1 (12) Analys av RFI IT-stöd Socialtjänsten Sammanfattning: Leverantörerna som svarat på genomförd RFI har svarat och förstått de processbeskrivningar som sändes ut i RFI:n. Dock har leverantörerna inte utgått ifrån processbeskrivningar i sina svar. Vi rekommenderar därför att Socialtjänsten i kommande upphandling ser över nivåerna i processmodellerna och utgår från dessa i kravspecifikationen i syfte att säkra förbättrad dialog och en mer systematisk utvärderingsmetod för att säkra rätt IT-stöd för verksamhet, nyttjare av välfärdstjänster och partners. Leverantörerna visar på en hög mognadsgrad rörande informationssäkerhet, som säkerligen har att göra med det verksamhetsområde de levererar inom. De visar dock en låg mognadsgrad och förberedelser för ett bra verksamhetsstöd i digitaliseringsarbetet. Generellt lågt stöd för moderna integrationsgränssnitt, kvalificerad informationsförvaltning med master data hantering samt e. Ett av syftena med RFI:n är att få marknadens syn på utvecklingen på längre sikt, där kan vi se att vi med denna RFI inte nått ända fram. Socialtjänsten bör därför hantera detta i kommande upphandling, exempelvis genom att ta fram en målbild 2021 där verksamheten och dess målgrupper beskriver var de vill vara och be leverantörer redovisa sin syn på denna målbild.
2 (12) Projekt: Förstudie nytt verksamhetsstöd Socialtjänsten ID-nr/dnr: Siffror. Huvudprojekt Huvudprojektnamn. ID-nr/dnr: Siffror. Delprojekt: Delprojektnamn. ID-nr/dnr: Siffror. Beställare: Koncernstaben, Linda Gustafsson, IT-direktör Version: 1.0 Skriven av: Thomas Norlin, Jari Koponen, koncernstaben Datum: 2016-11-14 Godkänd av: Linda Gustafsson, tf. IT-direktör Datum: 2016-11-14 Projektwebbplats: Sökväg till intranät eller motsvarande.
3 (12) 1 Innehållsförteckning 2 Inledning... 5 2.1 BAKGRUND... 5 2.2 SYFTE... 5 3 Marknad/svarsfrekvens... 5 4 Processtöd... 7 4.1 METODIK - PROCESSMODELLER... 7 4.2 RFI SVAR UTIFRÅN PROCESSMETOD... 8 5 Digitala välfärdstjänster och e-tjänster... 9 5.1 INFORMATIONSUTBYTE... 10 5.2 ÖPPENHET OCH INTEGRATION... 10 5.3 INFORMATIONSSÄKERHET... 10 6 Mobilitet och plattformsoberoende... 10 7 E-arkiv... 11 8 Slutsats... 11
4 (12) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 2016-10-05 Upprättat dokument och gjort första utkast. Jari Koponen 0.2 2016-11-07 Revideringar i kapitel 4., upprättat ett andra utkast. Thomas Norlin 0.9 2016-11-11 Lagt till punkt om slutsats utefter Jari Koponen/Thomas genomgång av RFI analys med Norlin Socialtjänsten och upphandling 1.0 2016-11-14 Fastställt i version 1.0 Linda Gustafsson Text. Ange datum. Text. Text. Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 1.0 2011-02-04 IT-strategi för e-förvaltning 2011-2021 Kommunfullmäktige Text. Ange datum. Text. Text.
