Protokoll från KarlEkons Styrelsemöte 2017-01-10 Plats: C.A.P.S. Närvarande: Mikaela Lind Edin, Elvira Eråker, Daniel Eriksson, Elinor Carlén Björemo, Johanna Sjödahl, Malin Andersson, Amos Friedman, Carl-Fredrik Hugosson, Marcus Pfieff, Manfred Bergkvist Icke närvarande: Malin Carlsson Närvarande utan rösträtt: Oscar Kylberg och Anna Hveem 1) a) Ordförande, Mikaela Lind Edin, förklarar mötet öppnat kl. 15:20 b) Till justeringsman valdes Elvira Eråker c) Fastställande av dagordningen. d) Godkännande av föregående mötesprotokoll. Mikaela yrkar på att vi avvaktar med föregående protokoll och tar punkt 10 på dagordningen då Oscar och Anna är närvarande. 2) Föregående protokoll 1. Nollning (Joakim och Joakim) Mikaela har fått information om att allt går enligt planen. De arbetar med packning av goodiebags. Det är 55st som har blivit intagna till programmet, men fler på kursen. Har fått BAKIS som sponsor och ett krav från dem är att marknadsföra BAKIS genom att lägga upp bilder på våra kanaler och även sprida en rabattkod under nollningen. Okej att lägga upp bilder på KarlEkons instagram, håller inte ett fokus på alkohol utan aktiviteterna. Styrelsen går till beslut att det är okej att använda våra marknadsföringskanaler då det sker via Carl-Fredrik. Styrelsen beslutar att det är okej att använda våra marknadsföringskanaler då det sker via Carl-Fredrik. Ska tacka alla våra sponsorer från nollningen på samma ställe. 2. Serveringstillstånd (C.A.P.S) CAPS har fått ett nytt serveringstillstånd. Har uppdaterat nya beställningar och väntar bara på material för att påbörja det nya arbetet. Manfred har talat med Karlstadkommun, ska få information angående utbildningen som är en ansvarskurs. CAPS utskott ska få gå utbildningen och även personer från styrelsen kan få utbilda sig. 3. Kårhus (Johanna) Möte på torsdag 12/1. Hur går det med bygglovet? Återkommer med uppdatering nästa vecka. Oscar och Anna lämnar 15:46
4. SM i ekonomi 2017 (Elvira) Elvira yrkar för stängd diskussion. Ska ha ett möte 11/1 med sökande för projektledare till SM i ekonomi. Mötet ska behandla tankar kring projektledarrollen samt vad denna kommer att bidra med i sin roll. Elvira yrkar på att kontakta sakrevisorer för att få råd i frågan. Lansering av val person måste vara inskickat senare under veckan. Nästa vecka måste lokaler bokas på universitetet om det inte funkar med Nordea. Arbetar på med projektet för att ligga i fas tills projektledaren tillsätts. 3) Dagordning 1. Konstituerande (Daniel) Banken vill att vi har ett konstituerandemöte om styrelsens poster. Utifrån stämmans val av styrelseledamöter under vårstämman 2016-04-12 samt årsstämman 2016-11-23 kommer 2017 års styrelsesammansättning vara följande: KarlEkons styrelse 2017 Mikaela Lind Edin Ordförande Elvira Eråker Malin Andersson Daniel Eriksson Carl-Fredrik Hugosson Elinor Carlén Björemo Malin Carlsson Amos Friedman Marcus Pfeiff Manfred Bergkvist Johanna Sjödahl Vice Ordförande Sekreterare Skattmästare Ordförande Markandsföringsutskottet Ordförande Näringslivsutskottet Ordförande Sexmästeriet Ordförande Utbildningsutskottet Ordförande Idrottsutskottet Ordförande C.A.P.S Vice Ordförande C.A.P.S 2. Kommunikation & Upplägg (Mikaela) Hur vi ska kommunicera med varandra på bästa sätt, för snabb och enkel kommunikation. Supertext- fördel då det inte kräver internetuppkoppling. Beslutar att använda supertext för snabb kommunikation men även okej för humor. Facebook är gruppen vi använder för seriösare inlägg, omröstningar och information. Medlemmarna ska likea för att visa att man har läst och håller med om vad som sägs.
