PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2016-4 2016-05-14 Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med två undantag. Ärendepunkt 5.10 flyttades till rapportpunkt 6.9. Rapportpunkt 6.9 blev rapportpunkt 6.10. 2. Val av justerare Tony Jacobsson valdes att justera dagens möte.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 3 2016 godkändes och lades till handlingarna med en ändring. Under ärendepunkten 5.4 i protokollet läggs följande text till som sista mening i beslutet "styrelsen beslutade även att ändra i SR enligt sektionens önskemål i samma ärende". Den texten står i beslutet som justerades omgående vid möte nr 3 och lades som bilaga till protokoll nr 3. Nu står exakt samma text i protokollet som i bilagan. Protokoll från konstituerande möte godkändes och lades till handlingarna med en ändring. Under punkten 4.8 Ansvarsområden byts ordet "faddrar" ut mot "kontaktpersoner". 4. Resultatrapport Styrelsen tog del av resultatrapporten. Det ekonomiska resultatet överträffar budget även denna period. Framförallt beror det på att försäljningen av licenser går bra och överstiger budget på intäktssidan. Kostnaderna hålls inom budget. 5. Ärenden 5.1 Motocrossgymnasiet flytt till Skövde Tibro kommun har beslutat avveckla Fågelviksgymnasiet. Detta innebär att Svemos motocrossgymnasiet måste flyttas till annan ort. Tibro- och Skövde kommuner har beslutat att Fågelviksgymnasiets verksamhet skall flyttas till Skövde. I samband med det har förutsättningarna undersökts för att även flytta motocrossgymnasiet till Skövde. Diskussionerna om detaljer i förutsättningarna pågår i skrivande stund. RF är informerat, Tibro och Skövde kommuner har skrivit ett inriktningsbeslut om flytten och RIG gruppen har varit inblandade i arbetet. För närvarande planeras flytten från Tibro till Skövde ske vid höstterminens start 2017. Styrelsen beslutade att då verksamheten upphör i Tibro skall Motocross- och Endurogymnasiet flyttas till Skövde. 2
5.2 Internationell förarförsäkring Efter fyra månader med den nya försäkrings/licenssystemet kan vi konstatera att i stor utsträckning fungerat utmärkt. Under startperioden har vi dock hittat mindre brister som måste rättas till. Det gäller bland annat förare från andra länder som kommer till Sverige för att träna och nöjesåka. Dels har dessa förare sällan licens i sitt hemland och dels täcker Svemos försäkringssystem det skydd som en sådan förare själv borde ha när det gäller ansvarsförsäkring, dvs. skydd för tredje man, funktionärer, publik med mera. Internationellt arbetar vi nu på att få fram en sådan försäkring som ska kunna tillhandahållas av FIM, men fram till dess finns nu en internationell överenskommelse inom Europa att vi, var och en för sig i respektive land ska kunna erbjuda en sådan försäkring till förare som kommer till oss. Styrelsen beslutade uppdra åt kansliet att efter att ha stämt av med grensektionerna snarast ta fram en försäkring enligt förslaget och snarast erbjuda klubbarna möjligheten att sälja dessa försäkringar. 5.3 TA- samarbete och utveckling Onsdag 27 april träffade Svemo Svenska Bilsportförbundet (SBF) och Norska Motorsportförbundet (NMF) för att diskutera gemensamma utvecklingsprojekt när det gället TA. Samtliga tre organisationer använder nu Svemo TA. Under mötet diskuterades generellt förutsättningar för gemensamma beställningar samt några specifika områden. Grundinställningen för alla tre är att vi vill dela på kostnaderna då vi var för sig känner att vi har behov av en specifik utvecklingsdetalj, ex diskuterades nu införande av MC-ID och "Vagnbok", något alla tre förbunden vill ha. Vid mötet deltog Accessdata som även dom ställde sig positiva. Svemo styrelse beslutade att gå vidare med att utveckla samarbetet med SBF och NMF när det gäller utvecklingsprojekt i Svemo TA på det sätt som ovan beskrivits. 3
