Verksamhetsplan och budget för 2014 1 Verksamhetsplan för Ladokkonsortiet 2014 Ladokkonsortiets verksamhet redovisas uppdelad på en verksamhetsrelaterad del och en del med teknisk systemförvaltning. Den senare ges som ett årsuppdrag till Universitets- och högskolerådet (UHR). Teknikuppdraget till UHR formaliseras i ett förvaltningsavtal, som kan slutas först när höststämman fastställt budgetramarna för Ladokförvaltningen för följande år. Aggregeringen till budgetposter nedan uttrycker uppdelning mellan Verksamhet teknik, Ladok3- projektet annan verksamhet, Direkt kostnadsfört att lånefinansiera, Systemunderhåll övrig basverksamhet åliggandeprojekt prioriteringsutsatta projekt. Kapitalkostnader särredovisas. Den sammantagna budgeten för Konsortiet visas sist i avsnitt 7. 1 2013 förutsättningar och huvudinriktning 1.1 Förändringsprojekten får genomslag Systemförnyelseprojektet Ladok3 har gått över från förberedelsefas till genomförandefas och har börjat leverera körbar kod. Ett 70-tal personer är direkt engagerade i genomförandet. I och med att migreringsförberedelserna har kommit igång på allvar, har kontakterna med lärosätena och de lokala insatserna för att förbereda Ladok3-införandet intensifieras. Projektet har av vårstämman fått beslut om tidsplan och ekonomisk totalram för hela projektet. I det uppdaterade projektdirektivet läggs större relativ vikt vid kostnaderna än i det tidigare. Parallellt har projektet Förnyad förvaltning lämnat förslag till ny förvaltningsorganisation för det nya systemet, samt till ny driftlösning. Förslagen beslutades av extrastämman 2/10 och innebär ett ökat uppdrag till Konsortiet ifråga om gemensam acceptanstest och drift av systemet. Gemensamt driftställe ska nu väljas och många roller besättas i etableringen av ny organisation. Styrelsens strävan är att samtidigt behålla tillräcklig kvalitet på befintligt Ladok tills Ladok3 kan ersätta. När det gäller nyutveckling i befintligt system fortsätter nedtrappningen under 2014 är det bara rena åligganden alltså aktiviteter som Konsortiet till följd av t ex förordningsändringar eller revisionspåpekanden inte kan undandra sig eller eventuellt projekt som kan förväntas bli nyttiggjorda i systemförnyelsearbetet längre fram, som kan genomföras. 1.2 Ekonomiska förutsättningar 2013 beräknas gå med ett överskott på ungefär 3 mnkr (jämfört med budgeterade -8,7 mnkr), varför balanserat kapital som tas med till 2014 beräknas uppgå till ca 22,9 mnkr. Det är flera poster som av olika skäl inte kunnat utnyttja hela sin tilldelade ram. Ladok3-projektet hör dit, men beräknas i år lämna ett mindre, outnyttjat budgetutrymme. Styrelsen har i beredningen av VP-2014 utarbetat ett förslag där den totala kostnadsmassan ökar med ca 18 %, till följd av att Ladok3-projektet nu går för full maskin, att den nya förvaltningsorganisationen ska realiseras med vissa merkostnader under ett par år när gammal organisation fasar över till en ny, och gammalt och nytt system förvaltas sida vid sida. Framför allt blir det märkbart att det ökade uppdraget till Konsortiet förverkligas: Central acceptansinstans börjar byggas upp liksom sammanhållen applikations- och serverdrift. Det ökade uppdraget till Konsortiet innebär ju att motsvarande lokala kostnader kan fasas ut med det gamla systemet. Styrelsen bedömer emellertid att ökningen av medlemsavgifterna kan begränsas till 15 % genom utnyttjande av drygt hälften (57 %) av det balanserade överskottet för en underfinansierad budget 2014.
