Intern kontroll 2016
Division närsjukvård Läkemedelsförskrivning Granskning av fyra läkemedel utifrån kvalitet/patientsäkerhet/kostnadsdrivande Granskning utifrån kvalitet/patientsäkerhet 1) Antibiotika (250-målet) per tertial 2) Aversionsläkemedel mot alkohol/drogbruk per tertial, kopplat till missbruks-diagnos. Högsta förskrivningen sedan mätningen uppnåddes tertial 3 2016. 3) Läkemedel med risk för beroendeutveckling rapport för primävården 2011-2015, återupprättas nu på regionnivå, arbete pågår, följs tertialvis Granskning utifrån kostnadsaspekt 4) TNF-alfa-hämmare månadsvis-följsamheten till förskrvivning till billigare läkedemedel är mycket god. 5) Injektionsbehandling Kontroll att rekommendation följs a. Osteoporos-läkemedel Ja b. Intravenöst järn Uppgift saknas Dessutom pågår arbete med att upprätta rapporter för 6) c. Förskrivningen NOAK/Waran, fördelat per närsjukvårdsområde, och per tertial d. 17 (varav 13 inom ATC-område L)läkemedel för behandling av cancer, MS, transplantation Rapport 1) tas fram ab Beställarenheten, rapporterna 2-6) av Läkemedelsenheten. Samtliga handläggs, bedöms och kommuniceras av Medicinsk sakkunnig, Stab Närsjukvård. Markörbaserad journalgranskning Under 2016 resultat från markörbaserad journalgranskning genomförts i hela länet av utsedda granskningsteam bestående av läkare och sköterskor med lång erfarenhet. Totalt har man granskat 648 journaler från hela 2015 och granskarna har hittat 5 % (33 st.) undvikbara vårdskador i materialet. Detta är en minsking med - 2,5 % från tidigare år. Fortsatt granskning pågår löpande och nya team kommer igång. I Kiruna har man granskat fler journaler i förhållande till de övriga närsjukvårdsområden vilket kan påverkat att de har förhållandevis ett högre till antal vårdskador i sitt material. Bland vårdskadorna fanns 7 st patienter med 1
blåsöverfyllnad. De flesta övriga vårdskadorna var vårdrelaterade infektioner. Kodning av besök/vårdtillfällen Granskning av kodning avseende ytterfall inom slutenvården har skett specifikt avseende lunginflammationer. Kodarna har ett landstingsövergripande nätverk för utbildning och erfarenhetsbyte. En utbildningsdag har genomförts för läkare i divisionen i syfte att öka kvalitén i diagnossättningen. Under 2017 fortsätter kodning av besök och vårdtillfällen vara ett internkontrollområde. Intern kontroll av inhyrd personal 2016 Division Närsjukvård och Länssjukvård har fått i uppdrag att genomföra internkontroll av 50 slumpmässigt utvalda fakturor vardera. Urvalet av fakturorna är styrt till fakturor konterade på 4049. Arbetet har genomförts där controllers vid respektive division granskat avtal, fakturor samt sak och beslutsattest. Sammanställning och analys är sedan genomförd av Carina Wribe och Sven Andersson. Närsjukvården: Samtliga fakturor avser kompetenser enligt ramavtal för inhyrd sjukvårdspersonal. Majorititeten av fakturorna (43) avser inhyrda läkare och övriga (7) avser inhyrda sjuksköterskor. Av underlaget har köp av inhyrd personal har 24 fall föregåtts av avrop från ramleverantör vilket utgör 48 procent av underlaget. Övriga 26 fall redovisas avsteg från ramavtal. Huvudparten av dessa, 21 fall förklaras av att upphandlade bolag ej klarat att leverera efterfrågad kompetens. Avsaknad av ramavtal för grundutbildade sjuksköterskor förklaras av att 4 avrop från ramleverantör ej varit möjlig. I ytterligare ett fall har läkartjänst köpts utanför ramavtal, Läkarjouren i Norrbotten som är upphandlad av landstinget. Avtal har funnits med leverantören med årlig uppräkning av offert från 2013 utanför gängse ramavtal. Av de 24 avrop som skett från ramleverantör så har leverantören i 6 fall eller i 25 procent fallen inte haft mjölighet att leverera. Kontroll av pris och timmar visar att utförd tjänst har korrekt fakturerats för samtliga fakturor. Vidare visar internkontrollen att 47 av 50 fakturor har sakattesterats av behörig person, dvs. utsedd person med kännedom har kontrollerat att fakturerat pris och kvantitet är korrekt enlig avtalet. Undantag finns för 3 fakturor som under semestertid har sakattesterats av annan person under begränsad tid. 2
Division Länssjukvård Utredningstid för händelseanalyser i division länssjukvård Under 2016 har 12 st händelseanalyser genomförts inom länssjukvården med hjälp av stabens analysledare. Vi når inte målet med en utredningstid på max 60 dagar, mediantiden för analyserna är 70 dagar (intervall mellan 13-117 dagar). Tio analyser är färdiga och två stycken pågår fortfarande. Verksamhetsutvecklarna i staben fungerar som analysledare och dokumenterar alla divisionens händelseanalyser. Förhoppningen är att kvaliteten på analyserna förbättras och att utredningstiden förkortas, samt att underlätta för verksamheten som istället ska få tid att arbeta med åtgärder som framkommer i analysen. Händelseanalyser i länssjukvården år 2016 Implementering av VIS Planeringen av införandet av VIS för hanteringen av dokument i divisionssaten har startats upp och en arbetsgrupp i staben har bildats för att ta fram riktlinjer om dokumentationen, vilka dokument och hur de ska lagras i VIS. Planerade VIS-utbildningar för hela staben pågår. Fakturor för inhyrd personal (50 slumpvis utvalda fakturor) De av länssjukvården granskade fakturorna avser sjuksköterskor och läkare vid. Underlaget visar att 46 procent (23 av 50 stycken) av de fakturor som granskats har inte köpt tjänsten från upphandlad leverantör. Det är en förbättring mot föregående granskning då 62 procent var utanför ramavtal. Det är framför allt tre verksamhetsområden som sticker ut, allmänkri- 3
