Kommunkontoret Vägledning Antagen 2005-06-20 2009-09-01 Vägledning vid rehabiliteringsarbete Lindesbergs kommun har ett arbetsmiljöansvar och därmed ett medansvar för samtliga medarbetares hälsa. Det är viktigt att få tillbaka sjukskrivna medarbetare i arbete och att de som är sjukskrivna inte behöver vara det onödigt länge. Ju längre sjukskrivningstid desto större blir oftast steget tillbaka. Genom att ha en väl strukturerad rehabiliteringsprocess förkortas sjukskrivningstiden, något som lönar sig både för medarbetaren, arbetskamraterna och verksamheten. Arbetsgivarens ansvar är att den arbetslivsinriktade rehabiliteringen kommer igång så tidigt som möjligt. Som ett stöd i detta arbete har denna vägledning tagits fram. Åter i arbete Rehabtrappan RIKTNING RÄTT I STEG Tillbaka till arbetslivet L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 1(11)
Innehållsförteckning 1. Inledning 3 1.1. Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar 3 1.2. Rutiner vid Lindesbergs kommun 3 1.3. Modell för återgång i arbete 4 2. Rehabiliteringsprocessen dag 1-90 4 2.1. Rehabiliteringssamtal före dag 28 4 2.2. Rehabiliteringsbehov finns inte 5 2.3. Rehabiliteringsbehov finns 5 2.3.1. Medicinsk rehabilitering pågår 5 2.3.2. Hjälp från företagshälsovården 5 2.3.3. Rehabiliteringsmöte före dag 90 5 2.3.4. Om inte medarbetaren medverkar i rehabiliteringen 6 2.4. Arbetsförmåga 6 2.5. Arbetsförmågebedömning 6 3. Handlingsplan 7 3.1. Vad ska handlingsplanen innehålla? 7 3.2. Arbetsgivarens skyldighet att anpassa arbetsuppgifterna 7 4. Rehabiliteringsprocessen dag 91-180 8 5. Rehabiliteringsarbetet avslutas 8 5.1. Återgång till arbete 8 5.2. Återgång inte möjlig 8 Bilaga 1 9 Bilaga 2 10 Bilaga 3 11 L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 2(11)
1. Inledning Syftet med vägledningen är att beskriva vad som styr och påverkar rehabiliteringsarbetet vid Lindesbergs kommun samt hur rehabiliteringsarbetet bör genomföras steg för steg. Vägledningen ska vara en hjälp för arbetsledaren att kunna arbeta strukturerat med rehabilitering. Målet för all rehabilitering är att medarbetaren återgår i arbete. Det finns ingen enskild lag som reglerar arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Istället är det flera lagar och avtal som styr: Arbetsmiljölagen AML Lagen om allmän försäkring AFL Lagen om anställningsskydd LAS, och avtalet Allmänna bestämmelser AB. Arbetsdomstolens praxis ger ytterligare vägledning. Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för medicinska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärder. Vägledningen beskriver den arbetslivsinriktade rehabiliteringen till skillnad från den medicinska rehabiliteringen som sjukvården ansvarar för. 1.1. Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Enligt AML ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att en medarbetare utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska anpassa arbetet efter medarbetarens individuella förutsättningar och arbeta på ett systematiskt sätt med arbetsanpassning och rehabilitering. Om en medarbetare, trots förebyggande åtgärder, drabbas av sjukdom eller skada, inträder arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet. Av 22 kapitlet AFL framgår att arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för en effektiv rehabilitering. Rehabiliteringsansvaret innebär att arbetsgivaren med arbetslivsinriktad rehabilitering ska göra allt som är möjligt för att medarbetaren ska återgå i arbete hos arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska, efter samråd med den sjukskrivne medarbetaren, lämna de upplysningar till Försäkringskassan som behövs för att den sjukskrivnes behov av rehabilitering ska kunna klarläggas. Försäkringskassan införde 1 juli 2008 en rehabiliteringskedja med fasta tidpunkter för bedömning av arbetsförmågan, vilket påverkar arbetsgivarens rehabiliteringsarbete. I bilaga 1 och 2 presenteras skisser över rehabiliteringsprocessen vid Lindesbergs kommun. 1.2. Rutiner vid Lindesbergs kommun Vid Lindesbergs kommun har kommunfullmäktige antagit Riktlinjer för rehabilitering, dessa finns utlagda i personalhandboken på LinNet. Riktlinjerna är styrande för rehabiliteringsarbetet och vägledningen är ett arbetsredskap. Sedan hösten 2009 används dataprogrammet Adato, som ett hjälpmedel för arbetsledaren i rehabiliteringsarbetet. All dokumentation som rör rehabiliteringsarbetet sker i Adato. L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 3(11)
