1 (8) FRITIDSFÖRVALTNINGEN PROJEKTPLAN Utgåva 1 Nova Ungdomens Hus 2007-04-27 Beteckning P-1 Tellusvägen 19 186 86 VALLENTUNA TELEFON vx 08-587 851 00 FAX 08-587 851 00 ewa.bylin@vallentuna.se Handläggare: Ewa Bylin Direkt: 070-483 57 82/ 08-587 851 94 PROJEKTPLAN FÖR PROJEKT NEBULOSA 1 Innehållsförteckning 1. Mål 2 2. Omfattning och resultat 2 2.1 Omfattning och innehåll 2 2.2 Avgränsningar 2 2.3 Form för resultat 3 3. Kopplingar till andra projekt 3 4. Genomförande 3 4.1 Angreppssätt och arbetsformer 3 4.2 Dokumentstyrning 4 4.3 Uppföljning, rapportering och styrning av projektet 4 4.4 Kommunikationsplan (informationsplan) 4 4.5 Intressentsamverkan 4 4.6 Ändring och förtydliganden av krav och ramar 4 4.7 Överlämning och godkännande av resultat 5 5. Tidplan 5 6. Organisation och resurser 5 6.1 Organisation och bemanning 5 6.2 Övriga resurser 6 7. Budget 6 8. Kritiska faktorer och förslag till åtgärder 6 9. Referenser 8 Bilagor Bilaga 1 Projektbeställning Bilaga 2 Ganttschema Bilaga 3 Projekt Nebulosas organisation Bilaga 4 Metod- och kompetensutvecklingsplan för Novas personal 1 I initieringsfasen kallades projektet för Novalyftet. Namnet har under arbetets gång ändrats till Projekt Nebulosa. Definition av Nebulosa: Stjärnorna föds i enorma gasmoln som kallas nebulosor. Man skulle kunna säga att det här är rymdens barnkammare för nya stjärnor. Definitionen är hämtad från http://www.ungafakta.se/ungafakta/faktaamne/?amne=stjarnorplaneter. Namnförslaget kommer från två av Novas besökare.
2 (8) 1. Mål Projektets målgrupp är de ungdomar som besöker Nova regelbundet och som befinner sig i riskzonen eller har identifierade psykosociala problem 2 Målet är att sammanlänka Novas två uppdrag: att erbjuda ett attraktivt kulturliv för kommunens ungdomar och att vara en trygg social mötesplats. Ungdomsperspektiv En trygg och utvecklande atmosfär för projektets målgrupp. En mötesplats för positiva möten mellan projektets målgrupp och kommunens övriga ungdomar. Initiera ett förändringsarbete för enskilda ungdomar som är i behov av stöd och hjälp. Kommunperspektiv Utveckla hållbara strukturer för Novas hela uppdrag. Evidensbaserade metoder för arbete i öppen verksamhet med projektets målgrupp. Samordna kommunens befintliga resurser kring målgruppen på Nova 3. 2. Omfattning och resultat 2.1 Omfattning och innehåll Projekttiden är förändrad p g a rekryteringen av projektledare och avser tiden 2007-02-01 2008-01-31. Socionomen ska arbeta med relationsarbete med den givna målgruppen, metodutveckling och handledning för personal samt med samverkansarbete med övriga aktuella kommunaktörer. Socionomen arbetar på Nova under liknande förhållanden som resterande personal. I initieringsfasens analysarbete har framkommit strukturella problem samt förbättringsområden i den fysiska- och den psykiska arbetsmiljön. Detta har lett till analyser av den psykosociala- och fysiska arbetsmiljön samt handlingsplan, vilken upprättas av enhetschef för Fritidsförvaltningen, föreståndare för Nova samt projektledare. Det har även framkommit individuella behov i personalgruppen som behöver tillgodoses. 2.2 Avgränsningar I initieringsskedet har inga begränsningar gjorts. 2 Se bilaga 1, projektbeställning, punkt 3.2. 3 Se bilaga 1, projektbeställning, punkt 3.3.
