Regional arbetsinriktning och rutiner vid upprustning förslag till beslut

1 Regional arbetsinriktning och rutiner vid upprustning förslag till beslut Syfte Syftet med rutinerna är att genom arbetssättet säkra att upprustningen sker på hyresgästernas villkor, så att alla hyresgäster har möjlighet att bo kvar. Avgörande är att hyresgästen inte ska betala extra för underhåll, och när hyresgästen väljer standardhöjande åtgärder ska de vara av god kvalitet och till rimliga kostnader. Arbetssätt vid upprustning av allmännyttan respektive av privatägda fastigheter De förklarande kommentarerna avser i första hand upprustning i allmännyttan eftersom den processen är mycket mer omfattande. I de fall där samma typ av aktiviteter förekommer också i upprustning hos privata fastighetsägare gäller kommentarerna förstås även den sortens samrådsprocess. Allmänt Skillnader finns mellan upprustningar inom allmännyttan och privaten, varför processerna är delvis olika. Att arbetssättet skiljer sig åt beror på, att erfarenheterna hittills visar att vi har en mycket bättre dialog, under upprustning, med allmännyttiga bostadsföretag än med privatägda. Men vår målsättning på lång sikt är, att uppnå samma typ av fullödig upprustningsprocess inom privatägda bostadsföretag som den process som här beskrivs som rutin vid upprustning inom allmännyttan. De lokala hyresgästföreningarna bör ha ett tydligt uppdrag i samrådsprocessen. De lokala föreningarna kan spela en betydelsefull roll, inte minst i arbetet med att värva nya medlemmar bland de hyresgäster som engagerar sig i upprustningsarbetet. Enligt gällande förhandlingsrutiner så är det Hyresgästföreningarnas ansvar, tillsammans med förhandlingsdelegation och förhandlingsråd, att representativiteten i förhandlingsverksamheten är god. Då upprustningar är en del av förhandlingsverksamheten gäller alltså Hyresgästföreningarnas ansvar om representativitet även för upprustningssamråd. För Hyresgästföreningarna ska också upprustningsprocesserna vara en god grund för att starta nya lokala hyresgästföreningar. Hyresgästers signaler om kommande upprustningar tas tillvara genom att Hyresgästföreningen, efter att ha fått ut bostadsbolagets upprustningsplaner, kallar berörda hyresgäs-

2 ter till föreningens egna informations- och dialogmöten. Detta är den allra första åtgärden i processen och därmed förbereds hyresgästerna i god tid för den fortsatta samrådsprocessen. Arbetssättet gäller oavsett om vi fått vetskap om den kommande upprustningen via en fastighetsägare, via en hyresgäst eller på annat sätt. Allbolagen Första paragrafen Allbolagen (Lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag) lyder. 1 Med allmännyttigt kommunalt bostadsaktiebolag avses i denna lag ett aktiebolag som en kommun eller flera kommuner gemensamt har det bestämmande inflytandet över och som i allmännyttigt syfte 1. i sin verksamhet huvudsakligen förvaltar fastigheter i vilka bostadslägenheter upplåts med hyresrätt, 2. främjar bostadsförsörjningen i den eller de kommuner som är ägare till bolaget, och 3. erbjuder hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Regionens arbetsinriktning med upprustningar Regionen ska vara aktiv bostadspolitiskt och få till stånd lagändringar i syfte att stärka hyresgästernas inflytande över sitt hem. Förhandlingsdelegationerna har en viktig roll att arbeta mot politik och bolag. Regionen ska finna former för att arbeta för starkt hyresgästinflytande, för rimliga upprustningshyror och för att redan ingångna avtal följs. Hyresgästföreningens inställning i dessa frågor ska kommuniceras med omvärlden. Mer utförlig redogörelse finns i Rapport från Upprustningsgruppen för allmännyttan i Stockholms stad, som ligger som bilaga till detta dokument. Ramavtal mm Ramavtal för boinflytande över upprustningsprocessen behöver snarast ingås med fastighetsägarna. I avtalet ska ingå att parterna ska arbeta fram och definiera tillståndpliktiga åtgärder, vad som är underhåll, vad som är standardhöjning respektive standardsänkning. I arbetet ska även ingå vad som är icke hyreshöjande åtgärder, vad som är hyreshöjande, vad som medför hyresnedsättning och hur många upprustningsnivåer utöver underhåll som hyresgästen ska kunna välja mellan. Formerna för information och samråd, ersättningar vid evakuering mm. ska ingå i avtalet, samt en tvistlösningskom-