Rehabiliteringsprocessen drivs av personalansvarig arbetsledare, nedan kallad arbetsledaren, med stöd av personalfunktionen. Rehabiliteringsprocessen inleds senast när en anställd varit: Helt eller partiellt sjukskriven i 28 sammanhängande kalenderdagar, förutsatt att rehabilitering inte är uppenbart onödig. Vid upprepad korttidsfrånvaro, 6 frånvarotillfällen på en 12-månadersperiod, förutsatt att rehabilitering inte är uppenbart onödig. Om den anställde själv begär det, även om inte ovanstående kriterier uppfylls. Vid upprepad korttidsfrånvaro behöver inte blanketten rehabiliteringsutredning skickas till Försäkringskassan, i övriga fall se punkt 2.1 tredje stycket. 1.3. Modell för återgång i arbete När det blir aktuellt för en medarbetare att återgå i arbete ska gången vara följande: 1. Återgå till samma befattning med samma arbetsuppgifter. 2. Kvarstå i samma befattning med ändrade arbetsuppgifter. 3. Inneha annan befattning under en begränsad tid. 4. Omplaceras till annan befattning inom egen förvaltning. 5. Omplaceras till annan befattning vid annan förvaltning. Inför detta tas ärendet upp i centrala rehabiliteringsgruppen. Vid rehabilitering har arbetsgivaren ingen skyldighet att utvidga verksamheten för att stadigvarande skapa nya arbetsuppgifter åt arbetstagaren. Om medarbetaren prövar ett nytt arbete förutsätts att det finns eller kommer att bli en vakant tjänst efter prövoperioden. Observera att arbetsledaren på arbetstagarens ordinarie arbetsplats behåller personalansvaret till dess att arbetstagaren formellt byter arbetsställe. Detta innebär att det alltid är genom den ordinarie arbetsledaren som alla kontakter med arbetstagaren sker, om inte annat överenskommes. 2. Rehabiliteringsprocessen dag 1-90 Förutsättningarna för en lyckad rehabilitering är störst om arbetsledaren och medarbetaren har kontinuerlig kontakt under sjukskrivningstiden. Från och med dag åtta är medarbetaren skyldig att lämna in ett läkarintyg till arbetsledaren för att styrka frånvaron. Senast dag 15 bör arbetsledaren kontakta medarbetaren. 2.1. Rehabiliteringssamtal före dag 28 När det står klart för arbetsledaren att frånvaron inte är helt kort, ska arbetsledaren kontakta medarbetaren för ett samtal. Syftet med samtalet är att se om det finns behov av rehabiliteringsinsatser för att medarbetaren ska kunna återgå till arbetet. Det är viktigt att arbetstagaren informeras om att rehabiliteringsprocessen påbörjas i och med detta samtal. L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 4(11)
Hela rehabiliteringsprocessen och dess mål ska presenteras för medarbetaren. Foldern Information till dig som är sjukskriven överlämnas. Arbetsledaren ska vid detta tillfälle informera om arbetsgivarens riktlinjer i rehabiliteringsfrågor och att medarbetaren har en skyldighet att aktivt medverka i rehabiliteringen. Vid detta samtal ska blanketten Rehabiliteringsutredning fyllas i. Blanketten finns i dataprogrammet Adato. En kopia skickas till Försäkringskassan adressen finns på blanketten. Arbetsledaren skickar originalet till registrator för diarieföring. Alla handlingar som inkommer eller upprättas i ärendet ska diarieföras (inte läkarintyg då det ses som arbetsmaterial), se bilaga 3. Kontakta respektive förvaltnings registrator vid frågor som rör diarieföringen. Under hela rehabiliteringsprocessen har arbetsledaren ett dokumenteringsansvar, vilket görs i Adato. 