3 (8) 2.3 Form för resultat Resultat, kunskaper och erfarenheter kommer att redovisas i en muntlig presentation och i en skriftlig slutrapport till berörda aktörer vid projekttidens slut. 3. Kopplingar till andra projekt Samverkan sker med kommunens drogsamordnare för metodutveckling samt samverkan med Ungdomsstyrelsens övriga projekt med liknande verksamheter. 4. Genomförande 4.1 Angreppssätt och arbetsformer Socionomens psykosociala arbetssätt utgår från ett eklektiskt förhållningssätt d v s en bred teoretisk kunskapsbas som används för att finna bästa möjliga individuella, grupp eller strukturella lösning utifrån den givna problemställningen. Följande insatser är aktuella: 1. Analys av den psykosociala- och fysiska miljön. 2. Handlingsplan för strukturell utveckling. 3. Metodutveckling och kompetenshöjande insatser för personalen på Nova. Se bilaga 4, Metod- och kompetensutvecklingsplan för Novas personal. 4. Uppsökande verksamhet där ungdomar i den angivna målgruppen befinner sig, t ex skolor men även genom samverkan med ungdomsfältarna, ungdomsmottagningen, socialtjänstens handläggare, polisen, frivilligorganisationer m fl. 5. Aktivt deltagande i kommunens samordningsgrupp/tryggare Vallentuna. 6. Aktivt motivationsarbete med ungdomar i den angivna målgruppen för successiv inslussning i Novas arrangemangsgrupp och referensgrupp. Därifrån vidare till Novas olika verksamheter utifrån den enskildes intresseområden, för att stimulera till ungdomars egen personliga utveckling i en kulturell miljö samt för att stärka nätverket kring ungdomarna. 7. Samtalsforum och temakvällar för samtal kring ungdomsfrågor och ungdomskultur där målgruppen är ungdomar, föräldrar och andra vuxna. Framgångsfaktorer är att analysera och identifiera det aktuella utgångsläget för att kunna bemöta de behov som är rådande. Identifikationen görs genom observationer, undersökande samtal och byggande av relationer med interna och externa intressenter, dvs ungdomar, föräldrar, personal på Nova, skolpersonal m fl för att få en tydlig bild av rådande kultur, behov, önskemål och idéer till förändring.
4 (8) 4.2 Dokumentstyrning Projektledaren har ansvar för att upprätta erfordrade dokument. Granskning och godkännande sker i samarbete med projektbeställare, enhetschef för Ungdomsenheten på Fritidsförvaltningen. 4.3 Uppföljning, rapportering och styrning av projektet För uppföljning av projektet och dess innehåll ges kontinuerliga skriftliga lägesrapporter. Se vidare punkt 5, tidplan. 4.4 Kommunikationsplan (informationsplan) Rapporter av projektet ges i form av: projektplan med bifogad projektbeställning som distribueras till Fritidsnämnden, projektbeställare, förvaltningschef, projektdeltagare och Ungdomsstyrelsen, kontinuerliga skriftliga lägesrapporter som kommer att ges till projektbeställare och förvaltningschef, utökad skriftlig lägesrapport som kommer att ges i oktober till Ungdomsstyrelsen tillsammans med förnyad ansökan, muntlig information som vid genomförandefasens avslutning kommer ges till Fritidsförvaltningens nämnd och ledning. Dessutom kommer en skriftlig utvärdering att sammanställas och delges samtliga intressenter i projektet. 4.5 Intressentsamverkan Ungdomar som ännu inte har upptäckt och som inte besöker Nova kommer att aktivt uppsökas för att involvera dem i att delta och påverka vad Novas verksamhet ska bestå av. Det kommer att bildas en referensgrupp av ungdomar för att de ska få mera inflytande i vad som händer och ska hända på Nova. Politiker och tjänstemän bjuds in till Nova. För att öka förståelsen för och att visa upp Novas verksamhet kommer intresserade att bjudas in till öppet hus under hösten 2007. Eftersom ungdomsfältare också inryms in Novas lokaler främjas samverkan ytterligare för att nå och bygga relationer med den aktuella målgruppen, samt att arbeta gemensamt med individstärkande gruppaktiviteter för successiv inslussning i Novas verksamhet. Samverkan med kommunaktörer, såsom Tryggare Vallentuna, skolor, socialtjänst och polis kommer att utvecklas för att nå och bygga relationer med aktuell målgrupp. Ungdomsstyrelsen: Projektledare och projektbeställare kommer att delta vid Ungdomsstyrelsens konferens för projektledare under hösten 2007 för att där ge en presentation av projektet och utbyta erfarenheter med andra projekt med liknande inriktning. 4.6 Ändring och förtydliganden av krav och ramar Muntlig och skriftlig lägesrapport ligger som underlag för eventuella förändringar. Mindre korrigeringar godkänns av projektbeställare medan vid större förändringar involveras Fritidsnämnd samt Ungdomsstyrelsen. Eventuella förändringar dokumenteras i lägesrapporten samt delges till berörda projektdeltagare.