urgi/urologi, barn samt Ortopeden. Dessa verksamhetsområden står även för en stor del av divisionens totala kostnad avseende inhyrd personal. Det finns tre orsaker till att upphandlad leverantör inte nyttjats, (1) upphandlade leverantörer har inte svarat på förfrågan (2) upphandlade leverantörer har fått förfrågan men inte har haft möjlighet att leverera och (3) att ortopeden inte ingår i regionens upphandlade ramavtal. Med tanke på volymen av tjänster som inte genomförs enligt ramavtal kan det vara befogat att utveckla möjligheten för att avropa enligt ramavtal vid nästa upphandling. Av de 23 fall som ej använt sig av upphandlade leverantörer så är det tio fakturor där vi inte kan hitta att ett skriftligt avta där samtliga kan ses som muntliga avtal där parterna är överens. Problemet med muntliga avtal är att avtalet skall godkännas av divisionschefen. Enligt landstingets regler och riktlinjer så framgår att bemanning med inhyrd personal "ska ske med restriktivitet och endast då alla andra åtgärder vidtagits. Beslut om användande av bemanningsföretag tas av divisionschef". Utifrån detta kan det ifrågasättas i vilken grad divisionschefen involverats i besluten vid muntliga avtal. Kontrollen av pris och kvantiteten av timmar på respektive fakturar är det tre fall där priset inte motsvarar det som upprättats i avtalet. Dessa är dock uppmärksammade av verksamheten och hanterade korrekt. Noterbart är dock att i ett av fallen har leverantören fakturerat ett lägre belopp än avtalat. I endast ett fall har antalet levererade timmar inte motsvarar det upprättade avtalet. Det är dock uppmärksammade av verksamheten och hanterade korrekt. Det fall som är minst dokumenterat avser en krissituation sommaren där parterna muntligen kommit överens men sommarbemanningen medfört att ordinarie rutiner ej följts. Detta medförde otydlighet avseende villkoren i det muntliga avtalet. Gällande den interna hanteringen av sak och beslutsattest visar granskningen att rutinen fungerar. Samtliga granskade fakturor har haft initierad sakattestant dvs rätt person för bedömning av rimligheten i pris och kvantitet på fakturan. Det finns dock en faktura som är i gråzonen vilket bygger på personal som är insatt i verksamheten men kliver in under sommarbemanningen när ordinarie sakattestant har semester. Den övergripande slutsatsen av granskningen i länssjukvården är att rutinen fungerar på ett övergripande plan där överenskommelse sker och granskning i sakattest fångar upp eventuella differenser mot överenskommelsen. 4
Division Folktandvård Uppföljning av självgranskning ledningssystemet Mål och metod Varför görs uppföljningen? Folktandvårdens ledningssystem används för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i Folktandvården. Ledningssystemet gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. Ledningssystemet ger ordning och reda i verksamheten så att händelser som kan leda till vårdskador, missförhållanden eller andra avvikelser från de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter i tandvården kan förebyggas. För att säkra att systemet ingår att kliniker årligen gå igenom checklistan självgranskning av ledningsystemet. Denna uppföljning görs för att säkerhetställa denna nyinförda rutin har kommit igång och fungera samt fånga upp eventuella brister. Riskbedömning Risken för att ledningsystemet endast blir en pappersprodukt är störst i inledningsskedet innan rutinen att levande göra dokumentet. Det är ett viktig del för Folktandvården att säkra upp god styrning samt uppfylla krav som ställs i SOSFS 2011:9 för verksamhet inom hälso- och sjukvård och tandvård. Vad ska konkret följas upp? Uppföljning ska göras av att klinikerna genomfört självgranskningsprogrammet handlingsplaner upprättats för avvikelser Vidare ska sammanställning och övergripande analys av avvikelser, noteringar och handlingsplaner i alla inrapporterade självgranskningarna göras emellertid faller denna sammanställning och analysl utanför intern kontroll granskningen. Då kommer också goda exempel ska lyftas fram, spridas och samordning göras av eventuellt vidare utecklingsarbete. Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Kontrollen görs av 2016 års av självgransknings checklistor som lagts ner på Folktandvårdens gemensamma lagringställe.. 5
Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Att samtliga kliniker har lagt Pricka av alla granskningsprogram ner sina självgranskningsprogram. mot kliniklista. Initialt översiktligt granska klinikernas program att noteringar har gjorts och om allvarliga brister finns handlingsplaner upprättande eller en plan pch ansvarig finns för bristerna ska åtgärdas. Ögna genom fem granskningsprogram och bedöm är noteringar tillfredställande och finns plan med ansvarig hur avvikelsen ska omhändertas.js. De fem granskningsprogram som väljs, två från risk kliniker och tre slumpas. Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar Folktandvården Samhällsodontologin Charlotte Hanssson Maria Pettersson Inga avvikelser noterades Resultat Sammanställningen och total analysen sker i februari och rapporteras till ledningsgruppen varvid goda exempel och genomgående brister lyfts fram. Förbättringsförslag Intern kontroll granskningen kan med fördel göras tidigare på året varvid eventuella avvikelser åtgärdas före årets slut. Vidare kan avrapportering därigenom vid års slutet lättas lite. Granskning av lönerutiner av Folktandvårdspecifika ersättningar i det nya HR-systemet Varför görs uppföljningen? Det nya lönesystemet infördes 2015 på våren. Införande innebar flera avvikelser där löneposter som inte attesterades i tid kunde fastna i system varefter det behövdes särskild handpåläggning för de skulle kunna rättas. Beräkning av sociala avgifter och semester fungerade inte korrekt utan rättades med manuell bokföringsorder. Dessa brister har rättats till emellertid finns risk att ersättningar som specifika för Folktandvården kan kanske inte ha fullt observerats och rättats. 6
Riskbedömning Risken att vissa problem kvarstår för ersättningar som är av mindre generell karaktär och mer specifik t ex Folktandvården och inte uppdagats i samband med rättelsen ifjol. Vad ska konkret följas upp? Uppföljningen begränsas till tandvårdspecifika ersättningar och inriktas på Ersättningar i samband med stafetter Ortstillägg Bostadsförmån i samband med nyrekrytering Eventuella andra folktandvårdsspecifika ersättningar som kommer fram i intervju med lönehandläggare. Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Lön i november Lön under de första månaderna för nyanställd som eventuellt fick hjälp med en bostad vid anställningen. Annan period om något bra exempel för test inte är så lätt att finna just för november. Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Stafettersättningar Intervju med löehandläggare Kontroll mot lönespec Bokföring enligt Lupp En intern tandläkarstafett gärna en som åker ofta. En intern tandsköterskestafett En extern tandläkarstafett Ortstillägg Ev bostadförmån Intervju med lönehandläggare Scanna list med ortstillägg jämför med avtal Kontrollera ett stickprov att beräkningar om hur sociala avgifter, semester o dyl påverkas av ortstillägget. Intervju med löehandläggare Kontroll mot lönespec Bokföring enligt Lupp Kontrollera Lista med Malmfältstandläkare Lista med kust och tornedals tandläkare Kontrollräkningen kan sannolikt göras på samma person och lönespec som stafettersättningen. Stickprov 2 fakturor där bostäder hyrts under året Stickprov av två nyanställda från utlandet där det är mer troligt att de hjälps finna bostad på klinikorten. Stickproven får med fördel 7
