Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (2) Datum 2013-12-09 Vår referens Jens Trondman Planeringssekreterare Tjänsteskrivelse Jens.Trondman@malmo.se Medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering - Stadskontoret FRI-2013-3320 Sammanfattning Fritidsnämnden ansökte i början av 2013 om 200 000 kr för att kunna ge processtöd genom att frigöra ordinarie personal för att ansvara för utvecklingsarbete inom jämställdhetsintegrering. Avdelningen Integration och arbetsmarknad (INAR) har nu ombett fritidsnämnden att inkomma med en slutrapport avseende hur erhållna medel har använts och vilka resultat som har uppnåtts. Fritidsnämnden anser sig i hög grad ha uppnått de fastställda målsättningarna. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till slutrapport och överlämna den till stadskontoret, avdelningen integration och arbetsmarknad Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om Rapport - medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering Sluttapport - medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering efter AU Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-01-15 Fritidsnämnden 2014-01-23 Ärendet Fritidsnämnden ansökte i början av 2013 om 200 000 kr för att kunna ge processtöd genom att frigöra ordinarie personal för att ansvara för utvecklingsarbete inom jämställdhetsintegrering. Under våren användes halva summan för att frigöra ordinarie personal från sina arbetsuppgifter för att ansvara för utvecklingsarbetet och agera processtöd. Under hösten har förvaltningen valt att inte åberopa resterande medel. Ordinarie jämställdhetssamordnare har varit föräldraledig. Fokus har därför under hösten legat på att, med ordinarie bemanning, bibehålla jämställdhetsarbetet snarare än att utveckla det. Avdelningen Integration och arbetsmarknad (INAR) har nu ombett fritidsnämnden att inkomma med en slutrapport avseende hur erhållna medel har använts och vilka resultat som har uppnåtts. SIGNERAD 2013-12-17
2 (2) Slutrapporten fastslår att arbetet har fortskridit i enlighet med Strategi för jämställdhetsintegrering 2012-2013 antagen av fritidsnämnden och Reviderad ansökan om medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering 2013. Målet är, enligt ansökan och i enlighet med fritidsförvaltningens övergripande jämställdhetsstrategi, att: systematisera jämställdhetsarbetet, framtagande av jämställdhetsåtgärder och integrera ett jämställdhetsperspektiv i existerande verksamhetsutvecklande strukturer. Detta innebär att förvaltningen inom ramen för ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning arbetar med att integrera ett jämställdhetsperspektiv. Som en del av detta arbete verkar vi bland annat för att jämställdhet integreras i förvaltningens styrdokument. Därtill könsuppdelar vi vår individbaserade statistik, genomför jämställdhetsanalyser, tar fram relevanta åtgärder och följer upp vår verksamhet. Syftet är att synliggöra könsskillnader för att åtgärda dem. I detta arbete spelar process- och chefsstödet en viktig roll som ambassadörer och garanter för att jämställdhet är en naturlig del utav verksamhetsstyrningen. Här är även ledningsgruppen viktig då de som styrgrupp varit aktiva i framtagandet av strategin och drivit utvecklingen av densamma samt verkat för att integrera jämställdhetsmålen i verksamhetsplanen. Ytterligare en viktig aspekt för en hållbar förankring är att samtliga medarbetare involverats i processen. Fokus i jämställdhetsarbete har legat vid att öka kunskapen, könsuppdela statistik, genomföra kontinuerliga jämställdhetsanalyser, formulera åtgärder, integrera styrdokument och följa upp verksamheten. Avslutningsvis slår rapporten fast att fritidsnämnden anser sig ha uppnått de fastställda målsättningarna i hög grad. Ansvariga Yvonne Gustafsson Avdelningschef Bo Sjöström Direktör
