Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning Version x.63 februari 2018 VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2 Innehåll Inledning... 3 Ny funktionalitet Teknisk Förvaltning... 4 Integration med Capifast... 4 Återföring av simulerat underhåll... 4 Sluttid på åtgärder visas i listor... 6 Obligatoriska ärendetillägg TF... 6 Skapa preliminärfaktura... 7 Annullerad underhållsåtgärd återställs... 7 Standarddatum och standardresurs på besiktning... 7 Antal dagar avslutade ärenden visas i Arena... 8 Ny funktionalitet TF-App... 8 Ändra lösenord och e-post... 8 Återställa lösenord... 9 Ny funktionalitet generella funktioner Programrättningar Teknisk Förvaltning... 10

3 Inledning I version x.63 har det till stor del handlat om att skapa en integration mot Vitec Capifast och Nyproduktion. Denna integration är ett steg i att ersätta den tekniska förvaltningen i Capifast med Teknisk förvaltning. Denna integration är intressant för de kunder som använder Vitec Capifast. Vidare har Teknisk förvaltning förbättrats med ett antal nya funktioner och rättningar som ska underlätta arbetet. Arbetet med att vidareutveckla TF-App så att den till slut kan ersätta webbfelanmälan har fortsatt och kommer att göra det under I denna version finns några mindre funktioner som underlättar främst för de som använder autentisering via databasen, t ex för externa entreprenörer.. 3

4 Ny funktionalitet Teknisk Förvaltning INTEGRATION MED CAPIFAST Som ett steg i att skapa en övergång för de som använder Capifast och dess tekniska förvaltning har det skapats en tjänst i Capifast som Vitec Teknisk Förvaltning kan koppla sig mot för att sömlöst integrera sig mot Capifast. Integrationen mot Capifast sker genom att lägga upp en schemalagd tjänst som importera och skapar eller uppdaterar informationen i Teknisk Förvaltning. Tjänsten i Capifast är baserad på FastAPI därav namnet på den schemalagda tjänsten. Tjänsten hämtar endast de förändringar som är gjorda sedan förra gången som tjänsten lyckades hämta information från Capifast. Genom att sätta ett kort synkroniseringsintervall kan Teknisk förvaltning kontinuerligt få uppdaterad information. En förteckning över vilken information som synkroniseras finns beskrivet i ett separat dokument. I det stora hela är tanken att fastigheter, byggnader, objekt, kontrakt, ägare, hyresgäster och resurser synkroniseras från Capifast. Eftersom Capifast är källa för viss information kommer den att skriva över information som ändras via Teknisk förvaltning. Tanken är att arbetet med underhåll och ärenden ska skötas via Teknisk förvaltning. ÅTERFÖRING AV SIMULERAT UNDERHÅLL I tidigare version av Teknisk förvaltning introducerades hanteringen av simulering av planerat underhåll. I denna version har funktionen att återföra ett simuleringsalternativ införts. 4

5 Vid återföring av simuleringsalternativ kan ett val göras om återföringen gäller hela simuleringsalternativet eller endast den valda delen. Innan själva återföringen sker får användaren en sammanställning över vad som kommer att genomföras och ges en möjlighet att avbryta återföringen. Följande regler gäller vid återföring av simulerat underhåll till planerat underhåll. - Originalåtgärder som blivit beställda (ingår i ett ärende) ska inte ändras - Originalåtgärder som avslutats ska inte ändras - Om simulerad åtgärd tagits bort ska originalåtgärd annulleras - Nya simulerade åtgärder ska läggas till som originalåtgärder - Övriga simulerade åtgärder som är kopierade ska uppdatera planerat datum och pris och kommentar på originalåtgärden 5

6 SLUTTID PÅ ÅTGÄRDER VISAS I LISTOR Sluttid på åtgärder visas numera i alla åtgärdslistor. Vidare har åtgärdskontrollen under avrapporteringsfliken fått stöd för hantering av sluttid. OBLIGATORISKA ÄRENDETILLÄGG TF I tidigare versioner har det varit möjligt att konfigurera vissa ärendetillägg som obligatoriska i Teknisk förvaltning och Mina sidor. Det har dock inte varit möjligt att låta ärendetillägg som är obligatoriska i Mina sidor att vara optionella i Teknisk förvaltning. Till exempel kan vissa ärendetillägg som måste anges av hyresgäster via Mina sidor och Arena vara onödiga och tillföra ett extra arbetsmoment i ärendedialogen i Teknisk förvaltning och TF-App. 6

7 SKAPA PRELIMINÄRFAKTURA När åtgärder på ett ärende eller en besiktning ska faktureras till kund är det nu möjligt att konfigurera Teknisk förvaltning att endast skapa en preliminär faktura med tillhörande fakturaunderlag. Detta ger möjlighet att förhandsgranska direktfakturor innan de skickas till kund och att det skapas konteringsrader i de fall Hyra används. Under fliken Övrigt i alternativ-dialogen för Teknisk förvaltning kan systemet ställas in så att det endast skapar preliminära fakturor. Dessa fakturor kan färdigställas via verktyget Direktfakturering i Vitec Hyra där även viss information kan ändras, såsom aviseringsadress. ANNULLERAD UNDERHÅLLSÅTGÄRD ÅTERSTÄLLS I de fall där en åtgärd annulleras på ett ärende som är en del av det planerade underhållet får användaren nu en möjlighet att återställa åtgärden till det planerade underhållet och dess status istället för att åtgärden annulleras och försvinner, STANDARDDATUM OCH STANDARDRESURS PÅ BESIKTNING Vid bokning av en ny besiktning kommer standarddatum för besiktningen att bli Inget och förvald resurs som ska utföra besiktningen är standardresursen på fastigheten. 7