Övriga Folktandvårdspecifika ersättningar beräkningar om sociala avgifter, semester o dyl påverkas av ev förmån Intervju med löehandläggare Sök fram ett exempel och Kontroll mot lönespec med Bokföring enligt Lupp Kontrollera beräkningar om sociala avgifter, semester o dyl påverkas av ev förmån vara från olika kliniker Sett till två stickprov per ersättning Gärna från olika klinker Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar Folktandvården Ekonomiteamet Stefan Ahrner Magdalena Persson, Lena Fleuron och Stefan Ahrner Resultat Avvikelse mellan antal stafettersättningsdagar och antal traktamentesdagar noterades. o o Ett stafett tillfälle hade tre dagars traktamente utbetalts men endast två dagars stafettersättning. Lönehandläggaren skulle kontrollera och rätta. Två andra tillfällen hade 3-4 dagars dagars traktamenten utbetalats i samband med sannolik stafett men inte några stafettersättningsdagar för samma dagar fanns inte med på lönespecifikationen. Sannolikt sker reglering vid näst månads utbetalning. Risk finns för fel. Bokföringen fångar inte upp stafettkostnaderna förrän månaden efter. Obs! Rapporten lämnas till Folktandvårdens lönehandläggare för vidare utredning av avvikelserna som noteras i denna punkt samt att göra bedömning av huruvida rutinerna behöver utvecklas för att minska risk för fel. o Rapporten lämnas till Folktandvårdens lönehandläggare för vidare utredning av avvikelserna som noteras i denna punkt samt att göra bedömning av huruvida rutinerna behöver utvecklas för att minska risk för fel. 8
Skattepliktig del av traktamente konteras på ett bokföringskonto för ej skattepliktigt traktamente. Följden blir att den maskinella beräkningen av arbetsgivar avgift och KFA/AMF inte görs på beloppet vilket rätteligen ska göras. Obs! Obs! Obs! Rapporten lämnas till Folktandvårdens lönehandläggare för brådskande utredning och åtgärder i form av rättelse av rutiner, behandlingsregler och styrningar i berörda system. Vidare behöver bedömning göras om detta har gjort att inredovisade arbetsgivaravgifter har blivit för lågt redovisade till staten samt gentemot KFA/AMF. Vid granskning av ortstillägg noterades tre avvikelser där registrerade tillägget var högre än avtal. o Förklaring gavs av lönehandläggare som verifierades muntligt av Folktandvårdens HR chef. Grunden är att en särskild överenskommelse träffats dessa tillägg i samband med rekrytering via ett rekryteringsbolag. Helgjour tillägg noterades i vid intervju av lönehandläggaren som en Folktandvård specik ersättning. o Inga avvikelser noterades vid granskningen av två olika personers helgjourtillägg. Bostadsförmånsgranskningen hann inte avslutas före denna rapports slutförande. Förbättringsförslag Intern kontroll granskningen kan med fördel göras tidigare på året varvid eventuella avvikelser åtgärdas före årets slut. Vidare kan avrapportering därigenom vid års slutet lättas lite. 9
Division Länsteknik Uppföljning av hur VIS har implementerats inom Länsteknik Genomförande Uppföljningen har genomförts under första halvåret 2016 med avstämning i december 2016. Metod Granskningen har genomförts genom kontroll av vad som finns dokumenterat i VIS samt med intervjuer. Resultat VIS tillämpas till stor del och utbildning har genomförts med all personal. Som exempel kan nämnas att Länsteknik har implementerat ett ledningssystem huset där grunderna nu finns i VIS. Successivt förs dokumentation in i systemet för att så småningom bli den enda vägen för att hitta uppdaterad och giltig dokumentation för rutiner mm. Ett annat exempel är Teknikakutens Livlina som numera har flyttats till VIS. Där dokumenteras rutiner, åtaganden mm för att supportmedarbetarna på ett enkelt sätt ska kunna hitta information om respektive system när problem uppstår. Under hösten har ytterligare utbildningar genomförts med ambition att all personal ska ha kunskap om ledningssystemet och ha god kunskap om VIS. 10
Resultat Bedömningen är att arbetet kontinuerligt pågår och en allt större del av Länstekniks dokumentation finns numera i VIS. Utbildningar erbjuds kontinuerligt för nya medarbetare. Sammanfattningsvis görs bedömningen att arbetet har gått bra. Riskbedömning Någon egentlig riskbedömning har inte gjorts. Allmänt när det gäller information är risken att det finns uppgifter på flera ställen. Det kan exempelvis vara förvirrande om det finns information både på intranätet Insidan och i VIS. Uppföljning av införandet av pullprintlösningar för landstingets skrivare Genomförande Uppföljningen genomfördes under oktober 2015 med kompletterande information för helåret 2016. Metod Intervjuer har genomförts med ansvarig för införande samt med tekniker. Resultat Införande av pullprint (utskrifterna tas ut med hjälp av Siths-kort) har tagit fart under andra halvåret 2016. Hittills har pullprint införts på 78 enheter. Mottagandet är positivt vid de verksamheter där pullprint har införts. I och med införandet kan också avveckling ske av skrivare och hittills har 51 nätverksskrivare, 12 personliga skrivare och 4 faxar avvecklats. Fram till årsskiftet har pullprintfunktionen sparat in 66 222 pappersark genom att onödiga utskrifter inte har skrivits ut. Besparingen kommer att bli större under 2017 eftersom antalet pullprintskrivare i verksamheten stadigt ökar. Riskbedömning Bedömningen är att det inte finns någon speciell risk med införandet av den nya tekniken. I stället blir det ökad säkerhet, inga glömda utskrifter i skrivarna och lägre förbrukning av papper, toner mm. Uppföljning utifrån anvisning av läsplattor i landstingets organisation Genomförande Uppföljningen har gjorts under december 2016 och början av januari 2017. 11
