Ledningssystem Örebro Regionförbund 2009
Kontakt Susanne Wallin Pettersson susanne@2learn.se www.2learn.se http://vetgirigast.blogspot.com 070 33 400 56
Innehåll och upplägg 1. Vad är ett ledningssystem? 3. Varför ett ledningssystem? 5. Vem ansvarar för vad? Best practice
Attityder Moral Värderingar Förhållningssätt Kultur Lust Ansvarskänsla Vilja Motstånd STRUKTUR KULTUR Styrning Ledning System Kompetens Teknik Personal
Viktiga strukturella förutsättningar Tydliga mål och planer Tydlig och känd styrprocess Tydliga och respekterade roller Chefer som är effektiva utvecklingsledare Riktlinjer för kvalitetsarbetet Ledningssystem Fora för samtal och dialog Överenskommen arbetsordning Fastlagd Agenda Systematisk egenkontroll, revision, tillsyn
Viktiga kulturella förutsättningar Samsyn i omvärldsanalys, riskanalys Gemensam syn på uppdraget Förtroendefull och öppen dialog Eget ansvarstagande Proaktivitet Belönande och uppmuntrande atmosfär Lösningsfokuserat förhållningssätt Kreativ och entreprenöriell skaparlust
Kvalitetsuppdraget = ständigt förbättringsarbete Kvalitetsutveckling Se till att det negativa inte inträffar igen Åtgärda det som blev fel Lära av dem som är ännu bättre än oss Best practice Kvalitetssäkring Gör nått innan för att förhindra att nått negativt inträffar Kvalitetsutvärdering Kolla om nått hänt Kolla varför det inträffade Lära av det
Vad är då ett ledningssystem? En karta! Ett sätt för ledare att välja den mest säkra och effektiva vägen till målet och med så små risker på vägen som möjligt Ett sätt för politikerna att nå rätt resultat Ett sätt att garantera brukarens tjänst/service
Ledningssystemet skall säkerställa att: uppföljningsbara mål fastställs, kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål, ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs, enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, och kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp.
Varför ett ledningssystem? Skapa förtroende och tillit Skapa ordning och reda Definiera standardvärden Systematisera förbättringsarbetet Fastställa grundprinciper för ledning av verksamheten Skapa en säker ansvarsfördelning Definiera huvudprocesser, delprocesser och stödprocesser Sätta upp mål i enlighet med kvalitetsområdena/ kraven Sätta fokus på analysarbetet Följa upp och utvärdera resultat, jämföra och värdera
Samlat ledningssystem? SOSFS 2005:12 (M) Hälso- och sjukvård SOSFS 2006:11 (S) Individ- och familjeomsorg Äldre- och handikappomsorg
Vad betyder god kvalitet enligt Socialstyrelsen och SKL? Kunskapsbaserad och ändamålsenlig Patientsäker Preventiv och hälsofrämjande Rättssäker Trygg Lättillgänglig Jämlik Patient- och brukarfokuserad Effektiv Helhetssyn Delaktighet
Vad är ett ledningssystem? Socialstyrelsens definition: Ett system för att fastställa grundprinciper för ledning av verksamheten och ställa upp mål samt för att nå dessa mål Ex på standarder:»»»»» ISO 9001:2000/9004:2000 (ledningssystem) ISO 17799 (informationssäkerhet) ISO 14001 (miljöledningssystem) SOSFS 2005:12 (M) (Ledningssystem) SOSFS 2006:11 (S) (Ledningssystem)
Framgångsplattform! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kundfokus Ledarskap Medarbetarnas engagemang Processfokus Systemstöd för ledning Ständiga förbättringar Potenta beslut Relationer till brukaren/anhöriga/intressenter
En viktig del i helheten Inga dubbla spår! Ledningssystemet ska integreras i befintliga system för styrning och kontroll av verksamhet och ekonomi Budgetprocess Verksamhetsplaneringsprocess Uppföljningsprocess Delårsrapport Årsredovisning Krav på ledningssystem ska även gälla entreprenöriell verksamhet
