ANSÖKNINGSINBJUDAN avseende upphandling av förvaltning m.m. av järnvägsfordon

ANSÖKNINGSINBJUDAN avseende upphandling av förvaltning m.m. av järnvägsfordon

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ALLMÄNT...1 2. ANSÖKAN...2 3. KVALIFICERING...3 4. SEKRETESS...6

1(7) 1. ALLMÄNT 1.1 Upphandlande myndighet Affärsverket Statens järnvägar, nedan benämnt ASJ. Information om ASJ och dess verksamhet finns på www.statensjarnvagar.se. 1.2 Upphandlingsföremål i korthet Upphandlingen avser tjänster rörande förvaltning av ASJ:s egna järnvägsfordon samt främst tekniska konsulttjänster inom ASJ:s verksamhetsområden, se närmare i avsnitt 1.3. Upphandlingens benämning är Förvaltning mm av järnvägsfordon med diarienummer ASJ 11-0060/4201. 1.3 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser två anbudsområden: A. Område A Löpande förvaltning av järnvägsfordon omfattande bland annat avtalsförvaltning ur ett teknikperspektiv, kontinuerlig uppföljning av fordonens tekniska status och underhåll inklusive styrning av det tunga underhållet, dokumentationshantering samt daglig samverkan med ASJ:s personal och övriga intressenter. ASJ avser att teckna kontrakt avseende detta anbudsområde med en (1) leverantör. Kontraktet avses ha en initial löptid om två år med möjlighet för ASJ att förlänga kontraktet med ett år i taget högst två gånger, dvs en maximal avtalstid om fyra (4) år. B. Område B Ramavtal för konsulttjänster på projektbasis, främst tekniska konsulttjänster med anknytning till järnvägsfordon och järnvägstrafik, exempelvis teknisk resurs/projektledare i samband med fordonsanskaffningar, upprustning av fordon eller utredningar. Område B upphandlas genom ramavtal med avrop genom förnyad konkurrensutsättning. ASJ avser att teckna kontrakt med minst tre (3) leverantörer, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal leverantörer som uppfyller urvalskriterierna och ett tillräckligt antal godtagbara anbud. Ramavtalet avses ha en initial löptid om två år med möjlighet för ASJ att förlänga ramavtalet med ett år i taget högst två gånger, dvs en maximal avtalstid om fyra (4) år. Anbud kommer att kunna lämnas antingen på endast ett anbudsområde eller på båda anbudsområdena. ASJ uppskattar upphandlingens värde för leverantören till ca 20-27 miljoner kronor för fyra år, fördelat på Område A och Område B enligt nedan. Uppskattningen utgör inte någon volymgaranti i den här upphandlingen. Område A: 15-20 miljoner kronor för fyra år. Område B: 5-7 miljoner kronor för fyra år. Med hänsyn till att Område B är projektbaserat och att ASJ förväntar sig att flera projekt kommer att genomföras under den avtalsperiod som denna upphandling avser, exempelvis projekt avseende upprustning och ombyggnad av järnvägsfordon och ERTMS-relaterade frågor, kan värdet för Område B komma att bli högre.

2(7) 1.4 Annons i TED/EUT ASJ har annonserat denna upphandling i Tender Electronic Daily/ Europeiska Unionens Officiella tidning (ID:2011-084154). 1.5 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs genom selektivt förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling ( LOU ). Urvalsförfarandet sker i två steg: Steg 1 Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud genom att lämna in en anbudsansökan. Steg 2 ASJ bjuder in samtliga de anbudssökande som kvalificerats i steg 1 att lämna anbud. 1.6 Handläggning av upphandlingen Eventuella frågor angående upphandlingen eller ansökningsinbjudan ställs till: upphandling@statensjarnvagar.se Anbudssökanden kan anmäla sin e-postadress till handläggaren för att via e-post få del av eventuella förtydliganden eller kompletteringar av ansökningsinbjudan. Sådan information kommer också att lämnas på www.statensjarnvagar.se under fliken upphandling. 2. ANSÖKAN 2.1 Ansökningstidens utgång Anbudsansökan skall vara ASJ tillhanda senast den 15 augusti 2011 klockan 15.00. För sent inkommen anbudsansökan får inte bedömas. 2.2 Anbudsansökan Anbudsansökan skall vara skriven på svenska eller engelska. Anbudsansökan skall vara undertecknad av en behörig företrädare. Om anbudsansökan undertecknas av annan än VD eller behörig(a) firmatecknare skall fullmakt eller motsvarande (t.ex. delegationsordning) ges in som styrker att den som undertecknat anbudsansökan är behörig att företräda anbudssökanden i aktuellt ärende. Anbudsansökan och efterfrågade intyg/bevis skall lämnas i form av pappersmedia, (undertecknat original samt en kopia) samt i digitalt format på USB-minne i ett exemplar. Om ansökan skiljer sig åt mellan dessa media anses materialet i originalpappersformat vara det korrekta. Ansökan i pappersmedia skall inlämnas i pärmar eller inbundet/häftat. Lämnad anbudsansökan i elektronisk form skall vara läsbar i MS Office 97 eller senare eller i.pdf-format.