5 (12) 2 Inledning Enligt regeringen är digitaliseringen den enskilt största förändringsfaktorn i vår tid och något som påverkar hela samhället. Digitalisering, att ta tillvara på teknikens möjligheter för att jobba på ett effektivare och smartare sätt, är något som Sundsvalls kommun jobbar med löpande i sin verksamhetsutveckling. För att lyckas med digitaliseringen är det många faktorer som behöver samspela, allt från förändring av arbetsätt i verksamheten till att säkra teknik som ger rätt stöd till verksamheten och de partners som behöver samverkas med. Fokus ska ligga i att leverera rätt stöd till verksamheten, vilket ofta kräver ett samspel mellan flera IT-stöd och flera aktörer. Kommunkoncernens IT-strategi 2011-2021 har två ledord som är extra viktiga att ha koll på i samband med digitalisering. Första ledordet är: öppenhet och tillgänglighet det andra kvalificerad informationsförvaltning. Öppenhet och användning av standarder gör att informationsutbyte kan ske enkelt, säkert och kostnadseffektivt mellan olika IT-stöd. Genom att dokumentera både verksamhetens behov samt hur informationen förvaltas utifrån dessa behov säkrar vi att koncernens information förvaltas och nyttjas effektivt. 2.1 Bakgrund Socialtjänsten planerar en upphandling av nytt verksamhetssystem inklusive kringliggande digitala tjänster, med gränssnitt mot personal och brukare/medborgare. Inför denna upphandling har Socialtjänsten sänt ut en RFI (Request for information) som besvarats av leverantörer inom detta område. I samband med kravställande av nya verksamhetssystem är det viktigt att ur ett beställarperspektiv säkra goda och långsiktiga förutsättningar för digitalisering. Detta görs vanligtvis genom att skapa bra dialog med marknaden genom god kommunikation kring rätt kvalité på: Verksamhetsbeskrivning, denna förstudie har valt att beskriva den i processmodeller Teknisk målbild, för hur informationsutbytet mellan IT-stöd ska ske. Informationsutbyte, säkra tillgång till information (dokumentation/standarder) Genom att göra denna RFI kan en analys göras över hur marknaden ser på ovanstående punkter samt hur väl kommunkoncernens strategi stämmer överens med marknadens. 2.2 Syfte Att kunna ge beställare och verksamhetsansvariga en analys av genomförd RFI utifrån ett digitaliseringsperspektiv, inför kommande upphandling av verksamhetssystem. 3 Marknad/svarsfrekvens Totalt svarade tre leverantörer på utskickad RFI.
6 (12)
7 (12) 4 Processtöd 4.1 Metodik - processmodeller Sundsvalls kommun beskriver sin verksamhet genom verksamhetsmodeller, till denna RFI bifogades processmodeller över de verksamhetsområden som avses vara en del av kommande upphandling. Exempel på processdokumentation som skickades med Figur 1 Dokumentation från procesworkshops, dessa bifogades med RFI-förfrågan. En positiv erfarenhet av denna RFI var leverantörernas förståelse för processmodeller. Användningen av processmodeller innebar att leverantörerna snabbt och enkelt kunde beskriva vilka processer man har systemstöd för och vilka man inte har stöd för. Barn- och utbildning valde att även skicka med en övergripande processöversikt. Det gjorde att när leverantörerna svarat fick verksamheten möjlighet till en snabb översiktsbild över vilket systemstöd respektive leverantör erbjöd, genom att matcha in leverantörernas svar direkt på processkartan. Nedan visas ett exempel på hur Barn och utbildning kunde matcha leverantörernas RFI svar gentemot sina processer, vilket gav en tydlig översiktsbild:
8 (12) Figur 2. Exempel på övergripande processkarta för Barn- och utbildning, vilka leverantörer som hade vilka processer på en bild (leverantörsnamnen maskerade). Kanske kan detta vara något i det fortsatta kravarbetet även för Socialtjänsten? Samtliga leverantörer besvarade frågan om vilka processer man hade stöd för och vilka processer som idag saknade stöd. 4.2 RFI Svar utifrån processmetod Ingen av leverantörerna visade sig ha stöd för samtliga efterfrågade processer. I svaren har de inte skickat med några modellbeskrivningar eller några hänvisningar till de processmodeller som efterfrågades i RFI-frågan. Den processbeskrivning som mest utförligt beskriver hur verksamheterna kan förvänta sig IT-stöd gör detta genom ett kalkylark.