5 (8) 4.7 Överlämning och godkännande av resultat Slutrapport utformas i samarbete med projektbeställare och projektledare och lämnas sedan till Fritidsnämnden för godkännande. Därefter lämnas rapporten över till Ungdomsstyrelsen för godkännande. 5. Tidplan Initieringsfasen okt, 2006- Projektansökan samt rekrytering av projektledare. feb, 2007 Milstolpe 4 feb, 2007 Projektets start. Lägesrapport inkluderas projektplanen. Etableringsfasen mar-aug, 2007 Analys. Kontrollpunkt 5 mar, 2007 Milstolpe jun, 2007 Kontrollpunkt jun, 2007 Skriftlig lägesrapport. Milstolpe aug, 2007 Genomförandefasen sept 2007- dec 2008 Kontrollpunkt sept-okt, 2007 Skriftlig lägesrapport, förnyad ansökan. Milstolpe okt, 2007 Kontrollpunkt dec, 2007 Avstämning dec- jan, 2007/08 Milstolpe feb, 2008 Kontrollpunkt mar, 2008 Milstolpe jun, 2008 Kontrollpunkt jun, 2008 Milstolpe aug, 2008 Kontrollpunkt sept, 2008 Skriftlig lägesrapport. Milstolpe okt, 2008 Ev förnyad ansökan. Kontrollpunkt 6. Organisation och resurser dec-jan, 2008/09 Ytterligare ett projektår förbereds eller utvärdering och avslut. 6 6.1 Organisation och bemanning Projektbeställare: Vallentuna Kommun, Fridsförvaltningens enhetschef Jessica Kauppi Projektledare: Ewa Bylin Projektmedlemmar: Målgruppens ungdomar och Novas personal. Styrgrupp: Politiker i Fritidsnämnden. Referensgrupp: Vallentuna kommuns ungdomar Intressentsamverkan: Ungdomar som ännu inte besöker Nova, politiker, ungdomsfältare, Kommunaktörer såsom Tryggare Vallentuna, skolor, socialtjänst och polis samt Ungdomsstyrelsen. 7 4 Definition av milstolpe: Projektledarens punkter för planering, styrning och uppföljning av projektet. 5 Definition av kontrollpunkt: Tiden för projektledarens avstämning och rapportering av resultat till projektbeställaren. Varje fas i projektet avslutas med en kontrollpunkt och då tas beslut om hur projektet ska fortsätta. 6 Se bilaga 2, ganttschema.
