Taktiskt inköp Förhandlingsteknik

Taktiskt inköp Förhandlingsteknik Svante Axelsson M: 070 623 64 59 E: svante.ax@telia.com alt: svante.axelsson@effso.com

Syfte Grundläggande kunskap om en förhandlings uppbyggnad. En första möjlighet att känna på en förhandling.

Agenda Förhandlingens delar Förberedelser Beteenden Förhandlingstekniker Roller Genomförandet

Bikupa Vad är förhandling? I vilka situationer förhandlar man?

Förhandlingens olika delar. Förberedelser Genomförande Uppföljning Vi betonar att förberedelsesteget är viktigast. Det gäller att även försöka sätta sig in i motpartens situation.

Förhandlingens olika delar. Förberedelser Faktainsamling (egen såväl som motpartens info) Analys av fakta Sätta mål (Mål, Reträttmål & BATEF) Organisera (Välja taktiker, fördela uppgifter och roller) Genomförande Dialog Förhandlingen Avslut Uppföljning Analys av utfall

Förberedelser

Hur förbereder du dig inför en förhandling? Att vara väl förberedd är grunden för en lyckad förhandling. Att ha god kunskap om motparten är viktigt. Ju mer kunskap du har desto större är möjligheten att uppnå det du vill med förhandlingen. Att till exempel veta hur motpartens beteendemönster och temperament ser ut är till din fördel.

Faktainsamling Förberedelser Analys av egen situation Analys av motpartens situation Styrkeförhållanden i förhandlingen Uppgifter inom teamet Roller för teammedlemmar Grundtaktik Supporterande taktik Mål + Reträttmål 1 & 2 BATEF

Förberedelser Målsättningar - Vilka är parter/intressenter? - Vilka är dina målsättningar? - Vilka målsättningar kan övriga parter tänkas ha? - Vilka prioriteringar gör du? - Vilka prioriteringar kan övriga parter tänkas ha? Möjligheter - Vilka lösningar möter målsättningarna? - Vilka lösningar ger maximala gemensam vinster?

Alternativ Forts - Vilka är alternativen till en förhandlingslösning? - Vilket är ditt bästa alternativ (BATEF)? - Vilket BATEF kan övriga parter ha? Legitimitet - Vilka objektiva kriterier kan åberopas? - Hur kan du hjälpa övriga parter att förklara sina beslut för hemmapubliken?

forts Kommunikationen - Vilka antaganden gör du? - Har du ifrågasatt dem? - Vad skall du lyssna särskilt noga efter? Relation - Hur separerar människor från materiella problem? - Hur bygga en önskad relation? Åtaganden - Vilka frågor bör regleras i en överenskommelse? - Vilka åtgärder måste vidtas för att nå en slutlig överenskommelse?

BATEF Bästa Alternativ Till En Förhandlingslösning Dvs vad händer om ni INTE kommer överens!

Beteenden

Hur blir du en bra förhandlare? För att bli en framgångsrik förhandlare måste du bli en bra kommunikatör. Men kommunikation är mer än bara ord. Forskare hävdar att den icke-verbala kommunikationen omfattar 90 procent där kroppsspråket står för nästan 55 procent och tonfall står för knappt 40 procent. När det gäller att förmedla ett budskap så är alltså orden av mindre betydelse.

Diagram över kommunikationsuppdelning Ord Kroppsspråk Röst

Här är några tips på hur kroppsspråk kan avslöja en person: Fötterna om en person trummar med foten eller vrider och vänder på fötterna, så kan detta vara en signal på att personen i fråga är besvärad av situationen eller irriterad. Korslagda armar och ben om någon sitter med armar och ben i kors och lutar sig bakåt, långt ifrån dig, kan detta vara ett tecken på att han/hon inte gillar läget, just då. Föremål som trummar sitter en person och trummar med en penna eller liknande, kan detta tyda på irritation, otålighet och oförståelse. Instämmande nickningar är oftast en indikation på intresse och medgivande. Flackande blick eller vägran att titta någon i ögonen brukar vanligtvis vara ett bevis på att personen är osäker eller ljuger.

