i kvalitetsarbetet. uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens internkontroll årlig sammanställning av synpunkter och klagomål Verksamhetschef ansvarar för att alla medarbetare har kunskap om socialnämndens synpunkts- och klagomålshantering och att synpunkter på verksamheten tas emot och används som ett kvalitetsförbättringsverktyg. Synpunkts- och klagomålshanteringssystem ska regleras i avtal med externa entreprenörer.

11 8. Handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda samt spårbarhet Den enskildes rättssäkerhet och medverkan är grundläggande i hela processen från ansökan/anmälan via utredning, till beslut och genomförande av insatser inom socialtjänsten. Handläggning och dokumentation av genomförandet av beslutad insats och uppgiftslämnande mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats regleras av olika lagar, förordningar och föreskrifter. Handläggning och dokumentation ska ske på ett sätt som garanterar rättssäkerhet för den enskilde. Med spårbarhet menas att åtgärder rörande en enskild brukare ska kunna identifieras och spåras i dokumentationen. En social journal/akt ska innehålla de uppgifter som behövs för att den enskilde ska erhålla rättssäkra insatser av god kvalitet. alla medarbetare ansvarar för att, enligt gällande rutiner och riktlinjer, dokumentera handläggningen och utförandet rutin finns för hur uppgifter ska lämnas mellan den som fattar beslut om insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats och hur uppgiften tas emot uppföljning och utvärdering av beslutad insats sker tillvägagångssättet vid överklagande är tydligt information ges hur brukaren kan lämna synpunkter och klagomål medarbetare har tillgång till vägledning genom aktuella föreskrifter, allmänna råd samt handböcker från Socialstyrelsen socialnämndens rutiner om handläggning och dokumentation finns tillgängliga för alla medarbetare samlat på socialförvaltningens intranät arkivering och gallring av journaler/akter sker dokumenthanteringsplan finns; socialnämnden deltar aktivt i arbetet med att ta fram dokumenthanteringsplan övergripande för kommunen uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll individuella uppföljningar enligt lagar och rutiner Verksamhetschef ansvarar för att det finns rutiner för handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda och att medarbetarna har kunskaper om dessa rutiner. Verksamhetschef tillsammans med föreståndare, enhetschef, teamledare ansvarar för att implementering av rutinerna sker. Alla medarbetare ansvarar för att hålla sig uppdaterade av de rutiner och riktlinjer som finns. Alla medarbetare ansvarar för att, enligt gällande rutiner och riktlinjer, dokumentera i anvisat verksamhetssystem.

12 9. Försörjning av varor och tjänster, produkter och teknik Socialnämnden ska försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete i enskilt bedriven verksamhet. Det ska i förfrågningsunderlagen framgå vilka krav socialnämnden ställer på att enskild verksamhet bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta gäller både upphandling av varor och tjänster. Socialnämnden ska också ha rutiner för att följa upp att enskild verksamhet uppfyller de krav som ställs i samband med upphandlingen. rutiner och riktlinjer som fastställs inom kommunens inköpsorganisation följs och kommunens inköpspolicy tillämpas inköp av tjänster, produkter och informationssystem sker från leverantörer som är bedömda och godkända samt är lämpliga för målgruppen inköpen är förenliga med evidensbaserade metoder samt är säkra och lämpliga för målgruppen avtal vid upphandling formuleras så att de särskilt uppmärksammar kriterier som bidrar till att de varor och tjänster som tillhandahålls är av god kvalitet användningen av varor som t.ex informations- och datasystem säkras och att bruksanvisningar finns tillgängliga. Rutinen ska även omfatta utbildning av personal. enskild verksamhet uppfyller de krav som ställs i samband med upphandlingen. uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll avtalsuppföljningar kontroller, stickprov och rapportering (t.ex till kommunens inköpssamordnare) Socialnämnden ansvarar för att teckna avtal i de avtal som socialnämnden beslutar att ingå. Förvaltningschefen ansvarar för att teckna avtal i de avtal som förvaltningschefen beslutar att ingå. Förvaltningschefen ansvarar för att varor, tjänster, och teknik uppfyller krav på lämplighet för målgruppen samt ur arbetsmiljösynpunkt. Verksamhetschef har ansvar för att följa upp eventuella avtal med entreprenörer upphandlade enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Enhetschef, föreståndare, teamledare ansvarar för att inköp av varor och tjänster sker enligt kommunens upphandlingsavtal och inom ramen för kommunens inköpsorganisation.