3 mitté mellan bolag och förhandlingsdelegation för hantering av tvister kring samråd, åtgärder och hyror. Avtal om tillval bör vara i stort enhetliga inom de olika allmännyttiga bostadsbolagen. Hyreshöjande åtgärder Hyresgästföreningen region Stockholm måste arbeta vidare med att ordentligt klargöra skillnaden mellan vad som kan betraktas som underhåll respektive som standardhöjande åtgärder. Berörda hyresgäster är de verkliga experterna på sin lägenhet, sitt hus och sitt bostadsområde. Därför bör vi komma ihåg, att vårt förhållningssätt inte är att vi, som hyresgästförening, företräder hyresgästerna vi samarbetar med dem. När det gäller tillgänglighet i form av hissar, passagemått för rullstolar, storlek på kök och badrum med mera, föreslås samarbete med handikapporganisationer och Sveriges arkitekter. Detta är ett bra exempel på nytta för medlemmen, som blir resultatet av samverkan med andra organisationer. Byggteknisk expertis behöver finnas på upprustningsenheten för att säkra föreningens kunnande om de viktigaste hyreshöjande åtgärderna. Miljöanpassningar bör inte medföra hyreshöjningar utan ska räknas som basstandard. Onödigt ingripande upprustningar där fullt fungerande kök rivs ut är resursslöseri och miljöbelastning och bör inte tillåtas. Hyressättning Det är viktigt att slå fast principen att allt underhåll ingår i hyran och inte leder till hyreshöjning när det utförs. Vidare att alla standardförbättringar ska vara valbara och att hyreshöjningar ska vara rimliga i förhållande till de verkliga kostnaderna och förbättringens värde. Hyresgästföreningen ska ta fram verkliga priser för olika åtgärder för att ha en referens. Hyresgäster borde få välja mellan att betala direkt eller på avbetalning under begränsad tid, inte som nu, för all framtid. Hyresgästföreningens övergripande mål, att hyran ska vara max 25 % av disponibel inkomst ska beaktas. Detta mål ska gälla även efter en upprustning, så att inte fattigare hushåll tvingas bort efter upprustning och pekar på att verklig valmöjlighet för den enskilda hyresgästen ska finnas. Så blir fallet om olika nivåer av upprustning finns, där det just är den enskilda hyresgästen som själv bestämmer hur hen vill ha det efter ombyggnad och till vilket pris.

4 Eventuell höjd hyra ska gälla först när hela upprustningen är klar. Ett schablonavdrag på 10 % (från fastställd hyresnivå efter upprustning) är rimligt om det inte handlar om mycket stora förseningar. En grundstruktur för förhandlingsöverenskommelser bör tas fram, så att den i möjligaste mån täcker in mer än vad som verkar brukligt idag. Organisation på regionkontoret gällande upprustning Regionen behöver en upprustningsenhet med särskilda kunskaper i frågan, särkilt byggteknisk. Regionen ska slutföra upprustningsarbetet som beslutats av fullmäktige. Regionen ska arbeta fram principer, ta fram resultat och upprätta rapporter. Dessa samt ingångna avtal med de olika bostadsbolagen ska arkiveras på ett säkert och lättillgängligt sätt. Organisering av förtroendemannaledet Regionen ska se de förtroendevalda som en resurs i upprustningsarbetet. Såväl förtroendevalda i förhandlingsdelegationer som i föreningarna kan medverka i husen och områdena för att stärka hyresgästernas inflytande över upprustningen. Utöver delegaterna i förhandlingsdelegationerna bör varje hyresgästförening utse en upprustningsansvarig som ska följa pågående upprustningsärenden inom föreningens område. Dessa bör genomgå utbildning och regelbundet bjudas in av regionstyrelsen till möten för avstämning, information och dialog.

5 (I schemat läggs en ruta till allra först som heter Egna informations- och dialogmöten. Sista rutan i första raden rättas till Dialog om vad som behöver göras ) Upprustningsprocess för Region Stockholm förklarande text som följer processbilden för allmännyttan Upprustning är den mest ingripande och kostsamma åtgärden i en hyresgästs boende, upprustning ska därför ske på hyresgästernas villkor, vilket även uttrycks i de allmännyttiga bostadsbolagens ägardirektiv. Egna informations- och dialogmöten Vi begär in fastighetsägarnas upprustningsplaner för de närmaste åren för att utreda vad olika upprustningsåtgärder verkligen kostar. Med fastighetsägarens upprustningsplaner och våra egna kostnadsberäkningar för åtgärderna som grund, håller vi informations- och dialogmöten med berörda hyresgäster i god tid, som en inledning av processen. Där upplyser vi bl a om processen, om hyresgästernas rättigheter till inflytande, om flera upprustningsnivåer eller bara underhåll, om vilka verkliga kostnader som är rimliga för olika åtgärder, om tillval och frånval, om vad som är underhåll och åtgärder som redan ingår i hyran, om vad som är hyreshöjande, om ingångna avtal mellan Hyresgästföreningen och bostadsbolaget, om att bolagets förslag inte ligger fast utan skall förhandlas med hyresgästerna, om vilka fallgropar som finns samt att de aldrig ska skriva på några papper förrän samrådsgruppen är klar. På dessa möten ska alla hyresgäster kunna tala fritt och få tid för sina önskemål.

