HANDLEDNING INFÖR UTVECKLINGSSAMTALET Utvecklingssamtalet är en årlig strukturerad dialog mellan chef och medarbetare med fokus på medarbetarens arbetsuppgifter, uppdrag, arbetsmiljö och kompetensutveckling. Utvecklingssamtalet är också ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet och samtalen ska vara planerade, återkommande och utvecklande för verksamheten och medarbetaren. Utvecklingssamtalen ska dokumenteras. I detta underlag får du en övergripande bild av utvecklingssamtalets syfte och handledning i hur utvecklingssamtalet bör gå till. Som stöd för själva samtalet har vi tagit fram mallen utvecklingssamtal som du kan använda både under förberedelserna och under själva genomförandet av samtalet för att föra anteckningar och dokumentera utvecklingsplan. Mallen ska ses som ett hjälpmedel och stöd under ert samtal, vill ni komplettera med andra frågor eller områden som är aktuella för er går det bra. Syftet med utvecklingssamtalet Utvecklingssamtalet har verksamhetens helhet som utgångspunkt. Att förstå BTH:s vision, strategier och mål och arbeta i dess riktning är grundläggande. Utvecklingssamtalet syftar till: - Att förankra målen för verksamheten och säkra kompetens och engagemang - Att fånga upp och utvärdera medarbetarnas syn på verksamheten, organisation, ledarskap arbetsmiljö, behov av kompetensutveckling samt se tidiga signaler på ohälsa och stress - Att medarbetaren får föra fram synpunkter på verksamheten och dig som chef och på så sätt bidra till utveckling och eventuell förändring av verksamheten Förberedelser inför samtalet Att förbereda samtalet är ett gemensamt ansvar för både chefen och medarbetaren. Chef och medarbetare förbereder samtalet genom att läsa igenom mallen utvecklingssamtal innan samtalet, tänka igenom de olika områdena med respektive punkter samt eventuellt göra egna noteringar. Fundera även igenom om det finns andra frågor/områden att diskutera än de som anges i mallen. Både chef och medarbetare bör fundera på vad man vill uppnå med samtalet/vilka områden som är viktigast att fokusera på. Samtalet ska föras i dialogform och inte kännas som intervju. Det är bra att vara uppmärksam på balansen mellan att lyssna och prata. Det är viktigt att samtalet förs ostört och gärna i ett neutralt rum, vilket innebär att arbetsrummet kanske inte är den mest lämpliga platsen. 1
Chefsansvar Det är chefens uppgift att informera om medarbetarsamtalet och boka in tid tillsammans med medarbetaren. Det är inte lämpligt att boka in möte med kort varsel, utan minst en veckas framförhållning rekommenderas. Motivera medarbetaren till att han/hon förbereder sig inför samtalet och se till att medarbetaren kan ta del av mallen för utvecklingssamtalet. Det förekommer att medarbetare inte tycker att de behöver ha, eller till och med inte vill ha utvecklingssamtal med sin chef. Då är det chefens uppgift att ta reda på orsakerna till detta. Ofta visar det sig att man saknar förståelse för syftet, innehållet och värdet av samtalet. Om orsakerna bottnar i missförhållande på arbetsplatsen eller brister i relationen till chefen kan personalavdelningen bistå med råd och som diskussionspartner. Förbered samtalet genom att gå igenom föregående års samtal. Förbered en diskussion kring avdelningens samt individens mål och gör dessa mål tydliga. Förbered konstruktiv feedback till medarbetaren. Fundera över vilken typ av kompetensutveckling som kan vara aktuell kopplat till verksamhetens mål. Fyll i uppgifterna om mål och kompetensutveckling i mallen för utvecklingssamtal och boka in tider för uppföljning. För att du som chef ska säkerställa att du lämnar öppning för dialog, ställ öppna frågor med ingångsord som: - Hur ser du på.. - Vad behöver.. - Vilka förutsättningar Medarbetaransvar Att förbereda ett utvecklingssamtal är även medarbetarens ansvar. Medarbetaren bör gå igenom föregående års utvecklingssamtal och fundera över om det som då bestämdes har uppnåtts. Förbered en beskrivning över hur din arbetssituation ser ut i nuläget och även konstruktiv feedback till din chef. Fundera över dina mål för ditt arbete och vilket behov av utveckling du har för att kunna sköta ditt arbete på bästa sätt. Under samtalet Inom de olika områdena i mallen för utvecklingssamtal finns förslag på frågor som kan användas. I följande avsnitt 1-6 finns ytterligare beskrivning om respektive område och vad som bör tas upp eller tips att tänka på. 2
