Projektdirektiv kravspecifikation Intranät Titel: Projektdirektiv kravspecifikation Intranät Projekt: Nytt Intranät Idnr: Siffor Delprojekt: Eget projekt Idnr: Siffor Beställare: Projektledare: Kommunchef, Jan Darrell Webbansvarig Version: 3.0 Skriven av: Sirpa Koponen och VIT-gruppen Datum: 2017-01-04 Godkänd av: Jan Darell Datum: 2017-01-04 Projektwebbplats: Intranät
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 2(9) 1 Inledning 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Verksamhetens övergripande mål och strategier... 5 2 Beställare... 5 3 Mål... 5 3.1 Effektmål... 6 3.2 Projektmål... 6 4 Avgränsningar... 6 5 Utgångspunkter... 6 6 Intressenter... 6 7 Beroenden... 7 8 Påverkan... 7 9 Risker... 7 10 Tidsplan... 8 11 Resurser... 8 12 Organisation... 8 13 Kostnads- och nyttokalkyl... 8 14 Finansiering... 8 15 Kvalitetssäkring... 8 16 Övertagande och acceptans... 8 16.1 Acceptanskriterier... 9 16.2 Effekthemtagning... 9 17 Övriga direktiv... 9
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 3(9) Information, kommunikation och samarbete sker i allt högre grad digitalt. Våra anställda upplever att det nuvarande Intranätet inte längre ger det stöd eller har de funktioner som ett modernt Intranät bör ha. Problem som ofta pekas ut avseende Intranätet är att det är svårt att hitta information, det är svårt att uppdatera, att samma information finns på flera ställen, att det finns stuprörstänk i strukturen och att en anställd inte kan prenumerera på information som hen behöver i sitt arbete. Vårt problem är också att vi inte har en policy för hur dokument ska hanteras i Nybro kommun. Våra användare skickar bifogade dokument via epost, man väljer att lagra dokument under G: eller i epost eller man väljer att lagra dokument på Intranätet. Det råder en stor osäkerhet om hur dokument ska hanteras och lagras i Nybro kommun. Det är helt enkelt dags för Nybro kommun att införa ett nytt Intranät som underlättar och stödjer informationsutbyte, kommunikation och samarbete samt att vi inför en ny policy för hur dokument hanteras i Nybro kommun. Ett Intranät ska underlätta och stödja informationsutbyte, kommunikation och samarbete för kommunens samtliga förvaltningar/bolag. För att Intranätet ska få betydelse som ett verktyg för kommunikationsutbyte behöver ledningen i Nybro kommun ta ett beslut att Intranätet ska vara ett verktyg som ska användas av alla anställda för att sprida information och ta emot information om våra kommunala verksamheter. Ett Intranät ska vara en modern samarbetsyta för kommunikation som går att nå via olika kanaler såsom med hjälp av surfplatta, smartphone och datorer. Intranätet ska vara tillgängligt för oss oberoende var vi befinner oss. Användarvänlighet, att vi utnyttjar effektiv dokumentstruktur, att ett dokument endast lagras på ett ställe, dessa är framgångsfaktorer för vårt nya Intranät, när vi inför det. Kommunchef, Jan Darrell.
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 4(9) Det ska vara lätt att hitta dokument i nya Intranätet med hjälp av sökfunktionen. Tack vare det nya Intranätet samt den nya policyn vet vi var våra dokument finns lagrade. Intranätet ska förstärka effektiviteten och gemenskapen i kommunen. Intranätet ska vara utgångspunkten för en god kommunikation och utvecklande arbetssätt. Intranätet ska möjliggöra transparens, öppenhet och tillgänglighet. Information är en färskvara som ska förmedlas så snabbt som möjligt. Den ska bidra till att vi snabbt och enkelt får tag i den information som våra arbetsuppgifter kräver. Intranätet ska skapa förutsättningar för enkelhet, tydlighet och effektivitet. Intranätet ska stötta och hjälpa organisationen till väl fungerande internkommunikation. Alla funktioner inom Nybro kommun har tillgång och förutsättningar att nå den information som behövs för att fullfölja sina uppdrag. Intranätet ska möjliggöra en gemenskap, samhörighet och delaktighet. Med vår interna kommunikation vill vi ge medarbetarna en bättre inblick och vi-känsla. Här ges också möjlighet att sprida information från verksamheterna så att samhörigheten på arbetsplatsen och i organisationen ökar. Målsättningen för arbetet som utförs inom projektet är att designen av Intranät är tillräckligt bra och antalet funktioner ska vara lagom många d v s endast de prioriterade funktionerna ska införas inom projektet. Den fortsatta utvecklingen av Intranät sker kontinuerligt i förvaltningsorganisation. De prioriterade funktioner är de funktioner som stödjer effektmålen och projektmålen. Design och funktion i SharePoint ska vara s.k. öppen. Med det menar vi att vi ska kunna bland annat förändra utseende, lägga till kalendrar, dokumentarkiv, forum, nyhetsfeeds, listor, bygga underwebbplatser och sidor, skapa mallar, skapa arbetsflöden, hantera externa kopplingar och lägga till nya applikationer. Designen ska utföras i samarbete med Nybro kommun och kännetecknas av kommunens grafiska profil. Det ska finnas möjlighet att lägga till flera grafiska profiler under gemensam grundstruktur. Det konsultföretaget som kan presentera oss en Intranätstruktur som ger Nybro kommun en effektiv intern kommunikation och utvecklande arbetssätt får uppdraget att stödja Nybro kommun vid införandet av nytt Intranät.