Metod Uppföljningen har gjorts genom via intranätet och VIS söka information om vad som gäller för läsplattor. Vidare har kontroll av fakturor från kända leverantörer av läsplattor gjorts. En avstämning har också gjorts genom att kontrollera om gällande anvisning är korrekt. Resultat Om man i VIS under avdelningen Dokument+ söker på ordet läsplatta eller läsplattor får man direkt träff med en länk till den beslutade anvisningen. Söker man däremot på ordet surfplatta hittas ingen hänvisning till anvisningen. På intranätet Insidan är det inte helt lätt att hitta information. Här används surfplatta i stället för läsplatta. Om man söker under rubriken Boka och beställa går det inte att hitta något på ett enkelt sätt. Det finns ett alternativ för IT- och MT-beställningar men där finns inget om läs/surfplattor. Om man däremot klickar på länken för mobiltelefoner för man en hänvisning till närmaste chef som ska beställa via rubriken Anställning & arbetsmiljö. Via chefsinformation finns rubriker för IT- och MT-beställningar och en Beställningssida för telefoner, tillbehör och abonnemang. Via den går det så småningom att hitta till den telefonishop där läs/surfplatta kan beställas. Sammanfattningsvis är det inte helt lätt att hitta informationen för en som inte beställer frekvent. Kontrollen av aktuell anvisning visar att den inte är helt korrekt. I anvisningen står att en läsplatta kan anslutas till landstingets nät, NLLnet. På grund av tekniska orsaker är detta är inte möjligt ännu. I anvisningen står också tydligt att beställning ska ske hos Länsteknik. Under perioden augusti 2015till mitten av november 2016 har 21 läsplattor av typen ipad Air2 inköps via avtalad leverantör (TDC). Ytterligare 14 st av samma modell har köpts via den nya leverantören (Comsystem Mobility). Dessa har beställts via Länsteknik och de anvisningar som finns. För att hitta inköp utanför avtal har ett antal leverantörer som säljer läsplattor kontrollerats. Endast ett inköp har hittats. Följande leverantörer har kontrollerats: Elgiganten, GEAB The Phone House, Mediamarkt, Grafit, Vidars Radio TV. Riskbedömning Det finns alltid en risk att beslutade anvisningar inte följs om det är svårt att hitta information. I det här fallet är den risken uppenbar, även om det inte har konstaterats mer än en avvikelse. Sannolikt kommer efterfrågan på läsplattor att öka och då blir det ännu viktigare att informationen är lätt att hitta. Risken bedöms ändå som relativt liten då det numera är självklart för de allra flesta att man ta kontakt med Länsteknik när det gäller olika typer av IT-utrustningar. Förslag till åtgärder Översyn av den anvisning som finns. 12
Kartlägga och förtydliga information om vad som gäller för läsplattor Division service Uppföljning av kännedom och efterlevnad av ledningsrutiner Mål och metod Varför görs uppföljningen? För att kontrollera att fastställda regler och riktlinjer inom ledning och styrning för Division Service följs: Planer, ledningsrutiner, periodiserade (tertial) uppföljningsrutiner. Riskbedömning Riskinventering, riskbedömning utförs inom Divisionens verksamheter. Syftet är att säkerställa patientsäkerhet, god arbetsmiljö, övrig kvalitetsstyrning samt god ekonomistyrning med utgångspunkt på att fastställda arbetssätt eferlevs. Vad ska konkret följas upp? I Division service divisionsplan framgår prioriterade fastställda områden för internkontroll: Uppföljning av kännedom om och efterlevnad av ledningsrutiner Rutiner för avrop av inhyrd vårdpersonal *) (utöver dessa utförs intern revision enligt revisionsplan 2016) Uppföljning avser ledningsrutiner, måluppföljning (kontroll och styrmått) Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Kontrollaktiviteter sker under kalenderåret vid: Ledningens genomgång (årligen) Vissa månadsvis Internrevision (årligen) Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Ledningsrutiner Rutingenomgång Enligt plan samt internrevision Avrop inhyrd vårdpersonal Ej aktuell *) Lön kvalitetsgranskning Manuell granskning Separat rapport 13
Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar Division service Divisionsledning Teija joona Dan-Christer Nilsson. Resultat Förbättringsförslag Upprätta en internkontrollplan för kommande år för att säkerställa att internkontroll sker systematiskt. Internkontroll av avgiftstyp Ä1 debitering andra landsting Patientkontoret vill undersöka om vi som landsting tar betalt för den vård vi utför i enlighet med gällande lagar och avtal. Ett delmoment i detta är att undersöka om avgiftstyp Ä1 genererar rätt pris för besök på samtliga av landstingets mottagningar. Avgiftstypen infördes 160101 och därmed så är detta startdatumet för urvalet i denna internkontroll. Kontrollmål Att alla besök gjorda av utomlänspatienter registrerade med avgiftstyp Ä1 har fakturerats med rätt belopp. Riskbedömning Om Ä1 genererar ett annat pris än det borde och detta inte upptäcks innan fakturering leder det till felaktigt fakturerade belopp. Kan leda till förtroendeskada gentemot de andra landstingen beroende på om vi fakturerar för lite eller för mycket samt ekonomisk skada för det landsting som i så fall drabbas av för hög kostnad. Kontrollmoment Kontroll av besök gjorda av utomlänspatienter registrerade med Ä1 2016-01-01 2016-08-15 Avser tidsperiod Kontrollaktiviteter Vad ska granskas? Metod Urval Besök som registrerats med avgiftstyp Ä1 (patienter som är 85 år eller äldre). Mäta antalet besök som registrerats med avgiftstyp Ä1 och kontrollera att dessa har fakturerats med korrekt belopp. Samtliga besök gjorda av utomlänspatienter registrerade med avgiftstyp Ä1 mellan 2016-01-01-2016-08-15 14