3(7) 2.3 Inlämning av anbudsansökan Anbudsansökan skall lämnas till: Statens järnvägar World Trade Center Klarabergsviadukten 70 eller Kungsbron 1 (alternativa ingångar) Uppgång E, plan 5 Stockholm Öppettider: Måndag till fredag kl. 09.00-16.00 med lunchstängt kl. 11.30-12.30. Anbudsansökan skall lämnas i förseglat kuvert samt vara märkt: Anbudsansökan upphandling av förvaltning m.m. av järnvägsfordon. 2.4 Förtydliganden av ansökningsinbjudan Om anbudssökande vill begära förtydligande eller komplettering av denna ansökningsinbjudan skall sådan begäran skickas skriftligen med e-post till upphandling@statensjarnvagar.se senast den 1 augusti 2011. Samtliga frågor och svar kommer att publiceras på http://www.statensjarnvagar.se under fliken upphandling utan att ange vem som ställt frågan. Sista dag för publicering av svar är den 9 augusti 2011. Anbudssökande skall själv bevaka och tillse att denne tar del av frågor och svar. 2.5 Preliminär fortsatt tidplan för upphandlingen Mitten av september 2011 Början av november 2011 Mitten av december 2011 Februari 2012 ASJ beslutar om vilka anbudssökande som kvalificerats för inbjudan att lämna anbud. Förfrågningsunderlag lämnas till de utvalda anbudssökandena i anslutning till att beslutet fattas. Sista dag att lämna anbud. Exakt datum meddelas i förfrågningsunderlaget. Eventuellt muntlig presentation av anbuden. Beslut om tilldelning meddelas. Nya avtal beräknas träda i kraft. 3. KVALIFICERING 3.1 Anvisningar för ansökan Kvalifikationskraven anger de krav som ställs på en anbudssökande i denna upphandling. Upplysningarna skall ge information om anbudssökande och om dennes juridiska, ekonomiska och finansiella ställning samt om teknisk förmåga och kapacitet. Det är således obligatoriskt för intresserade anbudssökande att i anbudsansökan lämna svar på samtliga begärda uppgifter. De lämnade uppgifterna kommer att ligga till grund för ASJ:s urval av vilka anbudssökande som inbjuds att lämna anbud.

4(7) För att ASJ skall kunna avgöra om anbudsansökan uppfyller alla krav som ställs i denna ansökningsinbjudan, skall den anbudssökande ge tydliga och fullständiga svar på samtliga krav och frågor. Anbudsansökan bör utformas så att denna följer samma disposition som detta dokument. Kvalificeringskraven i dokumentet är utformade som skall-krav med ordet skall i fet stil, samt begäran om att beskriva/ange något. Observera att anbudssökande kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om denne inte uppfyller samtliga skall-krav. 3.2 Information om anbudssökanden Anbudssökanden skall lämna uppgifter om organisation och kontaktpersoner. Bland dessa uppgifter skall framgå: Organisation Organisationsnamn; Organisationsnummer; Postadress; Postnummer och ort; Telefonnummer; E-postadress; och Webbadress. Kontaktperson Namn; Telefonnummer; Faxnummer; och E-postadress. 3.3 Val av anbudsområde Den anbudssökande skall ansöka om deltagande i anbudsgivning för område A och/eller B. I ansökan skall anges vilket/vilka anbudsområde/n anbudsansökan avser. 3.4 Krav på anbudssökanden 3.4.1 Uteslutning av anbudssökanden Av 10 kap 1 LOU framgår de grunder på vilka ASJ måste utesluta en anbudssökande från deltagande i upphandlingen. Anbudssökanden skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter och ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i Sverige.

