Verksamhetsuppföljning Stibyborg Oktober/November 2015 Bakgrund Verksamhetsuppföljning för Stibyborgs gruppboende har genomförts under oktober månad 2015. I verksamhetsuppföljningen har enhetschef besvarat en enkät samt hänvisat till Intranätet för rutiner. Verksamhetsbesök genom observation har gjorts i verksamheten under några timmar på för- och eftermiddag. Under observationerna har frågor ställts till personal samt till brukare vid lämpliga tillfällen för att få en tydligare bild av verksamheten. Kontroll av dokumentation har genomförts vid verksamhetsbesöket samt i det digitala verksamhetssystemet genom aktgranskning. Verksamheten Stibyborgs gruppbostad (bostad med särskild service för vuxna enligt LSS) bedrivs i kommunal regi. Stibyborg är beläget i Gärsnäs. Boendet består av sex lägenheter och är bemannat med personal dygnet runt utifrån de boendes behov. Vid tidpunkten för verksamhetsuppföljningen har en boende personal som bara är knuten till hen och en lägenhet står tom. Resultat brukarundersökning Inget resultat från brukarundersökningen kan redovisas för Stibyborg då antalet svar är för få för att anonymiteten ska kunna bevaras. Sammanfattning Sammanfattningsvis visar verksamhetsuppföljningen på att verksamheten kommit långt i det systematiska kvalitetsarbetet och att personalen i hög grad är delaktig i utvecklingen av enheten. Det finns ändå delar som kan bli bättre såsom arbetet med att utvärdera målen för olika insatser, att ytterligare förbättra och tydliggöra dokumentationen kring brukaren så att det tydligare går att följa händelseförlopp, att fortsatt arbeta på hur den enskilde görs delaktig i planeringen och uppföljningen av genomförandet utifrån sin förmåga samt utveckla förmågan att identifiera även mindre uppenbara risker i personalens och brukarens vardag. Av den dokumentation som man hänvisat till i enkäten framkommer att det finns en god planering, rutiner m.m. som är relevanta för verksamheten och ger en bra struktur och grund för enheten att arbeta utifrån. Resultat av besök i verksamhet Inom verksamheten finns brukare med varierad förmåga till verbal kommunikation. Man arbetar med olika kommunikationsmetoder såsom timstockar, bilder, tecken, scheman med bild eller ord. På vardagar är de flesta brukarna iväg på daglig verksamhet men någon av dem har ledigt/hemmadag varje dag. En personal finns i tjänst från morgon till l 13. Därefter finns två personal i tjänst fram till kl 21. På natten finns en personal med vaken tjänstgöring. Under hela dygnet finns möjlighet att tillkalla hjälp antingen från den ena brukarens specifika personalgrupp som befinner sig i byggnaden eller från boendet intill. Personalen har även tillgång till larm kopplat till G4S vid behov av mer hjälp. Lägenheterna på Stibyborg har inte fullvärdiga kök. Maten lagas därför i det gemensamma köket och äts sedan inne i den egna lägenheten eller i köket. Måndag till torsdag lagas individuella rätter
utifrån var och ens önskemål, fredag till söndag lagas gemensam mat. De gemensamma rätterna har de boende bestämt tillsammans för två veckor i taget. Bilder på olika maträtter används som stöd. Vid besöket upplevs personalen ha ett bra bemötande. Man involverar brukaren i det samtal som pågår och hen tar eget initiativ och visar stolt sin lägenhet. Personalen berättar tydligt om vad som ska hända härnäst. Lägenheten är trivsam och personligt inredd. På väggen finns olika individuellt anpassade scheman med bilder och text som stöd i vardagen. Även ett nödvändigt medicinskåp i lägenheten har fått en personlig prägel. Det gemensamma köket och allrummet upplevs vara neutralt men trivsamt och hemlikt, uppfattas som en lugn miljö. Under året har man gjort olika förändringar avseende det gemensamma utrymmet för att så långt det är möjligt möta brukarnas individuella behov. Personalen upplever att man nu har hittat sätt som fungerar tillfredsställande för alla som använder utrymmet. I boendets låsta personalrum/kontor finns brukarnas personakter inlåsta i brandskåp. Varje brukare har en egen pärm märkt med lägenhetsnummer. Det över lag god ordning