5.4 Regler för tilldelning av SM Styrelsen har tidigare diskuterat regelverken kring förbundets SM tävlingar. Idag genomförs årligen 57 SM i Svemo. Många SM finns kvar av "historiska" skäl och många har tillkommit under perioder då grenen tillfälligt "peakade". Detta innebär att det idag genomförs SM i grenar där det totala antalet utövare i Sverige understiger 25 personer. Ett SM ska vara en statustävling, att hålla SM där utövarantalet är så litet att i stort sett samtliga utövare i Sverige kan delta bör och kan ifrågasättas. Styrelsen har därför tidigare bett Idrottsgruppen ta fram förslag på hur detta ska regleras i framtiden. Styrelsen beslutade att koordinatorerna/idrottsgruppen ska ta upp frågan med respektive grensektion innan slutligt förslag tas fram. Beslut ska tas senast i juni om ändringar ska kunna införas till 2017. 5.5 Mötesplan 2016 Styrelsen har i slutet av 2015 lagt fast sin mötesplan för 2016. Med anledning av förbundsmötet och den till stora delar nya styrelsen, finns anledning att diskutera den fastställda mötesplanen och eventuellt göra förändringar i densamma. Styrelsen beslutar att fastställa den tidigare mötesplanen men ändrar ort på mötet i september då man i samband med styrelsemötet kommer besöka MX SM i Uddevalla. 4
5.6 Styrelserepresentation VM/EM-tävlingar 2016 Styrelsen har i början av 2016 beslutat om styrelsens representation vid internationella mästerskapstävlingar 2016. Med anledning av förbundsmötet och den till stora delar nya styrelsen, behöver den tidigare planen kompletteras och diskuteras. Styrelsen beslutade att fördela representationen vid internationella mästerskapstävlingar enligt nedan. Om styrelsemedlem är förhindrad att vara styrelsens representant vid avsedd tävling, åligger det styrelsemedlemmen själv att byta med annan styrelsemedlem eller att på annat sätt komma överens med annan styrelsemedlem om lämplig lösning. 5.7 Inge Blanks Minne - Årets funktionär (ÅK) Inge Blanks Minne är ett pris som varje år tilldelas funktionär/ledare inom motorcykel/snöskoterklubb tillhörande Svemo. Intresset att nominera mottagare till priset har varit mycket lågt under en längre tid. Under den senaste fem-årsperioden har priset endast utdelats vid ett tillfälle. Övriga år har priset ej haft någon mottagare. Styrelsen beslutade på förslag av Åke Knutsson att priset Inge Blanks Minne - Årets funktionär från och med 2017 ej längre ska delas ut. Dock tycker styrelsen att det bör tas fram ett nytt pris för att premiera funktionärer. Styrelsen uppdrar åt GS att till nästa möte utarbeta ett förslag med kriterier för detta. 5
5.8 Ansökan VM/EM kval i Sverige 2017 (Isracing & Speedway) Vid CCP Bureau möte i Prag den 13-14 april gicks ansökningarna för 2017 års VM tävlingar igenom och det saknades arrangörer för ett VM kval i isracing och ett Junior VM kval i Speedway. Tony Olsson ansvarig för Track Racingsektionen och medlem i CCP Bureau lovade på mötet att försöka ordna två arrangörer i Sverige till dessa tävlingar. Strömsunds MC Isracing önskar arrangera VM kvalet i isracing och Kumla MSK Junior VM kvalet i Speedway. Båda klubbarna arrangerar även 2016 FIM tävlingar så man vet vad som krävs vid dessa arrangemang. Track Racingsektionen har gått igenom dom ekonomiska förutsättningarna med respektive klubb och med anledning av att det rör sig om relativt små kostnader för dessa tävlingar ser sektionen inga problem för de båda klubbarna att få runt det ekonomiska. Svemo styrelse godkänner preliminärt Track Racingsektionens begäran att inför säsongen 2017 till FIM respektive FIME ansöka om att få arrangera VM kval i isracing, Junior VM kval i Speedway samt det Nordiska Junior EM kvalet i Speedway. Styrelsen vill snarast ta del av budgetarna för arrangemangen. Beslutet justerades omgående. 