Division: Ansvarig process: Chef: Utförare: Ansvar Service Att administrera ekonomi och dokument Jenny Maria Jonsson, Patientkontoret Jim Söderlund, Patientkontoret Resultat Under kontrollperioden var det 65 besök av utomlänspatienter som blev registrerade med avgiftstyp Ä1. Av dessa besök hade en filfaktura skapats för 48 st. medan 17 st. ej blivit filfakturerade. Av de 17 st. besök som ej filfakturerats avsåg 15 st. vårdgivarkategori BMA och 2 st. vårdgivarkategori USK. Värdet för de icke-fakturerade besöken motsvarade 17 148 kr. För att ta reda på varför dessa besök inte blivit filfakturerade så skapades det ett ärende i Medusa (#457495). Svaret som gavs av Jennie Gustafsson var att om vårdgivarkategorin är kopplad till avgiftstyp 17 så skickas ingen faktura ut till hemlandstinget. BMA är kopplad till avgiftstyp 17 medan USK är kopplad till avgiftstyp 14. När det gäller beloppen för de besök som faktiskt har filfakturerats så innebär avgiftstyp Ä1 att priset som genereras styrs av kliniken, vilket innebär att priset inte alltid blir korrekt då besök t.ex. kan vara registrerade på klin: uro och mottagning: onko. I ett sådant fall blir det urologpriset som genereras istället för onkologpriset. För ett ssk-besök innebär detta en väsentlig skillnad (2231 kr istället för 7194 kr). Ifall vi på Patientkontoret inte är väldigt vaksamma så innebär det att intäkter kan förloras i onödan. Ett annat problem som inte är unikt för avgiftstyp Ä1 är att det inte läggs på patientavgift automatiskt. Även här måste manuell granskning och rättning ske av oss på Patientkontoret. Av alla besök som hade filfakturerats hade vi rättat priserna korrekt på alla utom 2 av besöken. Det som hade missat för dessa var att patientavgiften inte hade lagts på vilket innebar ett intäktsbortfall för landstinget på totalt 400 kr. Resultatet kan sammanfattas med att det finns vissa brister i registrering av datat för den här patientkategorin men att dessa normalt sett upptäcks och rättas till innan fakturering sker. Den ekonomiska skada som skett är mycket liten. Åtgärdsförslag De tre sakerna som behöver åtgärdas är följande: 1. BMA-besök faktureras inte, samt möjligtvis besök registrerade med vårdgivare fiklab oavsett vårdgivarkategori. 2. Ä1 genererar fel pris för vissa mottagningar. 3. Patientavgift läggs inte på per automatik när avgiftstyp Ä1 används. Punkt 1 är under utredning och ansvaret ligger på avgiftsansvarig på HSE, landstingsdirektörens stab. Tills vidare fakturerar vi alla labbesök registre- 15
rade med Ä1 och detta har gjorts i kombination med alla besök som har registrerats med avgiftstyp 17 då problemen i princip är av samma art. För att åtgärda punkt 2 och punkt 3 krävs sannolikt VAS-utveckling. Behoven har lämnats till VAS förvaltning och får prioriteras mot andra utvecklingsbehov som finns. Genomföra en ny internkontroll någon gång efter årsskiftet 2016/2017 för besök mellan 160816 161231 för att säkerställa att vi fortfarande håller en hög kvalitet avseende vår fakturering för besök med denna avgiftstyp. Kvalitetssäkring av anställningsavtal i HR-systemet och av utbetalda löner - Mål och metod Varför görs uppföljningen? För att kontrollera att fastställda regler och riktlinjer inom löneprocessen följs. För att kvalitetssäkra indata i HR-systemet som är underlag för bearbetning av löner. Indata rapporteras in i HR-systemet av anställd chef och handläggare. För att säkerställa att de rutiner och instruktioner som finns på Löneenheten för kontroll av data efterlevs. Månadsplan styr vad, vem och när kontroll ska genomgföras. Lönehandboken är styrande för hur kontroll ska genomföras. Riskbedömning Om inte ovanstående fungerar kan det leda till felaktiga utbetalningar av löner. Vad ska konkret följas upp? Att respektive handläggare åtgärdar alla händelser utifrån fel- och varningslistor, rapporter och Utplockslistor (Förstärkt kontroll med anspassade listor skapade i HR -systemet utifrån behov och effektivisering av kontrolleras). Att tidsbegränsade anställningsuppgifter och tillägg avslutas eller förlängs Att anställninskombinationer, lönedatum, AID koder, arbetstidsvillkor och placeringsort är rätt Att styrning av ATL-tid läkare är rätt Att timlöner konteras på rätt kst Att frånvaroposter är löneberäknade och attesterade innan lönebryt för månaden Att rapporterad färdtidsersättning följer avtal Att löneväxling rapporteras på rätt anställning Att ingen anställd blir utan tjänstepension 16
Länk till alla kontroller som genomförts under 2016 enligt löneenhetens månadsplan där alla kontroller är inplanerade med vad, vem och när kontroll ska göras. https://samarbeta.nll.se/producentplats/divse/_layouts/15/visdocidredir.aspx?id=divse-4-6560 Hela 2016 Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Månadsplan styr vad som ska granskas Rappport över vad som granskats under 2016: Se bilaga i VIS: Divse-4-6560 Särskild uppföljning under 2016: Förskottssemester, nytt från 2016 att semesterersättning betalas ut i samma månad som semester tas ut Ej skickade reseräkningar till attestant Lönehandboken styr hur vi ska åtgärda Rapporter och Utplockslistor tas från HR systemet Datauttag från HR system Stickprov Uttag från HR systemet Alla löner inom Region Norrbotten månatligen Kvartal 1 2016 Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar Administrativ service Inköp Löneenheten Mona Sundström Lönehandläggare, Systemförvaltare, Pensionshandläggare Resultat Systemets funktionalitet är innan uppstart av nytt system säkerställt och kvalitessäkrat av systemförvaltare HR. All anpassning till lokala avtal är kontrollerade och korrekta. (dokumentation av genomförda kontroller finns i projektredovisningen). Nya uppdateringar testas innan drift. Lönehandläggarna har säkerställt att tillförlitliga rutiner för kontroll i samband med lönekörning finns, är kända av medarbetarna och efterlevs. Löneenheten har skapat en månadsplan där alla kontroller som ska göras under månaden finns inlagda och vem som ska genomföra kontrollen. Enhetens superuser säkerställer inför varje verkställan av lön att inga fel finns kvar och spärrar lönekörningen. Instruktioner till hur åtgärder ska göras finns i uprättad Lönehandbok. Med dessa har vi säkerställt kvaliten inför varje lönekörning. Enheten har fokus under 2017 att fortsätta effektivisera kvalitessäkringen. Vi ser behov av kontroll för koppling mellan anställningsprocent och andel % i schema, vilket driver en del av löneskulderna. 17
