Lektion

Lektion 2 2016-10-26 Kortrepetition Redovisning uppgifter Exempel på ledningssystem som uppfyller ISO-krav Ny hemuppgift 2016-10- 26 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 1

Hemuppgift 1 max 1 tim (utdelad lektion 1 2016-10-24) (maila till Bengt före onsdagen den 2 november 2016) applique@telia.com Egna erfarenheter och vad gör en transportlogistiker? Vilken erfarenhet/kännedom har Du av: 1. Transportbranschen? 2. Någon annan bransch? 3. Kvalitets- arbetsmiljöarbete? 4. Miljöarbete? Beskriv vad en transportlogistiker gör! 1. Ge exempel från en platsannons om vad som krävs att vara transportlogistiker? 2. Vad förväntar du dig av kursen Kvalitet och miljö i transportorganisationen? 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 2

Ledningsprinciperna Redovisning av Övningsuppgift 1 (Bikupa 10 min) Klassens redovisning att jämför med kommande redovisningar. Beskriv vilka intressenter som kan finnas till ett transportföretag: Kund Kommun, Stat, Samhälle Ägare, Investerare Samarbetspartner Leverantörer, Speditörer, Försäkringsbolag Konkurrenter Anställda Fack, branschorganisationer Beskriv vilka resurser som kan finnas i ett transportföretag: Personal, inventarier, kapital, transportmedel, Lager/lagerplatser, Kundkatalog/CRM, system/rutiner, IT-system, ledningssystem arbetsmiljö, produktutbud (tjänster, varor) 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 3

Redovisning av övningsuppgift gjordes muntligt Lektion 2, 2016-10-26. Under dagens lektioner finns beskrivningar som motsvaras av tillämpningar i Verksamhetshandboken för VIS AB Visionstransporter i Sverige AB. Vi tittar i handboken, som färdigställs under kursens gång och vilka kopplingar som finns till dagens lektion. Var i handboken finns beskrivningar för (sid nr?) Transportledarens uppgifter Medarbetarnas engagemang? Ledningsprinciperna? Vilken nytta kan beskrivningen ha för de anställda? Vi gör en muntlig gemensam redovisning nästa lektion! 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 4

Redovisning av övningsuppgift 3 (Tid 15 min) Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Klassens svar jämförs med de faktorer som kvalitetsstandarden ISO 9001:2015 tycker är viktigt att vi har styrning på. Lagar/lev.villkor (se 4.2) Personalpolicy (se5.2, 7.1-7.5) Förarkrav, utbildning, språk, bemötande (se 4-8) Soliditet, /långsiktighet (se 4,5 och 8) Historia, organisation, ägarförhållande (se 4, 5 och 7) ISO-certifierade, förbättringsarbete (se 4.4 och 10) Bengts not: Faktorer som blev mindre belysta var: bl.a. 6. Planering och 9. Utvärdering. Område 8. Verksamhet blev väl belyst. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 5

Redovisning av övningsuppgift 3 (Tid 15 min) Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov? Klassens svar jämförs med de faktorer som kvalitetsstandarden ISO 9001:2015 tycker är viktigt att vi har styrning på. Pris, rabatter (se 8.2) Ryckte, kundreferenser (se 8.2) Framtidsvision (se 8.2) Leveranskapacitet (se 8.2) Lagar/lev.villkor (se 8.2) Leveranssäkerhet, ledtider, flexibilitet (se 8.2) Miljötänk (se ISO 14001) Försäkringar (se 8.2) Förarkrav, utbildning, språk, bemötande (se 8) Tilläggstjänster (se 8) Kontaktvägar/tel.lista (se 8.2.1) Bengts not: Faktorer som blev mindre belysta var: bl.a. 6. Planering och 9. Utvärdering. Område 8. Verksamhet blev väl belyst. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 6

Exempel Utbildning i grundläggande miljö och i Verksamhetshandboken för VIS AB 2016-10-26 1. Vad ska vi göra? agenda 2. Vad innebär kvalité och miljö (ISO 9001 och ISO 14001) för VIS AB? Varför ska vi ha ISO-system? 3. Hur påverkar jag som anställd miljön? 4. Genomgång av Verksamhetshandboken 5. En övning i förbättringar 6. Vad förväntas av mig som anställd 7. Sammanfattning och hur går certifieringen till 8. Kursutvärdering Välkomna/ Bengt Sigvald Miljöutbildning okt-14/bengt S 7

