Godkänd slutrapport Slutrapport Vi 2-projektet HELTID utöver Kommunal och Vision, vikariesystem lnternetplatsen för skolverksamheten inom Bildningssektorn samt borttagande av ofrivilliga dela de turer i Sociala sektorn?bpm;g/{gt E Borlänge 1
1. Sammanfattning Med hjälp av Vi 2-proj ektet och dess leveranser har Borlänge kommun infört vikariesystemet Intemetplatsen i all skolverksamhet samt EKB, erbjudit heltidsanställning till medarbetare utöver avtalsornrådena Kommunal och Vision samt tagit bort de ofrivilliga delade turerna i Sociala sektorn. Samtliga proj ektmål är därmed uppfyllda Vi 2-proj ektet har arbetat enligt en tydlig proj ektmodell med faser och beslutspunkter samt en proj ektbeställning från start. Tydliga effekt- och proj ektmål från beställaren och kommunens ledningsgrupp har varit viktiga framgångsfaktorer i projektet. Vi 2-projektets samtliga delprojektledare har visat stor kompetens och ett högt engagemang. Projektmetodiken med ett strukturerat arbetssätt, tydliga roller och ansvar har bidragit till säkerställande av proj ektmålen. Strukturen som genomsyrat hela projektet har underlättat arbetet för ledningen, huvudprojektledare, delproj ektledare och deltagare i arbetsgrupper. Borlänge den 1 november 216 Lena Frisk, projektledare för Vi 2-projektet 2. Projektperiod Prjektstart:3 nvember215 Projektslut: 23 november 216 3. Beställare & mottagare Beställare: kommundirektör Åsa Granat, Borlänge kommun Mottagare: personalchef, Verksamhetsstöd, Borlänge kommun Systemet ska överföras till verksamheten enligt nya systemförvaltningsmodellen inom Borlänge kommun. Systemägare: personalchef, Verksamhetsstöd, Borlänge kommun. Ansvarig för processer och rutiner som införts av proj ektet: Processägare: personalchef, Verksamhetsstöd, Borlänge kommun. bmw ä? Borlänge 3
4. Bakgrund Borlänge kommun har i sitt arbete med att vara en attraktiv arbetsgivare arbetat aktivt för att öka sysselsättningsgraden för medarbetarna med målet att heltid ska vara en rättighet och deltid en möjlighet. Vid kommunfullmäktige i juni 214 beslutades det att: - senast den 1 juli 215 ska alla anställda erbjudits heltidsarbete - schemaläggning ska ske med delaktighet av personalen, för en god arbetsmiljö och för att undvika orimliga arbetstider Beslutet omfattar alla medarbetare och dänned påverkas hela kommunens verksamhet. Bemarmingen (tids- och kompetensmässigt) ska anpassas efter verksamhetens behov. Bemanning kommer att påverka schemaläggningen och vikariehanteringen. Vi-projektet genomförde arbetet med att erbjuda alla medarbetare inom Kommunals och Visions avtalsområden heltidsanställning och Vi 2-proj ektets uppdrag blev att ge samma erbjudande till resterande medarbetare i Borlänge kommunen. Rätten att arbeta deltid finns också i erbjudandet till medarbetare som nu arbetar deltid men som väljer att ha en grundanställning på heltid. Vi-projektet införde även vikariehanteringssystemet Intemetplatsen inom Sociala sektorn, delar av Bildningssektom samt på Kost och lokal inom sektor Verksamhetsstöd. Vi 2- projektet ñck i uppdrag att införa Intemetplatsen inom resterande delar av Bildningssektom. Vi 2-proj ektet fick också uppdrage att ta bort de ofrivilliga delade turerna inom Sociala sektorn. En förutsättning är att både schemaläggningsprocessen och vikariehanteringsprocessen anpassas. Det innebär att vikariehanteringssystemet Intemetplatsen ska införas och att det befintliga systemet Heroma ska utvecklas och anpassas för att stödja processerna. Kommunens ledningsgrupp godkände projektbeställningen Vi 2-projektet den 3/ 11 215. Projektet ska vara genomfört i sin helhet 216-11-1. Målformulering för projektet enligt proiektplanen De övergripande projektmålen med Vi 2- projektet är att ge cheferna inom Sociala sektorn möjlighet att ta bort de delade turerna senast 3/1 216, att alla kommunanställda utanför Kommunals och Visions avtalsornråden har erbjudits anställning på heltid samt att Intemetplatsen är vidareutvecklad för att passa verksamhetens behov och att den används även inom skolan Beskrivning av effektmål, projektmål samt specifika projektmål i Vi 2-proj ektet redovisas längre fram i detta dokument. eo" qc Q t W, 3 Borlänge 4
