Karin Norrman Elgh Översiktlig revisionsrapport Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem Vara kommun
Anställningar och avslut i lönesystemet Innehållsförteckning 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Metod... 3 2.4. Avgränsningar... 3 3.1. Rutinbeskrivningar... 4 3.1.1. Anställningar... 4 3.1.2. Bedömning... 6 3.1.3. Avslut... 6 3.1.4. Bedömning... 6 3.2. Kontroller av registreringar... 8 3.2.1. Bedömning... 8 3.3. Revisionsfrågan besvaras... 9 3.3.1. Revisionell bedömning... 9 Vara kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en övergripande granskning avseende anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter av dokumentationssystem inom socialnämnden och bildningsnämnden. Revisionsfrågan som skulle besvaras var: Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll avseende registreringar av anställningar och avslut i personal- och lönesystemet, samt att socialnämnden och bildningsnämnden har tillräcklig intern kontroll över tilldelningar av behörigheter till dokumentationssystem? Vi bedömer att kommunstyrelsen har tillräcklig intern kontroll avseende registreringar i personal- och lönesystemet. Vi bedömer även att socialnämnden och bildningsnämnden i stort har tillräcklig intern kontroll avseende tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem. Revisionsfrågan besvarades utifrån nedanstående iakttagelser: Vi bedömer att de rutinbeskrivningar som finns tillgängliga på intranätet i stort säkerställer administrationen av anställningar. Vi bedömer även att rutinerna för tilldelning av behörighet till socialförvaltningens dokumentationssystem, Procapita, är ändamålsenliga. Vi bedömer även att den rutin som finns för avslut är ändamålsenlig. Vi bedömer att de kontroller som görs av anställningarna på personalavdelningen innan de registreras i HR plus är ändamålsenliga. Inom bildningsförvaltningen finns inget eget dokumentationssystem. Dokumentationen som sker inom bildningsförvaltningen sker i förvaltningens gemensamma katalog, samverkan. Vi bedömer även att det finns bra rutiner avseende kontroller av att endast behöriga har tillgång till dokumentationssystemet Procapita inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning. Det sker inga systematiska kontroller av att endast behöriga har tillgång till Procapita inom individ- och familjeomsorgen. Inte heller bildningsförvaltningen genomför några kontroller av att endast behöriga har tillgång till förvaltningens samverkanskatalog. Vara kommun 1 av 9
I granskningen lyfts följande rekommendationer fram: Uppdatering av när löneavdelningen registrerar anställningar i HR plus samt BeSched bör göras i processkartan för rekrytering-anställning. För att ytterligare säkerställa att anställningen registreras på ett korrekt sätt bör anställningsbeslutet skrivas ut från HR plus och därefter skrivas på av chef och anställd. För att säkerställa att rätt befattning används vid anställningar rekommenderar vi att en lathund eller mall för vilka befattningar som skall användas samt när de skall användas, arbetas fram. Inom individ- och familjeomsorg rekommenderar vi att en blankett för förändringar av behörigheter i Procapita arbetas fram. Det bör övervägas ifall likande kontrollmoment som finns inom hälsooch sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning, avseende kontroller av behörigheter i Procapita, bör tillämpas även inom individoch familjeomsorgen. Även bildningsförvaltningen bör överväga ifall kontroller av behörigheter skall utvecklas. Vi rekommenderar att gemensamma rutiner och riktlinjer arbetas fram för dokumentationen som görs i bildningsförvaltningens katalog, samverkan. Vara kommun 2 av 9
