Revisionsrapport Intern kontroll inom Landstinget Dalarna Emil Forsling Auktoriserad revisor Malin Liljeblad Godkänd revisor
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Uppdrag och revisionsfråga... 3 1.2 Metod... 3 1.3 Avgränsning... 3 3. Övergripande intern kontroll i LD... 4 3.1 Reglemente och regelverk inom LD... 4 3.2 Organisation för intern kontroll och avrapportering inom LD... 4 3.3 Uppföljning, utvärdering och rapportering... 4 4. Iakttagelser från genomförd granskning... 4 5. Slutsatser och rekommendationer... 5 2 av 5
1. Inledning Intresset för intern kontroll i allmänhet och i offentlig sektor i synnerhet har varit starkt det senaste decenniet. Orsakerna till intresset har funnits i olika typer av skandaler och avslöjanden men även i ett allt mer riktat intresse kring kostnadseffektivitet. Debatten kring etik och moral avseende hanteringen av offentliga medel har också bidragit till ökat intresse. Att känna till och förstå en organisations interna kontroll är också en förutsättning för att fatta rätt beslut om granskningsinsatser i te x en revisionsplanering. De förtroendevalda revisorerna i Landstinget Dalarna (LD) har till PWC givit uppdraget att översiktligt granska och bedöma LDs interna kontroll. Uppdraget ingår som en del av den årliga räkenskapsrevisionen. Granskningsrapporten utgör sedan en av flera olika delar som ligger till grund för revisorernas årliga bedömning om Landstingsstyrelsens och nämndernas interna kontroll varit tillräcklig under året. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga De förtroendevalda revisorerna har till uppgift att årligen granska och uttala sig om LDs interna kontroll. Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av respektive fullmäktige fastställda målen med verksamheten uppfylls och att Landstingsstyrelsen därmed fullgör sitt uppdrag. Årets granskning är översiktlig och inriktas på att beskriva och bedöma LDs egna organisation och dess rapportering till fullmäktige. Granskningen kommer att fortlöpa under en flerårsperiod och fördjupas inom de av revisionen valda områden under de kommande åren. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har Landstinget Dalarna en organisation och rapportering som möjliggör att god intern kontroll kan upprätthållas. Granskningen ska besvara följande kontrollmål/granskningsmål: Finns en ändamålsenlig delegation av beslut och kontrollnivåer? Finns aktuella och dokumenterade rutiner som stödjer intern kontroll? Sker regelbunden uppföljning/rapportering som möjliggör bedömning om intern kontroll är tillfredsställande? 1.2 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervju med administrativ personal vid LD. 1.3 Avgränsning I vårt arbete har i årets granskning avgränsat oss till att granska och bedöma de av nämnderna upprättade internkontrollplanerna och dess avrapportering. 3 av 5
3. Övergripande intern kontroll i LD 3.1 Reglemente och regelverk inom LD Riktlinjer för intern kontroll i LD och anvisningar till riktlinjer för intern kontroll fastställdes av LF 2008. Av fastställda dokument framgår bl a att varje nämnd årligen skall upprätta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen samt att uppföljning och resultatet av uppföljningen minste en gång årligen skall rapporteras till LS. Vidare anger anvisningarna att nämnderna som grund för sin planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet skall upprätta en risk- och väsentlighetsanalys. Riktlinjerna anger också att nämnderna ansvarar för att en organisation upprättas för den interna kontrollen. 3.2 Organisation för intern kontroll och avrapportering inom LD En internkontrollgrupp bildades under 2011 med uppdrag att se till att kontroller utförs enligt beslutade internkontrollplaner och följa upp resultatet av kontrollerna. Internkontrollgruppen består av ekonomicheferna från förvaltningarna, redovisningsavdelningschefen samt förvaltningscheferna från tandvårdens beställarenhet och patientnämnden och redovisningschefen på central förvaltning som projektledare. Internkontrollgruppen har också till uppdrag att ta fram förslag till gemensamma kontrollområden för alla förvaltningar som ska ingå i varje förvaltnings enskilda internkontrollplan. LS skall godkänna beslutade kontrollområden. 3.3 Uppföljning, utvärdering och rapportering Utvärdering och uppföljning av internkontrollplaner för 2012 påvisar brister/anmärkningar inom 3 av fyra gemensamma områden för internkontroll. Avvikelserna rapporteras till LS i Januari 2013 med påvisade åtgärder. Rapporteringen från LD12/03603 återges nedan i korthet: Attestinstruktioner Kultur och Bildningsförvaltningen har noterat att attestanter attesterar egna kostnader varvid åtgärder vidtagits. Landstingsservice har uppdaterat sin attestförteckning för och beslutsattestanter. Upphandling och avtal Hälso- och sjukvården, central förvaltning och kulturen har rapporterat avvikelser. I internkontrollplan för Hälso- och sjukvården noteras att kontrollen ej har utförts medan övriga noterar inköp med avvikelse från centrala avtal. Anställningsprocessen Tandvården och Landstingsservice rapporterar avvikelser samt vidtagna åtgärder. 4. Iakttagelser från genomförd granskning Iakttagelser som vi gjort i vår granskning är följande: Vår granskning noterar att avvikelsen avseende upphandling och avtal rapporteras som utförd med avvikelse medan Hälso- och sjukvård rapporterar att kontrollen inte är utförd d v s erforderliga stickprovskontroller har inte utförts. Vi bedömer det som anmärkningsvärt att Hälso- och sjukvården inte genomfört sin den kontroll som nämnden fastställt att skall utföras. 4 av 5
Vidare saknar vi den risk- och väsentlighetsanalys som enligt anvisningar till riktlinjer för intern kontroll skall framtas för att utgöra en grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet. Vi noterar att såväl riktlinjer som anvisningar för intern kontroll ger instruktion om att en organisation för intern kontroll skall finnas. LD har inrättat en särskild intern kontrollgrupp för kontroll och uppföljningen av efterlevnaden samt framtagandet av nya områden för kontroll och rapportering, en särskild organisation. Vår tolkning av riktlinjer och anvisningar för internkontroll är inte att det måste förekomma en separat organisation för intern kontroll utan att den behövs en organisation som stödjer och verkar för att intern kontroll efterlevs. Vår bedömning är vidare att internkontrollarbete inte är något separat arbete i en organisation utan en mängd olika kontroller och processer som utförs i den dagliga verksamheten. 5. Slutsatser och rekommendationer Vår bedömning som baseras på en översiktlig granskning är att LD har en organisation i och kring upprättandet av internkontrollplaner som möjliggör god intern kontroll i den delen av den interna kontrollen som finns i upprättade internkontrollplaner. Vi noterar dock att hälso- och sjukvården inte har utfört alla kontroller som planerats i internkontrollplanen för 2012. En sådan avvikelse där nämnden inte ens utför kontrollen är anmärkningsvärd och ger utrymme att ifrågasätta trovärdigheten i internkontrollplanerna på kort- och lång sikt. Vi rekommenderar därför LS att markera att internkontrollplanerna är obligatoriska för samtliga nämnder och att de skall följas utan avvikelse. Vi rekommenderar nämnderna att framta den risk- och väsentlighetsanalys som beskrivs i anvisningar till riktlinjer för intern kontroll. Detta för att ha god grund för sin planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet. Slutligen rekommenderar vi att LS undersöker om internkontrollarbetet och den separata organisation som finns för detta kan införlivas i den nya styr- och ledningssystem om implementeras i LD. 5 av 5