Protokoll nr 4, 2012-10-16 Medelpads Orienteringsförbund Närvarande: Olof Frænell, Rune Fridlund, Peter Sjöbom, Thomas Engberg och Sara Timner. Plats och tid: Idrottens hus kl 18:00-21:30. 11 Mötets öppnande och fastställande av dagordning Olof hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Inga ytterligare punkter lades till dagordningen. 12 Föregående mötesprotokoll Föregående mötes protokoll gicks igenom och godkändes. Frågan om Tävlingskommittén kvarstår och tas senare under mötet. 13 Rapporter 13.1 Tävlingskommittén Kommittén har tyvärr inte haft några aktiviteter. Olof blev sjuk under våren och har inte orkat ta tag i TK s organisation. Ett möte med IP Skogen hölls under maj månad. I detta läge är det akut att få igång arbetet med Tävlingskommittén och att hitta någon ansvarig för denna. Olof och Peter kommer inom kort boka in möten med Tävlingskommittén (dvs representanter för klubbarna) samt TdM-gruppen med Anders Erlandsson i spetsen. 13.2 Ungdomskommittén Ungdomskommittén har haft en lång rad välbesökta aktiviteter. Thomas rapporterade om dessa. Man har inför USM köpt in en beachflagga. Flaggan kan användas i andra samanhang än de som rör ungdom; tex vid DM-tävlingar och liknande. Ett uppskattat MOF-läger hölls i Njurunda 8-9 september. Lägret lockade ca 40 barn i åldrarna 8-12 år. USM gick 14-16 september kring Bredaryd i Småland. 15 ungdomar från Medelpad åkte; tio av dessa sprang USM och ytterligare fem var med för att se och lära. Bäst lyckades Johanna Sjölund från SOK som kom 14:e på långdistansen i D16. Nästa år arrangeras USM av FK Boken från Perstorp i Skåne. Då våra ungdomar är ovana vid den skånska terrängen planeras ett vårläger i Skåne. Årets sprintserie är färdigsprungen. Serien bestod av de fyra deltävlingarna i 4-sprinten samt Sprint-DM i Njurunda. Totalt deltog hela 131 olika barn och ungdomar i serien. Av dessa deltog 67 stycken i tre eller fler och belönades därför med medalj från MOF. Även Rex Rör cup har avgjorts. Cupen är för klasserna HD12-16 och består av sju deltävlingar (DM-tävlingar samt ytterligare några tävlingar i distriktet). Då natt-dm ställdes in arrangerade MOF med Anna Nordin och Olof Frænell i spetsen en avslutningstävling vid Hulistugan fre 29 september. Sergrare i cupen blev Nils Lundgren, SOK (H12), Frida Vikström, SOK (D12) Axel Englund, SOK (H14), Stina Nordin, SOK (D14), Johan Nordin, SOK (H16) samt Johanna Sjölund, SOK (D16). Helgen 13-14 oktober arrangerade SOK den tradiotionella resan till Dala-Dubbeln. Bussen var välfylld; både med barn/ungdomar, ledare och packning. Medelpadingarna presterade väl; både i resultatlistan och i utklädnad. Bäst lyckades Hanna Hugosson och Stina Nordin som försvarade sin seger i D14. MOF s ungdomasavslutning kommer att vara lördag 28 oktober på Boda Borg. Thomas rapporterade även från ett första möte med den SOFT-arbetsgrupp för barn- och ungdomsfrågor som han sitter med i. De träffades i Falun i samband med Dala-Dubbeln. En rad
frågor diskuterades, bl a om man ska ha fri anmälan till USM. Gruppen består av Martina Arkåsen från SOFT samt ytterligare sex personer. Thomas representerar det lilla distriktet i gruppen. 13.3 Skidorienteringskommittén Kommittén har haft två möten; ett i juni och ett i oktober. Peter rapporterade om vad som tagits upp och vad som är på gång. Man har fått en fråga från SOFT om att arrangera någon värdetävling under kommande säsong. Man har dock valt att stå över då klubbarna har fullt upp med avslutningen av Silva League 2013. Distriktets tävlingsprogram lades vid mötet föregående vecka. SkidO-säsongen i Medelpad säsongen inleds med Två åker 26/1 och avslutas med MSOC natt 19/3. Totalt planeras nio tävlingstillfällen. Kommande säsong har vi nära till flera större tävlingar; 2-3/2 arrangeras NM i Ljusdal och 23-24/2 arrangeras total-sm (dvs USM/JSM/SM/VRM) av Skogslöparna i Örnsköldsvik. Finns det ett intresse av ett distriktsläger för ungdomar? Det finns många orienteringsungdomar som även är aktiva i olika skidföreningar. Går det att locka dessa att testa skido? Rolf Johansson har fått frågan och ska kolla läget med SOK. Man skulle kunna hålla till uppe hos Timrå SOK under trettonhelgen. Rikslägret kommer att arrangeras i Orsa-Grönklitt 13-16 december. Rolf ansvarar för