Start av genomgång av Verksamhetshandboken Förord 2 Beskrivning av VIS AB 2 Intressentanalys 2 Affärsidé och policy 3 VIS:s ledningsprinciper 5 Styrning, System, Organisation 6 Processbeskrivning (klickbar) 7 Organisation 9 Ansvar och befogenheter 9 Krav och Lagar 10 Marknadsföring, Försäljning, Avtal, Inköp 11 Utföra tjänster (Lasta, Transportera, Lossa, Godkänna) 12 Fakturera 13 Följa upp 13 Ekonomi och Administration. 13 Personalrutiner 14 Lokaler, Resurser, Infrastruktur 15 Arbetsmiljö 15 Information och utbildning till anställda. 16 IT-stöd 17 Miljö 17 Korrigerande och förebyggande åtgärder 18 UTBILDNING, KOMPETENS 20 Kommunikation 20 Bilaga 1 Personalhandbok, faktainformation från A-Ö 21 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 8

Att införa ett ledningssystem för kvalitet Att införa ett ledningssystem för kvalitet är ett strategiskt beslut inom en organisation, vilket kan bidra till att förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling. De tänkbara fördelarna för en organisation med att införa ett ledningssystem för kvalitet baserat på denna standard är att: a) ständigt kunna erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav; b) underlätta möjligheten att öka kundtillfredsställelsen; c) hantera risker och möjligheter kopplade till organisationens förutsättningar och mål; d) visa överensstämmelse med krav som specificerats i ledningssystemet för kvalitet. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 9

Vi tittade i Verksamhetshandboken och gjorde vissa jämförelse med standardens krav. (se blåmarkerad text) 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och dess strategiska inriktning och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt kvalitetsledningssystem. Organisationen ska övervaka och granska information om dessa externa och interna frågor. 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Beroende på intressenters inverkan, eller tänkbara inverkan, på organisationens förmåga att ständigt erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav, ska organisationen bestämma: a) vilka intressenter som är relevanta för kvalitetsledningssystemet; b) vilka av dessa intressenters krav som är relevanta för kvalitetsledningssystemet. Organisationen ska övervaka och granska information rörande dessa intressenter och deras relevanta krav. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 10

Intressentanalys VIS AB identifierar de intressenter som kan påverka företagets förmåga att över tid tillhandahålla produkter som uppfyller kundernas förväntningar samt andra krav, t.ex. lagkrav. I intressentanalysen ska man även titta på vilka intressenter som har behov och förväntningar kopplade till företagets miljöledningssystem och vilka av dessa behov och förväntningar som är krav att efterleva. Resultatet ingår i affärsplanen som årligen uppdateras. Fundera! Saknas någon intressent och vilka krav finns? Vilka har mest intresse av VIS AB:s miljöarbete? Vilka är viktigast? Hur kan kraven uppfyllas? Vi jämför svaren med ett skarpt förslag 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 11

Redovisning av övningsuppgift att förstå intressenters behov och förväntningar, som vi jämför med ett skarpt förslag Intressent Relation Krav (finns intresse i vårt miljöarbete?) Kunder Köper produkter. Genererar intäkt. transporter och miljöpåverkan Leverantörer Levererar produkter. Genererar Våra miljökrav på kostnad. leverantören Ägare Ger kapital och kunskap. Förväntar Hur vi uppfattas/image betr. sig utdelning. vårt miljöarbete. Anställda/fack Anställning, utför arbete, genererar kostnad Uppfylls genom fossilfria bränslen, sparsam körning uppföljning av avtal, policy styrdokument/strategi er Ansvar Ledn. Ledn. Inköp Styordf., VD Bank/ fordringsägare Myndigheter/ staten. Ger lån. Förväntar sig ränta och amorteringar. Kan ge stöd, bidrag. Utfärdar lagar/föreskrifter. Förväntar sig skatteintäkter. Kan ha intresse av vår miljöarbete, så att bankens ryckte inte solkas. Följa miljölagar avtal med banken miljörapporter, hållbarhetsredovisning VD VD Allmänhet/ grannar Potentiella kunder och medarbetare. Kan ha synpunkter på transporter, terminalarbete Försäkrings -bolag Branschorganisation Övrigt (konkurrenter, samarb.- partner) Erbjuder försäkringar mot motprestation. Kan ge stöd och kompetens samt utfärda regler. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 12

