Checklista ventilation och städning i skolor

8 oktober 2014 Checklista ventilation och städning i skolor Förslag till Checklista till Folkhälsomyndighetens nationella tillsynsprojekt Inomhusmiljön i skolan 2014-2015. Innehåll Om checklistan...2 Lagstiftning m.m....3 Inspektion...4 Basuppgifter om skolan...4 Allmänna uppgifter, ventilation...5 Frågor till ansvariga om egenkontroll med mera. Ventilation...5 Frågor till ansvariga om egenkontroll med mera. Städning...6 Observationer vid inspektion ute i lokalerna. Ventilation...7 Observationer vid inspektion ute i lokalerna. Städning...8 Summering av inspektionen... 10 BILAGA. Folkhälsomyndighetens information om frågor till slutenkäten... 11 1

Om checklistan Checklistan har sammanställts av Miljösamverkan Västra Götaland (MVG) för att användas av miljökontor som deltar i Folkhälsomyndighetens nationella tillsynsprojekt Inomhusmiljön i skolan 2014-2015. Projektet är inriktat på ventilation och städning. Underlag har främst varit checklistor från Miljösamverkan Västernorrland (ventilation), Miljösamverkan Stockholms län (koncept till checklista städning), Norsjö-Malå kommuner (ventilation och städning) samt MVG:s Checklista för kontrollrond. Vi har använt stora delar av främst de två förstnämnda, och sedan gjort vissa bearbetningar och kompletteringar. På grund av de olika ursprungen är frågor i alla delar av checklistan inte upplagda på samma sätt. Vi har valt att inte lägga tid på att göra det helt likformigt och tror att checklistan ska fungera bra ändå. Lasse Lind, projektledare MVG, lasse.lind@cirka.se. Gudrun Törnström Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Anna Toftedahl, MöS, och Jennie Hulth, Göteborg har bidragit med granskning och synpunkter. Checklistan läggs på MVG:s webbplats www.miljosamverkanvg.se Tips för checklistans användning Lägg gärna till egna frågor eller stryk sådana ni inte bedömer viktiga att ha med. Men titta då först på bilagan som visar vilka frågor Folkhälsomyndigheten kommer att ställa i slutenkäten. Vid många frågor finns rutor för Ja eller Nej att kryssa i, eller så finns rutan J/N/Bedömning där man kan skriva in Ja eller Nej, eller förslagsvis använda dessa förkortningar: UA=Utan anmärkning, A=Anmärkning, EK=Ej kontrollerat, EA=Ej aktuellt Det finns också i många frågor utrymme att skriva in kommentarer eller andra uppgifter. Vid alla frågor finns rutan Not. Där kan man när det behövs skriva en siffra som hänvisar till noteringar i ett anteckningsblad där man då använder denna numrering. Det behöver inte bara röra anmärkningar, utan också annat man kan vilja anteckna separat. Användningen av checklistan förutsätter att man tagit del av Folkhälsomyndighetens allmänna råd om ventilation och städning samt Folkhälsomyndighetens vägledningsmaterial till det nationella tillsynsprojektet inomhusmiljön i skolan 2014-2015. Dessa finns listade på nästa sida. Till några frågor i checklistan finns i mindre stil bedömningsvägledning inlagd. Men det är inte konsekvent genomfört. Vi har i huvudsak bara tagit med det som fanns i de checklistor vi utgått från, och inte försökt lägga till det i alla frågor där det kunde vara möjligt. Läs alltså de allmänna råden och Folkhälsomyndighetens vägledning! Information till VU. Vill man skicka information för att förbereda skolan på vad som kommer att tas upp så kan en möjlighet vara att använda checklistans bilaga: Folkhälsomyndighetens information om frågor till slutenkäten. 2

Lagstiftning m.m. Lagstiftning och allmänna råd Miljöbalk (SFS 1998:808) o 2 kap. 1, 2, 3, 4 o 9 kap. 3 o 26 kap. 19, 22 Förordning om verksamhetsutövares egenkontroll (SFS 1998:901) o 4, 5 Förordning (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd o 35 Folkhälsomyndighetens allmänna råd om o Städning (FoHMFS 2014:19) o Ventilation (FoHMFS 2014:18) Övrigt stöd för tillsyn Folkhälsomyndighetens vägledningsmaterial till det nationella tillsynsprojektet inomhusmiljön i skolan 2014-2015. Se FoHM:s webbplats http://www.folkhalsomyndigheten.se/amnesomraden/tillsyn-och-regelverk/tillsynmiljobalken/inomhusmiljon-i-skolan/vagledningsmaterial/ Följande kan också vara bra att känna till, men miljötillsynsmyndigheten kan inte ställa krav med stöd av dem: Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2009:2) om arbetsplatsens utformning Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2011:16) om funktionskontroll av ventilationssystem Boverkets allmänna råd (2012:7) om funktionskontroll av ventilationssystem 3