1. Uppföljning av föregående års samtal Här följer ni upp det som ni var överens om vid förra utvecklingssamtalet och vad som har hänt sedan sist med de utvecklingspunkter ni då tog upp. Medarbetaren reflekterar också över vad han/hon är mest nöjd med i sitt arbete under det senaste året och vad som behöver utvecklas. Reflektion görs av både chef och medarbetare gällande hur arbetssituationen som helhet har upplevts. 2. Arbetsuppgifter och mål Ni stämmer av att verksamhetens mål är kända för medarbetaren. Ni tydliggör också tillsammans hur verksamhetens mål påverkar medarbetarens ansvarsområde och uppgifter. Ni sätter här även upp individuella mål för kommande period, när de ska vara klara samt hur och när uppföljning ska ske. Medarbetaren bör inför samtalet själv fundera på vilka mål han/hon anser ska finnas med och att ni utifrån dessa för en diskussion om vilka mål som ska tas upp. 3. Arbetsmiljö och hälsa Det är viktigt att ni pratar om såväl den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Det är också tillfälle att prata om det som inte är direkt arbetsplatsanknutet men ändå kan påverka hälsan och därmed arbetet. Något att fundera på kan vara om hälsan påverkar arbetet eller om arbetet påverkar hälsan. 4. Feedback/återkoppling mellan chef och medarbetare Här ska både chef och medarbetare få möjlighet att ge feedback/återkoppling. Det är viktigt att tänka på att återkopplingen ska vara tydlig, konkret och syftet ska vara att man vill hjälpa den andra att bli bättre. Meningen är att personen ska ha möjlighet att utvecklas efter ha fått återkopplingen. Några tankar om återkoppling - Den som ger återkoppling säger jag, inte vi eller man. - Beskriv det beteende du ser. Låt bli att värdera eller tolka. Säg t.ex. inte att jag uppfattar dig som oengagerad/lat/nonchalant. Detta är en tolkning du har gjort. Prata istället om det beteende som personen har som gör att du uppfattar personen som t.ex. oengagerad/lat/nonchalant. - Beskriv därefter vilken känsla du får när personer gör på detta sätt och om du kan även vilka behov du har, varför du känner som du gör. - Avsluta återkopplingen med att ge personen tips på hur du skulle uppskatta att personen gör istället, alltså din önskan. Orden beteende, känsla, behov och önskan kan sammanfatta hur du ger utvecklande återkoppling utifrån jag-budskapet. 3
Ett exempel på återkoppling kan vara: - När du ej kommer till våra avdelningsmöten -blir jag osäker på vad du tycker om våra möten -jag vill gärna ha med dig i gruppen för att alla ska kunna ta del av dina erfarenheter och kompetens -jag önskar därför att du i fortsättningen deltar aktivt i våra möten. Hur ser du på detta? Jag-budskapet kan vara svårt att få fram när man ger spontan feedback, men vid utvecklingssamtalet finns det möjligheter att förbereda sig på vad man ska säga och då kan det vara bra att ha funderat ut hur jag ska föra fram den återkoppling jag vill ge. Att tänka på att prata om beteende, känsla, behov och önskan är bra vid sådana här tillfällen. Trots att det kan vara känsliga saker man ger återkoppling på, så om det framförs på ett sådant sätt att onödiga missförstånd undviks behöver inte mottagaren känna sig hotad eller inta en försvarsposition. Vi ska komma ihåg att återkoppling handlar inte bara om sådant man behöver bli bättre på. Det handlar även om att få återkoppling på det man gör bra, sådant som chef/medarbetare vill att man ska fortsätta med. Här är ett exempel utifrån jag-budskapet: Jag