6 (8) 6.2 Övriga resurser Egen arbetspalts med dator och kontorsutrustning behövs. Budget för att göra studiebesök och inhämta idéer från verksamheter där man nått framgång med liknande uppdrag. 7. Budget Vid projektbeställningen söktes medel enligt budget nedan. Budgeten har därefter korrigerats p g a högre kostnad för projektledare samt att Ungdomsstyrelsen beviljat mindre pengar än ansökan avser. Extern utvärdering kommer att ske genom att Socialhögskolan kontaktas och socionomstuderande utvärderar projektet i form av C-uppsatsarbete. Enligt ansökan Faktisk budget Personalkostnad socionom 400.000 450.000 Övriga personalkostnader 400.000 309.000 Kompetensutveckling för personalen 50.000 30.000 Planerade aktiviteter för ungdomarna 60.000 60.000 Samverkansarbete 30.000 5.000 Extern utvärdering 80.000 0 Totalt: 1020.000 kronor 854.000 kronor Medel som sökts/beviljats från Ungdomsstyrelsen 590.000 kronor 424.000 kronor 8. Kritiska faktorer Vid projektets start framgår ett flertal kritiska faktorer: Dåligt rykte Nova har idag oförtjänt dåligt rykte i Vallentuna som kommer att kräva gediget arbete för att ändra. Ryktet består idag av att det flödar droger fritt på Nova, att det bara är ungdomar med problem som vistas där och att personalen är oseriös och inte bedriver professionell verksamhet. Personalomsättning Näst intill hela personalen har bytts ut vilket innebär en ny arbetsgrupp som ännu inte arbetat sig samman samt att relationer mellan ungdomar och personal inte fått kontinuitet. Riskfaktor är ytterligare personalomsättning. Kompetens hos personal Nova har en ung och nyanställd personalgrupp som kräver snabb kompetensutveckling. 7 Se bilaga 3, Projekt Nebulosas organisation.
7 (8) Ett icke välkomnande klimat för nya besökare Det negativa rykte som Nova har fått har gjort att få nya ungdomar velat komma till Nova. Detta har skapat ett negativt klimat bland besökarna som i sin tur lett till att nya besökare inte heller välkomnats på ett bra sätt. Krav från ungdomarna att få ersättning för sitt engagemang det arbete de utför på Nova Få besökare Om verksamheten inte byggs för och tillsammans med Novas målgrupp är det svårt att nå ungdomarna med verksamhet som passar dem. Förslag till åtgärder: Strukturering/organisering av Nova som arbetsplats. Arbete med personalens fysiska- och psykiska arbetsmiljö. Styrkande av ungdomscoachrollen bör ske i form av ökad kompetenssatsning. I takt med att flera ungdomar kommer till Nova krävs att personalen har kompetens att bemöta dem. Detta ställer krav på kompetensutveckling och en bredd i utbildnings- och erfarenhetsbakgrund bland personalen. Se bilaga 4, Metod och kompetensutvecklingsplan för Novas personal. Ökad professionell marknadsföring till bl a skolor, hemsida, tidningar, sighter där ungdomar befinner sig. Personalen ska utföra mera utåtriktat arbete bl a i skolor för att presentera Nova och bygga positiva personliga relationer med ungdomar. De positiva relationerna mellan personal och ungdom är god grund för att nya ungdomar ska besöka Nova. För att kunna möta ungdomars behov av verksamhet och locka flera ungdomar till Nova behöver deras önskemål kartläggas. Identifikationen görs genom undersökande samtal och byggande av relationer med intressenter, dvs ungdomar, föräldrar, personal på Nova, skolpersonal m fl. För att få en tydlig bild av rådande kultur, behov, önskemål och idéer till förändring kommer det att bildas en referensgrupp av ungdomar som ska ha inflytande i vad som händer på Nova. Ungdomar som ofta är på Nova är viktiga ambassadörer för att bidra till att skapa ett mera välkomnande klimat på Nova. De behöver involveras i förändringsprocessen genom att bli aktivt delaktiga i Novas verksamhetsutveckling och detta kan ske genom att involvera dem i referensgruppen och i Novas arrangemangsgrupp. I stället för att erbjuda ungdomarna ersättning för deras engagemang, får de ungdomar som önskar omdömen och intyg på sina prestationer. Genom att stärka varje anställd genom kompetensutveckling inom respektive arbetsområde så kommer var och en kunna bedriva utveckling inom det egna arbetsområdet. Personal inom respektive ansvarsområde utvecklar samverkan med interna och externa
8 (8) samverkanspartners. Genom det breddas utbudet av arrangemang och flera ungdomsaktörer har möjlighet att möta Vallentuna Kommuns ungdomars intressen. 9. Referenser Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Projektbeställning Ganttschema Projekt Nebulosas organisation Metod- och kompetensutvecklingsplan för Novas personal