2007-11-20 SIDAN 1 Gränssnitt ekonomiprocesser Bilaga 2 utredning om gemensam service ekonomi 109-2276/2007 Översiktlig process och aktivitetsbeskrivning v.3
Inköp till utbetalning, översiktlig process och aktivitetsbeskrivning Inköp sker (förvaltningarna) Underleverantör BGC / automatiskt Ankomstregistrering Gör inköp hos leverantör Godkänna via Web och uppger korrekta Kontera via Web faktureringsupplysningar Attesterar via Web (fakturaadress, referens Ansvarar och informerar m.m.) om attestrutiner och Ibland postöppning och befogenheter till GSE vidarebefordring av till BGC Ibland postöppning och vidarebefordring av till BGC Inläsning av filer Hantering och underhåll av lev register Rättning av felscannade Ev. tilläggsscanning Postöppning Sortera Kontroll fullständig faktura Kontroll mot lev.register Scanning Godkännande och attest Underhåll av attestregister (workflow) Registrera nya leverantörer /ändra uppgifter Definitivregistrering Jagningslistor utstående per attestant Makulering av faktura Betalning Betalningsförslag Betalnings-bekräftelse Fil skapas och skickas till PG/BG Utbetalning bemyndigas (stadskassan) Återrapportering från PG/BG läses in i Agresso Arkivering / informationsuttag av lev. reskontra mot huvudbok Besvara frågor om lev / söka i register Arkivering av SIDAN 2
Beställning till inbetalning (kundreskontra), översiktlig process och aktivitetsbeskrivning Registrera kund (förvaltningen) Registrera kund och basdata i verksamhetssystemet Kontakter mot kunder, t.ex. utreda ev. felaktiga Beslut om att ändra beloppp Beslut om manuella Underhålla Agressos kundregister, manuell registrering eller inläsning från försystem Registrera order för att kunna skapa faktura, manuellt eller inläsning från försystem Fakturera order (skapa faktura) Skicka faktureringsfil Göra manuella eller ev. justeringar på uppdrag av förvaltningen Utskrift av Distribution av Underleverantör Inbetalning Skapa och skicka autogirofiler till PG / BG Inläsning av filer från PG / BG Automatisk avprickning av kundreskontran Utreda fellistor (ej träff vid avprickning) Manuell matchning av betalningar mot Registrera autogiro Betalning från inkasso Registrera order / fakturerings Betalningsuppföljning Ta del av rapport om obetalda / inkasso Beslut om återkallande av inkasso Stoppande av en ev. indrivning Beslut om övriga konsekvenser, t.ex. uppsägning Betalningspåminnelser, dröjsmåls genererade automatiskt eller manuellt Inkasso, genererade automatiskt eller manuellt Ta fram om obetalda för ev. nedskrivning eller övriga konsekvenser, t.ex. uppgsägning Återkalla inkasso Indrivning / Inkassorutin Utskrift av ränte och påminnelser Arkivering / Avstämning Ta del av rapporter om kundfordringar, betaltider m.m. kundreskontra mot huvudbok koncernmellanhavanden Besvara frågor om kund / söka i register Ta fram rapporter SIDAN 3
Kassa och bank processen, översiktlig process och aktivitetsbeskrivning Dagliga avstämningar av inbetalningar och kontosaldo Dagliga avstämningar av utbetalningar och kontosaldo Periodavslut Övrig medelsförvaltning, penninghantering (förvaltningarna) Underleverantör tex. BGC / PG / Nordea/ TietoEnator Dagrapport per förv. Kontakter mot medborgare och kunder Besvara frågor vid spårning av manuella inbetalningar Läsa in OCRinbetalningar och skapa bokföring (dagrapport) Läsa in autogiroinbetalningar, inkassoinbetalningar, filer från REX m.m. Bokföra och ev. spåra manuella inbetalningar (dagrapport) Bokföring dagrapport per förvaltning Stämma av kontoutdrag mot Agresso saldon Skicka filer med återrapportering Kontakter mot leverantörer Bemyndiga utbetalningar Läsa in återrapportering av utförda utbetalningar och skapa bokföring Makuleringar Returer Stämma av kontoutdrag mot Agresso saldon Utföra betalningsuppdrag Skicka filer med återrapportering Avstämingar av likvida medel ar av reskontror Rapportering Egna medel Förskottskassor Dagskassor Öppna/Stänga konton Underhåll av betalningsstrukturer Övriga rapporter SIDAN 4