Verksamhetsplan och budget för 2014 2 2 Insatser inom Ladok3-projektet 2.1 Verksamhetsresurser för Ladok3 Hit räknas projektledning inkl vissa nyckelroller och administration, utredningar på verksamhetssidan samt krav- och testresurser fr a från medlemshögskolorna. En stor uppgift ligger i att se till att utvecklingsteamen hela tiden har tillräckliga underlag i form av användningsfall etc. För såväl verksamhets- som lösningssidan har beräkningarna av resursbehov för 2014 utgått från dels hur många parallella utrednings- och utvecklingsteam man kan rekrytera högskolebaserade personer till och samtidigt hålla kontroll över, dels vilka styrnings/ledningsresurser som krävs för detta. Direkt kostnad för året 6 083 tkr; Lånefinansiering 21 403 tkr. 2.2 Lösningsresurser via UHR för Ladok3 UHR levererar huvuddelen av utvecklingsresurser i projektet. Upptrappningen till planerad utvecklingsvolym (fem parallella team) kommer att vara avklarad under hösten 2013. De första systemkomponenterna kommer att levereras från projektet i november 2014. Kalkyl och förvaltningsavtal bygger på separata timpriser för dels externa konsulter, dels högskoleanställd personal. Proportionerna ligger nära 50-50. Direkt kostnad för året 13 098 tkr; Lånefinansiering 34 802 tkr. 2.3 Externa konsulter för Ladok3 Ett antal nyckelpositioner bemannas med externa konsulter dels inom, dels vid sidan av teknikuppdraget till UHR, t ex IT-arkitekt. Direkt kostnad för året 689 tkr; Lånefinansiering 2 266 tkr. 3 Utvecklingsinsatser i befintligt Ladok Som flera tidigare år ligger fokus på förnyelseprojektet Ladok3. De projektförslag som kan bli aktuella för utvecklingsprojekt inom det ordinarie Ladokuppdraget ska antingen klassas som åligganden och vara tvingande p g a krav från omvärlden. Om prioriterade projekt ska bli aktuella ska de vara av särskilt stort värde för sektorn och/eller underlätta vid införandet av Ladok3-projektets leveranser. 3.1 Åliggandeprojekt inom UHR-avtal Den funktionalitet för anpassning till studieavgifter som tagits fram under 2011--13 behöver ytterligare kompletteras och förbättras. Förhoppningen är att detta ska vara den sista delleveransen för att få på plats ett tillräckligt bra systemstöd för studieavgifter i dagens systemlösning. Framtida behov kring avgiftshantering hänvisas till kommande systemgeneration. Ytterligare ett åliggandeprojekt som är av återkommande karaktär är Samordning med NyA-systemet. Fokus för 2014 kommer att vara lösningar som underlättar övergången till nästa systemgeneration. Direkt kostnad för året 1 172 tkr; Lånefinansiering 576 tkr. 3.2 Övriga prioriterade projekt inom UHR-avtal Endast ett par projektförslag som inte ryms inom åliggandekategorin föreslås trots allt: Gemensam examen för forskare. Komplettering så att även forskarnivån kan hantera gemensamma examina på samma sätt som grund- och avancerad nivå Ett mindre projekt (endast 25h) för att underlätta vid registervård som förberselser för Ladok3; Vidareutveckling av SQL-biblioteket
Verksamhetsplan och budget för 2014 3 Dessa projekt uppfyller de krav på prioriterade utvecklingsprojekt enligt första stycket kap 3 och tas därmed med i budget och VP för 2014. Direkt kostnad för året 179 tkr; Lånefinansiering 329 tkr. 4 Övrigt utredningsarbete m m Fortsättningen av projektet Förnyad förvaltning och framförallt realiseringen av den nya förvaltningsorganisationen är de viktigaste delarna inom detta område. Projektets del 2 kommer att fortsätta beskriva roller på mer detaljerad nivå och påbörja rekryteringen av den nya förvaltningsorganisationen. Rekryteringen inleds med de strategiska rollerna som Objektägare och Objektägare IT. Under året tillkommer efterhand förvaltningsledare, acceptanstestledare och testresurser etc. Vidare kommer val av driftleverantör att göras med grund i de urvalskriterier som fastställs i nu pågående projekt. Projektet kommer parallellt med infasningen av den nya förvaltningsorganisationen att se till att gränsytorna mot Ladok3-projektet fungerar och efter hand lämna över detta ansvar till den nyetablerade förvaltningsorganisationen. En stor och i dagsläget svåruppskattad delpost avser kostnader för den centrala driften i alla nyetablerade miljöer under andra halvan av året. Övriga poster vid sidan av Förnyad förvaltning är små, t ex resurs för internationella samarbeten. Direkt kostnad för året 9 570 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 5 Systemunderhåll Underhåll av systemdelar i