Förhandlingstekniker

Förhandlingstekniker Fait accompli Hot Potatoes Ultimatum Ta sig ur ett dödläge Skrämseltaktik: Detta är allt jag har Tiger - team Tystnad Byt förhandlare - taktiken Plocka russin

Förhandlingstekniker Spegling Den stygge och snälle Alternativmetoden Skivning Tålamod Extrema krav Eskalerande krav Lämna förhandlingen

Negotiation Tactics Good - Bad Cop Alternative method Slicing Patience Fait accompli Fact power Trading Silence NLP (neurolinguistic programming) Anchor feelings "ballot Win Win vs Win - Loose

Vad ser du?

Neuro Lingvistik Programmering (NLP)

Neuro står för hjärnan och hur den organiserar våra liv Genom att lära dig att styra dina tankar kan du: Ändra din uppfattning om människor och situationer. Påverka dina reaktioner. Använda dina minnen på ett sätt som ger stöd för den person du vill vara. Arbeta med det omedvetna för en effektivare inlärning.

Lingvistik är den språkliga delen av det sätt vi uppfattar världen på Genom att lära dig behärska ditt språk kan du: Göra dig själv starkare genom språkmönster. Förbättra din kommunikation för bättre relationer. Kommunicera på ett fängslande och övertygande sätt.

Programmering - hur våra beteenden styrs för att uppnå det resultat vi önskar Genom att tillämpa tekniker och modeller från NLP kan du: Bli en mästare i att hitta och utveckla dina inneboende resurser. Uppnå personliga och arbetsrelaterade resultat. Utveckla motivation och inre styrka hos dig själv och andra.

Roller

Negotiation team roles, examples Facilitator Negotiation leader Subject Matter expert End customer/demand representative Watchdog Secretary Pusher Thinker Carer Decision maker (Hidden)

Förhandling i team Skiljer sig förberedelserna åt? Skall man alltid vara flera? Vilka roller kan man ta?

Ett förhandlingsteam kan ha olika "besättning dvs. arbetsuppgifter/roller! Ledaren= Leder förhandlingen i "face-to-face kontakt. Leder, pratar mest, lägger förslag, byter, gör eftergifter, gör avbrott. Fördelar arbetet och ansvarar för resultatet. Summeraren= Frågar, klargör, summerar, gör sammanfattningar, köper tid, håller ledaren på spåret. På uppmaning bidra, lösa svåra situationer för ledaren. Håller kontroll på detaljer. Observatören= Har svåraste jobbet. Uppgift är att bevaka, lyssna och notera, att fånga "det mellan raderna", nyanserna att tolka förhandlingen. Undvika att bli för involverad utan vara kyligt observerande, undvika att tala under förhandlingen utan prata i pauserna.

Om vi skall sätta ihop ett förhandlingsteam bör vi se till att det finns några olika människotyper i teamet, exempel på dessa är: Ledare Idémänniska Relationsinriktad - Pusher -Thinker -Carer

Förberedelser Förhandlingens olika delar. Faktainsamling (egen såväl som motpartens info) Analys av fakta Sätta mål (Mål, Reträttmål & BATEF) Genomförande Dialog Förhandlingen Avslut Uppföljning Analys av utfall Vi betonar att förberedelsesteget är viktigast. Det gäller att även försöka sätta sig in i motpartens situation.

Självsäkerhet Thomas Kilmanns konflikttypsinstrument Hög Tävlande Samarbetande Kompromissande Låg Undvikande Tillmötesgående Låg Samarbetsbenägenhet Hög

Intuition Modell för förhandlingsverktyg Hög Prutning Hot Känslor Låg Kompromissande Logisk Låg Påverkan Hög Källa: Reynolds A; Emotional Intelligence and Negotation; 2003

Genomförandet

Genomförandet Använd en agenda Presentera vad förhandlingen avser Kolla om alla parter har nödvändiga befogenheter Inled med något mjukt

Grundläggande element. Människor Gör en åtskillnad mellan människa och problemet Intressen Sätt intressena i centrum, inte ståndpunkterna Alternativ Skapa en rad olika möjligheter innan du bestämmer dig för vad du skall göra. Objektiva kriterier Kräv att resultatet skall baseras på något objektivt mått.