Ledningssystemets standarder 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Bemötande av patienter, tillgänglighet Metoder för vård och behandling, sociala tjänster Personal- och kompetensförsörjning Samverkan och samarbete Riskhantering Avvikelsehantering, fel och brister Försörjningssystem Spårbarhet/dokumentation/handläggning Kontroll, uppföljning och utvärdering
Ledningssystemets innehåll 4 kap 3 Bemötande och klagomål 2 Metoder, diagnostik, vård och behandling 3 Kompetens 5 Personal och kompetensförsörjning 4 Samverkan och samarbete 1 Samverkan 5 Riskhantering 3 Fel och brister 6 Avvikelsehantering 7 Försörjningssystem (tjänster, teknik, produkter) 8 Spårbarhet/dokumentation 2 Handläggning och dokumentation Kap 5 1 Egenkontroll, uppföljning och erfarenhetsåterföring 6 Uppföljning av utvärdering av verksamheten SOSFS 2005:12 (M) 4 kap 4 Tillgänglighet Sociala insatser Försörjning av varor och tjänster SOSFS 2006:11 (S)
Bemötande/tillgänglighet Rutiner för att säkerställa: Respekt för patientens värdighet och integritet Patienten och närstående visas omtanke och respekt Patienten och närstående informeras och görs delaktiga SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för att säkerställa verksamhetens tillgänglighet avseende Lokaler Personal Tider Information SOSFS 2006:11 (S)
Metoder för diagnostik, vård och behandling Rutiner för att säkerställa: Att nya metoder, vård och behandling tas fram, provs ut och introduceras på ett patientsäkert sätt Hur metoderna tillämpas, löpande följs upp och revideras Hur åtgärder vidtas för att förändra, eller avveckla gamla metoder SOSFS 2005:12 (M) Beskriva rutinerna inom verksamhetens viktigaste tjänster och arbetsprocesser SOSFS 2006:11 (S)
Personal och kompetensförsörjning Rutiner för att: Tillgodose att personalen har den kompetens som krävs för arbetsuppgifterna Ange personalens ansvar och befogenheter Personalens kompetensutveckling planeras utifrån verksamhetens behov SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för kontrollera att: Det finns den personal som krävs för att utföra uppgifterna Personalen har den kompetens som krävs för arbetsuppgifterna Personalen ges förutsättningar för löpande kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov SOSFS 2006:11 (S)
Samverkan och samarbete Rutiner för att: Rutiner för att tydliggöra: Tydliggöra ansvaret för samarbetet kring och planeringen av vården av patienter Samverkan i vårdprocesserna inom och mellan yrkesgrupper, funktioner, verksamheter, vårdgivare etc SOSFS 2005:12 (M) Ansvaret för samarbete, internt och externt Hur samverkan ska bedrivas internt och externt SOSFS 2006:11 (S)
Risk- och avvikelsehantering, fel och brister Rutiner för att: Identifiera, analysera och bedöma risker i verksamheten Åtgärda orsaker till riskerna Göra särskilda riskbedömningar vid väsentliga förändringar i verksamheten Anmälan till myndigheter Identifiera, dokumentera, rapportera negativa händelser och tillbud samt fastställa och åtgärda orsakerna samt följa upp åtgärdernas effekter Sammanställa och återföra erfarenheter (+/-) Förebyggande riskhanteringsarbete utifrån avv Ta tillvara förslag, klagomål SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för hur: fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder följs upp Erfarenheterna används i det systematiska kvalitetsutvecklingsarbetet Bedömning av risk för fel och brister som kan uppstå vid planerade förändringar Anmälan om missförhållanden SOSFS 2006:11 (S)
Försörjningssystem Rutiner för: Inköp ska vara från leverantörer som är bedömda och godkända Säker användning och hantering Nyttjande av laboratorietjänster Användning av egentillverkade medicintekniska produkter SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för att säkerställa kvalitetskraven vid inköp av varor och tjänster SOSFS 2006:11 (S)