detta. USM arrangeras av Skogslöparna i Övik i samband med total-sm. Peter ansvarar för detta. SkidO funderar på enhetliga kläder i form av västar och mössor till USM. Man undrade om UK också är intresserade. UK ställer sig positiv till att det anskaffas varma västar att användas under höst och vinter som ett komplement till de vår- och sommarvästar som redan finns. Frågan om att arrangera ett större SkidO-arrangemang i Medelpad togs upp. Då VM arrangerades i Tänndalen 2011 ligger EM närmast till hands. Innan man går vidare med frågan måste man dock ha acceptans från SOK och NOK. Frågan kommer att diskuteras vidare i Skidorienteringskommittén. 13,4 Ekonomisk rapport Rune redogjorde för det ekonomiska läget. MOF har ett stabilt ekonomiskt läge med tillgångar på ca 400 ksek. Så här långt under 2012 har vi ett plus på 2 826 SEK. Under året har vi fått 35 ksek från Medelpads Skidförbund pga flytten av SkidO-verksamheten. Under 2013 kommer samma summa att överföras. 14 Kommande möten och aktiviteter Dessa punkter går in i varandra och diskuterades lite huller och buller. Paragraf 14.1-3 redovisas därför i kronologisk ordning. Utvärderingsmöte av årets tävlingar 22 november, Idrottens Hus kl 18-22. Möte med årets tävlingsledare, banläggare, tävlingskontrollanter och bankontrollanter. Möten med TK och TdM styr innehållet på detta möte. Tidigare år har Nils-Göran Olsson varit där och visat exempel på banor från årets tävlingar. Olof kallar tävlingsledare, banläggare, tävlingskontrollanter och bankontrollanter. Olof och Peter gör en plan för träffen tillsammans med TK. Strategimöte och möte med Ånge OK 7-8 december. Förslaget är att hålla till på Huss Borg utanför Ljungaverk. MOF har strategimöte på fredag kväll och träffar ÅOK på lördagen. Vilka: MOF-styrelsen samt på förslag även Anna Nordin (junioransvar?). Sara kollar upp och bokar logi, middag (julbord?), frukost, lunch och möteslokal. Peter pratar med Hasse Hansson om ÅOK s närvaro på lördagen. Preliminärt möte med dem kl 10 till lunch. 2
Olof pratat med Anna om hennes närvaro. Föreningsledarträff söndag 20 januari, eftermiddag-kväll. Vi tänker oss någon typ av träning följt av lättare förtäring och möte. Vore bra om man kunde ha något tema eller aktivitet som även lockar yngre deltagare. En diskussion om temat tas på strategimötet i december. Olof kollar med Janne Nordin om vi kan hålla till på Skvadern. Sara kollar med Anna Nordin om lämplig aktivitet för att locka ungdomar och juniorer. Olof stämmer av tänkbar SOFT-gäst med SOFT i samband med ordförandekonferensen 17-18 november. Styrelsemöte tisdag 8/1, Idrottens Hus kl 18. Samplaneringsmöte onsdag 13/2, Idrottens Hus kl 18. Styrelsemöte tisdag 26/2, Idrottens Hus kl 18. Årsmöte tisdag 12/3, SOK-stugan kl 18. Sara bokar SOK-stugan. 15 Diskussionsfrågor 15.1 MOF s roll vid TdM / Silva League 2013 Olof och Peter kommer träffa Anders Erlandsson mfl inom kort. Inför föregående styrelsemöte hade vi fått en förfrågan från TdM om att få låna pengar till en initial kassa. Vi har inte hört något mer i den frågan. MOF har utsett ett antal funktioner: Tävlingskontrollant: Thomas Rex, SOK Kartkontrollant: Olov Vikström, SOK Bankontrollant elitbanor: Lars Holmquist, SOK Dessutom finns en arrangörscoach utsedd från SOFT. 15.2 Enskilda klubbars agerande kring uppdrag från MOF Frågan togs upp med anledning av att Selångers SOK valde att ställa in årets natt-dm pga för få anmälningar. Olof redogjorde för turerna kring natt-dm. SSOK valde att med en knapp veckas varsel ställa in tävlingen. Man hade då 48 anmälda deltagare och DM-status i de flesta klasser. Internt hade man satt 50 anmälda som gräns men detta hade inte diskuterats med MOF. Rune kollade upp hur deltagandet sett ut på natt-dm under den senaste tioårsperioden. Det visade sig att man haft mellan 42 och 68 deltagare under åren 2002-2011 (undantag 2008 då natt-dm också ställdes in). Uppgifterna finns att finna i MOF s årsberättelse från 2011. Man kan konstatera att SSOK hade högre förväntningar på deltagarantal än vad som var rimligt. Då MOF ger en klubb i uppdrag att arrangera en DM-tävling är det upp till MOF att besluta om att eventuellt ställa in. Olof tar med sig frågan till utvärderingsmötet av årets tävlingar. 15.3 IP Skogens framtid Frågan togs upp av Thomas med anledning av att Selångers SOKs Idrottsservice (som idag driftar utrustningen) hört av sig till VK Uvarna. Olof klargjorde att det är Sundsvalls kommun som äger grejerna. Kultur & Fritid har dock lejt ut ansvaret av besparingsskäl. Vid mötet med IP Skogen i maj flaggades inte för att SSOK var på väg att dra sig ur. Vi bör dock ha en beredskap för att det kan ske förändringar. 3