5.9 Förslag från Snöskotersektionen, ny sammankallande Snöskotersektionen har föreslagit Tobias Eklund som ny sammankallande. Beslutades att utse Tobias Eklund som ny sammankallande i Snöskotersektionen. Tobias mandattid är t.o.m. mars 2017. 6
6. Rapporter 6.1 Svemo framtida kommunikation Med förändrade behov från rörelsen och omvärlden behöver förbundet se över sin kommunikation gentemot medlemmar respektive media/samarbetspartners. Detta är också något som framkommit i den pågående organisationsutredningen samt en SWOT-analys av förbundets kommunikation. Bland annat finns ett behov av närvaro i sociala medier, samt en uppdaterad hemsida för att möta rörelsens önskemål. Frågan ska tas upp mera omfattande på nästa styrelsemöte. 6.2 Licensrapport Det nya licenssystemet har slagit väl ut och vi kan nu konstatera att närmare 5 000 förare som tidigare åkt utan licens nu är med i Svemos gemensamma licens/försäkringssystemen. Av dessa nytillkomna förare återfinns ca: 3 500 inom motocross och 1 500 inom enduro. Det har också inneburit att många klubbar nu fått en kraftig ökning av antalet medlemmar vilket är mycket positivt. Det totala antalet förare var den siste april 14 151. Det finns som tidigare påpekats många som tagit ut licens tidigare men ingenting tyder, i dagsläget, på att många förare bytt ner sig från en mera avancerad licens till en Klubblicens. 6.3 Försäkringsmöte Geneve Den 3 maj höll FIMs försäkringsgrupp (Svemo, Frankrike, Belgien och FIM) möte i Geneve. FIM hade nu fått ett färdigt förslag vad gäller medicinsk vård och hemtransport för förare som kör utanför sitt hemlands gränser. Förslaget som det ligger nu erbjuder också, i en variant, skadeersättning upp till visst belopp. Det finns inget färdigt förslag för ansvar. En försäkringsform som blir alt vanligare i norra Europa. Sammanfattningsvis är det nu framlagda förslaget ett stort steg framåt, men för att det ska kunna bli verklighet så krävs en mycket bred acceptans från alla FMN då vi alla påverkas av ett eventuellt avtal. FIM Board of Directors förväntas ta ett inriktningsbeslut om detta andra veckan i maj. 7
6.4 Arrangemang av andra FMN i Sverige Vid styrelsemötet i april konstaterades att en privat RR-arrangör har ett avtal med DMU om arrangemang och kalender, där arrangören lagt tävlingar i Sverige som godkänts av DMU. Svemos ordförande och GS fick i uppdrag att lösa situationen med DMU, vilket skedde genom att DMU tog bort tävlingen från sin kalender. Ett möte mellan DMU (ordförande, GS samt sektion) och Svemo (ordförande, GS, Tony Jacobsson samt sektion) är planerat till den 27 maj på Arlanda för att diskutera en mer långsiktig lösning. 6.5 FIM Europe kongress Vid det konstituerande mötet i april beslöts att diskutera ombud för Svemo till FIM Europe kongress i juli vid ett senare tillfälle. Styrelsen beslutade att Svemo centralt representeras av GS Per Westling samt styrelseledamot Tony Jacobsson, i övrigt är Svemo brett representerat av de olika FIM Europe delegaterna i respektive kommission. 