5. Projektmetodik Vi 2-proj ektet har arbetat utifrån nedanstående proj ektmetodik som har säkerställt ett strukturerat och systematiskt arbetssätt med styrdokument och grindbeslut. Detta har skapat delaktighet i proj ektorganisationen och verksamheten under projektets gång. Fas Initiera Definiera Planera Genomföra Avsluta A /:\ Resultat j g l Förstudie- : Projekt- Projekt- Status- i sm. TaPPOFl I beställning plan rapporter i rapport _-.._-_..._...---..--- Ska idéen l Vad. Varför? Hur, när, Hur gär det? i Hur gick det? Utvecklas? vem? I Vad lärde vi oss? Grindbeslut GB2 Gå vidare? GB3 GB3b:or GB4 J3 Gå Ja Fortsätta? Gå vidare vidare? till avslut? Styrdokument i Vi 2-proiektet: Proj ektbeställning Projektplan Statusrapporter Slutrapport Riktlinjer från Arbetsgivarutskottet vilka användes under Vi-proj ektet Grindbeslut GB1 = grindbeslut som avser godkännande av forberedelsearbete / förstudie (gå vidare till att arbeta fram proj ektbeställningen). GB2 = grindbeslut som avser godkännande av proj ektbeställningen (gå vidare till att arbeta fram projektplanen). GB3 = grindbeslut som avser godkännande av projektplanen (gå vidare till att genomföra enligt framtagen proj ektplan). GB3b:or = statusrapporter vid genomförandet enligt proj ektplanen GB4 = grindbeslut som avser godkännande av genomförda leveranser och resultat enligt proj ektplanen (gå vidare till att skriva slutrapporten). GB5 = grindbeslut som avser godkännande av slutrapporten. (stäng projektet!) WW 5 Borlänge 5
6. Mål EFFEKTMÅL Eflektmdlen beskriver nyttan och effekterna av projektets resultat. Effekterna ska uppnås på lång sikt till följd av att projektets resultat nyttjas. Kommunens ledningsgrupp ansvarar för att följa upp ejjfektmålen ( 1-3 år efter projektets slut). Alla anställda i Borlänge kommun har rätt att arbeta heltid och de ofrivilliga delade turerna är borttagna. Vikariesystemet Internetplatsen är vidareutvecklad enligt framtagna behov och tillämpas nu även inom skolan utöver Sociala sektorn och berörda delar av kost och lokal PROJEKTMÅL Projektmålen beskriver projektets resultat och hur läget år vid projektets slut. Projekt- och delprojektledare ansvarar för att projektmålen år uppnådda vid projektets slut. De övergripande projektmålen med Vi 2- projektet är att ge cheferna inom Sociala sektorn möjlighet att ta bort de delade turerna senast 3/1 216, att alla kommunanställda utanför Kommunals och Visions avtalsområden har erbjudits anställning på heltid samt att Internetplatsen är vidareutvecklad för att passa verksamhetens behov och att den används även inom skolan S eci zka ro 'ektmåls VIKARIESYSTEM l. Vikariesystemet Internetplatsen är infört inom skolan, Borlänge kommun. 2. Samtliga berörda användare har erbjudits utbildning i vikariehanteringssystemet. 3. Systemet Internetplatsen är ytterligare anpassat efter sektoremas beslutade, prioriterade och dokumenterade behov. 4. Processer, rutiner och befogenheter för Vikariesystemet är framtagna och införda. HELTID l. Samtliga medarbetare utöver avtalsområdena Kommunal och Vision med deltidstj änster är identifierade & dokumenterade. Samtliga deltidsanställda (som tackat ja) har blivit heltidsanställda (i Heroma) 3. Önskemål om tj änstledighet for medarbetare som övergår från deltid till heltid finns dokumenterade. 4. Tjänstledighetsgrad lo, 2, 3, 4 eller 5 % på önskad tj änstledighet för medarbetare som övergår från deltid till heltid finns dokumenterade. 5. Processer, rutiner och befogenheter för arbetet med att erbjuda heltid är framtagna och införda. 6. Vi har tydliga riktlinjer för hantering av erbjudandet Heltid/deltid for 216 och framåt inom alla avtalsområden Q Borlänge 6