i brukarnas fysiska akter men för flera brukare finns ingen beställning/uppdrag och det saknas även journalanteckningar från uppföljning. Genomförandeplaner återfinns i akten för samtliga brukare och de uppdateras regelbundet. Det är minimalt med information kring brukare öppet på kontoret och i den som finns är brukarna benämnda med lägenhetsnummer. Dock finns det uppgifter och dokument kring en specifik brukare i en pärm och i ett kollegieblock på en öppen hylla som innehåller uppgifter som borde vara bättre förvarade. Almanackan på kontoret är överlag godkänd ifråga om vad som dokumenterats men innehåller två brev till/från brukare som istället borde finnas i respektive akt. Personalen har upprättat en daglig planering måndag till söndag utifrån genomförandeplanen för respektive brukare (med hänvisning till lägenhetsnummer). Ändringar skrivs in för hand på respektive plats i planeringen. Den dagliga planeringen ses främst som ett stöd för tillfällig personal men också som en egenkontroll på att man kommit ihåg att göra vissa moment under dagen. All personal dokumenterar i det IT baserade systemet. Man använder sig av meddelandefunktionen i systemet för att informera varandra om sådant som är bra att veta men som inte ska föras i journal. Rutinen är att meddelanden ska raderas direkt efter att man läst men enligt personal görs det inte riktigt. Enhetschef ansvarar för att skicka anteckningar av vikt vidare till myndigheten. Förutom att meddelande och journal ska läsas vid arbetspassets början rapporterar man även muntligt till varandra vid byte av personal enligt personalen. På kontoret finns ett antal pärmar med rutiner, alla pärmar med olika innehåll. Enligt personal ska rutiner hämtas på intranätet nu men personal beskriver att man haft svårt att släppa de fysiska pärmarna. Personalen ser själva en risk i att rutinerna i pärmen inte uppdateras och man håller på att rensa ur dem. I dokumentskåpet finns en låda med stickande och skärande köksredskap. Anledningen är att det finns risk med att förvara dem i det allmänna köket där de kan komma att användas till annat än avsett ändamål. Personalen framför att det ändå föreligger en risk när man bär dessa redskap fram och tillbaka från kontoret när de behövs. Vi diskuterar att en riskanalys bör göras kring detta. Personalen har förståelse för vad riskanalys är men berättar att det inte görs så ofta, inte på det systematiska sättet. Undertecknads upplevelse efter samtal med personalen är att medvetenheten om och förmågan att identifiera risker i vardagen typ vid besök på boendet, riskmoment kopplat till att man bor/äter/lever nära andra behöver utvecklas. I det allmänna utrymmet bredvid brukarnas postfack finns en lättillgänglig pärm med samlad information gällande Stibyborg och en del annan information som kan vara bra för brukare och
anhöriga. Där återfinns information om och blankett för synpunkter och klagomål samt resultat från den individuella kvalitetsmätning som görs kvartalsvis i kommunen. Dock är resultatet i pärmen några år gammalt. Innehållet i pärmen är bra men behöver uppdateras. Personalen berättar att man har handledning i metod var 6:e vecka, däremellan diskuterar personal och enhetschef kring olika arbetsmetoder. All personal och enhetschef har möte en gång i månaden. Mötet sker i två delar, en del för arbetsplatsträff och en del som är ett metodmöte. Sjuksköterska besöker boendet en gång i veckan eller vid behov. Sjuksköterska förmedlar behov av läkarkontakt. Oftast besöker brukarna läkaren, hembesök behövs sällan. Kontakt med eller besök av rehab personal sker utifrån behov. Enhetschef går igenom beställning avseende nya brukare med personalen vid metodmöte. Personal besöker brukaren innan inflyttning, pratar med anhöriga och genomförandeplan börjar upprättas. Resultat av aktgranskning Genomförandeplanerna inom verksamheten är väl formulerade och innehåller viktiga och bra beskrivningar av hur genomförandet ska ske. Genomförandeplanerna anses till största delen uppfylla kraven. Överlag har genomförandeplanerna följts upp och reviderats enligt föreskrift om