1B Malmö stad Avdelningen för integration och arbetsmarknad 0BSlutrapport - medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering Slutrapport ska lämnas in den 15 januari 2014. Du kan skicka Din rapport med internpost till Stadskontoret, avdelningen för integration och arbetsmarknad, Katarina Fehir eller skicka en underskriven och scannad version med e-post till katarina.fehir@malmo.se Vi ser gärna att ni är kortfattade i Er rapportering. Helst inte mer än en sida per fråga. Frågor besvaras av: Lotta Heckley, tfn 040344027 Namn på den/de förvaltningar/bolag som rapporten avser: Fritidsförvaltningen Kontaktperson Namn: Yvonne Gustafsson Telefon: 040-34 28 32 E-post: yvonne.gustafsson@malmo.se Funktion: Avdelningschef på administrativa avdelningen Vilken/vilka av följande effektmål bedrivs utvecklingsarbetet mot? könsuppdelad statistik kontinuerliga jämställdhetsanalyser i det ordinarie arbetet sluttapport - medel för utvecklingsarbete avseende verksamhetsspecifika mätbara mål och åtaganden som ökar jämställdheten och som ingår i verksamhetsplaner och budget uppföljning av mål och åtaganden STADSKONTORET Föreningsgatan 26 Stadshuset 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 00 Org.nr. 212000-1124 [e-post] www.malmo.se
2 (5) I vilken utsträckning har utvecklingsarbetet nått/förväntas utvecklingsarbetet nå de mål som beskrevs i ansökan? Vilka risker finns att målen inte kommer att uppnås? Om det finns avvikelser, vilka är anledningar till detta? Arbetet har fortskridit i enlighet med Strategi för jämställdhetsintegrering 2012-2013 antagen av fritidsnämnden och Reviderad ansökan om medel för utvecklingsarbete avseende utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering 2013. Målet är, enligt ansökan och i enlighet med fritidsförvaltningens övergripande jämställdhetsstrategi, att: systematisera jämställdhetsarbetet, framtagande av jämställdhetsåtgärder och integrera ett jämställdhetsperspektiv i existerande verksamhetsutvecklande strukturer. Detta innebär att förvaltningen inom ramen för ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning arbetar med att integrera ett jämställdhetsperspektiv. Som en del av detta arbete verkar vi bland annat för att jämställdhet integreras i förvaltningens styrdokument. Därtill könsuppdelar vi vår individbaserade statistik, genomför jämställdhetsanalyser, tar fram relevanta åtgärder och följer upp vår verksamhet. Syftet är att synliggöra könsskillnader för att åtgärda dem. I detta arbete spelar process- och chefsstödet en viktig roll som ambassadörer och garanter för att jämställdhet är en naturlig del utav verksamhetsstyrningen. Ökad kunskap Inga nya interna utbildningsinsatser inom förvaltningen har genomförts under 2013. Medarbetare och chefer har dock deltagit i utbildningar, föreläsningar och seminarier anordnade inom Malmö stad. Jämställdhet diskuteras också på arbetsplatsträffar, planeringsdagar och internat. Även jämställdhetsanalyser och utbildningar riktade till föreningslivet genomförs av ordinarie personal. Könsuppdelad statistik Arbetet med att ta fram könsuppdelad statistik har fortsatt under 2013. Fokus har dels legat vid att könsuppdela ny statistik och dels att kvalitetssäkra den existerande statistiken. Det handlar alltså om att ta fram ett relevant och korrekt underlag. Arbetet har varit framgångsrikt. Mer könsuppdelad statistik finns nu att tillgå. I högre utsträckning har även olika datamängder börjat samordnas för att skapa en mer komplex och sammansatt bild av förvaltningens verksamhet. En utmaning för framtiden är att ta fram metoder för att könsuppdela statistik inom nya, för förvaltningen centrala, områden. Kontinuerliga jämställhetsanalyser Den statistik vi tar fram ligger ofta tillgrund för våra jämställdhetsanalyser. Förvaltningen genomför en rad olika jämställdhetsanalyser. Analyserna sker främst i samband med det ordinarie uppföljningsförfarandet, men även fristående analyser har genomförts. Åtgärdsformulering och uppföljning Utfallet av jämställdhetsanalyserna förankras i existerande styrdokument. 2014 års verksamhetsplan är klar och har ett jämställdhetsperspektiv. Andelen könsuppdelade nyckeltal har även ökat. I 2013 års verksamhetsplan var 71% av förvaltningens individbaserade nyckeltal könsuppdelade. Inför 2014 har den siffran ökat med 10 procentenheter till 81%. De könsuppdelade nyckeltalen följs noggrant och åtgärder formuleras för att förändra statistiken. Arbetet med framtagande av åtgärder bygger på en delaktighet från samtlig personal. Fritidsförvaltningen följer regelbundet uppsatta mål och åtaganden för att se att de genomförts och haft önskad effekt. Uppföljningen har 2013 skett kvartalsvis. Under 2014 återgår vi till en tertialvis uppföljning. En jämställdhetsplan ur ett personalpolitiskt perspektiv håller även på att tas fram till årsskiftet.