2.2. Rehabiliteringsbehov finns inte Om man vid samtalet kommer fram till att det inte finns något behov av speciella insatser och medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete utan särskild anpassning krävs inget ytterligare av arbetsgivaren. När personen är tillbaka i arbete avslutas ärendet i Adato. Samtliga dokument skickas i förslutet kuvert märkt med personnummer och sekretess till registrator för avslut i diariet. Registratorn ansvarar för att kuvertet skickas vidare till ansvarig personalsekreterare för arkivering i personakt, se bilaga 3. 2.3. Rehabiliteringsbehov finns 2.3.1. Medicinsk rehabilitering pågår Vid allvarligare eller svårare sjukdomar kan oftast inte den arbetsinriktade rehabiliteringen påbörjas förrän den medicinska behandlingen är färdig. Det är viktigt att arbetsledaren håller kontakt med arbetstagaren även under denna period. Arbetsledaren ska också under tiden ha beredskap för att påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen, alternativt underlätta återgång i arbete så fort hälsotillståndet tillåter. 2.3.2. Hjälp från företagshälsovården Om arbetsledare och arbetstagare vid sin första träff kommer fram till att behov av rehabilitering finns, ska arbetsledaren informera central personalfunktion och kontakta företagshälsovården. Den anställde blir sedan kallad till företagshälsovården, som gör en medicinsk bedömning utifrån hälsotillstånd och de insatser som redan är gjorda av till exempel behandlande läkare. Företagshälsovårdens specialistkompetens är att utreda hur arbetsförmågan påverkas av sjukdomstillståndet. Företagshälsovården bör få tillgång till journalanteckningar från övriga behandlande läkare, sjukgymnast med flera. Om behov finns kan ett extra tidigt rehabiliteringsmöte omkring dag 28 med företagshälsovården, arbetsledaren och medarbetaren vara av värde, för att underlätta återgång i arbete. 2.3.3. Rehabiliteringsmöte före dag 90 När företagshälsovården gjort sin bedömning ska arbetsledaren initiera ett rehabiliteringsmöte där arbetstagare, arbetsledare, representant för företagshälsovård och Försäkringskassa deltar. Facklig företrädare deltar L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 5(11)
om arbetstagaren så önskar. Syftet med mötet är att göra en handlingsplan för återgång i arbetet, se punkt 4. Ett underlag inför handlingsplanen är den arbetsförmågebedömning som ska vara gjord före mötet, se punkt 3. Företagshälsovården eller annan medicinsk kompetens ska vara delaktig i bedömningen. Utifrån den medicinska bedömningen bestämmer man vilka rehabiliteringsåtgärder som ska vidtas för återgång till arbete. Går det inte att komma överens beslutar arbetsgivaren. 2.3.4. Om inte medarbetaren medverkar i rehabiliteringen Arbetsgivaren kan ställa krav på arbetstagarens medverkan från och med att rehabiliteringsprocessen inleds vid samtalet om rehabiliteringsbehov, se punkt 2.1. Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i rehabiliteringen eller avbryter den i förtid anses arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och rehabiliteringsprocessen avslutas. Exempel på att medarbetaren inte medverkar kan vara att hon/han uteblir från kallat möte, vägrar gå till företagshälsovården, inte låter företagshälsovården ta del av relevanta journalhandlingar eller avbryter ordinerad träning. I dessa fall ska arbetsledaren kontakta ansvarig personalsekreterare, som informerar Försäkringskassan. Konsekvensen av en avbruten rehabilitering kan bli att återgång inom ramen för anställningen inte är möjlig och kan i förlängningen innebära uppsägning av personliga skäl. 2.4. Arbetsförmåga Enbart ett läkarintyg räcker sällan som underlag för att bedöma vilken arbetsförmåga arbetstagaren har eller vilka anpassningsåtgärder som krävs för att arbetstagaren ska kunna utföra alla sina arbetsuppgifter. Därför behöver det även göras en arbetsförmågebedömning. Bedömningen ska arbetsgivaren lämna till Försäkringskassan. Dessa upplysningar behövs för att behovet av rehabilitering och rätten till sjukpenning ska kunna klarläggas. En arbetsförmågebedömning görs så fort det finns skäl att tro att arbetstagaren tillfälligt eller varaktigt inte kan återgå i sitt ordinarie arbete utan anpassning. 