Uppdragsgivare: Mittuniversitetet Författare: Anna Maria L Wahlqvist, Lars Edberg, Anders Hölne, Christina Hemström, Pia Liljeström, Marga Åhlin Handledare: Mikael Marklund, Torsten Westerlund Peter Ulfhielm 2008-05-25
Sammanfattning Uppdraget var att ta fram en Desktop Organizer för en svensk användare, 18-65 år, av ett eget hemmakontor. Det fanns två krav och de ena var att produkten skulle inneha minst tre funktioner och det andra var att yttermåttet fick vara max 200x200x300 mm. Vi började med att ta reda på vad en användare vanligtvis gör vid sitt hemmakontor. I vår observationsstudie kunde vi slutligen ringa in tre återkommande aktiviteter och dessa var förvaring, IT-användning och administration. Flera av användarna har utryckt önskemål om större arbetsyta. Därmed blev huvudfunktionen för vår produkt, att frigöra arbetsyta. Vi löste detta genom att samla funktionerna ladda och överföra data och möjliggöra småförvaring. Utifrån detta tog vi fram en funktionsanalys för att kunna belysa vad vi egentligen ville åstadkomma med projektet. Den kravspecifikation vi hade fått från uppdragsgivaren fylldes på med ytterligare några punkter. Nu kunde det kreativa arbetet sätta fart. För att strukturera arbetet använde vi oss av en av den mest kända metoden Brainstorming. Efter den sessionen hade vi en mängd idéer att arbeta vidare med. Vi skissade vidare på nio av dessa idéer. Skisserna utvärderas efter de krav som har ställts upp i funktionsanalysen och kravspecifikationen. Tre skissförslag utvecklas vidare och modeller tillverkas. Modellerna tillsammans med skisser som beskriver produkterna demonstreras för ett antal testpersoner. Resultatet utifrån detta valideras av projektgruppen och slutlig produkt fastställs. Produkten fick namnet SMART-organizer och presenteras slutligen som en 3D modell samt som en fullskalig modell i akrylskum.
1 - INLEDNING 1 1.2 - Bakgrund 1 1.3 Syfte 1 1.4 Mål 1 1.5 - Metoder 1 1.5.1 Förstudie 2 1.5.2 Kreativ fas 2 1.5.3 Genomförandefas 2 1.6 - Avgränsningar 2 2 - ORGANISATION 2 2.1 - Organisation 2 2.1.1 - Uppdragsgivare 3 2.1.2 - Styr/referensgrupp 3 2.1.3 - Projektledare 3 2.1.4 - Projektgrupp 3 3 RESULTAT 4 3.1- Tidplan 4 3.2 Förstudie 4 3.2.1 Kravspecifikation 5 3.3 Kreativt arbete 6 3.4 Återkoppling till kravspecifikation och funktionsanalys 9 4 - ANALYS OCH TOLKNINGAR 10 5 - SLUTSATS 11
1 - Inledning 1.2 - Bakgrund Många med hemmakontor upplever idag problem med för liten arbetsyta på sina skrivbord. Detta beror mycket på att datoranvändningen gjort sitt intåg och i och med den en rad kringutrustning som tar plats från arbetsytan. C/U fick i uppdrag att utveckla en kontorsprodukt Desktop Organizer för hemmakontoret. 1.3 Syfte Vi vill utveckla en kontorsprodukt som på ett enkelt och självklart sätt frigör arbetsyta på hemmakontoret. Samtidigt vill vi lösa problemet med lösa sladdar och skapa förvaringsplats för de vanligaste kontorsmaterielen. 1.4 Mål Målet är att utveckla en Desktop Organizer för en användare av en egen hemarbetsplats. Produkten skall inneha minst tre funktioner och ha yttermåtten 200x200x300 mm. 1.5 - Metoder C/U har använt projektmetodiken och designmetodiken för att utveckla en Desktop Organizer. Projektmetodiken innehåller tre delar nämligen utredning, planering och genomförande. När projektet startade var redan utredningsfasen genomförd med idéegenerering och förstudie. Direktivet fanns i form av en arbetsuppgift. Vi startade med planeringsfasen och skrev en projektbeskrivning. Med hjälp av designmetodikens tre faser, förstudie, kreativ fas och en presentationsfas utvecklade vi vår slutliga produkt. 080525 SMART organizer - 1 -