2. Inledning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en översiktlig granskning avseende anställningar och avslut i lönesystemet samt tilldelning av dokumentationssystem inom socialnämnden och bildningsnämnden. 2.1. Bakgrund Personalens löner utgör en stor del av kostnaderna för en kommun. Det är därmed av stor vikt att lönerna hanteras på rätt sätt. En felaktig hantering kan få stora konsekvenser både för de anställda och för kommunen. I en risk- och väsentlighetsbedömning är därmed hanteringen av löner viktigt ur ett ekonomiskt perspektiv. 2.2. Revisionsfråga Följande revisionsfråga skulle besvaras i granskningen: Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll avseende registreringar av anställningar och avslut i personal- och lönesystemet, samt att socialnämnden och bildningsnämnden har tillräcklig intern kontroll över tilldelningar av behörigheter till dokumentationssystem? Revisionsfrågan besvarades med hjälp av följande revisionskriterier: Rutinbeskrivningar finns som säkerställer administrationen kring anställningar och avslut. Kontroller av att anställningar och avslut är korrekt registrerade i lönesystemet samt dokumentationssystem görs. 2.3. Metod Granskningen har utförts genom intervjuer med berörda tjänstemän på personalavdelningen, enhetschefer inom äldreomsorgen och systemförvaltare inom socialförvaltningen samt bildningsförvaltningen. Granskningen har även genomförts genom att aktuella dokument har studeras. Granskningen är sakavstämd med personalchefen, bildningschefen samt systemförvaltare inom socialförvaltningen. 2.4. Avgränsningar Granskningen har avgränsats till att gälla de uppställda revisionskriterierna. Vara kommun 3 av 9
3. Granskningsresultat Personalavdelningen ligger organisatoriskt under förvaltningen för ledning och administration. På personalavdelningen arbetar fyra personalsekreterare, varav en är ansvarig för anställningar, och fem personer arbetar med hanteringen av kommunens löner. I Vara kommun används personal- och lönesystemet HR plus samt tidsredovisning och schema systemet BeSched. Personalen som sköter lönehanteringen är de som registrerar och avslutar personal i båda systemen. Vara kommun drog 2007 igång ett arbete med att kartlägga och arbeta igenom sin rekryterings- samt löneprocess. I arbetet var både personal från personalavdelningen samt personer från verksamheten delaktiga. 3.1. Rutinbeskrivningar 3.1.1. Anställningar Rutinen för anställningar finns dokumenterad som en delprocess tillsammans med annonsering och rekrytering under huvudprocessen rekrytering. I delprocessen anställning framgår vilka aktiviteter som skall göras, av vilken funktion (chef eller personalavdelningen) som skall utföra aktiviteterna samt i vilken ordning detta skall ske. Rekryteringsprocessen uppdaterades senast 2009-07-14. Bilden nedan visar delprocessen anställning så som processen finns beskriven i kommunens rekryteringsprocess. Delprocess anställning Chef Kollar lön/ lönespann på intranätet Skriver anställningsbeslut Mailar beslutet till personalavd m. löneförslag Tar emot och skriver på anst. beslut Anställd skriver på. Kopiering Arkivera och skicka till lön PA Anst. beslut skrivs på och skrivs ut Skickar till chef Lön registrerar i HR+ I intervjuerna framkom att anställningarna i kommunen i stort sett sker i enlighet med det som framgår i processkartan. Det undantag som finns är att efter att personalavdelningen har skrivit på anställningsbeslutet skickas en kopia till lön som registrerar den anställde direkt i HR plus. Löneavdelningen avvaktar därefter ett påskrivet (av chef och anställd) anställningsbeslut från chefen. Lön registrerar även den anställde i BeSched, schema och tidsredovisningssystemet. Vara kommun 4 av 9
Blanketten för anställningsbeslut finns tillgängligt på intranätet. Blanketten skickas ifylld av chefen till ansvarig person på personalavdelningen genom särskild e- postadress. Personalavdelningen fyller i den delen av blanketten som avser lönebeslut. Till hela rekryteringsprocesskartan finns en rutinbeskrivning, rutinbeskrivning vid rekrytering 2008-04-29, kopplad. Det finns även en kortare version av rutinbeskrivningen, Snabbguide- Rekrytering 2009-07-14. Processkartan, rutinbeskrivningen och snabbguiden finns alla att tillgå på intranätet. I rutinbeskrivningen framgår hur lönesättningen går till samt vem som har delegation på att sätta lön i Vara