INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsbrev Mobil ärende version 2.1 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se VÄXEL 090-15 49 00 FAX 090-15 49 07 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: Svensknabbevägen 25, Box 751, 391 27 KALMAR LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, 831 33 ÖSTERSUND, VÄXEL: 063-13 22 05
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 3 Versionshantering... 3 Inloggning... 3 Sorteringsordningen sparas... 4 Serviceärende... 4 Visa bilder... 4 Överföra till fastighetsskötare... 6 Nytt ärende... 7 Underhållsärende... 8 Återkoppling... 9 Bild till kommunicera... 9 Felrättning... 9 Uppdatera ärende... 9 Nytt ärende... 9 Avflyttningsbesiktning... 10 Inventering... 10 Mallar... 11 Bilder... 12 Åtgärdas senast... 13 Beskrivningstext... 13 Städning... 14 Pdf-filen... 14 E-post... 14 Felrättning... 15 Spara avflyttningsbesiktning... 15 Uppdatering av hyresgästuppgifter... 15
Nu har vi gjort en ny version av mobilärende med massor av nyheter. Bland annat har vi gjort det möjligt att använda mallar och inventering vid Avflyttningsbesiktning samt att du kan ta bilder vid varje kontrollpunkt. I Serviceärendet kan du nu se bilderna i ditt ärende. Läs gärna mer om alla nyheter i detta nyhetsbrev. Vi hoppas att du ska få stor nytta och glädje av dessa nyheter. Stephanie Nyblom Produktledare Capifast Allmänt VERSIONSHANTERING Mobilgränssnittet omdirigerar dig nu till olika versioner av programmet beroende på vilken version av Capifast CRM du har installerat. Produkten vidareutvecklas mycket just nu och det kan kräva att senaste versionen av Capifast CRM finns installerat för att du ska kunna ta del av alla nyheter. Detta styrs med automatik vid inloggningen. Version 2.1 av mobil ärende kräver minst version 6.0 av Capifast CRM. Om du inte har version 6.0 installerad kommer du att endast se version 2.01 av mobil ärende. INLOGGNING Vid inloggningen behöver du nu inte ange mer än mobilarende.capitex.se dvs du får en kortare länk att skriva in i din mobils webbläsare. Lösenordet har vi möjlighet att ställa in att vara ett minsta antal tecken från och med denna version pga säkerhetsskäl. När du beställer mobil ärende kan vi ange ett minsta antal tecken på lösenordet om du så önskar. Allt för att det ska bli svårare för obehöriga att logga in. 3
SORTERINGSORDNINGEN SPARAS Om du loggar ut från din mobil ärende sparas den sorteringsordning som du senast använde. Denna sparas per användare och följer med in på alla undersidor. Serviceärende VISA BILDER De bilder som finns inlagda för ärendet ser du nu under rubriken Ärendebeskrivning på ditt serviceärende. Finns det inga bilder på ärendet är texten utgråad på knappen.. 4
5
ÖVERFÖRA TILL FASTIGHETSSKÖTARE När du har valt Visa Mina så kommer du att endast kunna välja mellan kontorets personer när du överför ärendet till annan fastighetsskötare. Om du väljer Visa alla kan du överföra ärendet även till personer på andra kontor. Fastighetsskötarna visas kontorsvis med det egna kontoret överst. 6
NYTT ÄRENDE När du väljer nytt ärende och har valt Visa Mina så kommer endast de orter som finns på fastigheter tillhöriga till ditt kontor att visas. Vill du lägga upp ett ärende för ett annat kontor måste du först välja Visa alla ärenden. 7
UNDERHÅLLSÄRENDE För att du ska kunna skapa och se underhållsärenden i ditt mobilgränssnitt krävs nu att du har ikryssat Underhållwebb i Capifast CRM. Du gör inställningen i menyn Listor Övriga listor Användare. 8
ÅTERKOPPLING Av anmälaren valt återkopplingssätt syns nu i mobilgränssnittet under rubriken kommunicera. BILD TILL KOMMUNICERA Kommuniceragruppen har fått en ny bild vid Skicka. FELRÄTTNING UPPDATERA ÄRENDE När du tryckte på uppdatera inifrån t ex serviceärende visades flera sökrutor högst upp i på skärmen. Detta är nu rättat. NYTT ÄRENDE Det tog onormalt lång tid att lägga upp nytt ärende. Hämtningen av ort är nu ändrad. 9
Avflyttningsbesiktning INVENTERING Väljer du att inte arbeta med mallar kan du istället arbeta med att göra inventeringar i samband med avflyttningsbesiktningen. Denna funktion får du del av om du inte har valt någon mall vid lägenhetsbesiktningen. Rumsbeskrivningar kommer att läggas upp utifrån de antal rum som finns angivet för lägenheten och uppgifter om årtal för kontrollpunkterna hämtas från rumsbeskrivningarna. 10
MALLAR För att du ska kunna styra vilka fält som du vill ha med på din avflyttningsbesiktning kan du välja att göra egna mallar för inventeringen. Mallarna finns både för avflyttningsbesiktningar av lokaler och lägenheter. Du arbetar på samma sätt som vid rondering inne i Capifast CRM när du lägger upp och väljer vilken mall du vill arbeta med vid varje avflyttningsbesiktning. 11
BILDER Möjlighet att ta foton på varje kontrollpunkt som sedan visas som en bilaga till dokumentet för avflyttningsbesiktningen är inlagt i programmet. Fotona följer också med till service och underhållsärende som är upplagda för åtgärd från avflyttningsbesiktningspunkten. Det krävs senaste Android och ios-version för att du ska kunna ta foton till din avflyttningsbesiktning och serviceanmälan. Foton till Ronderingen kommer under våren. 12
ÅTGÄRDAS SENAST Om ett datum och klockslag är inlagt i Capifast CRM för att genomföra avflyttningsbesiktningen visas det nu överst på själva besiktningen. Du har också möjlighet att ändra datum och klockslag här om du bokar med hyresgästerna. BESKRIVNINGSTEXT Den beskrivningstext som är inlagd på ärendet i Capifast CRM visas nu på avflyttningsbesiktningen. Texten visas strax nedanför Åtgärdas senast. Se bild ovan. 13
STÄDNING Kommentarer och beloppsfält är också tillagda vid städning och räknas med i summan att betala. PDF-FILEN Alla kommentarer och belopp kommer med på utskriften oavsett om det är en etta eller en annan siffra angiven som åtgärd. E-POST Texten på e-postbrevet som skickas är reviderad och avsändare hämtas från lägenhetens/lokalens interna företag. 14
FELRÄTTNING SPARA AVFLYTTNINGSBESIKTNING Ibland kom ett fönster upp att inte ärendet kan sparas trots att kontakt med telenätet finns. När du tryckte uppdatera sparades avflyttningsbesiktningen men ärendet blev inte slutfört. Det innebar att ärendet syntes i listorna trots att det var klart. Detta är rättat i denna version. UPPDATERING AV HYRESGÄSTUPPGIFTER Uppgifterna om hyresgästerna som ändras i mobilgränssnittet sparades inte alltid i Capifast CRM. 15