OFRIVELIGT DELADE TURER 1. Arbetsplatsema har nya scheman utifrån förutsättningar från deltid till heltid. 2. Processer, rutiner och befogenheter för schemaläggningen är framtagna och införda. 3. Ofrivilliga delade turer ska vara borta per den 3/1 216. 7. Avgränsningar I projektet ingår att utbilda berörda medarbetare i vikariehanteringssystemet. Dock ingår EJ att säkerställa att berörda medarbetare tagit till sig kompetensen. De förbåttringsförslag, som definieras under projektets gång, som ej är kopplade till projektets leverans, kommer att flyttas över till linjeorganisationen. 8. Förtydliganden lövriga förutsättningar Vikarier omfattas inte av beslutet om heltid utan erbjuds anställning med sysselsättningsgrad utifrån verksamhetens behov. Deltid en möjlighet avses: arbetstagare som övergår från anställning på deltid till heltid har rätt till tjänstledighet med omfattning 1, 2, 3, 4 och 5 % av heltid. Arbetstagare har dock inte rätt att få tj änstledighet så att arbetstiden blir mindre än deltidsanställningen. Chef fattar beslut om arbetstagare har önskemål om eventuell annan omfattning på tj änstledighet. Tj änstledighet ska sökas och gäller för ett år i taget per den 31 december eller tidpunkt som följer schemaperiod närmast årsskiftet (det första året söks tjänstledighet från den tidpunkt som arbetstagaren övergår till heltid och kan därför bli kortare än ett år). HELTID en möjlighet. Rätten till heltid gäller endast tillsvidareanställda. De som erbjuds deltid (möjlighet att söka tjänstledighet med anledning av heltidsbeslut) är: 216 : De medarbetare, utöver avtalsområdena Vision och Kommunal, som fått erbjudandet om att bli anställda på heltid och som tidigare arbetat deltid. Chefer undantagna från möjlighet att söka tjänstledighet med anledning av Heltidsbeslut. Undantagna grupper (rätt till Heltid) är: > Arbetstagare som har omreglerad befattning på grund av sjukersättning, som har en anställning i arbetsmarknadspolitisk insats (BEA) eller har anställts på anmodan av enskild funktionshindrad enligt gällande sociallagstiftning (PAN). 3 Borlänge 7
Personliga ombud Godemän/förvaltare (uppdrag) Anställda som ej har den behörighet som krävs för att få fast anställning (tex lärare) > Personalkategorier där arbetsuppgifterna är så begränsade att underlaget inte räcker. Den nya tj änstgöringsgraden för medarbetare ska börja gälla den 1 oktober 216. 3 Borlänge 8
9. Projektorga nisation Strategisk proj ektä gare AGU-ordförande Arbetsgivarutskottet '= : Kommunledningen Facklig samverkan L_ F Beställare kommundirektör...,..._..... P " Ovriga sektorer L ersona c e en Styrgrupp. g M.. l Facklig l Projektletlare samverkan Lena Fnsk APT I-IR-konsulter r Lönechef K / - --=- Kommunikatör \ Samverkan mellan sektorerna l Delprojektledare Delprojektledare Delprojcktledare SYSTEM DELADE TURER HELTID /DELTID Mats Lissdaniels Magnus Larsson Anna Målargârden Km.-. - k.. *I. 71 - DELTAGARE DELTAGARE DELTAGARE Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp 3 Borlänge 9
1.Roller, ansvar och befogenheter i projektet Beställaren beställer projektet i samråd med kommunens ledningsgrupp. Tillsammans med kommunens ledningsgrupp skapar de förutsättningar för att projektet ska lyckas samt säkerställer förankringen i verksamheten. Beställaren tar grindbeslut om styrdokument (projektbeställning, projektplan och slutrapport) i projektet. Beställaren tar beslut om ev. större förändringar i tid, resultat och/eller kostnader. Kontinuerlig avstämning, dialog och avrapportering ska göras till politiken, i första hand till AGU, arbetsgivarutskottet och KSO. Projektombudet operativ projektägare kan användas till detta syfte. Beställaren tar fram och presenterar