Spåbarhet och dokumentation Rutiner för att: Alla åtgärder som rör en viss patient ska kunna identifieras och spåras i dokumentationen SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för: Handläggning och dokumentation av ett ärende Dokumentation av genomförandet av beslutad insats Uppgiftslämning mellan beslutsfattare och verkställare Uppföljning och utvärdering av beslutad insats SOSFS 2006:11 (S)
Egenkontroll, uppföljning, utvärdering och erfarenhetsåterföring Rutiner för: Regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamhetens resultat Regelbunden granskning av metodernas, rutinernas, processernas ändamålsenlighet och effektivitet för att nå målen hur resultatet av granskningar ska dok och återföras till berörda Dok av genomförda förbättringsåtgärder SOSFS 2005:12 (M) Rutiner för: Uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande och resultat SOSFS 2006:11 (S)
Cykliska processer... Agera, utveckla, rätta till, åtgärda 4. Act 1. Plan Mål, styrkort, planer, budget 2. Do 3. Check Följa upp, utvärdera, kontrollera Genomföra, implementera
Vanliga fallgropar 1. Avsaknad av enhetligt styrsystem 2. Styrsystemet är otydligt och/eller okänt 3. Otydliga ansvarsförhållanden 4. Svagt politiskt ledarskap 5. Analyser saknas eller är för ytliga 6. Kontrollen brister
Skapa ökad förståelse Checklista verksamhetsplanering Den röda tråden 1. 2. 3. 4. 5. Lagkrav Kommunens övergripande mål och vision Nämndens mål och priorite ringar Förvaltningens plan och strategier Konkreta aktiviteter Utveckla 9. 6. Ansvariga för aktiviteten 7. 8. Tidsplan Resultat, uppföljning och avstämning av måluppfyllelse
Krav på kvalitet, säkerhet och effektivitet gäller: Inom all kommunal vård och omsorg Äldreomsorg Handikappomsorg/funktionshinder Individ- och familjeomsorg I alla planerings- och handläggningsprocesser I allt beslutsfattande/myndighetsutövning I all vård och behandling I alla kontakter och bemötande av brukaren
Krav på kvalitet, säkerhet och effektivitet gäller: I alla samverkan internt och externt I den samlade lokalutformning och anpassning I all kompetensförsörjningen I all upphandling av tjänster och system I allas ledning av verksamheten I all målstyrning I all kontroll av resultat
Krav ur ett strukturperspektiv? Att förutsättningar finns dvs: Mål finns för verksamheten Verksamhetsplan finns för verksamheten Rutiner och riktlinjer framtagits för verksamheten Personalen har den kompetens kom krävs för verksamheten Lokalerna är ändamålsenliga och väl fungerande Resurserna är anpassade till verksamhetens behov Samverkansformera är tydligt formerade Ansvarsfördelningen är tydlig och känd Ledningen är effektiv, strategisk och väl fungerande
Krav ur ett processperspektiv? Att verksamheten: Bemöter Kalle utifrån beslutad värdegrund Hanterar Kalles läkemedel på det sätt som föreskrivs Rehabiliterar/habiliterar Kalle utifrån givna ordinationer och instruktioner Utreder snabbt Kalles behov och fattar beslut enligt korrekt lagrum Vårdar Kalles missbrukssituation utifrån gällande vårdprogram Behandlar Kalles sår i enlighet med gällande sårvårdsprogram Ger Kalle den kost och näring som han behöver utifrån sina behov Dokumenterar Kalles mål med biståndet och gör en plan Föreskriver hjälpmedel till Kalle utifrån de regler och krav som gäller för hjälpmedelshantering och förskrivning Gör regelbundna uppföljningar av Kalles måluppfyllelse
Krav ur ett brukar-/resultatperspektiv? Att Kalle Blir respektfullt bemött Får ett biståndsbeslut som han förstår Får sina läkemedel på rätt tid Får anpassad rehabilitering/habilitering Får rätt missbruksvård utifrån sina behov Får sina sår omlagda och behandlade Får rätt anpassad kost och näring Stärks i sina funktioner Inte smittas av bakterier eller bristande hygien Får anpassade hjälpmedel för att klara vardagen Får en meningsfull sysselsättning Får smärtlindring och omvårdnad vid palliativ vård