8 ANTAL DAGAR AVSLUTADE ÄRENDEN VISAS I ARENA I alternativ-dialogen under fliken Webb för Teknisk förvaltning är det nu möjligt att välja antalet dagar som avslutade ärenden visas i Arena innan de försvinner ur användarens lista. Ny funktionalitet TF-App I denna version har ett antal mindre funktioner införts som underlättar administrationen för användare av TF-Appen. ÄNDRA LÖSENORD OCH E-POST E-post och lösenord kan nu ändras via TF-App. För att ändra detta går användaren in under inställningar för TF-App (kugghjulet). Längre ner på inställningssidan finns inställningarna. 8

9 Notera att lösenord endast går att byta om användaren har autentiserats via användarnamn och lösenord i databasen, inte via AD-inloggning, Digest eller Basic. ÅTERSTÄLLA LÖSENORD Denna funktion är inte tillgänglig om MobileServerWCF körs med Windows authentication, Basic eller Digest som autentiseringsmetod. Användaren klickar på Glömt lösenordet på inloggningsskärmen. Därefter måste användaren ange e-posten som finns registrerad och sedan klicka på Återställ lösenord. Om en e-post har angivits som finns i systemet kommer ett mail att skickas till denna e-post med en länk. Om användaren öppnar länken får denne en möjlighet att ändra sitt lösenord. Länken är bara aktiv ett par minuter. 9

10 Ny funktionalitet generella funktioner Förutom nyheter som är direkt kopplade till applikationen finns det några nya funktioner som är införda i generella delar som används i Hyra, Teknisk Förvaltning, Verksamhetsanalys och Energiuppföljning. Läs mer om detta på följande länk: 20x.63.pdf Programrättningar TEKNISK FÖRVALTNING Åtgärdstext vid notifiering I notiferingsmail för ärende med flera åtgärder presenteras åtgärdstyp, åtgärdsbeskrivning och enhet för alla åtgärder på ärendet Annullerade ärenden rödmarkeras när inställelsetid/utförandetid har passerat. Åtgärdat Använd inställning i TF för vilken koddel som utfall ska hämtas för (ver x ). Problemet är åtgärdat Går ej att maila besiktningsprotokoll från appen Går ej att ta ut beställningslista för HLU om kontrakt är vakant 10

11 45264 Dubbla bilder i appen laddas upp Problem med besiktningsman för Hyrakunder som kört Nova In och avflyttningsdatum saknas i appen Två initierande statusar på samma ärendetyp Fel vid avrapportering av flera ärenden/åtgärder i appen (ver x ). Felet är åtgärdat Går ej att söka objekt i TF om ej Hyra används Fel vid öppnande av sekretessklassade ärenden utan rättighet Samma ärende visas flera gånger i appen Om inloggad resurs är handläggare på ett ärende så presenteras detta ärende endast under panelen Handläggare, inte under Övriga ärenden Avslutade ärenden visas ej i appen (ver x.63). Avslutade ärenden presenteras även när den inloggade resursen inte har några öppna ärenden tilldelade till sig Kalenderknappar är på engelska HLU-rabatter (ver x ). Rättat fel som orsakar att väldigt många avgifter av typen rabatt skapas när rabatter skapas för HLU-åtgärder från Teknisk förvaltning En inaktiverad resurs visas som valbar besiktningsman när man skapar ny eller redigerar en besiktningsbokning Kan inte spara bilder från appen vid inloggning med windowsanvändare (ver x ). Åtgärdat problem med att bilder/dokument inte kan sparas för de kunder som användare windows-användare för inloggning i TF-appen Hyresgästen ser sitt gamla kontrakt och kan göra en underhållsbeställning samt serviceanmälan (ver x ). Enbart aktuella kontrakt presenteras Area läggs till objekt vid uppläggning av nytt objekt Ärendetillägg blir fel vid skapande av nytt ärende Åtgärdat Åtgärdstyper som saknar detalj i enhet visas Åtgärdat 11

12 44858 När man fakturerar en avflyttad hyresgäst från ett ärende skapas fakturan fel hg Vid fakturering av ett ärende är det kontrakt som hyresgästen på ärendet är kopplad till förvalt Åtgärdstext skrivs över av prio i ärenderapporten Åtgärdat TF-app: ärendelistan kan inte hämtas pga att kontakts mejl och telefonnummer saknas (ver x ). Problem med att ärendelistan inte kan hämtas pga att en kontakt har lagts till ärendet och denna kontakt saknar värden för mejl och telefon För många åtgärder visas, även annullerade och avlutade Åtgärdat Endast gällande åtgärder ska komma ut till poängen. (ver x ). Åtgärdat. Nu kommer endast de nu gällande åtgärderna med i exporten. Ej framtida eller historiska Åtgärdslistan i fliken drift saknar åtgärder Åtgärdat felet Fakturering från besiktning hämtar fel adress Åtgärdat Lägga upp användare i behörighetsystemet Problem kunde uppstå om en användare läggs till och raderas från en Windows-klient samtidigt som en annan administratör skapare en användare från en annan Windows-klient. Detta har åtgärdats Notifiering av kontroll skickas fler än en gång (ver x.63). Nu skickas endast notifiering ut en gång per kontroll Hyresgästinfo saknas i appen på sista kontraktsdagen Problem med nya objekt som fond ska byggas på Åtgärdat Ärendetillägg fungerar inte mot ärende (ver x.62). Ärendetillägg går nu att använda på generella ärendetyper Prestandaproblem HLU Prestandan har förbättrats 12