i projektbeställningen ansvarig operativ projektägare till projektet. Beställaren tillsammans med kommunens ledningsgrupp tar även beslut om hur projektet ska drivas om resultatet påverkar sektoremas kostnader. Beställaren ska godkänna proj ektplanen. Den operativa projektägaren lämnar förslag på resurser till projektet, tar beslut inom ramen för proj ektplanen. Följer upp projektet m h a statusrapporter från projektledaren. Operativa projektägaren använder den operativa styrgruppen som bollplank i projektarbetet. Rapporterar till den strategiska proj ektägaren. Ansvarar för att arbeta fram processer och rutiner m h a projektledare, operativ styrgrupp, delproj ektledare. Operativa projektägaren ska i proj ektplanen redovisa hur facklig samverkan ska ske. Den operativa proj ektägaren är också framtida processägare. Proj ektledaren ansvarar för att tillsammans med delproj ektledama arbeta fram proj ektplanen, att projektet drivs enligt beslutad proj ektplan och rapporterar status inklusive ev. ändringsbehov till den operativa proj ektägaren. Kommunjkatören, svstemansvarig, testledaren och specialister/processer är resurser som bistår projektet med sina specialistkunskaper. De genomför efterfrågade arbetsuppgifter inom respektive kompetensornrâde. Rapporterar till projektledaren. Delprojektledaren ansvarar för att utföra tilldelade arbetsuppgifter och snarast återkoppla till projektledaren ifall det uppkommer problem/risker i att nå målen och/eller avvikelser i planerad tidsåtgång. Rapporterar till projektledaren. Delproj ektledaren ansvarar för att med hjälp av resurser i arbetsgruppen arbeta fram arbetssätt och rutiner enligt riktlinjer i proj ektplanen. Rapporterar till projektledaren. Delprojektledaren ansvarar tillsammans med verksamhetscheferna för de olika verksamheterna att säkerställa de roller som definieras i de olika processerna besätts och att de har rätt kompetens och får rätt utbildning. Rapporterar till projektledaren. Delprojektledama ansvarar tillsammans med verksamhetscheferna för att planera, genomföra och följa upp genomförandet i sektorerna. Rapporterar till projektledaren. Deltagare i arbetsgruppen planerar och utför beslutade arbetsuppgifter enligt aktivitetslistan och riktlinjer från proj ektplanen. Rapporterar till delprojektledaren. bmw? 3 Borlänge lo
11. Projektets resultat Specifika projektmål System l. Vikariesystemet Internetplatsen är infört inom skolan, Borlänge kommun. 2. Samtliga berörda användare har erbjudits utbildning i vikariehanteringssystemet. 3. Systemet Internetplatsen är ytterligare anpassat efter sektorernas beslutade, prioriterade och dokumenterade behov. 4. Processer, rutiner och befogenheter för vikariesystemet är framtagna och införda. Utfall System V Inorn Bildningssektom använder nu all skolverksamhet Internetplatsen. Vikariehanteringen inom EKB sköts också nu via Intemetplatsen v/ Samtliga berörda användare är utbildade eller har fått möjlighet till utbildning i vikariesystemet Internetplatsen. / Intemetplatsen är anpassad och stödjer hanteringen av löneutbetalningar i systemet Heroma. i/ Processer, rutiner och befogenheter för vikariesystemet Internetplatsen är framtagna och införda. Specifika projektmål Heltid/deltid l. Samtliga medarbetare utöver avtalsornrådena Kommunal och Vision med deltidstj änster är identifierade & dokumenterade. Samtliga deltidsanställda (som tackat ja) har blivit heltidsanställda (i Heroma) 3. Önskemål om tj änstledighet för medarbetare som övergår från deltid till heltid finns dokumenterade. 4. Tjänstledighetsgrad l, 2, 3, 4 eller 5 % på önskad tj änstledighet för medarbetare som övergår från deltid till heltid finns dokumenterade. 5. Processer, rutiner och befogenheter för arbetet med att erbjuda heltid är framtagna och införda. 6. Vi har tydliga riktlinjer för hantering av erbjudandet Heltid/deltid för 216 och framåt inom alla avtalsområden bmw 3 Borlänge 11
