Verksamhetsberättelse Sörskogens samfällighetsförening 2011 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret 2011. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Greta Tellström T 147 Vice ordförande Olle Larsson F 43 Kassör Magnus Wetterberg F 1 Sekreterare Auli Sarlin F 101 Ledamot Anders Palm T 65 Ledamot Fredrik Jandér F 49 Ledamot Josef Bernauda F 7 Suppleant Inger Nyberg F 34 Suppleant Marko Grbovic T 87 Styrelsen har under året haft 11 protokollförda möten. Revision av samfällighetens räkenskaper och verksamhet har utförts av: Johan Blomgren, F 73 och Erik Dahlberg, T 189. Revisorssuppleanter har under året varit: Terje Rydén, T 73 och Lasse Hanson, F 37 3 (20)
Ansvarsområden Belysning p-plats/pumphus Betalningskontroll Bollplan Byalagsstugan Byanvärd, bokning Elavläsning/garage Entreprenadfrågor Flaggning Försäkring Garagefrågor Garagebelysning Grannsamverkan Hemsidan Info till medlemmarna Lekparker Miljöstationen - Miljöfrågor Nya medlemmar Nyckel till förråd och lån av stege Pulkaskydd Tak Telefonkatalog för Sörskogen Trafiksäkerhet TV-nät Underhållsplan Valborg Vatten och avlopp Vårstädning Årsmöte Anders Palm Anders Palm Olle Larsson Inger Nyberg Sonja Wahlström, B 28 (ej i styrelsen) Från 1/7 2011 Hanna Rudin, T 81 (ej i styrelsen) Josef Benauda Olle Larsson styrelsen@sorsam.se Olle Larsson Fredrik Jandér Lars Elebäck, T 69 (ej i styrelsen) Anders Palm Lasse Hanson, F 37 (ej i styrelsen) Auli Sarlin Josef Benauda Inger Nyberg Respektive gaturepresentant Fredrik Jandér / Magnus Wetterberg Allan Nyberg, F 34 (ej i styrelsen) Marko Grbovic Auli Sarlin Anders Palm Josef Benauda Marko Grbovic / Fredrik Jandér) Styrelsen Fredrik Jandér Styrelsen Styrelsen Gaturepresentanter Bläcksvampsvägen (78 st) 1 99 Auli Sarlin 101 127 Inger Nyberg 2 28 Inger Nyberg Flugsvampsvägen (74 st) 1 31 Josef Benauda 37 83 Fredrik Jandér 2 40 Inger Nyberg 85 111 Auli Sarlin Taggsvampsvägen (118 st) 1 23, 153 175 Marko Grbovic 2 40, 177 195 Marko Grbovic 25 151 Anders Palm 4 (20)
Medlemmar Antalet medlemmar i föreningen är 270 st. Utdebitering och ekonomi I enlighet med årsstämmans beslut var utdebiteringen under året 8.000 kr. Debitering har skett med 2.000 kr vardera i mars, juni, september och december. Försenings- och påminnelseavgift har debiterats med 100 kr vid utebliven betalning. Enligt stämmobeslut har vi inte längre delat ut inbetalningskort, utan endast meddelat på hemsidan, i stämmoprotokollet och Hemma i Sörskogen om de fyra betalningstidpunkterna, Sörsams konto och vikten att ange betalarens fastighetsbeteckning t ex B128. Betalningsdisciplinen i föreningen är relativt god, men något sämre än tidigare år. Budget har följts under året och amortering har gjorts enligt plan med 800.000 kr för år 2011. Det återstående lånet kommer att kunna slutamorteras under år 2012. År 2011 började med sträng kyla och höga kostnader för snöröjning, vilket vägdes upp av snöfria månader i november och december. I övrigt hänvisas till balans- och resultaträkningen. Information till medlemmarna Informationsbladet Hemma i Sörskogen har delats ut sju gånger, dels enligt stämmobeslut via epost till alla som har meddelat sin epostadress till styrelsen, dels i postlådorna. Särskild information har också delats ut om valborgsmässoelden, elavläsning i garage och skrivelse till SL för att få bättre service. Sörskogens interna telefonkatalog delades ut i augusti. När vi får