3 (5) Fritidsförvaltningen anser sig i hög grad ha uppnått de fastställda målsättningarna. Främst genom att arbetet med att systematisera och integrera i redan existerande verksamhetsutvecklande strukturer har gått framåt. Beskriv ert utvecklingsarbete med konkreta exempel på det ni hittills har genomfört, åstadkommit samt vilka eventuella förändringar i organisationen det har lett till. Vad eller vilka områden ser ni skulle behöva utvecklas vidare? Under året har arbetet med jämställdhetsintegrering fortlöpt i enlighet med den fastslagna strategin. Utöver integreringen i den centrala styrprocessen innebär det konkret att vi tagit fram könsuppdelad statistik, genomfört kontinuerliga jämställdhetsanalyser, tagit fram mål och åtgärder samt förankrat och följt upp resultaten i uppföljningssamtal, planeringsdagar och internat. Könsuppdelad statistik Under året har arbetet med att kvalitetssäkra samtliga nyckeltal i verksamhetsplanen intensifierats. Kvaliteten och andelen könsuppdelade nyckeltal har ökat. Under 2013 har andelen könsuppdelade nyckeltal som grundas på individbaserad statistik ökat från 71% till 81%. Händelserapporteringssystemet har utvecklats vilket möjliggör könsfördelad statistik. Inom ramen för en resursfördelningsanalys kvalitetssäkras och samordnas statistik för att skapa en mer sammansatt bild av förvaltningens verksamhet. Mer konkret handlar det om att analysera hur driftavdelningens anläggningsresurser fördelar sig mellan kvinnor och män samt geografiskt/socioekonomiskt. Ett nytt boknings- och aktivitetsrapporteringssystem håller på att upphandlas som kommer att möjliggöra en förbättrad statistik kopplat till föreningslivet. Brukar- och marknadsundersökningar har genomförts för att ta del av de kvinnliga och manliga brukarnas och besökarnas upplevelser av vår verksamhet. Fokus överlag har legat vid att utveckla statistik kopplat till den egna verksamheten. Jämställhetsanalyser Jämställhetsanalyser genomförs kontinuerligt inom ramen för den ordinarie verksamhetsutvecklingen. Ett exempel är att förvaltningen arbetar med jämställd rekrytering. Främst följer vi tjänsten idrottsplatsvaktmästare (IPV) där könsfördelningen är mycket ojämn. HRenheten har i samarbete med verksamheterna sett över och förändrat platsannonser och kravspecifikationer. Arbetet har varit lyckat och sedan 2011 har andelen kvinnliga IPV ökat med 10 procentenheter. Vi följer även nyttjandet av förvaltningens resurser. Två exempel på det är dels vårt arbete med att skapa mer jämställda gym och dels samordningen av olika data i en resursfördelningsanalys. Arbetet med att följa resursnyttjandet kommer att intensifieras och breddas under 2014. De brukar- och marknadsundersökningar som genomförts under året har även använts för att analysera hur kvinnor och män upplever våra anläggningar kopplat till standard, service, städning och trygghet. Resultatet har sedan använts i verksamhetsplanering och lett till konkreta åtgärder. Framförallt sker det kontinuerliga analyser av vår verksamhet vid uppföljningstillfällen, delårsbokslut och årsbokslut. Resultatet av analyser förankras även via arbetsplatsträffar, internat och planeringsdagar. Mål- och åtgärdsformulering samt uppföljning De jämställdhetsanalyser som genomförs används sedan som underlag i framtagande av mål och åtgärder. Processen med att ta fram mål och åtgärder involverar samtliga medarbetare. Detta arbete leder till ett framtagande av styrdokument i form av handlingsplaner och förvaltningens verksamhetsplan. Medarbetarnas delaktighet sker främst genom planeringsdagar och struktureras av prioriteringar satta av chefer och förvaltningsledning. De åtgärder som fastslås följs sedan upp strukturerat under året. Främst genom uppföljningssamtal och genom att följa nyckeltalens utveckling. På så sätt ser förvaltningen till att åtgärder genomförs och att de har fått önskad effekt. Ett sådant exempel är arbetet med att uppnå en jämnare könsfördelning på förvaltningens gym. Åtgärder som att t.ex. anställa en kvinnlig gyminstruktör på Oxievångsbadet och att installera cirkelträningsmaskiner på Bulltofta Motions-