Förbättringsförslag Löneskulder har ökat sedan införandet av nytt HR system. Ett mindre trendbrott med viss minskning under slutet av 2016. Förbättringsarbetet påbörjat tillsammans med NLL Personal för att skapa handlingsplan över aktiviteter för att minska löneskulder. Förbättringsarbetet med effektivisering av gällande kontroller startar i slutet av februari inom löneneheten och ska samverkas med systemförvaltarna HR. Internkontroll Sjukresor NUS 1609 Patientkontoret vill undersöka om vi som landsting betalar ut rätt ersättning för sjukresor i enlighet med regelverket för sjukresor. Ett delmoment i detta är att undersöka om hur mycket felaktiga utbetalningar som görs avseende resor till och från NUS, då ingen remisskontroll görs för dessa resor innan registrering. Detta var ett lämpligt arbetssätt tidigare men i samband med att den nya patientlagen trädde i kraft 2015 så gavs möjligheten för patienter från Norrbotten att söka vård på NUS utan remiss från hemlandstinget, vilket innebär att de då ska stå för resekostnaderna själva. Kontrollmål Undersöka hur många felaktiga utbetalningar som gjorts och summan för dessa avseende sjukresor till och från NUS. Riskbedömning Risk finns att vi ger resebidrag för resor som avser patientens fria val. Leder till onödiga kostnader för landstinget. Kontrollmoment Kontroll av besök avseende patientens fria val till NUS fakturerade av VLL september 2016, korsjämförelse med resor registrerade i SAM3001. Avser tidsperiod 2016-05-04 2016-08-24 (inkluderar endast besöken som var på septemberfakturorna) Kontrollaktiviteter Vad ska granskas? Metod Urval Hur många sjukresor och totalbelopp för resa som har registrerats avseende patientens fria val till NUS Kontrollera fakturerade besök enligt patientens fria val för september 2016 och kontrollera ifall sjukresor är registrerade för dessa besök i SAM3001. Samtliga besök enligt patientens fria val till NUS fakturerade av VLL september månad 2016. Division: Ansvarig process: Ansvar Service Att administrera ekonomi och dokument 18
Chef: Utförare: Jenny Maria Jonsson, Patientkontoret Jim Söderlund, Patientkontoret Resultat Septemberfakturorna från VLL innehöll totalt 46 patienter där giltig remiss saknades. Av dessa 46 patienter hade 20 st. resor registrerade i SAM3001. 17 st. av patienterna hade resor registrerade i modul 323 (egenresande), 2 st. hade resor registrerade i modul 328 (bokade via Beställningscentralen) samt 1 st. hade resor registrerade både i modul 323 och 328. Eventuella förbokade tågresor har inte fångats upp i denna internkontroll då dessa inte registreras i SAM3001. Summan på det som hade betalats ut till dessa patienter uppgick till totalt 10 331 kronor. Det är här viktigt att påpeka att det kan vara så att vården helt enkelt glömt att lägga in eller förlänga remissen i VAS. Åtgärdsförslag Remisskontroll böra göras även på resor avseende vård på NUS då vi inte längre kan anta att patienten reser ditt på vårdens initiativ. Ifall patienten saknar en giltig remiss för perioden resan har skett ska sjukreseblanketten skickas tillbaka till patienten med hänvisning till detta. Det är då upp till patienten att kontakta vården ifall denna anser sig ha en giltig remiss. En ny internkontroll bör göras, förslagsvis avseende fakturor från VLL februari 2017, för uppföljning av åtgärdens verkan. Internkontroll Sjukresor SML Patientkontoret vill undersöka om vi som landsting betalar ut rätt ersättning för sjukresor i enlighet med regelverket för sjukresor. Ett delmoment i detta är att undersöka om hur mycket felaktiga utbetalningar som görs avseende resor som avser besök enligt smittskyddslagen (SML). Dessa besök ska inte landstinget ersätta utan en särskild blankett ska istället fyllas i av patienten och skickas till Försäkringskassan. Då vi vissa gånger slumpmässigt upptäckt att sjukreseblanketter vi fått in avser SML-besök så finns det anledning att anta att vi har betalat ut bidrag felaktigt för resor där vi inte upptäckt att det har rört sig om SML-besök. Kontrollmål Undersöka hur många felaktiga utbetalningar som gjorts och summan för dessa avseende sjukresor avseende SML-besök. Riskbedömning Risk finns att vi ger resebidrag för resor som avser SML-besök. Leder till kostnader som landstinget egentligen inte ska ha 19
Kontrollmoment Kontroll av besök avseende SML där även sjukresor har registrerats. 2016-01-01-2016-09-30 Avser tidsperiod Kontrollaktiviteter Vad ska granskas? Metod Urval Hur många sjukresor och totalbelopp för resor som har registrerats avseende SML-besök. Kontroll genom korsjämförelse mellan SML-besök och sjukresor för de patienterna samma datum. Besök i VAS som är registrerade med avgiftstyp S1 och/eller besöksorsak SML. Division: Ansvarig process: Chef: Utförare: Ansvar Service Att administrera ekonomi och dokument Jenny Maria Jonsson, Patientkontoret Jim Söderlund, Patientkontoret Resultat Totalt har 14 st. resor registrerats och betalats ut där vi med säkerhet kan säga att besöksorsaken var SML. Kostnaden för egenresandet (modul 323) uppgick till totalt 5 582 kr och inkluderar man de förbokade resorna blir totalkostnaden cirka 6 400 kr. Fördelningen över vilka mottagningar vi registrerat in sjukresor på avseende SML-besök såg ut enligt följande tabell: Mottagning SY Endokrinologi 1 SY Hud 1 SY Infektion SY Kurator 1 SY Lung 2 SY Med 1 SY Specialistmödravård 1 Antal SML-resor registrerade 8 (+2 st. vi gav avslag för pga. för kort avstånd) Det är naturligt att infektionsmottagningen ligger i topp då de har störst volym av SML-patienter. Åtgärdsförslag För att förebygga fel ska personalen på Patientkontoret vid registrering av sjukresa fokusera på blanketter där det framgår att besöket avser infektionsmottagningen och göra en kontroll för dessa besök. 20
Informera kassapersonal vid infektionsmottagningen och medicinmottagningen. Påminnelse ska ges om vad som gäller vid SML-besök för att öka medvetenheten hos de som hanterar sjukreseblanketterna hos vården. Förslagsvis görs en ny internkontroll i början av 2018. Division Kultur och utbildning Diarieföring säkerställa att rutiner för diareföring efterlevs Under året har divisionen haft en extern konsult som gjort en översyn av divisionens hantering av projektärenden. I arbetet framkom att våra ärenden hanteras och diarieförs i två olika system, både Kulturdatabasen och landstingets diariesystem. Då vi tidigt under 2016 fick vetskap om att landstinget skulle överta det regionala utvecklingsansvaret och att personal och verksamhet från Länsstyrelsen skulle slås ihop med vår verksamhet och Regionala avdelningen föreslogs att invänta tills de var på plats och därefter försöka skapa en integration mellan olika system för att undvika arkivering/diarieföring på flera ställen. Länsstyrelsen diarieför sina handlingar i systemet NYPS. Att säkerställa att vi har rutiner för diarieföring och att de efterlevs är en prioriterad uppgift hos den nya avdelningen 2017. Upphandling Säkerställa att LOU efterlevs Detta moment har inte prioriterats under 2016. 21