information om nyinflyttade till Sörskogen hälsas de välkomna och får då kännedom om vad medlemskap i samfälligheten innebär. Årets vårstädning blev trevliga dagar med grillad korv och fika, då både nya och gamla, unga som äldre medlemmar kunde umgås och träffa styrelsen. Bollplan/Skridskobana Vi har i likhet med föregående år anlitat Riksbyggen som "ismakare." Förra vintern blev banan klar för skridskoåkning redan till jul, men nu får vi avvakta att temperaturen sjunker tillräckligt. Byalagsstugan Byan är en fin festlokal, men akustiken i lokalen har varit påfrestande. Efter motion till förra årsstämman har vi anlitat akustikexpert och låtit montera speciella akustikskivor i taket. Resultatet blev mycket tillfredställande. Inomhusdelen av värmepumpen har fått service och ventilationssystemet är rensat. Decemberstormen blåste av några tegelpannor från Byans tak, men reparation kunde ske utan dröjsmål. Effektiv markanvändning Enligt beslut på årsstämman bildades en arbetsgrupp för att utröna möjligheten att effektivare utnyttja den mark som befriades när kraftledningen flyttades utanför området. Kommunens representanter har uppvaktats, men ännu finns inget konkret besked från dem. 5 (20)
Försäkringar Vi har avtal med IF. Inga ärenden har behandlats under året. Lekplatser Linbanan har behövt underhåll två gånger under året. Elavläsning i garage Elavläsningen har löpt enligt ny rutin, med insamling av mätarställningar i maj och debitering i juni 2011. Garage Mindre justeringar har skett på flera garageportar under året. Vi har bytt garageblock som var trasiga och som behövde bytas ut för att inte falla in i garaget. Vår leverantör har mot slutet av året även justerat och satt tillbaka bortblåst plåt på flera garage. Sommar- och vinterunderhåll Vi har avtal med Riksbyggen som efter många år känner till vårt område. Både sommar- och vinterunderhållet fungerar bra. Vi har tillgång till Riksbyggens beredskapslista och kan hålla kontakt med ansvarig personal för effektivt arbete. Städdagar och Valborgsmässofirande Rutinen med indelning i städområden, städuppdrag på papperslappar, som medlemmarna kunde plocka med sig och återkomma med rapport efter genomfört arbete, har gjort att städdagarna fungerade mycket bra. Vi hade tur med väder och både genomförande av uppgifterna och samlingen efteråt till korvgrillning och kaffe, saft och kakor gjorde städdagarna till glada vårfestdagar för vuxna och barn i alla åldrar. Huslängorna Bläck 57-99 stod för trevligheterna kring valborgsmässofirande. Någon pub blev visserligen inte av, men med hjälp av fotbollslagens föräldrar och andra frivilliga genomfördes fackeltåg från Byan ner till platsen för elden, vårsånger sjöngs och traditionsenligt valborgsmässofirande ägde rum, kanske för sista gången. När elden hade slocknat fanns nämligen metallföremål och tegelsten kvar på platsen, vilket i framtiden blir ett hinder för eldningstillstånd. Nu har en skylt satts upp som förbjuder tippning på den plats där vi tidigare hade valborgsmässoeld. Trädvård Vi har fortsatt med trädvårdsplanen och Flugsvampsvägens trädbestånd är nu genomgånget vad beträffar avverkning, beskärning och röjning av sly. Plan för Bläcksvampsvägens bestånd har upprättats. I samråd med berörda boende har åtgärder enligt plan påbörjats. Julhelgens storm fällde bl a två tallar som enligt den nya planen skulle avverkas. Trädresterna transporterades bort utan dröjsmål. På grund av mild vinter är övriga planerade trädvårdsåtgärder på Bläck nästan klara. Så snart väderleken tillåter fortsätter arbetet med det som återstår. Vatten och avlopp Inget att rapportera. 6 (20)