Utfall Heltid/deltid J Samtliga tillsvidareanställda medarbetare med deltidstjänster är identifierade till antalet. Det ger sammantaget för år 215 och 216 totalt 552 personer som omfattats av erbjudandet J Tj änstledighet för medarbetare som övergår från deltid till heltid finns registrerade i Heroma. v/ Processer och rutiner för framtagande av heltidserbjudande är framtagna och införda. s/ Riktlinjer för hanteringen av erbjudandet om heltid/deltid finns framtagna. a 9 E g «V, E Borlänge 12
Sammanställning Heltid / deltid Borlänge kommun 215-216 Sektor (totalt 552 Inkomna Tackat JA Tackat JA Tackat JA Tackat Slutat deltidsanställda vid svar Heltid fullt ut! Heltid med NEJ projektstart) Medarbetare som tjänstledighet. Kvamtår Antal fått heltid under Antal _ vil] ha Vi SOCIALA (415 deltider vid proj ektstart) medarbetare projektperioden medarbetare deltidstjä LS S 69 25 l 3 3 29 nst HKO 34 5 3 5 21 sarfitboende 173 33 13 28 96 2 Ordinärt boende 139 31 5 2 83 Inkomna svar 415 94 34 56 229 2 j. e l _ p.,v Inkomna svar 85 25 15 44 1»x Kost&lokal " 'i 44 31 V-stöd 2 Inkomna svar 46 1 SAMHÄLLSBYGG NAD( 6 deltider vid start) 6 2 2 2 Inkomna svar totalt 552 131 34 78 36 3 juni 216 SVAR Borlänge 1 % 24 % 6 % 14 % 56 % kommun totalt Kommentarer Svarsfrekvensen påutskicket heltid /deltid är 1 %. Andelen medarbetare som omfattades av projektet och som efter projektet övergått till att arbeta heltid är 3 %. 14 % av medarbetarna som omfattades av erbjudandet har valt heltidstj änst men arbetar fortfarande deltid under partiell tj änstledighet. 56 % av de omfattade medarbetarna valde att kvarstå med deltidsanställning WW 3 Borlänge 13
Specifika projektmål Ofrivilliga delade turer 1. Arbetsplatsema har nya scheman utifrån förutsättningar från deltid till heltid. 2. Processer, rutiner och befogenheter för schemaläggningen är framtagna och införda. 3. Ofrivilliga delade turer ska vara borta per den 3/1 216. Utfall Ofrivilliga delade turer \/ Resurser är tillförda verksamheten för att göra det möjligt att ta bort de ofrivilliga delade turerna. v/ De berörda enheterna har nya scheman där inga ofrivilliga delade turer finns med Nedan följ er en sammanställning över hur antalet delade turer, både totalantal samt ofrivilliga har utvecklats per enhet under hösten Sammanställning delade turer Särskilt boende September Enhet Totalt antal Ofrivilliga Totalt antal Bergeby korttids O Ekoxen 2 2 16 Hagagården Hessegården O Hällsjöhemmet p 2 Hällsjöhemmet p 3 4 O 9 Hällsjöhemmet p 4 19 19 26 Kungsljuset 7 6 Tunagården O Ãkershem November Ofrivilliga Totalt antal Ofrivilliga O 16 O O Ca 8 26? 5 39 57 42 E Borlänge 14
Sammanställning delade turer ordinärt boende September Oktober November Totalt Totalt Totalt Enhet antal Ofrivilliga antal Ofrivilliga antal ofrivilliga Bullermyren 14 14 Centrum O 1 1 Demensteamet O O Domnarvetornäs-Torsång Forssa O O Gylle-Äselby O O Hagalund Hagalundshuset O O O Hagbacksgården ldkerberget Jax O Kvarnsveden O 1 1 Nattpatrullen Tjärnahuset Tjärna-Klöver O O Romme-Tuna 14 14 2 O 2 Utveckling av Internetplatsen Ursprungsplanen var att implementera de forändringsbehov som prioriteras av verksamheten innan semestern 216. Men förutsättningar förändrades genom att nya behov uppstod som t.ex: Starta upp användningen av Internetplatsen Ta fram nya lösningsforslag Förändra passintegrationen hos EKB för bättre POOL-hantering pga. vikarier med mer än en anställning Komma till rätt med ett stort problem som uppstod i samband med diffar i organisation mellan systemen Internetplatsen och Heroma. ä? Borlänge 15