drift är en basverksamhet som innefattar felrättning och i begränsad omfattning insatser till följd av ändringsbegäran. Ladok3 kommer under 2014 inte att ersätta någon befintlig funktionalitet och påverkar i den meningen inte underhållsuppgiften på annat sätt än att utvecklingstakten i dagens Ladok fortsätter att minska. Läget i underhållet försämrades något under 2013 då viss neddragning gjorts för området. Det bryter en trend av kortare tid till lösning av fel och ändringsförslag. Det bör ändå anses som acceptabelt då allmänna neddragningar i ordinarie Ladokuppdrag är önskvärt p g a de stora kommande kostnader vi har för Ladok3. Ambitionsnivån för 2014 är att åtgärda stoppande och andra allvarliga fel samt genomföra särskilt angelägna ändringar; andelen ändringar av total åtgärdsmängd bör dock minska jämfört med 2013. De målsättningar som funnits för underhållsområdet bör revideras så att områdesansvarig och produktansvariga på ITS lättare kan bedöma resursbehovet i samband med budget och VP-process kommande år. Förutom de rena underhållsprojekten avsätts även medel i ett projekt för att upprätthålla standarder för gränssnitt och funktioner samt ett projekt som ska se till att uppdatera testdatabasen. Den ekonomiska ram som föreslås för 2014 innebär en minskning jämfört med 2013. Fortsatt låga nyutvecklingsvolymer under 2014 och den förbättrade metodiken inom underhållet bör medge denna minskning när det gäller kritiska och allvarliga fel. En viss försämring av möjligheterna att hantera prioriterade ändringsförslag måste däremot förutses. I samband med Ladok3-projektets ökade fokus på kontinuitet vid utveckling av verktyg för informationskonvertering bör inte detta ses som något negativt. Direkt kostnad för året 12 550 tkr; Lånefinansiering 0 tkr.
Verksamhetsplan och budget för 2014 4 6 Övrig basförvaltning m m 6.1 Övrig basförvaltning inom Konsortiet Här budgeteras kostnader för stämma, styrelse, verkställande funktion, ekonomiadministration, samrådsverksamhet med olika parter, områdesansvariga med nätverk, kompetensutveckling för verksamhetsrepresentanter. De särskilda initiativmedlen till styrelsens förfogande är nedtonade till mycket låg nivå. Totalt minskar basförvaltningen något. Dessutom ryms här en post som innebär ett ekonomiskt åtagande för Konsortiet: Licensen för utvecklingsverktyget Uniface och databashanteraren MySQL kostar tillsammans ca 2 500 tkr. Direkt kostnad för året 11 110 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 6.2 Övrig basförvaltning hos UHR och dess underleverantör Här ingår uppgradering av programvaror, leveranshantering, supportkostnader, förvaltningsstöd, gemensamma funktioner och hårdvaru- och licenskostnader för test- och utvecklingsmiljöer. Även kostnader för UHR:s tekniska förvaltningsledare samt övrig support från UHR till Konsortiet finns med under denna rubrik. Uppdrag om utveckling inom Ladok3 och i äldre systemdelar samt den tekniska basförvaltningen på UHR och underleverantören ITS vid UmU regleras tillsammans med kostnads- och investeringsramar inom det årliga förvaltningsavtalet med UHR om teknisk systemförvaltning. Direkt kostnad för året 10 611 tkr; Lånefinansiering 0 tkr. 7 Åtaganden för 2014 - investeringsvolym, kapitalkostnader, totala kostnader, finansiering 7.1 Investeringsvolym Investering i nyutveckling av programvara, Ladok3-delarna inräknade, ökar med 9 % jämfört med 2013. När Ladok3-projektet nu går in i en fullskalig genomförandefas ökar teknikinvesteringarna med 9 % och verksamhetsdelprojekten med 10 %. Samtidigt näranog halveras övriga investeringar i teknikprojekt i befintligt Ladok. Med tillämpning av ESV:s föreskrifter lånefinansieras 75 % av tidsbaserade kostnader i Ladok3- projektet, medan 72 % av motsvarande kostnader i nyutvecklingsprojekt i befintligt Ladok lånefinansieras. Omkostnader i alla nyutvecklingsprojekt lånefinansieras till 100 %. 7.2 Kapitalkostnader Kapitalkostnaderna speglar ju gjorda investeringar med viss eftersläpning och ökar nu snabbt. De beräknas uppgå till 32 731 tkr och ökar därmed med 39 %. Kapitalkostnaderna kommer att fortsätta öka fram till 2016. 7.3 Totala kostnader Den totala kostnadsmassan ligger i förslaget för 2014 på 97,8 mnkr, nästan 18 % högre än 2013. Direkta teknikkostnader i teknikuppdraget till UHR ökar med 2 %. Ladok3 står för hela ökningen och dess andel är nu 35 % av direkta teknikkostnader. Hela teknikuppdraget till UHR, oavsett låne- eller direktfinansiering, ökar med 2 %.