6 Status Besiktning Behov I samband med fastighetsägarens besiktning ska Hyresgästföreningen ges möjlighet att delta för att redan där kunna föreslå hur en varsam och miljövänlig upprustning kan ske. Den första delen av att bedöma om huset är i behov av upprustning eller en mer omfattande ombyggnad äger fastighetsägaren. Viktigt att vi här driver en linje att de bara ska konstatera statusen, inte binda upp sig i upphandlingar och färdiga ritningar. När detta är gjort ska de informera de boende och hyresgästföreningen. Informerar medlemsvärvarna Vi använder vår medlemsutveckling för att ringa på dörrar i berörda fastigheter. De ska informera medlemmar och hyresgäster samtidigt som de knyter till sig nya medlemmar. Vi kan också skapa en grundmall för att ta in information vi behöver från de boende. Ett av de viktigaste uppdragen här är också att informera hyresgästerna om deras rätt och det strategiskt viktiga i att inte skriva på några medgivanden innan samrådsprocessen haft sin gång. Informationsmöte - 18d hyreslagen - Samrådsgrupp utses Vi närvarar när fastighetsägaren har ett mer formellt första informationsmöte. På detta möte ska Hyresgästföreningen ställa frågor som kan vara intressanta för hyresgästerna. Fastighetsägaren ska ange spannet för en preliminär hyreshöjning, efter ombyggnad, i procent. Preliminära hyror för olika upprustningsnivåer ska anges, även omfattande en nivå gällande upprustning av enbart det allra nödvändigaste. Upplysning ska även ges om vad som är underhåll, vilket inte medför hyreshöjning. Vi informerar om 18d hyreslagen och försöker bilda en samrådsgrupp. Samrådsgruppen ska lämpligen bestå av ca 4-7 personer. Gruppen ska helst vara sammansatt med tanke på mångfald; t ex kvinnor, män, unga, äldre, olika lägenhetstyper, olika boendestandard och boendeerfarenheter. Utbildning samrådsgrupp När samrådsgruppen är vald ska vi kunna erbjuda en lättare utbildning på ca 2-3 timmar som går igenom samrådsprocessen, gällande lagstiftning, verkliga kostnader för åtgärderna och strategiska val för att nå en lösning där både fastighetsägare och boende kan vara nöjda. En väg att gå är att vi ett par kvällar i månaden har sådana utbildningar på Regionkontoret dit vi kan bjuda in 2-4 samrådsgrupper per gång. Till dessa regelbundet återkommande utbildningskvällar ska också erbjudas fortsatt helgutbildningar i upprustningssamråd.

7 Dialog om vad som behöver göras Här tar det riktiga samrådet sin början. Här avkräver vi ett yrkande för den nya hyran från fastighetsägaren. Här driver vi frågan om vilken kvalité som efterfrågas samt en basnivå som vi kan enas om. Här förs därmed diskussionen om vad som är hyreshöjande åtgärder. Vi ska också ta diskussionen om vad i upprustningen som borde göras utan extra kostnad då vi anser det vara eftersatt löpande underhåll enligt 9, 15, 16 hyreslagen. Den här delen av dialogen är i sin utformning en dialog mellan hyresgäst och fastighetsägare och Hyresgästföreningen har därmed en rådgivande och stödjande roll. Det är också under dialogfasen vi i vissa specifika fall kan gå in och besiktiga fastigheter där vi tvivlar på fastighetsägarens motiveringar. Avsikten är i de fallen att påvisa att varsam upprustning är möjlig då motparten driver på för totalupprustning. Vi ska inte underskatta dialogfasen som ett forum där vi kan värva delegater i samrådsgruppen till förtroendeuppdrag inom Hyresgästföreningen. Erfarenheten är att vi i dessa processer hittar intresserade och kompetenta individer. Dock är det viktigt att vi har en fungerande dialog mellan förtroendevalda och personal så inga missförstånd uppstår. Regelbunden information och möten med alla hyresgäster måste hållas för att stämma av yrkandena och rapportera om läget i förhandlingarna. Förberedelser Fastighetsägaren Bygglov och Upphandling I denna fas kan fastighetsägaren söka bygglov och göra sina upphandlingar. Därmed har vi uppnått en omvänd planprocess där dialogen med boende kommer innan fastighetsägaren är uppbunden vid olika avtal. Detta är också en linje bostads- och demokratiborgarrådet Ann-Margarethe Livh lovat arbeta för i ägardirektiven för de allmännyttiga bolagen i Stockholms stad. Info Dialog Villkor Hyror Nivåer Här kommer samrådsgruppen till en uppgörelse om upprustningsnivåer och fördelning i underhåll, bas- och utökade nivåer, med utgångspunkt från de kostnader varje åtgärd kan generera enligt Hyresgästföreningens utredning. Det förtydligas att samrådsgruppen bara tillsammans med hyresförhandlarna kan göra uppgörelser om preliminära hyresnivåer. De små delegationerna förhandlar fram preliminära hyror för både basnivå och utökade nivåer/tillval, och ansvarar för att de sätts på en välgrundad och rimlig nivå, som garanterar hyresgästerna möjligheten att bo kvar. I den här delen av processen ska också förhandlas villkor vid eventuella evakueringar och ersättningar under själva byggtiden. Om vi inte kommer överens är det också här vi bör fundera på att involvera vår kommunikationsenhet för eventuell opinionsbildning beroende på det enskilda fallet.