Vi funderade på vilka behov vi har och vilken status det är på dessa prylar idag. IP Skogen har ganska mycket grejer och dessa används av många olika arrangerande föreningar. Orienteringens behov är framförallt: Speakervagn. Duschanläggning (duschvagn). Tält 15.4 Riktlinjer för kartbidraget från Sundsvalls kommun Sedan ett antal år får klubbarna dela på total 146 ksek. MOF har sammanställt underlag från klubbarna och utifrån detta har en fördelning av pengarna skett. För 2011 var bidraget av någon oförklarlig anledning 136 ksek och kommunen begärde in underlaget i form av fakturor. Vilka kostnader ska egentligen vara bidragsgrundade? Då bidraget infördes på 90-talet hade man kartritningskostnader och offsettryckta kartor. Idag skrivs kartor ut på skrivare av olika kvalité. Då Nils- Göran Olsson (Zeke) och andra professionella skriver ut är det bidragsgrundande, annars inte. Utöver det har SOK sitt hittaut.nu som delvis är ett kommersiellt projekt med mindre bidrag från kommun och landsting. Sponsorfinansierade kartor har dock även tidigare delats ut gratis till hushållen. Peter pratar med Zeke om att ta fram ett förslag på riktlinjer. 15.5 Barntränarutbildning i Härnösand 9-11 november Thomas tog upp frågan om eventuell sponsring från MOF. Deltagarkostnaden är 2800 alt. 2200 kr beroende på vart deltagarna väljer att bo. Vi enades om att ge ett bidrag på 1500 kr per deltagande klubb. Tanken är att stimulera de mindre klubbarnas deltagande. Klubbarna betalar deltagaravgifterna och fakturerar därefter MOF denna summa. Thomas informerar klubbarna om detta bidrag. 15.6 Förändrade hyresförhållanden För närvarande hyrs MOF s kontor och tillhörande förråd (delas med Medelpads Skidförbund) av Västernorrlands Idrottsförbund. Sundsvalls kommuns Kultur och fritidsförvaltning vill dock riva upp avtalet med VIF och istället teckna avtal med varje förbund för sig. Tillgången till konferensrum etc kommer vara oförändrad. Troligtvis kommer hyreskostnaden att sjunka något. Kostanden är för närvarande 12,5 ksek per år. Tanken är att ett nytt avtal ska tecknas from årsskiftet. Olof hade med sig ett förslag på avtal och visade detta för övriga ledamöter. Vi diskuterade vilka behov vi har av de lokaler vi nu hyr. Behovet är ganska lågt men samtidigt är kostnaden relativt liten. Ett förrådsutrymme kommer tex behövas även i framtiden. Att hyra in sig i en klubbstuga kan vara ett alternativ men det finns ingen enkel lösning. Styrelsen konstaterade att vi har en bra lösning som det är nu och att tillgången till möteslokal är mycket bra. Olof tar kontakt med Roland Granlund från Skidförbundet och hör sig för om hur de resonerar angående de nya hyresförutsättningarna. 16 Övriga frågor 16.1 Tävlingsprogram 2013 Sara ställde frågan om vad som hände med DM-tävlingarna i augusti 2013. På föregående möte fick TK i uppdrag att hitta arrangörer då vi troligtvis väljer att köra DM lång och stafett själva och inte i Ångermanland. Det var lite oklart vad som gäller. Eventuellt har Helene Cardell kommit överens med ÅOF om att trots allt samköra DM lång. Sara hälsar från SOK att man är villiga att arrangera stafetten enligt modell 2x2. 4
Det verkar även saknas arrangör till Midälvastaffetten 2013. Olof reder ut turerna kring DM-tävlingarna och tar med sig frågorna till Tävlingskommittén. 16.2 Prenumeration av Skogssport MOF får ett antal exemplar av Skogssport. Dessa exemplar bör gå till styrelseledamöterna och inte till kansliet. Var och en hör av sig till Agneta Deckner på SOFT (som har hand om prenumerationerna) om att få ta över en av MOF s prenumerationer. Detta är högaktuellt just nu då fakturorna är på väg ut inom kort. Om inte prenumerationerna räcker till alla fem så får MOF stå för eventuell merkostnad. 17 Avslutning Olof tackade för visat intresse och avslutade mötet kl 21:30. Vid protokollet Ordförande Sara Timner Olof Frænell 5