Vem leder vad? Styrning, ledning och kontroll: Organisationsnivå Strategisk Nämnd Förvaltningschef Verksamhetschef HSL MAS och MAR Gruppnivå Operationell Områdeschefer Enhetschefer Gruppchefer Individnivå Verksamhetspersonal Individuell
Det politiska ansvaret Nämnden ska: Skapa ett systematisk kvalitetsarbete i hela organisationen Fastställa mål för verksamhetens kvalitet, säkerhet och effektivitet Organisera ledningen för verksamheten Identifiera och prioritera behov och processer Resursstyra Kontinuerligt följa upp och utvärdera måluppfyllelsen Säkerställa att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt Säkerställa att processerna fungerar verksamhetsövergripande och hos entreprenörer Ansvarsfördela Utser verksamhetschef Utser MAS och MAR Informationssäkerhetsansvarig
Verksamhetschefens ansvar Rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet Formulera mål i verksamheterna och att nå dessa Se till att det finns ändamålsenliga lokaler, teknik och personal för att klara verksamhetens mål och behov Följa upp och analysera verksamheten så att förbättringsåtgärder löpande kan vidtas Sprida erfarenheter från förbättringsarbete i organisationen Skapa delaktighet för personal, brukare och närstående i kvalitetsarbetet Skapa kontinuerliga samråd med MAS och MAR avseende vårdutvecklingen Ev uppdra ledningsuppgifter inom hälso- och sjukvården (om VC ej har HSV kompetens) Rapportera löpande till VG om förbättringsresultat
Medicinskt ansvar 1. Patienten får en säker och ändamålsenlig hälso- och sjukvård av god kvalitet 2. Journaler förs i den omfattning som krävs i patientjournallagen 3. Patienten får den vård som läkare förordnat om 4. Rutinerna för läkemedelshanteringen är ändamålsenliga och väl fungerande 5. Rutiner för kontakt med läkare eller annan hälso- och sjukvårdspersonal när patientens tillstånd kräver det 6. Beslut om delegering av ansvar för vårduppgifter är patientsäkra 7. Anmälning görs till vårdgivaren när patient drabbats av allvarlig skada
Enhetschef Leda och utveckla verksamheten Skapa ett preventivt arbetssätt genom att riskminimera Tillse att gällande rutiner och riktlinjer tillämpas Skapa utrymme för lokalt förbättringsarbete Lära av avvikelser, fel och brister Kompetensutveckla personalen och teamen Rapportera till VC om utveckling och förbättring
Personalen är medansvariga Verksamhetspersonal en ska delta: i framtagning, utprovning samt vidareutveckling av rutiner och metoder Risk och avvikelsehantering Uppföljning av mål och resultat
Enskildas och närståendes roll Enskilda och närstående ska: Informeras och göras delaktiga Få lämna klagomål och förslag Ge sina synpunkter på kvaliteten i verksamheten
Att skapa Best Practice
Surikaternas kan speja! Inga avgörande steg tas utanför boet utan spejarnas analys och bedömning av läget. Hur och när spejar vi? Omvärldsorientering? Nulägesanalyser? Riskanalyser?
Var är vi på väg? - Vet alla om det? Tar alla samma väg? Finns tydlig vägbeskrivning? Vilka konsekvenser får en felkörning?
Hur ser vår tjänsteutveckling och metodutveckling ut? Morgondagens kommunikationslösningar ser ut vet teknikerna på Googles redan idag. De använder 20% av sin arbetstid till idégenerering!
Vilka är våra potentialer? - Jag spelar, du pratar, svarar Zlatan Skapa handlingsutrymme Skapa kreativa mötesplatser Peka ut anfallarna Definiera lagkaptenens roll Utmana och våga testa Kalkylera med risker Använd erfarenhet som säkerhet
Hur skapar vi vinnande team! Gemensam utmaning Samsyn i planen Respekt för varandra Motivation och lust Tillit och förtroende i gr Växande möten
Vad gör vi med resultaten? Stefan Holm har lett världseliten i flera år genom att med millimeterperfektion analyserat vad han måste göra för ta nästa världsrekord!
Hur belönar vi förbättringsarbete? Inte förändringsarbete?