känner mig glad när jag ser att du har förberett dig så väl inför vårt möte genom att Det gör att detta möte blir mycket mer effektivt. Så fortsätt gärna med det. Några tankar om att ta emot feedback/återkoppling Att ta emot återkoppling kan vara lika svårt som att ge. Återkoppling utlöser ofta ett behov av att förklara sig eller t o m att försvara sig, eftersom den egna uppfattningen om situationen ofta skiljer sig från den som gav återkopplingen. Undvik kommentarer som: Nej, så var det inte eller Jo, men.. För att kommunikationen ska kunna hållas öppen och för att fortsatt återkoppling ska uppmuntras är det viktigt att anstränga sig för att lyssna till det som sägs och försöka förstå vad personen menar. Lyckas vi med detta visar vi respekt för den som ger återkoppling. Därefter kan man föra en dialog om det som sagts och ställa frågor som visar att man är nyfiken på vad den andra personen menar och att man tar till sig detta. 5. Utvecklingsområden Här är syftet att ni diskuterar behov och önskemål och utveckling för att bättre möta verksamhetens mål. Ni fyller i utvecklings-/aktivitetsplanen där ni tar upp de aktiviteter som bör ske under året. För att öka kompetensen behöver det inte handla om utbildning/kurser utan det finns många andra former av kompetensutveckling. 4
Aktiviteter för att öka kompetensen hos den enskilde kan bestå av många olika saker. Här nedan finns flera exempel: Nya arbetsuppgifter Nya uppdrag, projekt och arbetsuppgifter Chefs- och ledarskapsutbildningar och uppdrag Vikariera för personer med andra arbetsuppgifter Utbyte Utbytestjänstgöring Internationellt utbyte Utbyte över organisationsgränser med personal med samma uppgift Utbildning och kurser Genomgå utbildning Genomgå fortbildning Delta i seminarier, konferenser Nätverk Ingå i nätverk Forskning Forskning och forskarutbildning Utarbetande av ansökningar om forskningsmedel Undervisning Lära genom att lära andra Pedagogisk fortbildning & vidareutbildning Individuellt stöd Erhålla handledning, coachning, mentor Vara mentor för någon annan Här nedan är exempel på kompetenser som kan användas som hjälpmedel till att identifiera kompetensutvecklingsbehov. Yrkesteknisk kompetens o Kunna relatera eget ämne till andra ämnen och det omgivande samhället Kunna kommunicera sitt ämne (retorik, anpassa nivå till målgrupp, medvetenhet om kroppsspråkets betydelse) o Praktisk/teknisk kompetens (kunna hantera powerpoint, whiteboard osv) o Regelverk medvetenhet om myndighetsutövning och högskolans regelverk o Kunna handleda o Konflikthantering (kunna hantera konflikter) Personlig kompetens o Entusiasm och engagemang o Stresstålig ha många bollar i luften o Lyhördhet o Intresse för studenten 5
o Flexibilitet o Öppen inför olika former av lärande och undervisning o Förmåga att reflektera över sin lärarroll o Medvetenhet om sin syn på studenten 6. Uppföljning av mål under året Syftet med denna del är att om man under samtalet kommer fram till ett antal mål som ska ske under året, kan det vara bra att följa upp dessa någon eller några gånger under året för att säkerställa att allt går enligt planeringen eller göra justeringar om någonting händer. Här kan man skriva ner lite noteringar gällande detta och ha med sig till nästa utvecklingssamtal. Förvaring och sekretess Underlaget bör signeras av båda parter och kopieras eller skickas via mail så både chef och arbetstagare har varsitt exemplar. Underlaget i digital form skall lagras på en central lagring som exempelvis sin egen hemkatalog. Underlaget på papper förvaras på säkert ställe. Det är viktigt att se dokumentationen av samtalet som minnesanteckningar mellan er två som deltog i samtalet. Om en chef slutar så är det endast utvecklings/aktivitetsplanen som överlämnas av den avgående chefen till tillträdande chef. Däremot så kan medarbetaren själv välja att ta med en kopia på hela dokumentationen då det är dags för utvecklingssamtal med den nya chefen. Lycka till! 6