PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 5 2015 2015-06-13 Norrköping Deltagare - SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Peter Svensson Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Martin Jarl Ekonomichef (Pkt. 1-5.1) Anna Wilhelmsson GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Styrelsen gratulerade Agneta Andersson som fyllt jämnt. Åke Knutsson gratulerade å styrelsens vägnar Håkan Leeman till platsen i Riksidrottsstyrelsen. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Carl-Erik Sörman valdes att justera dagens protokoll.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 4 2015 godkändes och lades till handlingarna. 4. Resultatrapport Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten. Det ser fortsatt bra ut och den positiva trenden på intäktssidan håller i sig. På kostnadssidan har vi inbesparingar mot budget just nu, men kostnadssidan förväntas komma i nivå med budget under senare delen av året. 5. Ärenden 5.1 IT (PW/IT-rådet) Innevarande IT avtal med Accessdata löper ut vid kommande årsskifte och nytt avtal, alternativt uppsägning av avtalet, för kommande period måste tecknas senast sista juni 2015. Styrelsen har genom sitt IT-råd under året diskuterat IT och TA avtalens upplägg, utformning och omfattning och föreslagit vissa förändringar. På vissa punkter har IT rådet varit eniga om förändringar och i vissa punkter har man redovisat delade meningar. Med utgångspunkt från ovanstående har följande tagits fram. Styrelsen uppdrar åt GS att teckna treåriga avtal med Accessdata enligt följande: - IT och TA skall behandlas i två skilda avtal. - Inom IT och TA ska aktiviteterna vara uppdelade i Drift och Support respektive Utveckling. Avdelningen Utveckling inom IT skall inte ligga i ramavtalet med Accessdata, utan skall vara en fri pott att disponera där behov finns och hos lämplig leverantör. - Drift och support ska ha fasta kostnadsramar som årligen kan justeras. - Utveckling inom TA skall ha "målkostnader" som årligen kan justeras efter behov och ekonomi. - Ett stående utbildningsinslag skall finnas på sådant sätt att förbundsledningen, vid behov kan ges utbildning en heldag varannan månad under året. - IT ledningen skall struktureras i fyra nivåer på följande sätt: 1. Strategisk ledning, övergripande beslut. Styrelse/personal 2. Prioriteringsledning, IT grupp vägledande. Personal/styrelse rep./ad 2
3. IT-ledning, daglig ledning AD/personal 4. Utförande AD - Kostnaderna i IT avtalet bör/ska ligga på nuvarande avtalsnivå eller lägre. - Kostnadsbilden för TA bör anpassas till förväntade intäkter och behov. - Samtliga delar i avtalet ska vara tydliga och lätta att följa upp. 5.2 Sektionernas/kommittéernas uppdragsbeskrivningar Underlag till nya uppdragsbeskrivningar har nu gått ut till alla sektioner samt till vissa grupper/kommittéer. Samtliga har uppmanats att ta del av dessa samt komplettera med uppgifter. Koordinatorerna har fått i uppdrag att hjälpa sektionerna att ta fram och färdigställa dokumenten. Styrelsen noterar att det kommit in en uppdragsbeskrivning från Roadracing sektionen. Styrelsen har för avsikt att godkänna den vid nästa styrelsemöte den 2 augusti. Uppdragsbeskrivningarna kommer att godkännas löpande eftersom de kommer in. Gällande barnkommittén fattade styrelsen beslut om att tillsätta en fjärde ledamot, Marie Westerlund. Mandattid 2 år. Barnkommittén ser ut enligt följande: Jeanette Nyberg (sammankallande) t.o.m. april 2016 Jenny Nord (ledamot) t.o.m. april 2016 Jonas Persson (ledamot) t.o.m. april 2017 Marie Westerlund (ledamot) t.o.m. april 2017 3
5.3 Anmälare i TA/Team (PS) Vid förra styrelsemötet bordlades frågan om att utöka möjligheterna att lägga till fler anmälare i TA-systemet. Ingen kompletterande information har inkommit. Styrelsen avslutar ärendet utan åtgärd. 5.4 Inför FIM Europe General Assembly, Malta (HL/PW) Första helgen i juli genomför FIM Europe sin årliga General Assembly. Denna gång är det inga val till styrelsen, utan fokus på inkomna motioner och propositioner samt arbete i FIM Europe kommissioner. Vi har fortfarande inte mottagit någon agenda för mötena. Styrelsen överlåter åt Svemos representanter att rösta vid FIM Europe General Assembly, med hänsyn taget till de åsikter som styrelsen förmedlat till Svemos representanter. 5.5 Uppdatering mötesplan 2015 (HL) Styrelsen har tidigare fattat beslut om en mötesplan för 2015. I tillägg har datum bestämts för organisationsutredningen. Efter RIM 2015 har även mötesplanen för RS/FS beslutats vid det konstituerande mötet den 31 maj. Styrelsen beslutade att behålla den ursprungliga mötesplanen för 2015, och att styrelsemötet den 19 september leds av Svemos vice ordförande. 4