Inspektion Datum: Inspektör(er): Närvarande, namn Befattning Telefon/e-post Basuppgifter om skolan Skolans namn Adress Fakturaadress (tillsynsavgift) Skolform: Antal elever Kommentar Fritids Åk 1-3 Åk 4-6 Åk 7-9 Särskola Gymnasium Komvux (Komvux omfattas inte av FoHMs projekt 2014-2015) Annat Antal elever totalt, ca Antal personal, ca Kontaktpersoner/ansvariga Rektor/Platschef Tel/e-post Ansvarig för miljö- och hälsoskyddsfrågor Tel/e-post Fastighet och förvaltning Fastighetsbeteckning Fastighetsägare Driftsansvarig Tel/e-post Annan förvaltare Kontaktperson Tel/e-post 4

Allmänna uppgifter, ventilation Lokalens användningsområde: Andra verksamheter i lokalen: (exv. kvällstid, helger) Ev. ändrad lokalanvändning: (Ändring fr.o.m.) Byggnadsår (ny- resp. ombyggnadsår): Yta: m² (både totalyta och olika byggnaders yta) Typ av ventilation: S F FT FTX Drifttider för ventilationen: Egen styrning av drifttider: Frågor till ansvariga om egenkontroll med mera. Ventilation Ansvar Finns dokumenterat ansvar för kontroll, drift och underhåll av ventilationsanläggningen? Ange ansvarig: JA NEJ Not Finns det dokumenterade rutiner för kontroll, drift och underhåll av ventilationsanläggningen? Kommentar om ev. brister i rutinerna: Personbelastning Finns uppgift om maximal personbelastning i lokalerna? (I dokument eller anslaget i respektive utrymmen) Underhåll Finns dokumenterade rutiner för filterbyte? Är rutinen godtagbar och tillämpas den? Fel- och klagomålshantering Finns det dokumenterade rutiner för felanmälan och klagomål? Är rutinerna godtagbara och tillämpas de? Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Anm: OVK kan inte krävas med stöd av miljöbalken (hör till bygglagstiftningen) men det bör ändå kontrolleras att det finns kunskap om OVK. Framgår det av egenkontrollen hur ofta OVK-besiktning ska ske och när den senaste genomfördes? 5

Finns det tillgång till det senaste OVK-protokollet? Har eventuella anmärkningar åtgärdats eller finns det en handlingsplan? Har rutinerna för drift och skötsel setts över för att undvika att bristerna återkommer? JA NEJ Not Fukt och biologisk aktivitet Är lokalerna utan kända problem med fukt och/eller mögel? Uppföljning Finns det rutiner för att följa upp hur personal och elever upplever luftkvaliteten i lokalerna? Frågor till ansvariga om egenkontroll med mera. Städning Finns det skriftliga städrutiner för lokalerna? Känner skolans personal till städrutinerna för lokalerna? Fungerar städningen bra? : JA NEJ Not Sker upphandling av städning centralt? Finns skriftliga rutiner för vad som ska städas dagligen? Finns skriftliga rutiner för vad som ska veckostädas? Finns skriftliga rutiner för vad som ska ingå i storstädning? Hur ofta förekommer det storstädning i skolan? Finns rutiner för städning på hög höjd? Finns skriftliga rutiner för vilka städmetoder som ska användas? Finns det skriftliga rutiner för vilka städkemikalier som ska användas? Förekommer allergianpassad städning? Finns separat städutrustning för hygienutrymmen? Finns det specifika städrutiner vid utbrott av smitta? Hur ofta följs städningen upp? Vem följer upp städningen? Finns rutin för hantering av klagomål på städning? Finns det rutiner för hur städavtal kan sägas upp om städningen är upprepat bristfällig? Finns skriftliga städrutiner över städning som personalen sköter själva, om de har hand om delar av städningen? Gymnastikhall/omklädningsrum Städas gymnastiksal och omklädningsrum som används under kvällstid två ggr per dag? Städas gymnastiksal och omklädningsrum som hyrs ut på helgen, under helgen, och kontrolleras den städningen? Finns det specifika rutiner för städning av duschar och omklädningsrum? Finns skriftliga rengöringsrutiner för gymnastikredskap 6