Problemet Köpslå inte om ståndpunkter. En stark förhandlingsmetod: Ger en så förnuftig överenskommelse som möjligt Är en effektiv metod Bör förbättra eller åtminstone inte skada relationen mellan parterna.

Hårdis eller mjukis??? Mjuka linjen: Deltagarna är vänner Målet är att bli överens Lita på andra Erbjud något Hårda linjen: Deltagarna är fiender Målet är att vinna Lita inte på andra Hota med något

Hårdis eller mjukis??? Mjuka linjen: Deltagarna är vänner Målet är att bli överens Lita på andra Erbjud något Hårda linjen: Deltagarna är fiender Målet är att vinna Lita inte på andra Hota med något Varken eller - DBP!

Hårdis eller mjukis??? Mjuka linjen: Deltagarna är vänner Målet är att bli överens Lita på andra Erbjud något Hårda linjen: Deltagarna är fiender Målet är att vinna Lita inte på andra Hota med något Principiell Deltagarna är problemlösare Målet är ett vettigt resultat, effektivt och nått i vänskap. Gå fram oberoende av tro/misstro. Kartlägg intressen

STEGEN 1. Människa vs Issue 2. Intresse i centrum 3. Generera alternativ 4. Hitta det som täcker flest intressen

Steg 1 Människa / problem Skilj på människa och problem Varje förhandlare har två slags intressen Relation Sakfrågor Ta i tu med mänskliga problem direkt Perception Emotion Kommunikation

Steg 2 Intressen i centrum Undvik ståndpunkter/positioner. Hitta det bakomliggande intresset. Hur identifierar man intressen? Fråga Varför. Fråga Varför inte. Tala om intressen (för den part n representerar). Presentera dina intressen Erkänn leverantörens intressen

Steg 3 Generera alternativ Sök möjligheter att nå ömsesidiga fördelar. Skilj den kreativa akten från den värderande Skapa förutsättningar och miljö för brainstorming.

Steg 4 Välj alternativ som bäst tillfredsställer intressen Ta reda på vilka intressen som är gemensamma. Försök knyta samman skiljaktiga intressen Olikheter. Ta reda på vad leverantören föredrar Kräv objektiva normer/kriterier Var öppen för sakskäl men inte för hot Hur utvecklar man objektiva kriterier? Rättvisa normer Opartiska procedurer Det kommer alltid att finnas motsatta intressen

Ja, men BATEF Bästa alternativ till en förhandlingslösning. Du är osäker utan BATEF. Utveckla ditt BATEF. Analysera motpartens BATEF

Hur kan du bli påverkad undermedvetet i en förhandling? Via en positiv kontakt, detta skapas oftast genom följande; Genom speglingar (anpassning till motparten genom) 1. Förändring av rösten 2. Anpassning av ordval 3. Användning av kroppsspråk

Möjliga motåtgärder på en fait accompli -taktik? 1. Förutse taktiken, förebygg den med att skriva in kännbara straff i kontraktet. 2. Protestera på hög nivå. 3. Lämna in en stämningsansökan. 4. Vidta själv någon aggressiv handling. Därefter kan du förhandla. 5. Få den allmänna opinionen på din sida. 6. Begär en stor handpenning. 7. Betala i förskott utan en god säkerhet. Det är inte lätt att ha att göra med någon som ställer en inför ett fait accompli. Den bästa metoden är att se till att priset blir så högt att angriparen avskräcks eller tvingas ge vika om han eller hon ändå försöker.