Verksamhetsplan och budget för 2014 5 Kostnader på verksamhetssidan ökar med mer än 30 %. Den del som avser Ladok3 är oförändrad och basorganisationen inom Konsortiet minskar något, medan den del som beskrivs i avsnitt 4, den nya förvaltningsorganisationen inklusive nya ansvarsområden stämmobeslut 2/10 realiseras under 2014. 7.4 Finansieringsbehov och finansiering Kostnader för året inkl kapitalkostnaderna uppgår i förslaget för 2014 till 97 793 tkr. Finansieringen är nästan uteslutande beroende av avgifter från konsortiemedlemmarna. CSN:s medlemsavgift följer avgiftsutvecklingen för medlemshögskolorna. Kapitalkostnader som härrör från projekten Anpassning för studieavgifter och Anpassning till nytt poängsystem är till största delen regeringsfinansierade. Oförbrukade bidrag från dessa anslag är öronmärkta för avskrivningar av dessa projekt och beräknas under 2014 kunna tas i anspråk för kapitalkostnader om drygt 600 tkr. Verksamheten 2013 är svårbedömd men beräknas gå med ett överskott om kanske 3 mnkr, vilket är nästan 11 mnkr mer än budgeterat. Skälen till överskottet ligger fr a i att alla budgeterade medel för dels Ladok3-projektet, dels underhållet inte behövt utnyttjas. Basorganisationen har gått under budget och kapitalkostnaderna blir mindre vid lägre investeringsvolymer än budgeterat. Ökningen av avgiftsnivån kan därmed begränsas då ett balanserat kapital om ca 22,9 mnkr (19,9 mnkr balanserades från 2012 + 3 mnkr för 2013) beräknas finnas med in till 2014 och kan till stor del disponeras i budgetarbetet. Styrelsen anser därför att medlemsavgiften för 2014 inte behöver öka i samma proportion som totala kostnader, utan föreslår att drygt hälften av tillgängliga balanserade medel utnyttjas för att underfinansiera budgeten detta år. Efter avvägning föreslås medlemsavgiften öka med 15 %. Därigenom tas 84,1 mnkr in som avgifter för 2014 från Konsortiets medlemmar. Med en så kraftig underfinansiering 2014 står medlemsavgifterna för ca 86 % av den totala finansieringen. Reserverna utnyttjas till nära 60 % och ca 9,9 mnkr kan balanseras vidare. 7.5 Fördelning av medlemsavgifter Fördelningen av medlemsavgifterna beslutas av höststämman och följer den fördelningsprincip som anges i konsortialavtalet: Högskolornas bidrag är direkt proportionella mot antalet studenter i grund- /avancerad respektive forskarutbildning enligt SCB. 7.6 Konsortiebudgeten i sammandrag Jfr VP 2013: (tkr) Att låne- Motsv Att låne- Kostnad finansiera avsn. i VP Kostnad finansiera Verksamhetsrelaterad förvaltning i befintligt Ladok 20 680 0 4 + 6.1 14 470 0 Ladok3-projektet, verksamhetsdelar 6 771 23 669 2.1 + 2.3 6 297 21 519 Ladok3-projektet, teknik/lösningsdelar, gm UHR 13 098 34 802 2.2 11 516 30 698 Teknisk systemförvaltning i befintligt Ladok 24 513 905 3 + 5 + 6.2 27 058 1 637 Kapitalkostnader från tidigare års utveckling 32 731 0 7.2 23 798 0 Ladokförvaltningen totalt 97 793 59 376 83 139 53 855 Skall täckas av: Intäkt tkr Medlemsavgifter från Konsortiets medlemshögskolor 83 186 72 336 Årsavgift från CSN 961 836 Utnyttjade bidrag från regeringen för avskrivningar 623 1 200 Intäkter totalt 84 770 74 372 Budgeterat resultat således: - 13 022-8 767