Landstingsdirektörens stab Lab-kostnader för läkare på nationella taxan Mål och metod Varför görs uppföljningen? Uppföljningen görs för att kontrollera att fastställda regler och riktlinjer inom området följs. Riskbedömning Laboratorieverksamhet inom patologi och cytologi är en upphandlad och sköts av Unilabs. Kostnader för denna typ av analyser som läkare på nationella taxan beställer belastar landstinget. Läkaren som beställt analyser sakattesterar fakturan och beslutsattestering sköts av beställaransvarig på Ekonomi- och planeringaadvelningen. Kostnader för patolog- och cytologanalyser ökade markant 2015. Det fanns skäl att kontrollera om det finns brister i fakturering eller gällande indikationer för provtagning. Vad ska konkret följas upp? Att debiterad kostnad för analys stämmer med fastställda prislistan. Att indikation för provtagning följer medicinsk praxis och rutiner. Att det finns journaldokumentation kopplad till fakturerade analyser Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Stickprov för beställda analyser under 2015 och 2016. Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Prissättning av analyser Granska om fakturerad pris är samstämmig med prislistan Treportion reflex HPV och Treportion- analyser. Fakturer avseende en läkare (gynekolog) verksam på nationella taxan som uppmärksammat ev. fekaktigheter i debiitering jämfört med det hon beställt Indikation av provtagning samt kontroll av journalföring av beställda analyser Journalgranskning Journalgranskning av ett urval av ananlyser som en läkare verksam på nationella taxan beställt. Omfattande skopiverksamhet 22
och omfattande provtagning jämfört med övriga läkare verksamma på nationella taxan. Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar Nationella taxan Ekonomi- och planeringsenheten Tarja Lepola Elisa Lindgren, beställaransvarig Resultat Granskning av prissättning av Treportion och Treportion reflex HPV har indikerat att det finns en praxis att utföra den mer omfattande analysen om inte beställande läkaren varit tydlig med att en enklare analys är tillräcklig. Kostnad för den mer omfattande analysen är 772 kr/analys och den enklare analysen kostar 325 kr/analys. Kontakt har tagits med verksamhetschef för laboratoriemedicin, som är ansvarig för avtalsuppföljning, för att påtala ev. oklarheter kring dessa analyser. Detta skedde 2016-02-24 Granskning gällande läkaren med omfattande skopiverksamhet och omfattande provtagning visade att faktureringen från Unilabs stämde med beställda analyser. Vid journalgranskning framkom att provtagning i form av biopsier tagits vid 19 av 35 fall med, enligt journalerna, makroskopiskt normalt fynd vid undersökningarna. I journaltext framgick i dessa fall inte orsak till provtagning. Om prover tas utan rimlig medicinsk indikation finns risk för undanträngningseffekter på redan belastade enheter som laboratorier. Granskningen är genomförd 2016-10-07 Förbättringsförslag Avtalsuppföljning bör genomföras och bör omfatta granskning av prissättning och att det finns tydliga riktlinjer för analysbeställning och genomförandet av analyser. Dialog bör föras med läkare verksamma på nationella taxan om medicinska indikatorer för provtagning. Det är viktigt att samma riktlinjer följs oavsett om läkaren är anställd av Region Norrbotten eller verksam enligt nationella taxan. Följsamhet till ledningssystemet för patientsäkerhet Bakgrund I landstinget egenkontroll för 2016 ingick att utföra internkontroller. Ett av områden för internkontroll var följsamhet till ledningssystemet för patientsäkerhet. Kravet på kvalitetsledningssystem utgår från föreskriften SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att: 23
systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Det systematiska förbättringsarbetet ska bestå av riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Föreskrifterna och de allmänna råden fokuserar på hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Syfte Följsamhet till ledningssystemet för patientsäkerhet. Tillvägagångsätt Internkontrollen har genomförts på följande sätt; Sökning i VIS; använda sökord var, ledningssystem och patientsäkerhet med filter på området Beslutsnivå för Verksamheten. Sökningsen gav 306 träffar. Efter genomgång åtestod ca 20 dokument. Genomgång av 2016 års patientsäkerhetsberättelser Riktade frågor via mail/telefon till divisionerna. Uppföljning mot handlingsplan för patientsäkerhet Följande indikatorer har följts upp; Finns ett ledningssystem för patientsäkerhet som utgår ifrån det övergripande? Finns rutiner för avvikelsehantering, patientrelaterade avvikelser? Finns rutiner för riskanalys? Finns rutiner för hantering av klagomål och synpunkter? Finns rutiner för anmälan enligt lex Maria? Finns rutiner för egenkontroll? Används checklistan för kvalitetsledningssystemet? Är strategi och handlingsplan för patientsäkerhet känd? Resultat Fortfarande är det bara ett fåtal verksamheter som har ett eget nedbrytet ledningssystem för patientsäkerhet men en utveckling har skett under året. Rutiner för avvikelsehantering, patientrelaterade avvikelser, hantering av klagomål och synpunkter och egenkontroll finns upprättade inom de flesta verksamheterna. Arbeten har påbörjats och pågår, men på enhetsnivå finns fortfarande vissa brsiter. 24