Exempel på verkligt förslag inför certifieringsrevision Intressenter till Aktuellt bolag AB Krav/påverkan från respektive intressent. Intressentkrav Kund: avtal, manualer eller standarder, måluppfyllelse, resurser (utbildning, utrustning) Ägare: Strategiplaner, måluppfyllelse, strategier Lagkrav relaterade till tjänst/produktkvalitet. Partners (utlagda processer, kollegor): kunskap, erfarenhet Leverantörer: justa avtal, kunskap, erfarenhet, information Egen verksamhet: ledarskap, verksamhetsutveckling, medarbetarskap, kundskap (kunskap om kunder), effektivitet/ekonomi, riskhantering, Samhället (myndigheter, infrastruktur, utb.väsendet, allmänheten, media) Image, lagefterlevnad, rekryteringsbehov, hållbarhet Uppfylls genom organisationens produkter och tjänster (beaktas i samvaron med intressenter) Kunduppföljningar, Egenkontroller, Besiktningar, Statusrapporter/felstatistik (budgetunderlag för kund) Måltavla, månadsbokslut (månadsrapport till styrelse och ägare, banker) nyckeltal, Swotanalyser. Gemensamma workshop mellan ledning och styrelse. Nyttja ägarens nätverk. Mässor, nätverk, konsulter, styrning av utlagda processer, erfarenhetsöverföring internt/externt Leverantörssamverkan, där win/win uppstår. Hitta storkundsfördelar i avtalen och nyttja statistik för smarta upphandlingar/ramavtal. Nyttja leverantörens kunskap om oss för ständig förbättring. (reservdelar, energi, avfall, drivmedel). Nyttja lev. kundingångar via hemsidor för att hämta statistik eller låt lev. göra jobbet. Utbildning på alla nivåer i företaget, som motsvarar ansvar och befogenheter. Se utbildningsmatriser. Låt medarbetare växa genom mer ansvar och träning/utbildning. (företagets ambassadörer) Interna och externa revisioner av ledningssystemet som svarar mot kraven för kvalité, miljö, arbetsmiljö och långsiktig hållbarhet (se certifikat). Vara med i samhällsdebatter. Delta i utbildningsråd. Sök utmärkelser! Samarbeta med forskning. Intressentansvarig Kundansvarig/sälj are Koncernchef, resultatansvariga (bolagsvd:ar) Projektledare, alla berörda Projektledare, Inköpsansvariga Enligt befattningsbeskrivningar för resp. medarbetare Internrevisorer, Miljösamordnare, resultatansvariga, VD 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 13

Krav enl. ISO 9001 Förslag enl. Verksamhetshandboken Fundera/Diskutera: vad saknas? 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 14

5.1.2 Kundfokus Högsta ledningen ska tydligt visa ledarskap och åtagande i fråga om kundfokus genom att säkerställa att: a) det avgörs vilka kundkrav och författningskrav som är tillämpliga, att de förstås och ständigt uppfylls; b) risker och möjligheter som kan påverka produkters och tjänsters överensstämmelse med krav samt förmågan att förbättra kundtillfredsställelsen bestäms och hanteras; c) fokus på att förbättra kundtillfredsställelsen upprätthålls. 5.2 Policy 5.2.1 Upprättande av kvalitetspolicy Högsta ledningen ska upprätta, införa och underhålla en kvalitetspolicy som: a) är anpassad till organisationens syfte och förutsättningar samt stöder dess strategiska inriktning; b) ger ett ramverk för att sätta kvalitetsmål; c) innefattar ett åtagande att uppfylla tillämpliga krav; d) innefattar ett åtagande att ständigt förbättra kvalitetsledningssystemet. 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 15