Observationer vid inspektion ute i lokalerna. Ventilation Var är friskluftsintagen placerade? J/N/Bedömning Not Påverkas friskluftsintaget av föroreningskällor? (t.ex. avgaser, matos, rökrutor, frånluft eller dylikt). Förekommer drag från fönster, portar, ventilationssystem etc? Förekommer det lukt av t ex rök/tobak, fukt/mögel, avgaser, matos eller annan lukt som kan uppfattas som störande? Förekommer kondens på fönsterrutor? Förekommer buller från ventilationsdon? Finns skrymmande möbler placerade framför t ex deplacerande ventilationsdon? Genomför temperaturmätning vid ett tilluftsdon och jämför med temperaturen i rummet. (Rumstemperaturen ska vara högre än tilluften). Inspektera till-/frånluftsdon. Finns dessa don i alla utrymmen? Om inte, finns överluft? Kontrollera renhet i till- och frånluftsdon. Rent? Finns allmänna klagomål på: Trötthet? Huvudvärk? Ögonirritation? Torr luft? Dålig/instängd luft? Kan luftkvaliteten i skolan allmänt bedömas som bra? : Kan luftkvaliteten i de lokaler, förutom klassrum, där skolan bedriver fritidsverksamhet bedömas som bra? : Övrigt Not 7

Observationer vid inspektion ute i lokalerna. Städning Klassrum och fritidslokaler Rumsbeteckning Klassrum: Är det rent, är städningen bra (golv, under bänkar m.m.) : Lokaler där skolan bedriver fritidsverksamhet: Är det rent, är städningen bra? : Är inredningen anpassad för att underlätta städningen? J/N/Bedömning Not Lokalens ytskikt bör vara så släta och enkla att rengöra som möjligt. Ytskikt på golv, bänkar bord och hyllor med mera ska kunna tåla daglig rengöring utan att försämras. Beakta även utformning och placering av möbler, skåp med mera. Förekommer textil inredning i lokalen som t.ex. bullerabsorbenter, textila anslagstavlor, textila mattor, gardiner? Förekommer heltäckningsmattor? finns i så fall särskilda rutiner för rengöring? Förekommer stoppade möbler i lokalen? Förekommer det att elever har stolar med textilklädd dyna? Upplevs tagytor som lysknappar och dörrhandtag rena? Är det rent ovanför lampor, dörrkarmar, öppna hyllor mm. Är ventilationsdonen rena? Är användarna informerade om hur lokalen ska lämnas för att städningen ska fungera? T.ex. lyfta upp stolar, plocka in material m.m. Om ja, via skylt i klassrummet eller på annat sätt (fråga personal på plats): Entréer Vilken entre? Är det rent? (golv, under bänkar m.m.) Är inredningen anpassad för att underlätta städningen? Är entréer utformad så att så lite smuts som möjligt följer med in? Entréer bör utformas enligt trestegsmetoden; 1.Grovavtorkningsmatta, t ex grovgaller eller skrapmatta som tar bort de grövsta partiklarna, snö och slask. 2. Borstmatta, gräsmatta, för renborstning. 3. Textilmatta, som tar bort den sista fukten. På detta sätt kan städkostnader reduceras och golvslitaget minskas. Toaletter Vilken toalett Är det rent? (WC-stol, golv, handfat, kranar, strömbrytare, ventilationsdon m.m. ) 8

Är inredningen hel och anpassad för att underlätta städningen? J/N/Bedömning Not I hygienutrymmen och toaletter bör inredningen vara hel, slät och lätt att rengöra. Det ska finnas hela fogar i kaklet. Installationer och inredning bör monteras på vägg. Finns det flytande tvål? Finns det engångshanddukar/ handtork? Förekommer avvikande lukt? Klinkergolv med fogar bör vara behandlade så att urin/smuts sugs in i fogar, Skarv mellan plastmatta och toalett bör också vara behandlad för att undvika urinlukt. Städutrymme och städmetoder Är städutrymmet rent? Är städutrustningen ren? Finns frånluft i städutrymmet? Finns tappkran och utslagsvask? Förvaras städmateriel så att risk för kontamination undviks, exempelvis förekommer det att smutsiga moppar och trasor hänger över vattenkranar? Förvaras rengöringskemikalier oåtkomligt för barn? Tillämpas städmetoder som är anpassade för olika material och utrymmen Städmetoderna bör vara effektiva när det gäller att minska förekomsten av damm, mikroorganismer och andra föroreningar. Val av städmetod bör även anpassas till olika materials och ytskikts egenskaper och tålighet. De städmetoder som används bör virvla upp så lite damm som möjligt. Vid dammsugning bör dammsugare med effektiva filter eller centraldammsugare användas så att återföring av fina partiklar till rummet motverkas. Duschar och omklädningsrum Är det rent? (ingrodd smuts kakel, klinker, golvbrunn, draperier m.m.) Är plastmattorna i omklädningsrum och duschrum uppvikta mot väggen? Syns det något svartmögel i fogarna mellan kakel eller klinker? Gymnastiksal Är det rent? Är redskapsförråd städat? Är idrottsredskap och gymnastikmattor rengjorda? Är armaturer rengjorda? Är städning på hög höjd utförd? Är ventilationsdonen rena? Övrigt Not 9