Tak Avtalet med Hagmans Tak har förlängts så att även hängrännor ingår. Enligt stämmobeslut är hängrännorna till fastigheterna Bläck 107-111 uppriktade. Under oktober utfördes besiktning av både tak och hängrännor utan andra anmärkningar än att privata föremål och planteringar intill vissa stegar måste tas bort så att besiktning och underhåll kan ske obehindrat. De "popnitar" till takens plåtbeklädnad, som blåste av i decemberstormen, har ersatts med skruvar. Hemsidan Lasse Hanson är webbmaster för vår hemsida, www.sorsam.se, där du hittar löpande aktuell information om det som berör medlemmarna i Sörskogens samfällighetsförening. På hemsidan publiceras även information om grannsamverkan samt närpolisens tips och varningar inför större helger. Kabel-TVnät Enligt stämmobeslut har styrelsen utsett en arbetsgrupp för att undersöka villkoren för att dra fiber till våra bostäder. Arbetet fortsätter. Under julhelgen rapporterades störningar orsakade av kraftiga vindar som slog ut TV, telefon och internet i hela området. Boende i Sörskogen gjorde då rätt i att ringa ComHems kundtjänst, som snabbt hade information om felet och åtgärdade det samma dygn. I övrigt har kabel TV-nätet fungerat utan problem och inom ramen för budgeterade medel. Miljö och miljöstationen Regelbundna kontakter med FTI (Förpacknings- och tidningsinsamlingen) om extra tömningar, eftersom sopcontainrarna vid Miljöstationen numera kan fyllas på mycket kort tid efter tömning. Sopsäckar, grovsopor och byggavfall som felaktigt ställs vid Pumpstationen, förfular vårt område. Trafiksäkerhet Det råder parkeringsförbud på gatorna i Sörskogen. Att parkera på trottoaren är att tvinga barnvagnar och barn ut i gatan. Parkering på trottoaren förekommer tyvärr ändå och här krävs skärpning innan tillbud och olyckor sker. Vid storhelger räcker inte de parkeringsplatser som finns uppe i området. Speciellt då är det viktigt att se till att det inte sker någon dubbelparkering som hindrar stora utryckningsfordon att ta sig fram. Ta ditt ansvar, informera och kontrollera hur det parkeras utanför din fastighet! Kommunen har kompletterat bussens vändplan med trottoar runt om. Underhållsplan Underhållsplanen för samfällighetens gemensamma tillgångar har fått en översyn i enlighet med Villaägarnas Riksförbunds riktlinjer för samfällighetsföreningars långsiktiga plan för underhåll och förnyelse. Kommande underhållskostnader i vår Underhållsplan (bilaga, s. 19) är uppskattningar. Siffrorna i första kolumnen hänvisar till siffrorna i anläggningsbeslutet, som finns på hemsidan. Ytterförråd Den yttre träpanelen till Sörsams ytterförråd var svårt skadad av röta. Vi har därför försett förrådet med ny stående panel. Stege och nycklar till förrådet har lånats ut ett flertal gånger. 7 (20)