Innehållet i VIS ABs Verksamhetssystem Vad ska vi ha koll på? 1. Processer Visar flödet på hur mitt jobb påverkar andra och påverkas av andras jobb. 2. Förbättringssystem Visar ett sätt som passar oss att ta hand om förbättringar och avvikelser i vår verksamhet. Det kan gälla miljön, ekonomin, arbetsmiljön, kundnöjdhet och mycket annat. 3. Dokumentation Var hittar vi det vi behöver i vardagen? Både instruktioner och t.ex. underlag till fakturor. 4. Kundfokus Vi har mål på kundnöjdhet och en plan på hur målen skall nås. Vi säkerställer så att vi klarar av de krav och förväntningar som kunden har. Vi visar detta i offerter och på vår hemsida. 5. Miljöutredning Vi har kartlagt verksamhetens miljöpåverkan på årsbasis och skapat rutiner för hur vi arbetar med betydande miljöaspekter och hur vi följer de lagar och förordningar som finns. Miljöutbildning okt-14/bengt S 16

Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 6. Mål Vi har mål för kvalitets- och miljöarbetet inkl. handlingsplaner för hur de skall nås. 7. Lagar och författningar Vi har sammanställt de lagar och författningar som vi påverkas av, framförallt avseende miljö. 8. Policy Vi har kvalitets- och miljöpolicy som stämmer överens med vår verksamhet och de uppsatta målen. 9. Inköp Vi har klarlagt vilka behov och krav vi har. Årligen bedömer vi nya och gamla leverantörer och byter när det behövs. 10. Produkter och tjänster Visar hur vi hanterar uppdragen till kund, där våra ordersystem, IT-hjälp och Personalhandboken är till stor hjälp. Hur vi förebygger arbetsskador och hur egenkontrollen görs under produktionen framgår också. Miljöutbildning okt-14/bengt S 17

Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 11. Ledningens genomgång Ledningen utvärderar löpande verksamheten. Kunders synpunkter, våra förbättringar, revisioner, processers duglighet, förändringar och uppföljning av beslut diskuteras och utvärderas. Miljöutredningen och miljömål utvärderas också. 12. Resurser Vi har koll på våra resurser i form av fordon, utrustning, anställda och deras kompetensutveckling. Vi har klart för oss infrastrukturen (energi, tele, el, data, avlopp m.m.) och verksamhetsmiljö (bl.a. arbetsmiljön) 13. Nödlägesberedskap Vi har rutiner för hur vi ska agera vid nödläge, t ex olycka eller brand, som samtliga medarbetare känner till. Vi har ordning på våra rutiner och flöden både på terminaler, planer och kontor, så vi hittar och inget är i vägen om något händer. 14. Övervakning och mätning Kanske vår svåraste utmaning, men vi försöker löpande mäta våra mål och hantera våra avvikelser. Vi kollar också var i arbetsflödet som vi behöver lägga ner mest kraft. Att arbeta med ständiga förbättringar är kärnan i vårt ledningssystem. Miljöutbildning okt-14/bengt S 18

Hemuppgift (max 2 tim) Läs igenom Verksamhetshandboken med fokus på Vad vi ska ha koll på punkterna 1 14. Muntlig redovisning onsdagen den 2 november 2016 på hur VIS AB hanterat dessa punkter genom varvet runt. (koll av förståelsen) Lycka till! Bengt 2016-10- 24 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 19

Hemuppgift Syfte: att som transportlogistiker skaffa sig argument för de mjuka frågorna (kvalitet, miljö och hälsa) vid kundkontakter och att ha en grundförståelse för miljöfrågorna. Sök information om! 1. På vilket sätt har människan påverkat den globala uppvärmningen? Vad talar för? Vad talar emot? 2. Hur stor och med vilken påverkan har transporter på miljön? 3. Hur hanterar större transportsäljande företag miljöfrågorna på sin hemsida? 4. Hur hanterar större transportköpande företag miljöfrågorna på sin hemsida? 5. Beskriv hur viktigt ISO-certifiering är för svenska företag efter vad som skrivs på företagens hemsida. (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001) Hur många finns? Ge exempel på policys. Beskriv vad de olika standarderna står för! Varje grupp lämnar en rapport på ca 1-2 A4 sidor, som avrapporteras till övriga under 5-10 min (dela upp presentationen i gruppen). Maila Bengt senast söndagen den 6 november (för mina synpunkter) Övriga kan ställa frågor vid presentationen som sker måndagen den 7 november 2016/ Lycka till! 2016-10- 26 Kvalitet och miljö HT 16- Bengt Sigvald 20