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 5(9) Konsultstödet ska uppfylla följande kriterier: har arbetat med utveckling av SharePoint-lösningar under senaste 7 åren eller längre. presenterar framgångsrika referensprojekt för SharePoint-lösningar inom kommunal och företagssektor. har ett utarbetat koncept för utveckling av Intranät och i synnerhet dokumenthantering inom området. är en Microsoft guldpartner. Bland annat dessa standard funktioner finns i Intranätplattform som bygger på SharePoint i Office 365 Tillgång till Intranätet är oberoende av geografisk plats. Bra sökfunktion med möjlighet för filtrering. Stöd att information lagras endast en gång och visas under olika sidor. Stöd för samarbetsytor. Stöd för individanpassade sidor. Stödjer versionshantering av filer t.ex. Worddokument. Användaren kan ge andra rättigheter till filer. Enkelt gränssnitt för redaktörer och sällan användare, kräver inte kunskap av kodning. Stödjer att nyheter kan riktas till olika målgrupper, så som alla medarbetare, förvaltningar, avdelningar, skolor och politiker. Det finns stöd för att skapa formulär. Kan zoomas upp till 200 % utan att information går förlorad. Fungerar med datorer samt datorplattor och smarta telefoner. Möjligt SSO (du behöver inte skriva i ditt lösenord en gång till vid inloggning). Stödjer två faktorsinloggning d v s säkerinloggning om vi väljer att införa det. Innehåller öppna eller dokumenterade integrationsgränssnitt (API) möjliggör framtida behov att integrera systemet till andra system. Integration med Skype Business (videokonferens). Integration med Office-verktygen så som Word, Excel, Integration med kalender-funktion och epost.
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 6(9) Detta är kravspecifikation för Intranätet. I kravspecifikationen ingår inte att identifiera vilken information som ska finnas på intranätet, men förslag på kategorisering av information. Detta är inte kravspecifikation för Office 365 eller för extern webb (www.nybro.se). Kravspecifikation för användarens egna samarbetsytor ingår inte detta projekt. Automatisk identitetshantering ingår inte i projektet. I projektet ingår inte att information raderas från nuvarande Intranätet. Intranätets plattform är SharePoint Online i Office 365. Detta innebär att endast offentlig information får lagras i Intranätet. Nybro kommun behöver göra risk-och sårbarhetsanalys om vilken information som får lagras i Intranätet. Det konsultföretaget som kan presentera oss en Intranätlösning inom SharePoint i Office 365, vilket ger oss ett effektivt verktyg inom intern kommunikation och dokumenthantering samt ett utvecklande arbetssätt, får uppdraget att stödja Nybro kommun att införa ett nytt Intranät. Konsultföretaget ska även uppfylla kraven under punkt 3.2. Ledning, förtroendevalda, anställda, kommunala bolag och även invånare, om en del av informationen på Intranätet blir offentligt. Ett modernt intranät ska vara rollstyrt och rollstyrningen bygger på integration med användarkatalog i IT-miljön (Active Directory) och med personalsystemet. Exempel på rollstyrning: Alla anställda på omsorgen får alltid påminnelse om att ny information finns uppdaterad om den egna förvaltningen. För att åstadkomma rollstyrning krävs det att Nybro kommun inför automatisk identitetshantering. Automatisk identitetshantering är ett separat projekt och ingår inte i detta projekt. Varje förvaltning ska utse personal som deltar i projektet. Projektledare är webbansvarig, Anders Jonasson. Styrgruppen består av medlemmarna från verksamhetsutveckling med stöd av IT gruppen (VITgruppen), projektledare som ingår i VIT-gruppen ersätts av informatören. Referensgruppen består av Strategi- och utvecklingsgruppen samt förvaltningscheferna. Varje förvaltning utser deltagare i arbetsgruppen. Se även punkt 9.