9 (12) Figur 3. Exempel på hur leverantörerna beskriver sitt processstöd i RFI svaren. Dialogen med leverantörerna har möjligen underlättats av de grafiska verksamhetsbeskrivningar som varit en del av RFI-förfrågan. IT-leverantörerna har dock valt att inte använda sig av processmodellerna i sina svar. Att skillnaden mellan motsvarande RFI från Barn- och utbildning ger så olika erfarenheter, kan möjligen förklaras av: Processmodellernas kvalité grad av koppling till verksamheten Leverantörernas mognadsgrad i förmågan att beskriva verksamheter grafiskt Oligopol på IT-marknaden för Socialtjänstsystem Vår bedömning är att sannolikt har alla dessa ovanstående tre punkterna samverkat och resulterat i svåranalyserade svar från IT-marknaden. Vår rekommendation är därför att i det fortsatta arbetet bör Socialtjänstens verksamheter bearbeta sina grafiska verksamhetsbeskrivningar ytterligare och ställa tydligare krav på hur leverantörerna ska besvara. Exempelvis genom att ställa krav på leverantörerna att använda sig av kommunens processmodeller och matcha in sitt systemstöd direkt mot modellerna. Önskvärt vore att använda olika nivåbeskrivningar (nivå 1-6) som kommunkoncern valt, detta skulle göra det lättare kunna orientera sig i beskrivningarna. Idag finns också en samlad handbok för hur vi i kommunkoncernen arbetar med processbeskrivningar, hade den funnits på plats innan socialtjänstens arbete påbörjades hade det sannolikt underlättat arbetet. 5 Digitala välfärdstjänster och e-tjänster Att arbeta med digitalisering inom detta verksamhetsområde är en nödvändighet för att klara framtida utmaningar, allt från ökade krav av de vi är till för till den demografiska utmaningen med en åldrande befolkning. Där vi ska leverera mer till fler med lika mycket eller mindre resurser. Viktiga faktorer för att lyckas med digitalisering är informationsutbyte och integration mellan olika digitala tjänster. Samtidigt skall all information hanteras på ett säkert och korrekt sätt, enligt gällande lagar och regler.
10 (12) 5.1 Informationsutbyte Ingen leverantör angav sig kunna hämta uppgifter från kommunens Metakatalog rörande medarbetare och medborgare, två hänvisade enbart integration mot Microsoft Active Directory och en sade sig kunna integrera mot Metakatalog men inte hämta uppgifter därifrån. Detta tyder på en låg mognadsgrad rörande informationsförvaltning inom denna marknadssektor, vilket är olyckligt för en väl fungerande hantering av information över verksamhets- och systemgränser är en nyckel för en effektiv och säker hantering av information. Ökad och tydligare kravställning gentemot leverantörerna är en effektiv väg framåt för förbättringar inom detta område, vilket är lättare att genomföra om fler kommuner samverkar i upphandlingar för att öka trycket på marknaden att utveckla sina systemstöd åt rätt håll. 5.2 Öppenhet och integration Endast en leverantör redovisade stöd för en bredare uppsättning av API:er som möjliggör integration mellan system på ett standardiserat sätt. Endast en leverantör håller därmed en hygienfaktor för att lyckas bygga framtidens digitala välfärdstjänster på ett hållbart sätt. Övriga leverantörer hade ett modernt tänk kring API:er men levererade dessa inom ett relativt avgränsat område idag. Kommunen ser dock positivt på att samtliga leverantörer jobbar aktivt med frågan. I genomförd RFI hade vi kunnat vara ännu tydligare i kravbilden och frågorna som leverantörerna svarat på, för att bättre beskriva vår målbild för leverantören i syfte att skapa förståelse för den. I upphandlingen är det därför viktigt att ställa tydliga krav på integrationsgränssnitt (API:er) och samtidigt visa