Tid och projekt processen, översiktlig process och aktivitetsbeskrivning Planering/ projektering Genomförande Avstämning / rapportering Avslut / Aktivering (förvaltningarna) Underleverantör BGC / automatiskt Registrering av projekt och projektdata, dokumentation Definition av aktiviteter Skapa och registrera ev. inriktningskalkyl Lägga upp resursregister Ansvar för tidrapportering, attest av tidrapporter Godkännande och attest av lev. Skapa kundfakutor Hantering av lev. Hantering av betalningar Hantering av krav och påminnelser Scanning av lev. fakt. lev. fakt. Skapa och registrera ev. genomförandekalkyl / budget Periodisering av budget Registrering av ev. reviderade beslut Underhåll av resursregister Ansvar för tidrapportering, attest av tidrapporter Godkännande och attest av lev. Skapa kundfakutor Hantering av lev. Hantering av betalningar Hantering av krav och påminnelser Scanning av lev. fakt. Arkivering av lev. fakt. Ansvarar för att ta ut rapporter på aktuellt projekt av reskontreposter av betalningar Parkera och avsluta tekniskt Spärra och avsluta projektet (projektfas 80) Projektet överförs till anläggnings-modulen Informera om avslutade projekt SIDAN 5
Anläggningsprocessen, översiktlig process och aktivitetsbeskrivning (förvaltningen) Anskaffa anläggningstillgång / Korttidsinventarie Godkännande, attest av lev. faktura Ge information om investeringen Beslut om att klarmarkera projekt för aktivering vid Avskrivningar och internränta Bistå med information vid behov Ta del av rapporter om avskrivningar och internränta Försäljning och värdeöverföring* Informera om försäljningsbeslut Stämma av korrekt reavinst/ reaförlust Informera om värdeöverföring Stämma av korrekt Nedskrivning och utrangering Beslut och information om nedskrivning eller utrangering investeringsprojekt värdeöverföring Hantering av lev. faktura Inhämta information Skapa internränteförslag Bekräfta Registrera försäljning Bekräfta försäljning Registrera nedskrivning / utrangering om investeringen internränteförslag Ta fram rapport på Registrera anläggning Skapa reavinst/förlust Registrera tillägg vid avskrivningsförslag Inhämta information tilläggsinvesteringar Bekräfta om värdeöverföring Aktivera anläggning avskrivningsförslag Registrera värdeöverföring *Värdeöverföring= en anläggningstillgång flyttas från en förvaltning till en annan, utan reavinst/förlust Rapportering, arkivering och inventering Definiera uppföljningsbegrepp och rapportstruktur Ansvara för eller medverka vid inventering Ta fram investeringsrapporter ur Agresso Arkvivering av Registrera resultat av inventering SIDAN 6
Redovisning till rapportering, översiktlig process och aktivitetsbeskrivning Löpande huvudbokföring Bokföringsorder (förvaltningen) Central redovisning (redovisningsenheten SLK) Arkivering / Rapportering Initiera bokföringsorders Attestering av bokföringsorders Inläsning av transaktioner från försystem, t.ex. LISA, LEV, REX Registrera bokföringsorders bokföringsorder Bokslut dag 0 Bokslut dag 1 Bokslut dag 2- Rätta / tömma av försystemstransaktioner Bistå vid utredning av ev. fel / rättningar. Ev. göra rättningar. Internränta och avskrivningar anläggningar Kontroll parkerade verifikationer Reverserad betalning avstämning Kontroll kund med nollsaldo Reverserade leverantörs Kontroll elektroniska Kontroll momskoder och momssystem Fakturering från projekt (tid och projekt) Rättningar Osäkra fordringar Osäkra personalfordringar genomgångskonton leverantörsreskontra kundreskontra Momsavstämning Periodiska automatkonteringar Momsavstämning Kontroll av investeringsprojekt bokföring av pågående arbete Värdejusteringar anläggning, aktivering av periodens anskattningar Stänga/parkera period Periodisering av ankomstregistrerade leverantörs Ta del av rapporter Kontoavstämningar periodiserade transaktioner Kontoavstämningar balanskonton och genomgångskonton Momsavstämningar Rapportera moms Rapportering Ta del av beställda rapporter utifrån centrala anvisningar Ta fram legala rapporter ur Agresso (UH018) Intrastatrapportering Bistå förvaltningen vid analys av bokslut SIDAN 7