8 Öppet hus - Godkännande Det är viktigt att vi inte tar för lätt på själva godkännandet i samrådsprocessen. Enligt 18d kan samrådsgruppen lika lite som Hyresgästföreningen ge godkännande. Det gör hyresgästen individuellt i frågan kring den egna lägenheten och i frågan om allmänna utrymmen och utemiljön ska det vara majoritetsbeslut, minst 51 %. En fungerande modell på Järvafältet i samarbete med Svenska Bostäder är att vi istället för stormöte har öppna hus. Det betyder att fastighetsägaren och samrådsgruppen är överens om en upprustning som är prissatt och baserad på minst tre olika nivåer att välja mellan, varav en är underhåll som inte höjer hyran. Med bilder och ritningar visualiseras förslaget så att det blir lätt att ta ställning. Kommer vi inte överens träder tvistlösningskommittén in för att finna en lösning. Lyckas inte det så fortsätter här opinionsbildning och mobilisering inför nästa steg. Hyresnämnden Till hyresnämnden måste vi komma väl förberedda. Tanken är att vi genom den ovanstående processen skaffat kunskap om både tekniska frågor och hyresrelaterade frågor. Vi bär också med oss ett hyresgästkollektiv som är mobiliserat och informerat om situationen. Parallellt utbildar Hyresgästföreningen förtroendevalda, personal och hyresnämndsledamöter för att skärpa kompetensen i nämnden. Vi ska klargöra att hyresnämnden inte blir aktuell om samrådet lyckas. Vi bör få Hyresnämnden att återförvisa till samråd om det finns utsikt att lyckas. Hyresgästföreningen måste biträda hyresgästerna när tvisten bara gäller upprustningsfrågan och inte hyran. I utvalda fall ska vi använda både kommunikationsenheten och Hem & Hyra för att sprida budskapen om våra krav i nämnden. Byggstart Byggstarten är förhoppningsvis en lugnare fas för oss där det viktigaste är att vi har en organisation som kan ta emot frågor och synpunkter från boende. Ett vanligt problem under denna fas kan vara strul med evakuering eller strul med förflyttning av bredband eller hemtelefoni. Dialog under ombyggnad Även detta är förhoppningsvis en lågintensiv fas i processen. Men det vore önskvärt om förtroendevalda från styrelse, förhandlingsdelegation eller förhandlingsråd håller kontakt med boende och berörd personal.

9 Slutbesiktning Det är oerhört viktigt att Hyresgästföreningen tar sitt konsumentuppdrag på största allvar. Vi ska vara på plats och delta i slutbesiktningen. Är vi tveksamma till kvaliteten i en upprustning ska noteringar göras som sedan följs upp i en garantibesiktning. I speciella fall som också är av prejudicerande karaktär ska vi även här använda vår konsult för att göra egna besiktningar. Nya hyran börjar gälla Här ska vi använda oss av stöd från kommunikationsenheten för att på ett så bra sätt som möjligt informera om den nya hyran. Men det är lika viktigt att vi informerar om fastighetsägarens utgångsbud både när det gäller prisnivå och omfattningen av upprustningen. Är inte upprustningen färdigställd vid slutbesiktningen ska vi kräva en hyresreducering med till exempel 10 % till dess att allt är färdigställt.

10 (Skrivfel i rutorna måste rättas. I schemat läggs en ruta till allra först, som heter Egna informations- och dialogmöten.) Processbeskrivning gällande privata fastighetsägare Denna process är huvudsakligen densamma som för allmännyttan. En riktad rekrytering av husombud bör ske när upprustningsobjekt har hittats. Detta i kombination med information till hyresgästerna om deras möjligheter och rättigheter samt vilket stöd de kan få från Hyresgästföreningen. Bilaga: Rapport från Upprustningsgruppen för allmännyttan i Stockholms stad. 8 januari 2016 Inga Allard Upprustningsgruppen för allmännyttan i Stockholms stad