2.5. Arbetsförmågebedömning Arbetsledaren ska göra en bedömning av arbetsförmågan genom att, tillsammans med medarbetaren, analysera samtliga arbetsuppgifter som ingår i anställningen, stora som små, och göra en lista på dessa. Bedömningen ska ge svar på om arbetstagaren kan utföra en viss arbetsuppgift helt, delvis eller inte alls. Om medarbetaren inte kan eller bara delvis kan utföra uppgiften, bör det framgå varför och på vilket sätt arbetstagaren är förhindrad. Medarbetaren tar med den ifyllda blanketten till företagshälsovården, för medicinsk komplettering. Företagshälsovården ska vara behjälplig med bedömningen av vilka arbetsuppgifter arbetstagaren kan utföra. Utredningen ska även ge svar på om arbetsuppgifterna kan utföras efter arbetsanpassning, till exempel med tekniska hjälpmedel eller omfördelning av arbetsuppgifter. Arbetsledaren ska därefter utreda om nödvändiga arbetsanpassningsåtgärder är möjliga att genomföra eller inte. Därefter kan arbetsförmågebedömningen L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 6(11)
kompletteras med arbetsuppgifter som arbetstagaren själv bedömer vara möjliga att utföra. Använd formuläret Arbetsförmågebedömning i Adato. 3. Handlingsplan 3.1. Vad ska handlingsplanen innehålla? Vilka åtgärder som ska vidtas dokumenteras i en handlingsplan av arbetsledaren tydligt angivna och tidsbestämda samt vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs. Rehabiliteringsåtgärderna bör vara avslutade inom tre till sex månader. I planen anges även uppföljningsmöten. Arbetsgivaren, arbetstagaren och Försäkringskassan får var sitt exemplar. Om Försäkringskassans handläggare inte är med på mötet så bör planen omgående skickas till Försäkringskassan för kännedom. 3.2. Arbetsgivarens skyldighet att anpassa arbetsuppgifterna Om slutsatsen av arbetsförmågebedömningen är att medarbetaren efter rehabilitering kan återgå i sitt ordinarie arbete, är detta målet för arbetsgivarens rehabiliteringsåtgärder. Arbetsgivaren är skyldig att undersöka möjligheter att till viss del anpassa arbetet efter den enskildes förutsättningar. Detta kan till exempel innebära inköp av arbetshjälpmedel eller att undersöka om arbetstider och arbetsuppgifter till viss del kan anpassas. Arbetsgivaren har ingen skyldighet att vidta åtgärder som leder till en utvidgning av verksamheten och inte heller någon skyldighet att skapa nya arbetsuppgifter. Övriga medarbetares arbetsmiljö får inte försämras så att det innebär ökade risker för deras ohälsa. Om arbetsförmågebedömningen visar att arbetstagaren inte har arbetsförmåga för att återgå i sitt ordinarie arbete ska arbetsgivaren ta ställning till möjlig förflyttning eller omplacering. Om det kan leda till fortsatt arbete hos arbetsgivaren, ska arbetsgivaren vidta stödjande insatser såsom behandlingar (sjukgymnastik, samtal hos beteendevetare med mera genom företagshälsovården) och kortare utbildningar. För medarbetare som inte kan återgå i sitt ordinarie arbete kan arbetsgivaren erbjuda en vägledningskurs Tillbaka till hälsan och arbetslivet. Kursen leds av en studie- och yrkesvägledare på Masugnen Lärcentrum. Målet med kursen är att skapa en hållbar plan för återgång i ett nytt arbete. L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 7(11)
4. Rehabiliteringsprocessen dag 91-180 Rehabiliteringsprocessen fortsätter enligt handlingsplanen. Försäkringskassan har fasta tidpunkter för prövning av arbetsförmågan. Från och med dag 91 ska Försäkringskassan bedöma om den sjukskrivne medarbetaren kan omplaceras till annat arbete hos arbetsgivaren. Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning, handlingsplan och arbetsförmågebedömning tydliggör dessa möjligheter. Observera att arbetsgivaren endast har skyldighet att lämna uppgifter om möjligheter att ta till vara den sjukskrivnes arbetsförmåga. Det finns ingen skyldighet att på Försäkringskassans önskemål genomföra en formell omplaceringsutredning enligt LAS 7 andra stycket. Från och med dag 181 bedömer Försäkringskassan om den sjukskrivne medarbetaren kan klara ett arbete på den reguljära arbetsmarknaden. 