kommun samt var cheferna kan hitta lönespannstabeller. Här framgår även vart anställningsbeslut skall skickas och vad som skall fyllas i beroende på vilken sorts anställning det gäller. I intervjuerna framkom att blanketten anställningsbeslut inte alltid är korrekt ifylld när den kommer till personalavdelningen. Dels används befattningar som inte skall användas samt att vissa fält ej är ifyllda. I rutinbeskrivningarna för anställningar finns inte de befattningar som skall användas i kommunen beskrivna. Personalen på löneavdelningen har arbetat fram egna rutinbeskrivningar vad det gäller deras delar i anställningsprocessen. I rutinerna framgår vad som skall göras, vid anställningar och avslut, både för tillsvidareanställda och visstidsanställda. Inom socialförvaltningen används dokumentationssystemet Procapita. Samma system används inom alla verksamheter. För att anställda inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning skall få tillgång till systemet används en blankett, blankett för anmälan till behörighet i Procapita. Blanketten fylls i av chef som därefter skickar blanketten till utredaren/utvecklaren inom respektive verksamhet som samordnar tilldelningen av behörigheter. Därefter ger medicinskt ansvarig sköterska, MAS tilldelning av eventuell hälso-och sjukvårds behörighet. Blanketten skickas vidare till ansvarig för Procapita tillika systemförvaltare som registrerar den anställde i systemet. Samma blankett används vid tilldelning till systemet, förändring av behörighet samt avslut från systemet. Till blanketten, blankett för anmälan till behörighet i Procapita, finns en rutinbeskrivning där det framgår vem som är ansvarig för anmälan samt vart blanketten skall skickas. Till blanketten och rutinbeskrivningen finns även informationssäkerhetspolicy för den automatiserade dokumentationen inom kommunal hälso- och sjukvård, äldreomsorg (ÄO) och omsorgen kring personer med funktionsnedsättning (OF). I policyn framgår bland annat vilka som ansvarar för tilldelning av behörighet för respektive yrkesgrupp samt vilka yrkesgrupper som skall ha tillgång till systemet. Blanketten, rutinbeskrivningen och policyn finns tillgänglig i en gemensam mapp för socialförvaltningen. Inom individ- och familjeomsorg finns en blankett för anmälan av behörighet och en blankett för att avsluta behörigheten till Procapita. Vid förändring av behörighet Vara kommun 5 av 9
i Procapita får systemförvaltaren förändringarna muntligt från respektive chef. Det finns ingen blankett framtagen för förändringar i Procapita inom individ- och familjeomsorgen. Inom bildningsförvaltningen används journalsystemet PMO för dokumentation av elevhälsan. Systemet har totalt fem användare och behörigheter och avslut i systemet sköts genom två av användarna, tillika administratörer. Barnomsorgen administreras genom Procapita. Tillgång till Procapita godkänns av förvaltningschef och administreras av IT- avdelningen. Övrig dokumentation som sker i förvaltningens gemensamma katalog, samverkan. Tillgång till samverkanskatalogerna sker genom att respektive chef meddelar IT- avdelningen, via intranätet, vilken tillgång den anställde skall ha i katalogen. Förändringar och avslut av behörighet sker även de via intranätet. Det saknas idag gemensamma rutiner och riktlinjer för den dokumentation som sker i förvaltningens gemensamma katalog, samverkan. 3.1.2. Bedömning Vi bedömer att de rutinbeskrivningar som finns tillgängliga på intranätet i stort säkerställer administrationen av anställningar. Uppdatering av när lön registrerar anställningar i HR plus samt BeSched bör göras i processkartan. För att säkerställa att rätt befattning används rekommenderar vi att en lathud eller mall för vilka befattningar som skall användas samt när de skall användas arbetas fram. Vi bedömer att rutinerna för tilldelning av behörighet till Procapita, dokumentationssystem är ändamålsenliga inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning. Inom individ- och familjeomsorg rekommenderar vi att en blankett för förändringar av behörigheter arbetas fram. Vi rekommenderar att gemensamma rutiner och riktlinjer arbetas fram för dokumentationen som görs i bildningsförvaltningens samverkan katalog. 