5.6 Stubbrace (ÅK) Vid styrelsemöte 9, 2014 (punkt 5.11) behandlades frågan om att på prov låta några klubbar få arrangera tävlingar av enklare typ som benämns Stubbrace. Tyvärr blev de två planerade Stubbracetävlingarna inställda på grund av ogynnsamt väder och någon utvärdering har därför inte kunnat ske. 1. Deltagande i Stubbracetävling är tillåtet med nationell förarlicens utfärdad för enduro eller motocross. Vid enklare tävling gäller även baslicens utfärdad för enduro eller motocross. 2. Tävlingsledare i Stubbracetävling skall inneha giltig tävlingsledarlicens i enduro eller motocross. Ovanstående undantag gäller endast för de tävlingar som genomförs enligt framtagna regler för Stubbrace och enligt enduroreglementet i tillämpliga delar för denna tävlingsform. Efter genomförda tävlingar 2015 skall det ske en utvärdering av försöket att tillåta förar- och tävlingsledarlicens från skilda discipliner i samma tävling. 6. Rapporter 6.1 Försäkringsinformation (PW) Processen och arbetet med försäkringar kopplade till förarlicenserna pågår löpande. Diskussioner förs såväl inom som utom landet om innehåll, anpassning och nivåer. Målsättningen är att ha tillräckligt goda underlag för en ny upphandling i oktober månad. Arbetet med detta är mycket omfattande och svårigheterna betydande, samtidigt utgör Svemos samlade försäkringskostnader en stor del av kostnadsbudgeten. Styrelsen informerades av GS Per Westling om dagsläget. 5
6.2 Organisationsutredningen (PW/HL) Torsdag 4 juni genomfördes första steget i arbetet med ny organisationsutredning. SISU, Maria Ståhl besökte kansliet och gick tillsammans med personalen igenom innehåll, tidsplan och ansvarsområden i den fortsatta processen. Samtidigt genomfördes intervjuer med de personer i personalen som skall agera koordinatorer i de nytillsatta arbetsgrupperna. En enkätförfrågan med liknande frågor har redan sänts till de styrelsemedlemmar som skall leda de olika arbetsgrupperna. Nu under juni månad kommer den första öppna enkäten att läggas ut på hemsidan och spridas till samtliga som vill medverka och tycka i den kommande processen. Under sommaren kommer ett antal personer att tillfrågas om de vill delta mera engagerat i någon av de olika grupperna genom att ingå i någon av dessa. 6.3 Kommande NT/SPAR (ÅK/PW) NT (bör i fortsättningen kallas Nationellt Tävlingsreglemente och inte ha rubriken SVEMO MOTORKALENDER). Arbetet påbörjas nu med de nationella tävlingsreglerna samt med bilagorna A, B, C och E. Alla dessa skall ligga på styrelsens bord vid novembermötet 14/11 i form av färdiga förslag. Beslut tas av styrelsen vid decembermötet 5/12.NT tas av TK (enligt tidigare beslut) men TK kan inte ta bilagorna, de måste beslutas av styrelsen. Vår målsättning är att ha hela NT + 4 bilagor färdiga och publicerade på vår hemsida innan årsskiftet. Klubbar, förare, utbildare m.m. har då tillgång till reglerna då de faktiskt börjar gälla. 6.4 Rapport från RIM (HL/PW) RIM, Riksidrottsmöte, genomfördes i Helsingborg 29-31 maj. Fullständigt protokoll med beslut och annat kommer på RFs hemsida. Några saker förtjänas att nämnas rent allmänt. - Trots tidigare stora diskussioner om den nya RF/SISU gemensamma styrelsens sammansättning slutade första dagen nomineringar med att valberedningens förslag godtogs fullt ut. Inga övriga nomineringar kom. För posten som ordförande fanns vid söndagens val två kandidater Björn Eriksson och Lars Liljegren. Lars valde att dra tillbaka sin kandidatur med påföljd att stämman enhälligt valde den ordförande och den styrelse som valberedningen föreslagit. I och med detta fick de svenska motorsportförbunden för första gången en motorsportintresserad person, Håkan Leeman, ordförande i Svemo, in i styrelsen. 6
- Stämman var rent allmänt väldigt överens i de allra flesta frågor, RS/FS propositioner och svar på motioner gick i stort sett alla igenom utan större diskussioner. Ovanligt stor enighet bland de deltagande ombuden gjorde att förhandlingarna gick snabbt och lätt. - Frågan om IdrottOnline var åter uppe men denna gång kunde vi konstatera att förbunden stod relativt samlade bakom systemet och att man, trots viss "irritation" med olika funktioner nu tydligt uttalade att systemet skall gälla alla inom idrottsrörelsen. - RS förslag om fortsatt organisationsutredning och arbete med strategisk plan vann stort gehör och arbetsgruppen gavs mandat att fortsätta arbetet.som helhet kan konstateras att det var en ovanligt enad idrottsrörelse som närvarade. Inga problem uppstod till följd av att man slog samman RFs och SISUs bägge styrelser och att de bägge stämmorna genomfördes samtidigt. Ett bra möte som ger gott hopp för framtiden. Särskilt roligt för Svemo är naturligtvis att Håkan Leeman nu kommer att sitta i RS under en period av 4 år. 6.5 Rapport VM Trial (HL) Håkan Leeman var styrelsens representant vid VM-deltävlingen i Trial i Borås 6-7 juni. Tävlingen arrangerades av FMCK Borås och Kinna Motorklubb. Håkan Leeman kompletterade sin skriftliga rapport. Det huvudsakliga och generella omdömet blir att tävlingarna var mycket väl organiserade av de bägge arrangörsklubbarna, Svemo Trialsektion, Borås kommun och alla de frivilliga volontärerna från diverse klubbar. FIM representanter var mycket nöjda och uttryckte detta ett flertal gånger. 6.6 Licensrapport (HL/PW) Styrelsen följer löpande statistiken när det gäller antal licensierade förare. Glädjande nog håller den ökande trenden i sig och vi ser 257 fler förare i år jämfört med samma tid förra året. Den största ökningen ligger på Enduro där antalet seniorlicenser ökat tydligt. Ökningar kan också konstateras på Guldhjälmslicenser i både Enduro och Motocross, samt något inom Road Racing. 6.7 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 7
7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Linköping den 2/8-2015. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2015-06-23 Justerare Carl-Erik Sörman Godkänt via mail 2015-06-23 8