minst en gång per år (LSS) samt vid förändringar. I några fall har genomförandeplanen inte uppdaterats med de nytillkomna målen från den årliga uppföljningen samt att de övergripande målen inte alltid stämmer överens med målen i uppdraget från myndigheten. Det saknas också överlag utvärdering av vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen. I samtliga granskade akter har genomförandeplanen enligt dokumentationen upprättats utan den enskildes medverkan. Det går dock att utläsa mellan raderna att genomförandet är upplagt utifrån personalens tolkning av brukarnas reaktioner i olika moment eller att personalen med tiden hittat de rutiner som fungerar för den enskilde brukaren. Man bör fundera och arbeta vidare kring på vilket sätt den enskilde görs delaktig vid upprättandet och även vid uppföljning/utvärdering av genomförandet, och att det framgår av dokumentationen hur det skett. I några av de granskade akterna saknas dokumentation i journal om att det rapporterats avvikelse/lex Sara gällande brukaren och i de fall det gjort saknas dokumentation om vad som blev resultatet av rapporteringen. Av journal framgår då och då att kartläggning av något ska ske under en period. Dock saknas överlag information om syftet med kartläggningen eller vem som initierat detta vilket gör det svårt att följa ärendet i vissa delar. Positivt är att det oftast framgår vad som ändrats efter en sådan kartläggning, exempelvis ny arbetsmetod. I övrigt är bedömningen att journalen förs på ett bra sätt med relevant innehåll. Själva grundbeslutet (för de boende som har ett beslut som fattats efter LSS-lagstiftningens ikraftträdande), som visar på att den enskilde är beviljad bostad med särskild service för vuxna fr.o.m. ett visst datum, återfinns inte i genomförandeakten. Överlag saknas journalanteckningen från den senaste uppföljningen i akten. Då denna ska ses som en bilaga till grundbeslutet och i flera fall innehåller nya mål, bör den finnas i den fysiska akten för att ge en samlad bild av det beviljade stödet.
Resultat av enkät Enhetschefen har besvarat enkäten och alla efterfrågade dokument har bifogats eller så har hänvisning getts till intranätet där rutiner lagts upp. Alla dokument är relevanta för enheten. Enheten har bra rutiner som verkar vara kända och inarbetade hos personalen för hur beslut från handläggaren verkställs och hur man tar emot en ny brukare. Det finns tydliga rutiner för hur genomförandeplan upprättas och följs upp. Enligt rutin ska en sammanfattning för brukaren utifrån genomförandeplanen göras med jämna mellanrum men detta verkar utifrån akt granskningen inte göras särskilt frekvent. I rutinen för överrapportering mellan personal bör även rapportering via meddelande i verksamhetssystemet innefattas. Undertecknad upplever överlag viss otydligt på intranätet kring vad vissa skrivelser är utifrån dokumentets namn/rubrik. Samverkansrutinerna som finns bedöms i stort vara bra men skulle kunna utvecklas mer med exempel på de moment man ska/kan samverka kring. Undertecknad saknar rutin kring hur man samverkar med handläggare/myndighet och andra organisationer. Samtyckes blankett för samverkan med flera parter finns men sjukgymnast och arbetsterapeut saknas. Riskanalys, görs på arbetsmiljö i enskilt hem inför inflyttning och löpande vid förändringar. Man gör även riskbedömning och planering enligt specifik mall och rutin inför särskilda aktiviteter som brukaren ska göra vilket är bra. Man har också en checklista för att bedöma och identifiera övriga risker i verksamheten som man går igenom regelbundet på metodmöte. De exempel som visats tyder på förståelse och kunskap för arbetet och syftet med riskanalys men förmågan att identifiera eventuella risker kan bli bättre så att även mindre uppenbara risker i vardagen lyfts upp och analyseras. Den egenkontroll som görs i verksamheten är relevant och gör att verksamheten utvecklas och säkerställer att olika aktiviteter sker på rätt tidpunkt under året. Aktuella rutiner för avvikelser finns att tillgå för enheten via intranätet. Bra rutiner och arbetssätt finns för att återkoppla