3.1.3. Avslut Blanketter för pension och egen uppsägning finns tillgängliga för alla personal på intranätet. Blanketten fylls i och lämnas antingen till enhetschefen eller till personalavdelningen. Därefter får personalen på löneavdelningen blanketter om avslut antingen ifrån enhetschefer eller från personalchef beroende på orsaken till varför den anställningen skall upphöra. Personalen avslutar därefter den anställde i HR plus och BeSched. Vid årsarbetstid fyller enhetscheferna i en blankett avseende den anställdes timbank. Blanketten skickas därefter till löneavdelningen som registrerar timmarna i HR plus och BeSched. 3.1.4. Bedömning Vi bedömer att den rutin som finns för avslut är ändamålsenlig. Vara kommun 6 av 9
Vara kommun 7 av 9
3.2. Kontroller av registreringar När ansvarig person på personalavdelningen får in anställningsbeslut från cheferna kontrolleras alla uppgifter samt att lönebeslutsdelen fylls i. Ytterligare en kontroll av att alla uppgifter är korrekt ifyllda sker när blanketten kommer till lön och anställningarna registreras i HR plus. Personalen som hanterar lönerna kontrollerar gentemot skatteverket att alla uppgifter stämmer på det som lagts in i systemet, löneavdelningen får även information via IT avdelningen när personal byter eller ändrar namn. Genom ekonomisystemet finns möjlighet för enhetscheferna att se alla lönekostnader för respektive enhet. Personalen som hanterar lönerna går inför varje lönekörning bland annat igenom personer som har slutat, saknar slutdatum på visstidsanställda och har slutdatum inom en snar framtid. I policyn, informationssäkerhetspolicy för den automatiserade dokumentationen inom kommunal hälso- och sjukvård, äldreomsorg (ÄO) och omsorgen kring personer med funktionsnedsättning (OF), framgår hur kontroll av att ingen obehörig har åtkomst till systemet skall ske. Idag används loggningsrutiner där följande loggas: Vilken användare som har loggat in, Vilken användare (roll och användarnamn) som läser text, skapar text och ändra text, För vilken person (namn och personnummer) i registret det sker, Tidpunkt för ovanstående aktiviteter. Systemförvaltare ansvarar för att loggningslistor dras ut varje månad samt att tio stickprov genomförs inom ramen för respektive lagrum. Det sker inga systematiska kontroller av att endast behöriga har tillgång till Procapita inom individ- och familjeomsorgen. Inte heller bildningsförvaltningen genomför några kontroller av att endast behöriga har tillgång till förvaltningens samverkanskatalog. 3.2.1. Bedömning Vi bedömer att de kontroller som görs av anställningarna på personalavdelningen innan de registreras i HR plus är ändamålsenliga. För att ytterligare säkerställa att anställningen registreras på ett korrekt sätt bör anställningsbeslutet skrivas ut från HR plus och därefter skrivas på av chef och anställd. Vi bedömer även att det finns bra rutiner avseende kontroller av att endast behöriga har tillgång till dokumentationssystemet Procapita inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning. Vara kommun 8 av 9
Det bör övervägas ifall likande kontrollmoment som finns inom hälso- och sjukvård, äldreomsorg och funktionsnedsättning bör tillämpas även inom individ- och familjeomsorgen. Även bildningsförvaltningen bör överväga ifall kontroller av behörigheter skall utvecklas. 3.3. Revisionsfrågan besvaras Vi bedömer att kommunstyrelsen har tillräcklig intern kontroll avseende registreringar av anställningar och avslut i personal- och lönesystemet. Vi bedömer även att socialnämnden och bildningsnämnden i stort har tillräcklig intern kontroll avseende tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem. 3.3.1. Revisionell bedömning Vi finner ingen anledning att rikta anmärkning utifrån genomförd granskning. 2013-01-10 Karin Norrman Elgh Projektledare Staffan Löfving Uppdragsledare Vara kommun 9 av 9