Socialtjänstens målbild för användning av digitala tjänster kommande år. 5.3 Informationssäkerhet Samtliga leverantörer visade på en stor förståelse och kunskap rörande informationssäkerhet och de krav som ställs på kommunen och leverantören för att hantera information på ett korrekt och säkert sätt, enligt gällande lagar och regler. Inför utskick av RFI genomförde kommunen informationssäkerhetsklassning i verktyget KLASSA från SKL, de krav som bifogade i RFI var krav som hämtades ur KLASSA. Flera leverantörer missuppfattade vissa frågor, detta tyder på att kraven från KLASSA inte var tillräckligt tydliga och lätta att feltolka. Kommunen måste se över de osäkra formuleringarna inför kommande upphandling. 6 Mobilitet och plattformsoberoende Två leverantörer visade på en modern och standardbaserad enhets- och plattformsoberoende teknik för systemets gränssnitt. Samtliga delar av systemen hade visserligen inte hunnit
11 (12) utvecklas klart enligt denna standard men merparten fanns och tidplanen för färdigställande såg positiv ut. En leverantör har bara stöd för Microsoftbaserade produkter, då dess gränssnitt bygger på en teknik som Microsoft inte längre utvecklar och där leverantörer som Google redan avvecklat sitt stöd. Vilket i praktiken innebär att även fast tekniken i teorin kan vara plattformsoberoende (webb) så fungerar de i praktiken inte i mobila enheter med Ios (Apple) eller Android (ex Samsung). 7 E-arkiv Samtliga leverantörer sade sig kunna exportera information för e-arkivering, men i olika format eller genom kundspecifika lösningar. Denna typ av lösningar är ej åtråvärda för kommunen då de bidrar till en kostsam förvaltning och osäker långsiktig hantering. Stöd för standarder såsom FGS (https://riksarkivet.se/fgs-earkiv) är viktigt för att få fart på e- arkivering. En leverantör hade stöd för FGS paketstruktur idag samt angav att de hade fortsatta planer på utveckling av detta stöd. 8 Slutsats Syftet med en RFI är att skapa en bild över hur verksamhetens mål och planer överensstämmer med marknadens nuläge och framtid. I denna RFI har vi fokuserat direkt på detaljkrav gällande verksamhet och tekniska förutsättningar. Det har saknats en röd tråd mellan dessa krav och verksamhetens målbild, en målbild över var verksamheten vill nå under spannet för kommande ramavtal. Att inte utgå från en långsiktig målbild för verksamheten innebär flera risker, exempelvis att tekniken riskerar att hindra verksamhetens utveckling (tekniken styr verksamheten). Det är mycket viktigt att ställa relevanta krav utifrån sin målbild, samt få leverantören att förstå vilken resa de ska stödja verksamheten i. Resan mot en smartare välfärd. Digitaliseringen anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället. Välfärden behöver dra nytta av digitaliseringens möjligheter för att bli effektivare, mer tillgänglig och erbjuda en enklare vardag för invånare och medarbetare. Med andra ord dags att skapa en smartare välfärd. - SKL, www.smartarevalfard.se 1. Sätt en målbild för verksamheten Vi rekommenderar att verksamheten sätter en målbild för var verksamheten vill vara 2021, hur ser ett verksamhetsbesök ut hos Socialtjänsten 2021? En sådan målbild ger leverantörerna en tydlighet i vart verksamheten vill.
12 (12) 2. Koppla kravställning till målbild Med en klar målbild kan kravställning kopplas till denna målbild, exempelvis kan processer användas för att visa hur ett verksamhetsområde ser ut idag och hur den kan se ut 2021. Genom att skapa en röd tråd från verksamhetens målbild till den detaljerade kravbilden ökar chansen att få ett systemstöd som kan växa tillsammans med verksamheten, istället för att bromsa den.