Sörskogens Samfällighetsförening Balansräkning för år 2011 T o m bokf.datum: 31/12 2011 T o m verifikation: A 287 TILLGÅNGAR 2010-12-31 2011-12-31 Kassa 0,00 0,00 PlusGiro 465 099,47 480 190,37 Nordea, Sparkonto 130 596,89 11 018,95 Nordea, Likviditetsinvest 643 136,28 643 118,29 Kundfordringar 0,00 0,00 Fordran medlemsavgifter 45 975,00 116 000,00 Fordran Medlemmar 1) 845 547,36 102 580,39 Interimsfordringar 95 679,00 65 700,00 Summa tillgångar 2 226 034,00 1 418 608,00 SKULDER 2010-12-31 2011-12-31 Leverantörsskulder 423 165,00 316 154,00 Skuld till medlemmar 0,00 0,00 Interimsskulder 12 415,00 0,00 Förutbetalda medl.avgifter 0,00 12 000,00 Taklån & lån fläktar o kupoler 2) 1 080 000,00 280 000,00 Fond Underhåll 3) 710 454,00 810 454,00 Summa skulder 2 226 034,00 1 418 608,00 Not 1) Fordran hos medlemmar Fordran vid årets början 1 646 476,19 845 547,36 Årets resultat -800 928,83-742 966,97 Fordran vid årets slut 845 547,36 102 580,39 Not 2) Lån Nordbanken Skuld vid årets början 2 230 000,00 1 080 000,00 Amortering Taklån -710 000,00 0,00 Amortering Lån fläktar & kupoler -440 000,00-800 000,00 Skuld vid årets slut 1 080 000,00 280 000,00 Not 3) Fond Underhåll Fond vid årets början 610 454,00 710 454,00 Förändring 100 000,00 100 000,00 Fonderat vid årets slut 710 454,00 810 454,00
Sörskogens Samfällighetsförening Resultaträkning & budget för år 2011 T o m bokf.datum: 31/12 2011 T o m verifikation: A 287 INKOMSTER Budget 2011 2011-12-31 Utfall i % Medlemsavgifter 2 160 000 2 160 000,00 100% Byan inkomst 18 000 15 650,00 87% Eldebitering Garage 13 000 11 660,00 90% Förseningsavgifter 2 000 3 630,00 182% Övriga intäkter 0 0,00 - Ränteintäkter 4 000 422,06 11% Summa inkomster 2 197 000 2 191 362,06 UTGIFTER Budget 2011 2011-12-31 Utfall i % Sommarunderhåll, Riksbyggen 220 000 220 156,75 100% Sommarunderhåll, övrigt 175 000 111 875,00 64% Vinterunderhåll, Riksbyggen 200 000 189 898,25 95% Underhåll tak, kupoler 90 000 77 561,00 86% Underhåll fläktar/kupoler 0 0,00 - Underhåll lekparker/bollplan 100 000 58 708,50 59% Underhåll garage & elcentraler 80 000 140 322,00 175% Diverse underhåll 0 0,00 - Byan - Drift 40 000 40 700,81 102% Byan - Underhåll 75 000 34 782,00 46% Avgifter ComHem 255 000 257 980,00 101% El garage/bollplan 92 000 47 537,19 52% Kontor & Tryck 11 000 13 001,50 118% Årsstämma, möteskostnader 10 000 12 894,00 129% Styrelse o Revisorer 82 400 74 400,00 90% Ordförande extra ersättning 0 0,00 - Försäkringar 32 000 32 094,00 100% Diverse kostnader 10 000 3 263,00 33% Ränta - Taklån 0 0,00 - Ränta - fläktar/kupoler 45 000 31 936,00 71% Värdeförändring Likviditetsinvest 0 17,99 - Övr. finansiella kostnader 2 000 1 268,10 63% Avsättn. till Underhållsfond 100 000 100 000,00 100% Årets resultat 577 600 742 966,97 129% Summa utgifter 2 197 000 2 191 363,06 Årets resultat 577 600 742 966,97 Amortering taklån 0,00 Amortering lån fläktar & kup. -800 000-800 000,00 Överskott/Underskott -222 400-57 033,03 Ev. underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen 1-270 med lika andelstal. Avgiften för år 2011 beslutad till 8.000 kr per delägarfastighet, betalning i slutet av varje kvartal. Förseningsavg./påminnelseavg. är 100 kr för medlemsavgift och 50 kr för eldebitering garage & byanhyra. Debitering sker kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medlemsavgift 2011-03-29 2 000 kr 2011-06-29 2 000 kr 2011-09-29 2 000 kr 2011-12-29 2 000 kr 8 000 kr
Vad användes din avgift till 2011? Intäkter 2 191 362 kr Kostnader Belopp Procent kr / hus Underhåll & Byan 874 004 kr 39% 3 237 kr Amortering lån 800 000 kr 36% 2 963 kr Kabel-nät, ComHem 257 980 kr 11% 955 kr Underhållsfond 100 000 kr 4% 370 kr Övriga kostnader 216 411 kr 10% 802 kr 2 248 395 kr 100% 8 327 kr Underskott 57 033 kr 2 134 329 kr Vad användes din avgift till 2011? Underhåll & Byan Amortering lån Kabel-nät, ComHem Underhållsfond Övriga kostnader