Verksamhetsplan och budget för 2014 6 8 Förslag till beslut Stämman föreslås besluta - att fastställa verksamhetsplan och budget för 2014 för Ladokkonsortiet enligt styrelsens förslag, - att uppdra åt styrelsen att slutligt utforma uppdraget till UHR avseende teknisk systemförvaltning 2014, samt sluta förvaltningsavtal om detta, - att Umeå universitets kostnader för räntor och avskrivningar avseende Konsortiets immateriella anläggningstillgångar ska täckas av Konsortiet. På följande sidor visas - en tabell och ett diagram med översikter över budget-2014 - en långtidsprognos över kostnads- och avgiftsutveckling till 2020
Verksamhetsplan och budget för 2014 7 Tabeller från Excelunderlag; några utvalda delar Budgetdelarna kapitel för kapitel: Kap Rubrik i verksamhetsplanen Direkt kostnad Lånefinansieras 2.1 Ladok3 Verksamhetsresurser 6 083 21 403 2.2 Ladok3 ITS-resurser via UHR 13 098 34 802 2.3 Ladok3 Externa konsulter 689 2 266 3.1 Åliggandeprojekt UHR-avtal 1 172 576 3.2 Övriga prioriterade projekt UHR-avtal 179 329 4 Övrigt utredningsarbete 9 570 0 5 Systemunderhåll 12 550 0 6.1 Övrig basförvaltning inom konsortiet 11 110 0 6.2 Övrig basförvaltning inom UHR & ITS 10 611 0 7.2 Kapitalkostnader 32 731 0 Summa 97 793 59 376 Direkt kostnadsföring lånefinansiering, en överblick: 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 VP-2014 10 000 5 000 0 Direkt kostnad Lånefinansieras
Verksamhetsplan och budget för 2014 8 120 000 Prognos alla kostnader 2012-2020 100 000 80 000 TKr 60 000 40 000 Driftskostnader hos driftlev Verksamhetsförvaltning samlat Tekn basförvaltning via UHR Kapitalkostnader Ny och vidareutveckling utom L3 Ladok3-projektet direkt kostnad 20 000 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Prognosen bygger på ett antal antaganden om: - Plan/prognos för investeringar och kostnader i Ladok3-projektet vi använder projektets siffror; - Ny-/vidareutveckling vid sidan av Ladok3-projektet; de närmaste åren i befintligt system idag mycket små och efter införandet av Ladok3 vidareutveckling av systemet den enskilt kanske svåraste delen att fånga i en prognos långt i förväg. Principen om rätta-mun-efter-matsäcken lär gälla, och medlemmarnas ambitionsnivå och betalningsvilja blir ju avgörande. Någon form av prioriterad flerårsplan för vidareutvecklingen måste etableras i samband med projektslut; - Underhållsnivåer även här en fråga om ambitionsnivå och övrig basförvaltning på dels teknik-, dels verksamhetssidan (en kalkyl finns framtagen i Förnyad förvaltning-projektet); - Nya kostnadskomponenter: för acceptanstestinstans och gemensam drift av Ladok3 även här är siffrorna baserade på Förnyad förvaltning-projektets kalkyl; - Hur balanserat kapital kan användas för att stärka budgeten vissa år; vi antar inte att nya överskott ska uppstå utan lägger bara ut i tiden det överskott som finns idag; - Kapitalkostnaderna är ju en direkt följd av genomförda investeringar + avskrivningstider (5 år). Utgör en avsevärd del av totala kostnadsmassan, toppar 2016 och står 2016-2018 för runt hälften av Konsortiets kostnader.
Verksamhetsplan och budget för 2014 9 120 000 Samband över tid: Ladok3-projektet, kapitalkostnad, totalkostnad 100 000 80 000 TKr 60 000 40 000 Totalförbrukning L3 Kapitalkostnader Årskostnad enligt VP 20 000 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Prognos - avgifter jämfört med årskostnad 2012-2020 120 000 100 000 80 000 60 000 71 578 66 529 83 066 74 372 97 793 84 771 109 526 103 067 100 526 102 067 90 304 90 304 78 399 78 399 68 677 68 677 59 206 59 206 40 000 20 000 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Årskostnad enligt VP Avgift 2013 års priser