4 (5) center har lett till att andelen kvinnor på gymmen har ökat med 5 procentenheter. Könsfördelningen på gymmen är idag 25% kvinnor och 75% män. Om fler konkreta exempel på jämställdhetsarbetet önskas kan detta lämnas till INAR. Hur långt har förvaltningen/bolaget nått i förankringsprocessen av resultatet av utvecklingsarbetet så som det beskrevs i ansökan? Vilka risker finns för att utvecklingsarbetet inte kommer att förankras? Förankringsprocessen har nått långt på fritidsförvaltningen. En huvudorsak är att arbetet med förankringsprocessen är rotad i den centrala styrprocessen, dvs. mål- och åtgärdsarbetet. Förankringen sker genom att involvera hela personalen i processen. På arbetsplatsträffar diskuteras verksamheten ur ett jämställdhetsperspektiv. Samtliga medarbetare är delaktiga i framtagandet av verksamhetsspecifika åtgärder och målformuleringar, vilket sker främst genom planeringsdagar och internat. Detta arbete struktureras dock av prioriteringar satta av chefer och förvaltningsledningen. Jämställdhetsanalyser genomförs integrerat i det ordinarie uppföljningsarbetet. Uppföljningen sker dels genom möten mellan respektive chef på respektive organisatorisk nivå å ena sidan och förvaltningens stödfunktion å andra sidan, dels genom uppföljningssamtal mellan samtliga sektionschefer, enhetschefer och avdelningschefer och överordnad chef. Därutöver förankras resultatet genom att personal på de enheter där nämnden driver verksamhet i egen regi är delaktiga i framtagande av könsuppdelad statistik och i framtagandet av åtgärder som ska förändra statistiken ur ett jämställdhetsperspektiv. Utvecklingsarbetet är därmed förankrat i de ordinarie verksamhetsutvecklande strukturerna. Det skapar en trygghet och är en garant för arbetets hållbarhet. Här spelar ledningsgruppen en central roll då de som styrgrupp varit aktiva i framtagandet av strategin och drivit utvecklingen av densamma samt verkat för att integrera jämställdhetsmålen i verksamhetsplanen. En viktig aspekt för en hållbar förankring framöver är att samtliga medarbetare även fortsättningsvis involveras i processen. Beskriv hur förvaltningens/bolagets ledningsgrupp har deltagit i utvecklingsarbetet? Vad har fungerat bra och mindre bra med ledningsgruppens roll? Som ägare av verksamhetsplan och budget deltar ledningsgruppen kontinuerligt i det strategiska arbetets samtliga delar. Detta skapar dels en trygghet i att dessa frågor prioriteras samtidigt som ledningsgruppen håller sig uppdaterad. Vilka konkreta åtgärder planeras inom förvaltningen för att säkerställa att arbetet fortgår 2014? I och med att jämställdhetsarbetet är integrerat i de ordinarie verksamhetsutvecklande strukturerna är arbetets fortgång under 2014 garanterat. Därutöver återkommer den ordinarie jämställdhetssamordnaren från föräldraledighet och med en redan existerande stödgrupp som arbetar med jämställdhet som stöd finns det mycket goda möjligheter för arbetet att fortgå. Fokus ligger vid att (1) fortsätta utvecklingen av den ordinarie styrprocessen
5 (5) (2) ta fram en metod för att jämställdhetsintegrera förvaltningens budget (Gender budget analysis) (3) vidareutveckla HR-enhetens jämställdhetsplan och i större utsträckning inkorporera den i ordinarie verksamhetsutvecklande strukturer. Redogör för utvecklingsarbetets budget, (inkl budgetposter, t ex processledning), förbrukning hittills samt prognos för helåret: Fritidsförvaltningen har under 2014 beviljats 200000 tkr för utvecklingsarbetet. Under våren användes halva summan för att frigöra ordinarie personal från sina arbetsuppgifter för att ansvara för utvecklingsarbetet och agera processtöd. Under hösten har förvaltningen valt att inte åberopa resterande medel. Ordinarie jämställdhetssamordnare har varit föräldraledig. Fokus har därför under hösten i huvudsak legat vid att bibehålla jämställdhetsarbetet snarare än att utveckla det, med ordinarie bemanning. Detta till trots så har nya utvecklingsinsatser genomförts inom jämställdhetsanalyserna och ordinarie bemanning har agerat processtöd under hösten. Arbetet har dock finansierats inom ramen för ordinarie verksamhetsutveckling. Jämställhetsarbetets givna roll i den ordinarie verksamhetsutvecklingen, existensen av administrativa stödresurser och ledningsgruppens engagemang i frågan har möjliggjort arbetets fortgång med ordinarie resurser. Helårsbudget: 100 000 kronor (av beviljade 200000 kronor) Frigöra ordinarie personal att ansvara för utvecklingsarbetet Processtöd Underskrift ansvarig chef Namn: Datum Namnförtydligande: Yvonne Gustafsson