6.6 Idrottslyftet Arbetet med att ta fram "den nya arbetsmodellen" för idrottslyftet som ska presenteras för RF senast 15 september har påbörjats. Det första kartläggningsmötet hölls i Svemo-huset fredag 29 april. Ytterligare två möten med arbetsgruppen kommer att genomföras under sommaren och vid dessa möten kommer fokus att ligga på vilka åtgärder som skall vidtagas utifrån den kartläggningsbild som nu arbetats fram. Målet är som tidigare sagts att få in flera medlemmar i verksamheten i åldrarna 7-25 år genom att på olika sätt förändra och utveckla innehållet i aktiviteterna och supportsystemen runt klubbarnas verksamhet. Hela detta arbete kommer under hösten att inkluderas i Organisationsutredningen för att ge denna än ännu fylligare bas och kunskap inför olika beslut. 8
6.7 Organisationsutredningen etapp 2 Efter genomfört förbundsmöte har nu etapp 2 av Organisationsutredningen påbörjats. Arbetet går nu in en mera kreativ fas generellt och till det adderas två viktiga motioner från förbundsmötet som berör både organisatorisk struktur och demokratifrågor. Etapp 2 kommer att fokusera på tre delområden. 1. Organisationsstruktur (ledning, kansli, distrikt, sektioner). 2. Demokrati och medlemskap (NGM, distriktsårsmöten, förbundsmöte, värde av medlemskap i framtiden). 3. Policys och regelverk. Utöver detta läggs två kartläggningsområden till: Säkerhet och Anläggning/miljö. Under arbetets gång kommer även analysarbetet med Idrottslyftet att läggas in i organisationsutredningen som därmed kommer att omfatta allt från enskilda medlemmar i klubbar till styrelse och förbundsmöte. En spännande process påbörjas nu. 6.8 Rapport roadracing Anderstorp Under första SM-tävlingen i RR på Anderstorp påverkades tävlingen såväl före, under som efter tävlingen av protester som i sin tur kunde kopplas till ett träningsarrangemang mindre än en vecka innan på samma bana 9
6.9 Godkännande av dokument "Minimum Sjukvårdsberedskap" Säkerhetsgruppen har under en tid arbetat med att inventera de olika sektionernas regelverk gällande sjukvårdsberedskap. De har inhämtat information från ett antal olika eventföretag som idag utför sjukvård på olika motorarrangemang samt från andra sjukvårdskunniga och inte minst från förbundsläkare Stephan Filipowski. Målet med utredningen har varit att ta fram ett dokument där man med enkelhet kan se respektive grens minimikrav på sjukvårdsberedskap. De har konstaterat att det finns begränsade kunskaper gällande sjukvårdsberedskap i Grensektionerna. I dokumentet finns en sammanfattning av Säkerhetsgruppens förslag som diskuterats och förankrats hos sektionerna. Styrelsen tog del av dokumentet och tycker att det är ett mycket väl genomtänkt förslag. Strukturen är tydlig för alla inblandade och respektive sektion kan själv förhålla sig till och reglera de ändringar som man vill göra genom att infoga detta i respektive SR. Alla inblandade bör ha i åtanke att begreppet "Minimum Sjukvårdsberedskap" sätter en nedre gräns, inte en övre. Under denna punkt och i samband med Ulla Petersons rapport diskutera styrelsen även säkerhetsarbetet. Här presenterade Ulla en första ide om hur styrelsen ska kunna uppfylla beslutet från förbundsmötet gällande förbättrat säkerhetsarbete. Det är ett stort och omfattande arbete som behöver göras med många inblandade, utöver Säkerhetsgruppen. Att planera arbetet tar tid och frågan kommer därför att tas upp löpande som fast punkt på dagordningen under styrelsemötena. 6.10 Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterar från sina respektive distrikt- och kontaktpersonsområden. 10
7. Nästa möte Nästa möte är i Enköping den 19/6-2016. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2016-05-20 Justerare Tony Jacobsson Godkänt via mail 2016-05-20 11