Rutiner för anmälan enligt lex Maria och riskanalys hänvisas till övervägande del till det övergripande ledningssystemet för patientsäkerhet. I handlingsplanen för patientsäkerhet finns mål och aktiviteter uppsatta som är relaterade till ledningssystemet se bilaga 1. Strategin och handlingsplanen för patientsäkerhet är till viss del känd. Divisonstaberna och verksamhetsledning känner till dokumenten men på enhetsnivå är dokumenten inte lika kända. Folktandvården I folktandvården finns ett ledningssystem för kvalitetsarbete som bygger på föreskriften SOSFS 2011:9 och det övergripande ledningssytemet för patientsäkerhet. De har även ett rutindokument för självgranskning med checklista för uppföljning av ledningssystemet. Uppföljning av följsamhet sker framförallt i patientsäkerhetsberättelsen samt i den ordinarie strukturen för uppföljning. Länssjukvården Inom länssjukvården pågår ett arbete på divisionsnivå med ett övergripande kvalité ledningssystem. I det ingår det regionövergripande ledningssystemet för patientsäkerhet som anpassats för divisionernas verksamhet. En gemensam mall för sidan tas fram och länkar finns till ledningssystemets rutiner och riklinjer etc. I kvalitetsledningssystemet finns rutiner för avvikelser, klagomål och synpunkter samt rutiner för uppföljning, egenkontroll. Följande verksamhetsområden inom lässjukvården har upprättat egna ledningssystem; Kir/Urol Öron-, näsa-, hals Bild- och funktionsmedicin Uppföljning av följsamhet sker framförallt i patientsäkerhetsberättelsen samt i den ordinarie strukturen för uppföljning Närsjukvården Sammanställning från närsjukvården för 2016 visade att 88 % av alla enheter har ett planerat och organiserat patientsäkerhetsarbete utifrån sitt eget ledningssystem. 85 % av all personal i närsjukvården. Inom närsjukvården har utbildning genomförts i att rapportera avvikelser och i grundläggande kunskap om patientsäkerhet. När det gäller egenkontroller, så utför 77 % kontinuerligt egenkontroller i sin verksamhet. Patientsäkerhetssamordnare på verksamhetsnivå har via utbilningen fått kännedom hur ett lokalt ledningssystem för patientsäkerhet ska var uppbyggt. Ledningssystemet ska vara känt och följas av medarbetare, men även att man på den egna enheten har kunskap om hur man genomför en mindre eller mer omfattande analys av inträffade händelser på ett kvalitetssäkert sätt. Syftet med utbildningen har varit att på verksamhetsnivå säkra en funktion med kompetens att arbeta som lokalt stöd i patientsäkerhetsarbete. Uppföljning av följsamhet sker framförallt i patientsäkerhetsberättelsen samt i den ordinarie strukturen för uppföljning. 25
Länsteknik Inom verksamheten finns ett kvalitetsledningssystem och i det ingår patientsäkerhet. I kvalitetsledningssystemet finns rutiner för avvikelser, klagomål och synpunkter samt rutiner för uppföljning, egenkontroll. Service Inom verksamheten finns ett kvalitetsledningssystem och i det ingår patientsäkerhet. I kvalitetsledningssystemet finns rutiner för avvikelser, klagomål och synpunkter samt rutiner för uppföljning, egenkontroll. Uppföljning av följsamhet sker framförallt i patientsäkerhetsberättelsen samt i den ordinarie strukturen för uppföljning Sammanfattning Sammanfattningsvis kan sägas att det finns en följsamhet till ledningssystemet för patientsäkerhet och att en ökad följsamhet har skett under 2016 jämfört med tidigare år. Fortfarande finns brister med att tydligöra den röda tråden mellan olika nivåer, att visualisera ledningssystemet och att systematisera uppföljning och strukturera egenkontrollen. Under senare delen av 2016 har en revision genomförts som är riktad att granska kvalitetsledningssystemet i regionen. Utifrån revisionsresultatet kommer troligtvis förbättringsområden att framkomma. MT-investeringsprocess Mål och metod Varför görs uppföljningen? Den snabba teknikutvecklingen inom vården medför en allt högre komplexitet avseende medicintekniska investeringar. De kontinuerliga investeringarna bidrar till nya fristående utrustningar och system och i allt större utsträckning nya kompletta systemlösningar samt integrationer till befintliga system, som ställer allt högre krav på samordning av påverkande faktorer. I och med en ökad komplexitet och med ekonomi och kvalitet i fokus så ställs det allt högre krav på framförhållning, prioritering, samordning och resurssäkring. För att kunna möta upp till detta har regionsledningen beslutat att införa en ny process för beredning och beslut av landstingets investeringar. Processen ska säkra och ta fram en samlad bild av landstingets samtliga investeringar av medicinteknisk utrustning, medicinska informationssystem, övriga inventarier och Fastigheter utifrån medicinska behov, övriga verksamhetsbehov, säkerhetsaspekter, legala aspekter, arbetsmiljö och personella- samt ekonomiska resurser. Riskbedömning Om inte processen följs kan det innebära att Regionen ej kan planera för sina investeringar på ett systematiskt sätt vilket skapar sämre förutsättningar för att säkerställa att rätt investeringar görs ur ett verksamhets- och patientsäkerhetsperspektiv samt även ur ett ekonomiskt, juridiskt och arkitekturperspektiv. Det skapar även svårigheter för samtliga resurser som är inblandade 26
i ett införande då framförhållningen blir allt för liten. För en bra hantering i alla steg från behov till införande krävs en strategisk och långsiktig investeringsplanering. Vad ska konkret följas upp? Att investeringsprocessen är införd och gäller för hela regionen. Att ett IT-stöd för processen är infört för hela regionen Att divsion Länsteknik övertar ansvaret för investeringsplaneringen för Medicinsk Teknik enligt gällande uppdrag. Vilken tidsperiod omfattar kontrollaktiviteten? Aktiviteter till och med 2016 Hur ska uppföljningen göras? Vad ska granskas? Metod Urval Att investeringsprocessen gäller för Projektmål. Avrapportering Regionen hela regionen Att ett IT-stöd för processen är infört för hela regionen Att divsion Länsteknik övertar ansvaret etappvis för investeringsplaneringen för medicinteknisk utrustning Projektmål. Avrapportering. Mål i uppdrag. Avrapportering. Regionen Produkttyper enligt gällande uppdrag. Utökas årligen med målet att samtlig medicinteknisk utrustning omfattas. Verksamhetsområde: Ansvarig enhet: Chef: Utförare: Ansvar IT-/MT-avdelningen IT-/MT-avdelningen Anders Nordin Göran Eriksson Resultat Att investeringsprocessen gäller för hela regionen En investeringsprocess för Regionens investeringar med tillhörande processbeskrivning finns framtagen och är kommunicerad. Rutiner som hör till investeringsprocessen är framtagna, kommunicerade och publicerade på insidan.nll.se Att ett IT-stöd för processen är infört för hela regionen Ett IT-stöd från Square Moon Prio, är infört för en ökad transperans, effektivitet, kvalitet och ett minskad manuellt arbete då attestflöden samt ekonomisk uppföljning kan hanteras i systemet. 27