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 7(9) Det behövs en bra förankring av projektet som kräver interna resurser från varje kommunal förvaltning och bolag (som deltar i projektet). För lite resurser från förvaltningarna innebär att vi inte får en effektiv struktur för dokumenten. Det är viktigt att Intranätet får en systemägare och en systemförvaltare. Utan en systemförvaltare och ägarskap kommer vi inte utveckla Intranätet i framtiden. Det behövs en utbildningsplan för att införa ett modernt sätt att arbeta med dokumenthantering och samarbetsytorna. Utan utbildningsplan kommer vi fortsätta att arbeta som tidigare och framtida effektiviseringspotential kommer inte att ske. En projektplan tas fram av projektledaren. Start för införandet uppskattas att ske vid årsskiftet och målsättningen är att Intranätet driftsätts 2017. Innan vi har träffat konsultföretagen uppskattar vi att anskaffningskostnaden är cirka 500 tkr. Målsättningen är att kommunen gör en direktupphandling av konsultstödet. Upphandlingschef, Jonas Algotsson, kommer att leda upphandlingsarbetet. Varje förvaltning ska utse personal som deltar i projektet. Ett av målen är att vi får en tydlig modell för dokumenthantering och att dokument endast lagras på ett ställe. Det behövs resurser från varje förvaltning för att analysera; vilka dokument som är aktuella vilka dokument som ska flyttas till det nya Intranätet Alla förvaltningar måste också aktivt delta i arbetet att ta fram en ny dokumenthanteringspolicy. För att vårt nya Intranät ska fungera även i framtiden som ett effektivt nav för informationsutbyte och samarbete kommer projektledaren att föreslå en organisation för Intranätet. Organisationens främsta uppgift är att se till att Intranätet utvecklas för att bättre motsvara förväntningarna från användarna och ledningen. Intranätet behöver en systemägare. Systemägare har ansvaret för att Intranätet har tillräckliga resurser och att det finns en årlig utvecklingsplan för Intranätet. Intranätet behöver en systemförvaltare. Systemförvaltare har ansvaret för den dagliga användningen av Intranätet.
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 8(9) Beställare Styrgrupp Projektgrupp Referensgrupp Beställare är kommunchef, Jan Darrell. Projektledare är webbansvarig, Anders Jonasson. Styrgruppen består av medlemmarna från gruppen verksamhetsutveckling med stöd av IT (VIT-grupp) där ingår IT-chef, en verksamhetsutvecklare, en IT-samordnare, en IT-tekniker, en webbansvarig och en representant från bolagen. Webbansvarig ersätts av informatören. Referensgruppen består av strategi- och utvecklingsgruppen samt förvaltningscheferna. Varje förvaltning utser deltagare i arbetsgruppen. Se även punkt 11. Förvaltningsorganisation. Anskaffningskostnad: Cirka 500 tusen kronor, förslaget är att medel tas från investeringsbudget. Årlig driftkostnad: består av utvecklingsuppdrag och arbetstid för systemförvaltaren. Licenserna ingår i Office 365 licenserna. Uppskattning av årlig driftskostnad görs under projektet och godkänns av beställaren. Nytta och nyttoeffekter vid införandet av nytt Intranät + Effektiv modell för informationshantering och dokumenthantering. + Ökad samhörighet + Kanal för effektiv kommunikation
projektdirektiv kravspecifikation Intranät 9(9) Det behövs investeringsmedel till projektet och resurser för drift. Kontinuerlig information om projektet till styrgruppen och beställaren. Projektledaren behöver stöd från styrgruppen och beställaren. Projektledarens uppgift är att minimera de identifierade riskerna. Kräver engagemang från alla förvaltningar/bolag (som deltar i projektet). Högsta ledningens stöd behövs för att Intranätet blir ett kommunikationsverktyg för alla. Konsultföretagets kunskaper har stor betydelse för att projektet ska bli framgångsrikt. Beslutet av projektet tas av kommunstyrelsen. Godkänns av kommunchef, Jan Darrell. Effektivisering sker inom projekts målområden. Inga övriga direktiv.