Summering av inspektionen ÖVERGRIPANDE OM EGENKONTROLL Har skolan ett dokumenterat egenkontrollprogram? JA NEJ Not SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV EGENKONTROLLEN. VENTILATION Finns fungerande egenkontroll som i huvudsak motsvarar vad som krävs enligt vad som anges i allmänna råd FoHMFS 2014:18? Kommentar (notera också om det bedöms fungera bra, ganska bra, ganska dåligt eller dåligt): SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV EGENKONTROLLEN. STÄDNING Finns fungerande egenkontroll som i huvudsak motsvarar vad som krävs enligt vad som anges i allmänna råd FoHMFS 2014:19? Kommentar (notera också om det bedöms fungera bra, ganska bra, ganska dåligt eller dåligt): SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV STÄDNING Bedöms städningen vara bra i skolan? Kommentar(notera också om det bedöms fungera bra, ganska bra, ganska dåligt eller dåligt): Bedöms städningen vara bra i de lokaler, förutom klassrum, där skolan bedriver fritidsverksamhet? Kommentar(notera också om det bedöms fungera bra, ganska bra, ganska dåligt eller dåligt): SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV VENTILATION Bedöms luftkvaliteten allmänt vara bra i skolan? Kommentar(notera också om den bedöms vara bra, ganska bra, ganska dålig eller dålig): Bedöms luftkvaliteten vara bra i de lokaler, förutom klassrum, där skolan bedriver fritidsverksamhet? Kommentar(notera också om den bedöms vara bra, ganska bra, ganska dålig eller dålig): FINNS SÅDANA BRISTER (allmänt eller i viktiga detaljer) ATT FÖRELÄGGANDE PLANERAS Avseende städning Avseende ventilation 10

BILAGA. Folkhälsomyndighetens information om frågor till slutenkäten Följande information har Folkhälsomyndigheten skickat ut 24 september 2014: Frågor till slutenkäten Dessa frågor om egenkontroll, städning och ventilation kommer att finnas i den avslutande enkät för inrapportering av projektets resultat som vi kommer att skicka ut senare under projektet. Skriv ut frågorna och besvara dem för varje skola som inspekteras och spara tills projektet ska rapporteras i slutenkäten. Egenkontroll 1. Hur bedömer du att egenkontrollen fungerar vad gäller städning? bra / ganska bra / ganska dåligt / dåligt 2. Hur bedömer du att egenkontrollen fungerar vad gäller ventilation? bra / ganska bra / ganska dåligt / dåligt 3. Har skolan ett dokumenterat egenkontrollprogram? Städning 1. Hur bedömer du att städbarheten av skolans lokaler och inredningar är? bra / ganska bra / ganska dåligt / dåligt 2. Förekommer det att elever har stolar med textilklädd dyna? 3. Förekommer heltäckningsmattor i skolmiljön? 4. Finns synligt damm på hög höjd, på skåp, armaturer, ventilationsdon etc? 5. Bedömer du att städningen av toaletterna är tillräcklig? (synlig smuts). 6. Hur bedömer du att städningen allmänt är i skolan? bra / ganska bra / ganska dåligt / dåligt 7. Hur bedömer du att städningen är i de lokaler, förutom klassrum, där skolan bedriver fritidsverksamhet? bra / ganska bra / ganska dålig / dålig 8. Kommer ni att förelägga skolan att åtgärda städningen? Ventilation 1. Har skolan godkänd OVK? / vet ej 2. Byts ventilationsfilter mer än en gång per år? 3. Finns klagomål på ventilationen i skolan? 4. Hur bedömer du att luftkvaliteten allmänt är i skolan? bra / ganska bra / ganska dålig / dålig 5. Hur bedömer du att luftkvaliteten är i de lokaler, förutom klassrum, där skolan bedriver fritidsverksamhet? bra / ganska bra / ganska dålig / dålig 6. Kommer ni att förelägga skolan att åtgärda ventilationen? 11