vidtagna åtgärder till verksamheten och för hur man säkerställt att personalen har kunskap om skyldigheten att rapportera Lex Sarah. I verksamhetsberättelsen beskrivs hur man arbetat med att systematiskt analysera de avvikelser och synpunkter som inkommit för att utveckla arbetet. Dels analyseras året av LSS-ledningsteam vid planeringsdag. Det man kommit fram till bryts sedan ned till varje enhet som arbetar vidare med det på sina planeringsdagar och metodmöte. Detta blir en del av underlaget i verksamhetsplaneringen. Personalen görs delaktig i det systematiska kvalitetsarbetet genom att personal har olika ansvarsområden, LSS har gemensamt kvalitetsråd en gång i kvartalet där varje enhet är representerad samt att man vid metodmöte på enheten arbetar med att kontinuerligt förbättra verksamheten. Tydliga och för personalen kända rutiner kring dokumentation finns och man arbetar fortlöpande med att öka kunskapen kring dokumentation så att rätt saker dokumenteras vid rätt tillfälle och på rätt plats. Det finns även tydliga rutiner för hur dokumentationen ska förvaras och gallras på enheten, dock visar det sig vid besöket i verksamheten att dessa rutiner inte alltid följs. Personalen är delaktig i att göra scheman och vid nyrekrytering av personal för att säkerställa att rätt bemanning med rätt kompetens finns utifrån brukarnas behov. En utbildningsplan görs upp för ett år i taget utifrån personalens önskemål och de utmaningar de ställs inför. Handledning av personal sker kontinuerligt. Rutiner och arbetssätt finns för att säkerställa att tjänstegarantierna uppfylls i arbetet med brukarna.
Åtgärder att vidta: Beskriv hur man säkerställer att dokument som rör enskilda boende hålls samman. Beskriv hur man säkerställer att grundbeslut om bostad med särskild service för vuxna enligt LSS (för de boende som har ett beslut som fattats efter LSS-lagstiftningens ikraftträdande) finns i den enskildes fysiska genomförandeakt. Beskriv hur man säkerställer att gällande rutiner används. Beskriv hur man säkerställer att de övergripande målen för uppdraget samt nya mål och förändringar efter uppföljning med handläggaren tillvaratas. Beskriv hur man säkerställer att utvärdering av de uppsatta målen för insatserna sker och att resultatet av utvärderingen tillvaratas i det fortsatta arbetet. Beskriv hur ni synliggör den enskildes delaktighet vid upprättandet av genomförandeplan. Beskriv hur man säkerställer att det framgår i journal att avvikelse har rapporterats och vad som blev resultatet. Beskriv hur enheten samverkar med myndighet och andra organisationer. Ingen av åtgärdspunkterna från föregående verksamhetsuppföljning (2012) kvarstår. Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta Att Stibyborg ska återkomma med redovisning av genomförda åtgärder enligt ovan som beskrivs ovan senast den 2016-04-15. Christina Eriksson Vik. Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten 2016-02-08 2016-02-08 Information till: Enhetschef för Stibyborg Avdelningschef för LSS-verksamheten Handläggarenheten social omsorg
Socialförvaltningen Genomförda åtgärder efter verksamhetsuppföljning Oktober/november2015 Stibyborg Beskriv hur man säkerställer att dokument som rör enskilda boende hålls samman. Beskriv hur man säkerställer att grundbeslut om bostad med särskild service för vuxna enligt LSS finns i den enskildes fysiska genomförandeakt. 160404 tog ansvarig enhetschef ut grundbeslut från verksamhetssystemet eller från den fysiska genomförandeakt som finns på socialförvaltningen och tog med ut till Stibyborg. Där sorterade och uppdaterade ansvarig enhetschef alla brukarpärmar tillsammans med den personal som var i tjänst. Alla dokument som rör enskild brukare sitter i brukarpärmen, övriga pärmar som fanns upprättade är borttagna. Beskriv hur man säkerställer att gällande rutiner används. 160404 tog ansvarig enhetschef bort alla rutinpärmar som fanns på kontoret. Vi har nu haft en inkörs period med intranätet och de fysiska pärmarna ersätts fullt ut med rutiner på Intranätet. Ansvarig enhetschef går igenom Intranätet på planeringsdagar 18-19 april.