1.5.1 Förstudie I förstudien genomfördes en marknadsundersökning för att kartlägga liknande produkter som finns på marknaden idag och dess funktioner. Användarstudier genomfördes på en grupp användare i form av intervjuer och aktivitetsanalyser. Utifrån dessa ringades användarnas problem in och en kravspecifikation och en funktionsanalys formulerades. 1.5.2 Kreativ fas Den kreativa fasen började med en brainstorming där hela projektgruppen deltog för att ta fram en stor mängd idéskisser. De idéer som uppfyllde funktionsanalysen och kravspecifikationen sammanfogades till en handfull ideér vilka en grupp skissare arbetade vidare med. Slutligen valdes tre idéer som framställdes med presentationskisser och enkla skissmodeller. Dessa presenterades för användargruppen och kontrollerades mot de krav vi ställt upp i förstudien. Utifrån användarnas synpunkter valdes en slutlig produkt. 1.5.2 Genomförandefas I genomförandefasen åtgärdades några brister i slutprodukten som framkommit vid testen mot användarna och slutligen framställdes den som en 3D-modell i Rhinoceros 4.0 samt som en modell i akrylskum i naturlig storlek. 1.6 - Avgränsningar Vi begränsade hemmakontoret till en datorarbetsplats. Den slutliga produkten kommer inte att ha färdiga testade tekniska lösningar utan vara en designmodell med förslag på teknik. 2 - Organisation 2.1 - Organisation Uppdragsgivare Mittuniversitetet i Sundsvall Projektledare C/U Design Anna Maria L Wahlqvist Styr/referensgrupp Mikael Marklund Torsten Vesterlund Peter Ulfhielm Projektmedarbetare/grupp Lars Edberg Christina Hemström Anders Hölne Pia Liljeström Marga Åhlin 080525 SMART organizer - 2 -
2.1.1 - Uppdragsgivare Uppdragsgivaren för C/U är Mittuniversitet i Sundsvall som har tagit det formella beslutet att projektet Desktop Organizer skall genomföras. De har även formulerat projektets mål, fastställt dess omfattning och ramar. 2.1.2 - Styr/referensgrupp Styr/referensgruppen verkade för att projektet genomfördes på ett effektivt sätt i enlighet med uppdragsgivarens intentioner och hade det övergripande ansvaret för planering, kontroll och styrning gällande resurser och sakinnehåll. Styrgruppen fastställde projektorganisationen och mål genom att godkänna projektbeskrivningen, värdera och kontrollera projektets utveckling samt överlämna slutrapport till uppdragsgivaren. 2.1.3 - Projektledare Projektledaren hade till uppgift att driva projektet framåt mot de mål som fanns uppställda och svarade för att projektet genomförde. Projketledaren var både samordnare, arbetsledare och rapporterade projektbeskrivning, tids- och aktivitetsplan samt projektrapport till styrgruppen. 2.1.4 - Projektgrupp Projektgruppen var projektets kraftcentrum där själva arbetet utfördres. Gruppen medverkade i projektplanering, projektbeskrivning, faktainsamling och användarstudier samt analyserade och utformade förslag. Några av arbetsgruppen var behjälplig i rapportskrivningen och andra medarbetare i den grafiska presentationen inför slutredovisningen för styrgruppen. 080525 SMART organizer - 3 -
3 Resultat 3.1- Tidplan Projektgruppen har träffats fysiskt men även haft kontakt via telefon och e-post. Projektets aktiviteter delades upp under rubrikerna aktivitetsanalys, faktainsamlingsfas, kreativfas, projektbeskrivning, presentationsfas samt slutredovisning. För varje aktivitet utsågs ansvariga. (Bilaga 1) 3.2 Förstudie I förstudien genomfördes en marknadsundersökning för att kartlägga liknande produkter som finns på marknaden idag och dess funktioner. Denna visade att det idag finns ett stort antal desktopprodukter på marknaden (Bilaga 2). Produkterna var av olika material, innehade varierande funktioner och storlekar. En användarstudie gjordes med 13 olika hemarbetsplatser, där 13 användare (7 kvinnor och 6 män) blev intervjuade enligt C/U:s aktivetsmall (Bilaga 3). Figur 1. Könsfördelning användare hemarbetsplats En bilddokumentation av varje hemarbetsplats gjordes, se ett exempel. Med utgångspunkt från de olika hemarbetsplatserna gjordes en aktivitetsanalys med tre huvudrubriker: Förvaring, IT användning och administration (Bilaga 4) 080525 SMART organizer - 4 -