5. Rehabiliteringsarbetet avslutas 5.1. Återgång till arbete En lyckad rehabilitering avslutas med att medarbetaren återgår i arbete. Arbetsgivarens rehabiliteringsprocess ska avslutas på ett formellt sätt genom ett samtal mellan arbetsledare och medarbetare, samtalet ska dokumenteras. Ärendet ska avslutas i Adato och diariet, se bilaga 3. 5.2. Återgång inte möjlig Arbetsledaren kallar samtliga parter till ett nytt möte. Vid mötet går arbetsledaren igenom vilka åtgärder som vidtagits under utredningen samt redogör för hur dessa utfallit. Om arbetstagarens nedsättning är stadigvarande och arbetsgivaren inte kan ta till vara på medarbetarens arbetsförmåga, vilket innebär att denne inte kan utföra sitt ordinarie arbete av någon betydelse ska detta redovisas. Arbetsledaren förklarar rehabiliteringsarbetet avslutat. Detta dokumenteras i form av minnesanteckningar tillsammans med en detaljerad beskrivning av alla åtgärder som vidtagits. Observera att ärendet ska avslutas i diariet, se bilaga 3. Är återgång till arbete inte möjlig ska ansvarig personalsekreterare alltid kopplas in. I samband med ett avslut av anställningen kan Lindesbergs kommun i vissa fall medverka till att underlätta övergång till annan arbetsgivare genom att erbjuda ett omställningsprogram hos Arbetslivsresurs. Erbjudandet innebär att den sjukskrivna medarbetare som inte kan återgå i arbete vid Lindesbergs kommun, under 3 till 6 månader får coachning och praktik hos annan arbetsgivare. Syftet är att skapa förutsättningar för medarbetaren att hitta ett nytt arbete. L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 8(11)
Bilaga 1 till Vägledning vid rehabiliteringsarbete Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete Checklista (Modellen hämtad från Sveriges Kommuner och Landsting SKL) Sjukanmälan innebär arbetsgivaraktivitet Genom samtal börjar arbetsgivarens rehabiliteringsutredning Rehabiliteringsbehov finns inte Rehabiliteringsbehov finns Rehabiliteringsprocessen beskrivs för medarbetaren Rehabiliteringsarbetet avslutas Återgång till ordinarie arbete Fortsatt rehabiliteringsarbete samt åtgärder Rehabiliteringsmöte Vilka aktörer? Handlingsplan Arbetsförmågebedömning Arbetsanpassning Tydlighet kring ansvar och tidsramar Rehabiliteringen avslutas efter utredd arbetsförmåga Återgång till ordinarie arbete Återgång inom ramen för anställningen inte möjlig Återgång till arbete inom ramen för anställningen inte möjlig nedsättningen är stadigvarande Omplaceringsutredning Omplacering möjlig Omplacering inte möjlig Nej tack Uppsägning av personliga skäl L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 9(11)
Bilaga 2 till Vägledning vid rehabiliteringsarbete Rehabprocessen vid Lindesbergs kommun L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 10(11)
Bilaga 3 till Vägledning vid rehabiliteringsarbete Kommunkontoret Personal- och löneenheten Elisabeth Rytter Tfn: 0581-810 17 elisabeth.rytter@lindesberg.se Flödesschema personalhandlingar rehabilitering 1. Ärende börjar Rehabutredning görs av arbetsledare/chef Sjukskriven >4 veckor Korttidsfrånvaro >6 ggr/år Arbetstagarens egen begäran Original skickas till registrator vid förvaltningskontor. Kopia till Försäkringskassan. Rehabutredningen diarieförs enligt sekretesslagen 7 kap 11. 2. Ärende pågår Ytterligare handlingar i rehabärendet, t ex utredningssvar, inkommer. Arbetsledaren skannar in handlingen i ADATO för registrering. Handlingen skickas till förvaltningskontor för registrering. 3. Ärende avslutas Rehabiliteringen avslutad, person åter i tjänst, eller avslut av anställning. Arbetsledaren avslutar ärendet i ADATO, skriver ut rehabjournal. Arbetsledaren skickar in rehabjournal samt ev övriga handlingar till registrator. Ärende avslutas i diarium på förvaltningskontor. (registrators ansv). Alla handlingar läggs i kuvert som förses med personnr och sekretess. Dubbletter förstörs. Förseglat kuvert till personakt = ärende formellt avslutat. (pers.sekr ansv). L:/handbok/doc/Rehabilitering vägledning - 090901 11(11)