13 10. Riskhantering Vid förändringar, till exempel organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder, är det viktigt att göra kartläggningar, riskbedömningar och handlings/åtgärdsplaner. För att hitta de bakomliggande orsakerna till risker ska en systematisk kartläggning och analys av befintlig verksamhet göras. Baserat på denna kartläggning ska sedan åtgärder sättas in för att minimera risker. För att säkra den individinriktade insatsen, ska risker identifieras och riskbedömning göras för varje brukare där det inte är uppenbart onödigt. identifiera, analysera och bedöma risker för brukare på individ- och gruppnivå utföra särskild riskbedömning vid väsentliga förändringar i verksamheten utföra systematiskt arbetsmiljöarbete uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll samt inom samverkanssystemet Förvaltningschef har ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet för att förebygga och förhindra att skada uppstår. Verksamhetschef, föreståndare, enhetschef och teamledare ansvarar för att riskbedömningar görs fortlöpande när brister upptäcks i verksamheten, som kan innebära risk för skada eller bristande kvalitet i verksamheten. Verksamhetschef, föreståndare och enhetschef ansvarar för att kartläggning och upprättande av handlingsplaner sker inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla medarbetare ansvarar för att delta i arbetsmiljöarbetet genom att upplysa om risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts samt ansvarar för att följa de rutiner och riktlinjer som fastställs. 11. Kvalitetssäkring av insatser enligt SoL, LVU och LVM Det finns flera skäl att beskriva de viktigaste insatserna inom socialtjänsten med tillhörande arbetsprocesser. Både ur medborgarperspektiv och brukarperspektiv är det en demokratisk rättighet att känna till och förstå hur socialtjänsten arbetar och vad man kan förvänta sig. Det ökar brukarens möjligheter till aktiva val, inflytande och delaktighet. Insatser inom socialtjänsten ska svara mot enskilda och gruppers behov samt mot lagstiftningens krav. Att beskriva arbetsprocesser är ett stöd för nyanställd personal, ökar rättssäkerheten för brukaren, ger möjlighet att identifiera och säkra delar av insatser som är problematiska samt ger möjlighet att identifiera onödiga led som minskar effektiviteten.

14 När insatserna är tydligt beskrivna är de också möjliga att följa upp och utvärdera, vilket underlättar ett fortsatt kvalitetsarbete. Processkartläggningar ska finnas på viktiga eller vanligt förekommande insatser. I ledningssystemet ska vidare ingå dokumenterade rutiner för att styra och utvärdera introduktion, tillämpning och utveckling av metoder för socialtjänstens insatser. analyser görs av hur tjänsterna möter enskilda gruppers behov samt lagstiftarens krav resultat av analyser samt forskning och erfarenheter från bland annat tillsynsverksamhet ligger till grund för arbetet med att utveckla och säkra tjänsternas kvalitet nya metoder tas fram, provas ut och introduceras för att upprätthålla brukarsäkerheten fastställda metoder tillämpas, kontinuerligt följs upp och vid behov revideras åtgärder vidtas, när tillämpningen av metoderna behöver förändras och inaktuella metoder ska identifieras och avvecklas. nationella ritlinjer och metoder tillämpas lokala rutiner utformas och tillämpas bevakning sker av nya författningar, rekommendationer och forskning socialnämndens rutiner och riktlinjer finns tillgängliga för alla medarbetare samlat på socialförvaltningens intranät uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll vårdplaner och genomförandeplaner riskbedömningar på individnivå utförs och dokumenteras uppföljning av resultat från Öppna Jämförelser sker Förvaltningschef ansvarar för att resurser och kompetens finns för att identifiera och genomföra processkartläggningar (t.ex metoden förbättringstavlor). Verksamhetschef ansvarar för att det finns metoder för att identifiera och genomföra processkartläggningar, ta fram rutiner och riktlinjer. Samtliga medarbetare deltar i framtagandet av och har kunskap om rutinerna.

15 Ledningssystemet som ett förbättringshjul Bilden visar grunden i uppbygganden av ledningssystemet samt det systematiska förbättringsarbetet. De inre pilarna visar på fasernas tidsordning och att kvalitetsarbetet alltid pågår De långa pilarna visar på att underlag till att utveckla och förbättra verksamhetens processer och rutiner kan komma fram direkt under varje fas (planering, genomförande och utvärdering). Eftersom kvaliteten ständigt ska utvecklas och säkras blir ett ledningssystem aldrig färdigt. (Källa: Socialstyrelsens Handbok sid 32).