Utifrån huvudrubriken Förvaring; plats för kontorsmaterial saknades hos vissa användare exempelvis för pennor. Under huvudrubrikerna IT-användning och Administration; ladda (telefon, kamera, mp3 ) och överföra I/O (text, ljud och bildfiler ) fann vi i förstudien ett stort behov av organisation. Flera av användarna har uttryckt önskemål om större arbetsyta och hantering samt förvaring av USB. Därmed blev huvudfunktionen för vår produkt, att frigöra arbetsyta. Det samlade resultatet från förstudien resulterade i en kravspecifikation och funktionsanalys. 3.2.1 Kravspecifikation Produkten skall Ha maxyttermåtten 200 x 200 x 300 mm Utveckla hemmakontoret Inneha minst tre funktioner Vara möjlig att rengöra Vara återvinningsbar Vara användarvänlig Bör Ha en tilltalande form och ge en känsla av kvalitet 080525 SMART organizer - 5 -
3.2.2 Funktionsanalys Funktioner Klass Funktionsgräns/ anmärkning Frigöra Arbetsyta Hf Signalera Funktion N Visuellt lättläst Möjliggöra Förvaring N Möjliggöra pennförvaring N Möjliggöra CDförvaring Ö Möjliggöra DVDförvaring Ö Möjliggöra Papper, magasinförvaring Ö Medge Åtkomlighet/ bekvämlighet N Ge Synintryck Ö Signalera Kvalitet Ö Öka Arbetsglädje/ro Ö Möjliggöra Flexibilitet Ö Anpassas till individ / behov Medge Rengöring N Tillåta Hö/Vä-hänthet N Vara Handvänlig N Tåla Stötar N Underlätta Förflyttning Ö Produkten flyttbar Medge ordning N Medge Hörlursförvaring sub Hf = Huvudfunktion N = nödvändig Ö = önskvärd Sub = subfunktion Tabell 1. Funktionsanalys 3.3 Kreativt arbete För att från början genera många olika koncept på Desktop Organizer tillämpade projektgruppen brainstormning både med associationer, mindmapteknik på whitebord samt skissförslag i flera steg. Utifrån uppdragsgivarens krav att produkten skulle inneha minst tre funktioner valde vi funktionerna förvara, överföra och ladda. Sju skisser valdes ut av alla förslag som gruppen hade arbetat fram. Varje projektmedarebetare fick sätta betyget 1, 2 eller 3 på de tre produkter som tilltalade dem mest, men ändå uppfyllde C/U:s funktion- och kravspecifikation. svävar gummi magnet snurra gedigen farkost spacig dölja borste köket naturmaterial moderna björk ufo ägg rymdskepp Figur2. Inspirationsord från Mindmap 080525 SMART organizer - 6 -
Figur 3. Idéskisser kreativt arbete 080525 SMART organizer - 7 -
Desktop Organizer Desco, Flexi och Borste fick flest antal röster och modeller togs fram på dessa produkter för hemarbetsplatsen. En användarundersökning genomfördes. Frågan som ställdes till de intervjuade brukarna var; Vilken av dessa organizers skulle du personligen välja till ditt skrivbord hemma? Produkten Desco valdes av majoriteten av de tillfrågade. Från motiveringarna kunde utläsas att Desco var liten, praktisk och de trodde denna kunde användas utan en massa krångel. Figur 4. Produktbild nr 1 Figur 5. Produktbild nr 2 080525 SMART organizer - 8 -
Figur 6. Produktbild nr 3 Figur 7. Skissmodeller 3.4 Återkoppling till kravspecifikation och funktionsanalys Resultatet vi fick fram efter återkoppling till användargruppen och kontrollen mot vår kravspecifikation och funktionsanalys resulterade till att vi i projektgruppen beslutade oss för att arbeta vidare med produkten SMART organizer. En 3D modell av denna organizer konstruerades för att stämma överens med uppdragsgivarens krav på yttermåtten 200x200x300 mm, (Bilaga 5,6 och 7). 080525 SMART organizer - 9 -