Eftersom den framtagna prioritetslistan med förändringsförslag ständigt förändras, delvis på grund av nya uppkomna behov, eller på grund av att systemförändringar löst vissa av behoven, så beslutade vi att revidera prioriteringarna i höst. Projektet har levererat ett stort antal förändringar och tagit hand om de utvecklingsbehov som ansågs mest akuta. När systemförvaltaren under våren 216 fanns på plats var det naturligt att utvecklingsarbetet i systemet övergick till linjen. Heltid/deltid Övergången till heltid för skolan personal flyttas till terminstarten istället för den 1 oktober. Detta gjorde att erbjudandet bättre anpassades till verksamhetens behov. 12. Projektets dokumentation Digitala dokument i fonn av styrdokumenten proj ektbeställning och projektplan, aktivitetsplaner per område, statusrapporter, mötesanteckningar mm finns att hämta på gemensam plats i Torget / Vi-proj ektet. Proj ektorganisationens deltagare har åtkomst till dessa dokument inom Vi-proj ektet. 3 Borlänge 16
13. Resurser personella och ekonomi Roll i projektet Beställare Kommunens *Operativ Projektledare Delprojektledare ledningsgrupp proj ekfeigare System Delproj ektledare Ofrivilliga delade turer Delprojektledare Heltid/deltid,s Åsa Granat, kommundirektör Anna Andersson, sektorchef Sociala Jörg Bassek, sektorchef Verksamhetsstöd Lars Walter, sektorchef Bildning Lotta Olsson, sektorchef Samhällsbyggnad Eva Martinsson, tf personalchef (nov 215 juni 216) Alexander Ekendahl, personalchef från juni 216 Lena Frisk, 5 % nov 215-aug 215, 3 % --- Mats Lissdaniels 5 % nov 215- maj 216 Magnus Larsson, 5 % Anna Målargården 2 % Arbetsgrupp System Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Arbetsgrupp Heltid/deltid Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp Arbetsgrupp Ofrivilliga delade turer Deltagare i arbetsgrupp Marie-Louise Edgren Daniel Johansson Jeanette Lundin Linda Karlsson Korpela Karin Johansson Irene Strand Eva Hammar Fia Åkerblom Berörda enhetschefer Omfattning arbetsgrupper: tiden har varierat men maximalt en nedlagd tid i veckan per deltagare. ä? Borlänge
Uffciproi 8133 - Vi 2_-jroiekfef inn-okt 216 Ack period Ack period Ack period Konto utfall budget awikelse 711 Representation 6 O -6 7435 Underhållsavtal 3 6-3 6 7451 IT - Konsulttjänster 26 533 6 OOO 339 467 7459 Övriga konsulter 52 8-52 8 Summa Kostnader 317 533 6 282 467 317 533 6 282 467 317 533 6 282 467 Uppdaterad 3/11 216 enligt överenskommelse. Projektekonomi sammanställd av Brittmari Holmberg, ekonomiavd, 12/1 216. 14. Erfarenheter & lärdomar Vi 2-proj ektet har visat vikten av att arbeta enligt en tydlig proj ektmodell med faser, beslutspunkter och tydlig proj ektbeställning från start. Tydliga effekt- och proj ektmål från beställaren och kommunens ledningsgrupp har varit viktiga framgångsfaktorer i projektet. Proj ektmetodiken med ett strukturerat arbetssätt, tydliga roller och ansvar har bidragit till säkerställande av projektmålen. Strukturen som genomsyrat hela projektet har underlättat arbetet för ledningen, huvudproj ektledare, delproj ektledare och sektorernas arbetsgrupper. Vi 2-projektets samtliga delprojektledare engagemang. har visat stor kompetens och ett högt Avgränsningar är också en framgångsfaktor - att bestämma vad som ingår i projektet och vad som kan hanteras av respektive sektor efter projektets slut. Det skapar goda förutsättningar för projektet att kunna leverera enligt projektets uppsatta mål. Facklig samverkan är en förutsättning för att projektet ska kunna bli framgångsrikt. Viktigt att komma ihåg är förankringstiden som behövs för att resultatet ska bli bra och långsiktigt. Våra erfarenheter är att i planeringsstadiet göra en möteskalender då det gäller sektorernas ledingsgruppsmöten och olika nivåer av samverkansmöten. Det kan effektivisera proj ektarbetet genom att man enklare kan arbeta fram rätt beslutsunderlag till rätt forum i rätt tid. Vid införande av förändrat arbetssätt samt system som kräver ökade resurser i fonn av personal, är våra erfarenheter att den ekonomiska aspekten bör lyftas fram i ett tidigt skede. lera/lw E Borlänge 18