5(7) ASJ kan komma att utesluta anbudssökande från deltagande i upphandlingen om övriga förhållanden enligt 10 kap 2 LOU föreligger, d.v.s. om anbudssökanden: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande; är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom; har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar. ASJ kommer att inhämta uppgifter från Bolagsverket avseende svenska bolag. ASJ kommer även att inhämta uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten vid kontroll av om anbudssökanden har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige. Om anbudssökanden är utländsk, skall anbudssökanden inkomma med dokumentation som intygar att anbudssökanden: (a) (b) uppfyller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrering (intyget får inte vara äldre än 30 dagar); och har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet. 3.4.2 Ekonomisk ställning Anbudssökande skall ha en stabil ekonomisk förmåga. Anbudssökande skall därför lämna in dokumentation som visar att anbudssökanden: innehar ansvarsförsäkring anpassad för verksamheten; och saknar betalningsanmärkningar. 3.4.3 Krav på teknisk förmåga och kapacitet m.m. 3.4.3.1 Kompetens och erfarenhet Anbudssökanden skall ha kompetens och erfarenhet av (i) projektledning, (ii) teknikadministration samt (iii) drift och underhåll av avancerade tekniska fordonssystem från minst ett av följande områden: vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart eller luftfart. Kompetens och erfarenhet skall beskrivas i ansökan. Vid beskrivningen skall anges vilket/vilka anbudsområde/n som beskrivningen avser. 3.4.3.2 Kvalitetsledningssystem Anbudssökanden skall ha ett kvalitetsledningssystem antingen enligt ISO 9001:2000 eller motsvarande eller i form av ett eget väl dokumenterat kvalitetsledningssystem.

6(7) Ett kvalitetsledningssystem skall minst omfatta: Kvalitetspolicy; Beskrivning av verksamhetens processer med dels rutiner för förebyggande åtgärder, dels rutiner för omvandling av kundkrav till krav på tjänster/processer och service; och Beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens förmåga att uppfylla de krav och rutiner som finns fastställda i det egna kvalitetsledningssystemet. Antingen intyg om certifiering eller en tydlig beskrivning av det egna kvalitetsledningssystemet skall bifogas anbudsansökan. 3.4.3.3 Referenser För att visa att anbudssökanden har krävd kompetens och erfarenhet enligt punkten 3.4.3.1 (antingen såsom juridisk person eller genom fysiska personer verksamma inom den egna organisationen), skall den anbudssökande lämna två (2) referenser från de tre (3) senaste åren inom de områden som upphandlingen omfattar. Anbudssökanden skall lämna följande uppgifter per referens: Företagsnamn och adress; Namn på kontaktpersonen; E-postadress till kontaktpersonen; Telefonnummer till kontaktpersonen; och Vad uppdraget avser/avsåg och tidpunkten. 3.4.4 Åberopande av annat företags kapacitet En anbudssökande får vid behov åberopa andra företags kapacitet. Om anbudssökanden gör detta skall anbudssökanden i sin anbudsansökan ange företagsnamn och organisationsnummer för det/de andra företaget/företagen. Om anbudsansökande åberopar andra företags kapacitet skall anbudssökanden i sin anbudsansökan tillhandahålla ett åtagande från det/de andra företaget/företagen eller på annat sätt visa att anbudssökanden kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet om upphandlingen skall fullgöras. 4. SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller vid offentliga upphandlingar absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet på annat sätt slutförts. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter som lämnats till myndigheten normalt offentliga. Anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter eller delar av dessa dokument eller uppgifter kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser enligt offentlighets- och sekretesslagen. ASJ prövar detta varje gång en allmän handling begärs utlämnad.

Om anbudssökanden anser att uppgifter som lämnas med anbudsansökan uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, bör anbudssökande leverantör skriftligen inkomma med en begäran innehållande precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudssökanden om uppgifterna röjs. Omständigheten att sekretess begärts för vissa uppgifter är dock ingen garanti för att uppgifterna i fråga, vid ASJ:s prövning, anses omfattas av sekretess. 7(7)