Beskriv hur man säkerställer att de övergripande målen för uppdraget samt nya mål och förändringar efter uppföljning med handläggaren tillvaratas. Ansvarig enhetschef tar ut de nya uppdragen och beställningarna ur verksamhetssystemet då de skickas från handläggaren. Ansvarig enhetschef går igenom beställningen och gällande mål på metodmöte med hela personalgruppen. Kontaktpersonal ansvarar sedan för att föra in de nya övergripande målen i genomförandeplanen och boka en tid för uppdatering tillsammans med den enskilde och eventuellt legal företrädare eller anhörig. Detta står i reviderad rutin för uppföljning LSS. Beskriv hur man säkerställer att utvärdering av de uppsatta målen för insatserna sker och att resultatet av utvärderingen tillvaratas i det fortsatta arbetet. Beskriv hur ni synliggör den enskildes delaktighet vid upprättandet av genomförandeplan. Beskriv hur man säkerställer att det framgår i journal att avvikelse har rapporterats och vad som blev resultatet. Rutinen för dokumentation och genomförandeplan har reviderats 160318. Ansvarig enhetschef kommer att gå igenom dessa med personalgruppen på planeringsdagar 18-19 april. Vi kommer att uppdatera alla genomförandeplaner under dessa dagar och dokumentera hur brukaren varit delaktig vid upprättandet av genomförandeplanen enligt rutinen. Vi kommer dokumentera när målen ska utvärderas tillsammans med brukaren. Ansvarig enhetschef kommer vara närvarande vid den första uppföljningen av målen. Det dokumenteras på ett metodmöte där all personal närvarar. På så sätt följer vi hela rutinen tillsammans och kan då ha diskussioner samtidigt för att säkra att alla förstår rutinen för genomförandeplan. Ansvarig enhetschef läser journal varje vecka och återkopplar till personal för att säkra att rutinen för journalföring följs. Följande stycke är tillagt i gällande rutin för dokumentation 160413.
Checklista för egenkontroll av dokumentation Journalanteckning gällande avvikelse, kartläggning av beteende, nya metoder eller hjälpmedel som ska testas ska innehålla följande: - Avvikelserapportering har skett och lämnats vidare till ansvarig enhetschef. - Varför startas en kartläggning, ny metod eller introduceras ett nytt hjälpmedel? Vem har initierat det? Hur är brukaren med på det? - Vilket är syftet? - Hur ska det följas upp? När det följts upp eller man mottagit avvikelse: Är det tillagt åtgärd till ursprungsanteckningen - Att enhetschefen mottagit avvikelserapportering och att utredning påbörjas enligt gällande rutiner samt vilka åtgärder som vidtagits. - Med en beskrivning av hur det har fungerat med ny metod, hjälpmedel? - Vad visar kartläggningen? - Vad säger brukaren? Vad visar brukaren? Hur tolkar ni att brukaren tycker att det fungerat? - Har genomförandeplanen uppdaterats utifrån kartläggningen? Beskriv hur enheten samverkar med myndighet och andra organisationer. Rutin Samverkan Beställare-Utförare Bakgrund/Syfte (varför vi har denna rutin) Syftet är att samverkan mellan beställare och utförare ska komma brukarna till del. Tillvägagångssätt/ansvar (vad ska göras, när och av vem) Planeringsgrupp Beställare och utförare äger rum en gång i månaden. Uppehåll i juli och augusti. Varannan gång är det avdelningschefen för beställare som är ordförande och varannan gång är det avdelningschefen för utförare. Protokollförare utses på sittande möten. Protokollen sparas på T:Office:Soc:Hemtj:LSS Verksamheten: LSS- planeringsgrupp. Mötet inleds med ett varv runt bordet där alla får meddela vad de vill ta upp och diskutera på
mötet. Tex nya beslut som är på gång, planering av framtida behov av boende eller daglig verksamhet, gemensamma metoder kring kommunikation på uppföljningsmöte. I övrigt samverkar vi med de utförare som finns kring varje enskild brukare enligt de rutiner som finns på intranätet. 2015-04-13 Cecilia Nilsson, enhetschef Stibyborg