Hur kan man bryta/förebygga ett Byta förhandlare dödläge i en förhandling? Framföra ömsesidiga intressen Peka på negativa konsekvenser Paus Repetera tidigare överenskommelser under förhandlingen Uppskjuta frågan till ett senare tillfälle Hitta alternativa lösningar/förslag

Vad bör du göra om motparten byter förhandlare eller ändrar i sitt team? 1. Trötta inte ut dig med att upprepa gamla argument. 2. Ha tålamod om den nye backar från gamla överenskommelser. Han eller hon kommer förmodligen att åter gå med på det senare. 3. Försök finna en bra anledning till att skjuta upp samtalen tills den ursprunglige personen kommer tillbaka. 4. Fundera ut i förväg över hur du kommer att hantera ett eventuellt byte. 5. Byt gärna åsikt om motparten ändrar sig! 6. Vissa byten tyder på svaghet. Undersök möjligheterna till att kräva ett nytt erbjudande eller eftergifter. 7. Tala med den nye i enrum.

Vad menas med att förankra känslor i förhandlingssammanhang? 1.Låt din motpart återuppleva en positiv känsla eller skapa en sådan känsla under ert småprat. 2. När du märker att känslan hos motparten är som mest intensiv, förankrar du genom att säga något eller att röra vid den andra eller genom en rörelse som är unik. Du kan kombinera de olika systemen så att du t.ex. rör vid någon och samtidigt säger ett specifikt ord eller en mening. 3. När du vill utlösa ankaret upprepar du exakt ditt beteende från 2 ovan. Det är viktigt att säga exakt samma ord som när du gjorde förankringen och att du säger det med samma tonfall och röststyrka. Har du använt känslokanalen måste du röra på samma ställe och med samma kraft. Likadant om du gjort en rörelse. Upprepa exakt samma rörelse.

Hur hanterar du eftergifter? eftergift, det att (delvis) överge sin egen ståndpunkt för att tillfredsställa någon annans vilja; efterskänkande. Skaffa dig förhandlingsutrymme. Gå ut lågt om du är köpare och motsatsen om du är säljare. Försök få motparten att göra den första eftergiften i en viktig fråga. I de mindre viktiga frågorna kan du ge efter. Släpp inget för lätt, låt motparten kämpa för att du ska ge efter. För varje eftergift du ger se till att få något tillbaka. Se till att säga nej till det du tycker är viktigt. Stå på dig. Säger du nej tillräckligt många gånger så inser motparten att du menar det. Håll koll på alla eftergifter, både dina och motpartens. Var inte rädd för att ta tillbaka en eftergift. Tänk på att inget är definitivt innan avtalet är påskrivet.

Uppföljning

Uppföljning Jämför utfall med de olika målnivåerna Vad gick bra / mindre bra? Hur skötte deltagarna sina uppgifter? Hur skötte deltagarna sina roller? Vad iakttog ni hos motparten? Vad kan förbättras?

Genomför en förhandling

Förhandlingsövning Excellenta Finanstjänster AB (EF) och KontorsStolen AB (KS) Uppgift slut en överenskommelse

Förhandlingsövning Excellenta Finanstjänster AB (EF) och KontorsStolen AB (KS) Uppdelning i köpare och säljare Bilda team och dela ut roller Mandat (BATEF) finns beskrivet i förhandlingsinstruktion.

Förhandlingsövning Excellenta Finanstjänster AB (EF) och KontorsStolen AB (KS) Förberedelser, gruppvis köpare resp. köpare Förhandlingar - möten Ev. avbrott för enskilda överläggningar Slutförhandling Avslut, dokumentera vad ni är överens om

Förhandlingsövning Excellenta Finanstjänster AB (EF) och GENOMFÖRANDET Förberedelser 1 tim (SA tillgänglig för frågor) 12.30 13.30 KontorsStolen AB (KS) Förhandlingen 1 tim (SA tittar in) 13.30 14.30 Redovisning av resultat 1,0 tim 14.30-15:30 Ev Summering Tot 3 tim

Repetition av Förhandling