Intemetplatsen Om delprojektledaren även är inblandad i förvaltningen av systemet så blir det svårt att skilja på ärenden av förvaltningstyp och ärenden som lagts i projektet. Därför är det viktigt att ha separata möten där man disskuterar förvaltning och projekt för sig. I en verksamhet där man inte tagit emot ansvaret för systemet så finns normalt ingen erfarenhet att acceptanstesta utvecklade förändringsbehov. Därför är det viktigt att ta höjd för den typ av kompetens i proj ektplanen eller att man utökar tiden för PL som då kan ta ytterligare en roll i projektet. Om systemet används inom flera verksamheter som fallet är med Intemetplatsen som behövs delaktighet från en systemägare/proj ektbeställare för att stötta i projektets prioritering. Det är lätt att man som högre chef inom en verksamhet tycker sig kan påverka prioriteringar som är framtagna Heltid/deltid Delprojektledare samlade in ansökningsblanketterna och lämnade sedan över samtliga blanketter till lönechef. Det var en fördel att ha löpande koll på hur många blanketter som inkommit. En annan fördel är att löneadministratörema inte behövde "jaga" blanketter. Det är viktigt att projekt har personer från verksamheten med i arbetsgruppen. De kärmer verksamheten och vet hur saker och ting fungerar. Känner till både medarbetare och chefer. Tiden för när uppgång till heltid skulle var vid tenninsstart för skolorna och inte 1 oktober. Det är viktigt att vi tänker till om sådana detaljer. Det skapade viss otydlighet hos medarbetare och chefer inom skolan. Ofrivilliga delade turer I projektet var uppdraget att skapa förutsättningar för verksamheternas chefer att ta bort ofrivilliga delade turer. För att säkerhetsställa att projektet fokuserar på rätt saker och att all information mottas på rätt sätt skulle man kunnat arbeta med en referensgrupp bestående av chefer från de verksamheterna som berörs. Dessa skulle sedan kunna fungera som projektets förlängda ann ut till övriga chefer i verksamheten både gällande kommunikation och vilka förutsättningar man önskade. Fördröjda beslut har inneburit att man från Vi 2 - projektet inte har haft möjlighet att gå ut med klara besked i den omfattning berörda medarbetare önskat. I dessa lägen är det viktigt att gå ut med informationen att vi inte har klara besked men att vi arbetar på detta och ge en tidpunkt när vi väntas ha ett tydligt besked. Då delade turer är en het fråga både i Borlänge kommun och i hela landet i stort så bidrar det till att många parter vill vara med och påverka. Två viktiga verktyg för Vi 2 - projektet var att arbeta med intressentanalysen och kommunikationsplanen. I delprojektet borde man även ha arbetet med en plan för informell kommunikation både som verktyg att driva frågorna framåt och i riskhanteringen. bmw-gt hä? Borlänge 19
15. Överlämning Projektet överlämnar följ ande till Personalkontoret- mottagare av projektets resultat: Produkt Kommentar _ W_ Vikariesystemet Intemetplatsen Ansvar för ägande och förvaltning av Internetplatsen. Sammanställning Heltid / deltid Finns att hämta på Torget/ Vi-projektet /Heltid Deltid. Blankett Heltid/ deltid Finns att hämta på Torget / Vi-projektet / Heltid Deltid. Dokumenterade och identifierade Besluta hur man går vidare med IP:s utvecklingsbehov. utvecklingsbehov Intemetplatsen Riktlinjer for heltidserbjudandet Finns att hämta på Torget /Vi-proj ektet / Heltid Deltid 16. BESLUT och underskrift GB5 - grindbeslut som avser godkännande av slutrapporten enligt ovan: X JA Beslut att godkänna slutrapporten (stäng projektet!)..... NEJ Beslut att EJ godkänna slutrapporten (genomförda leveranser saknas.)..... Gör om! Slutrapporten är oklar och behöver göras om. Kommundirektören Åsa Granat, i samråd med kommunens ledningsgrupp, beslutade att godkänna slutrapporten den 23 novmber 216. Ål /\ (m7/k/w\1/ WW 3 Borlänge 2