4 - Analys och tolkningar Efter återkopplingen till användargruppen och kontrollen mot kravspecifikation och funktionsanalys kom vi fram till att arbeta vidare med produkten med arbetsnamnet Desko. Den fick nu produktnamnet SMARTorganizer (SMART). Vi valde SMART för att den frigör arbetsyta i högre grad än de andra produkterna, samtidigt underlättar den för användaren att hålla ordning på sin hemarbetsplats. Det finns flera möjligheter till förvaring, pennor och dylikt i förvaringskoppen och meddelandelappar på dess undersida. Produkten gömmer lösa kablar som är i vägen och ger ett rörigt intryck, vilket var ett av problemen som många i våra användare uppgav. Man ska kunna placera SMART flexibelt - på dataskärmen, hängande i sladd från taket, på ett väggfäste eller direkt på bordet. Eventuellt kan man tänka sig en insatskopp för att underlätta rengöring. Flera sådana koppar skulle kunna användas om man vill byta verktyg för olika arbetsuppgifter. Underdelen på SMART är dessutom utbytbar för att kunna specialutformas efter användarens behov. De som har höga krav på säkerhet kan integrera dosan för smartcards i SMART. Hela produkten går att källsortera som hårdplast och uppfyller de miljökrav som dagens samhälle ställer. Det som skiljer SMART från de andra två produkterna, vi arbetat fram, är att huvudfunktionen är ladda och överföra vilket var en högprioriterad funktion hos användarna. Däremot var huvudfunktionen för Flexi och Borsten förvaring. Dessa produkter gav ett större utrymme till förvaring samtidigt som ladda överföra kom i andra hand. De löste inte problemet med trassliga kablar. Varför dessa två Desktop Organizers gav så stort utrymme till förvaring kan bero på att vi löste vårt eget behov i större utsträckning än användarnas. Vi antar att behovet av småförvaring är större i vår projektgrupp än för genomsnittsanvändaren. Här blev vikten av återkoppling till användargruppen mycket tydlig. SMART signalerar funktion tydligare än Borsten och är mer användarvänlig än Flexi. SMART tilltalar en bredare målgrupp än de andra två, i synnerhet borsten som vi anser är en smalare produkt som kan marknadsföras på Design Torget eller liknande. SMART ser vi i framtiden till försäljning på kedjor som Clas Ohlsson, Dustin.se och Akademibokhandeln. I återkoppling till marknadsundersökningen såg vi tydligt att konkurrensen i dagsläget är obefintligt. Det finns gamla klassiska lösningar för förvaring av skrivbordsmateriel men inga som möjliggör dataöverföring eller laddning av kamera/mobiltelefon. Dessutom står de flesta produkterna på bordsytan och därmed tar de upp yta i stället för att frigöra. 080525 SMART organizer - 10 -
5 - Slutsats I slutfasen av vårt arbete var det självklart att välja SMART som slutprodukt då den uppfyller flest av de krav som ställts upp. Trots att den har så många funktioner har vi lyckats hålla den relativt liten. Vi föreslår att projektet utvecklas med att ta fram tillbehör till SMART-organizer. Ett underrede så att produkten kan placeras på bordsytan. SMART har ett mjukt skönt formspråk och ger associationer till en bikupa. Man kan tänka sig olika färgsättningar för olika hemarbetsplatser. Den hänger ovanför bordsytan men är inte beroende av en vägg att monteras på. Den fästes på dataskärmen, hängande i sladd från taket, på ett väggfäste eller direkt på bordet. I aktivetsanalysen kom vi fram till att de huvudsakliga aktiviteterna sker vid och kring datorn. Genom att hänga Desko på skärmens sida samlar man många av funktionerna inom radien för de flesta huvudaktiviteterna. Allt blir fantastiskt enkelt, pennan finns alltid synligt på plats inom en armlängs avstånd och användaren kan lätt överföra utan trassliga kablar. SMART helt enkelt. Figur 8. Renderad 3d-modell av SMART organizer 080525 SMART organizer - 11 -
Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Tidplan Marknadsundersökning Aktivitetsmall Aktivitetsanalys hemmakontoret Användartest Sammanställning kravspecifikation Sammanställning Funktionsanalys 080525 SMART organizer - 1 -