Trello- Projekt som sker steg-för-steg ska läggas upp på tavlan. Förväntas att alla styrelsemedlemmar håller sig uppdaterade på Trello varje dag. KarlEkon-mail används vid all kommunikation utåt. Giltig anledning att missa möte- Tentamensplugg, akutjobb (ej boka in sig på mötesdagen), sjukdom, planerade resor, vid förflyttning av möte. Anmälning sker till Mikaela om man inte kan närvara. Diskuteras inte under mötet om frånvarande. Styrelsen fortsätter att ha möte på tisdagar kl.16:15. Får en kallelse till mötet av Mikaela varje fredag. Hur vi beter oss mot varandra- Vi hålla en professionell ton mot varandra. Vi vill ge varandra konstruktiv kritik men behöver inte hoppa på varandra eller använda negativa känsloladdade ord. Använd vett och etikett. Vi använder handuppräckning som blir till ett kösystem där Mikaela sedan delar ut ordet. Bra, då det blir fokus på att tänka sig för innan man pratar. Behandla andra som du själv vill bli behandlad. Alla ska vara öppensinnad kring nya tankar och idéer. Viktigt att vi peppar och stödjer varandra projekt. Kom ihåg tystnadsplikten, vad är lämpligt att diskutera utåt till vännerna och inte. Vi diskuterar det som står i protokollet. Det som inte står med, diskuteras inte vidare. Datorer och mobiler på mötet- respektera varandra. Svara inte på snapchat eller sms under tiden någon presenterar en ny idé och under diskussioner. Event- Ska styrelsen delta på KarlEkons evenemang? Ska vara ett aktivt deltagande, visa intresse och engagemang för att representera KarlEkon. Viktigt att event planeras i tid för att många ska kunna delta. Krav att alltid ha någon styrelsemedlem på plats vid engagemang. Ha en positiv inställning och pusha varandras evenemang. Konferenser- Ska alltid beslutas i förväg angående vem som kör. All information ska vara glasklart, trygga i hur helgen går till. Ordförande ska gå igenom allt kring konferenser. 3. Kalender för terminen (Mikaela) Har skapat en kalender som innehåller en planering över hur terminen ser ut. För att få en bra överblick om allt från tentamens, sittningar, idrott etc. För även in preliminära bokningar för att vara ute i god tid. 4. Fotografering (Mikaela & Carl-Fredrik) Alla ska fotograferas individuellt och ett gruppfoto. Ha någon typ att dresscode för att ge ett proffsigt intryck. CF ska boka fotostudio. Omröstning om dag sker i facebookgruppen.
5. Hemsidan (Mikaela) Patricia, web-master, har ensamrätt över hemsidan. Skicka önskade ändringar till henne. 6. Kick-Off (Mikaela & Malin) 20/1 har styrelsen kick-off med Disney-tema. 7. Årsbokslut & Pärmar (Daniel) Tidigare bokföring var fel, Daniel har arbetat med justering för att få en korrekt ingående balans. Nytt visma-abonnemang. Får tilgång till fakturering och fler inlogg. Kommer kosta 99kr/mån, 1200kr/år. Den gamla avgiften låg på 89kr/mån. CAPS ska kontroller om de har råd med den avgiften själv eller om KarlEkon ska stå för det. Vi ska använda oss av en pärm som ska innehålla allt som rör KarlEkon, årsredovisning, verksamhet, projekt, serveringstillstånd, avtal, samarbetspartners, protokoll etc. 8. Samarbetspartners (Elinor) Manpower vill marknadsföra SBAB som söker studenter som vill arbeta. Måste höra vad Nordea som är vår samarbetspartner säger om det och även respektera deras åsikt. Väskor- alla måsta trycka på att sälja väskor. Har nu 100st på beställning. Daniel ska anordna ett paketpris för overall, väska och tre märken. Ska löna sig att köpa. Carl-Fredrik anordnar ett tillfälle att sälja, t.ex. stå i gläntan vid terminsstart för nya studenter. Elvira yrkar att ta upp punkt 1 igen. 9. Utbildning med kåren (Mikaela) Utbildning för KarlEkonsstyrelse och även för CAPS utskott, sker någon gång i februari har inget exakt datum än. Oscar och Anna lämnar rummet kl. 15:23 10. Inröstning till utbildningsutskottet (Amos) Amos fick in tre stycken sökare till utskottet, Oscar Kylberg, Anna Hveem och Siri Klintberg. Han anser att alla är lämpliga att ta del av arbetet i utbildningsutskottet. Alla är villiga att bistå med studiecirklar och informera om utlandsstudier. De tre
sökande läser olika terminer och från både Civilekonomprogrammet och Internationella affärer. Beslut för att tillsätta utbildningsutskottet görs gemensamt. Styrelsen går till beslut att rösta igenom förslaget att anta Oscar Kylberg, Anna Hveem och Siri Klintberg till utbildningsutskottet, från och med idag. Styrelsen beslutar att Oscar Kylberg, Anna Hveem och Siri Klintberg ska ingå i utbildningsutskottet, från och med idag. 11. Värdegrund (Elvira) Ett godkännande krävs av medlemmarna för att kunna skicka ut marknadsföring via mail. Nya villkor ska ställas på KarlEkons medlemmar. Värdegrunden blir en stabil grund om förväntningarna vi har på våra medlemmar. Idén till värdegrunden uppkom genom ett misskött beteende av medlemmar. Detta är ett styrdokument för KarlEkon. Bra vid användning under nollning och övriga aktiviteter. 12. SERO (Elvira) SERO erbjuder utbildningar och hjälper till med problem. Borde utnyttja resurserna som finns. Elvira har ett förslag om att SERO kan hålla en workshop för styrelsen om förbättring för KarlEkons varumärke. Lära oss mer om marknadsföring och förbättra projekt som KEY. Vi måste marknadsföra till medlemmarna att bli medlem i KarlEkon. Nytt år -nytt medlemskap. Skicka ut välkomstbrev till både nya och gamla studenter. 4) Rundan/vad ska göras till nästa möte Carl-Fredrik På nästa möte får vi träffa kandidaterna till marknadsföringsutskottet. Marknadsföra medlemskap, skicka ut välkomstbrev och prata med Mikaela om bokning av fotostudio till styrelsens fotografering. Marcus- Ska kontakta Björn angående tillgång till idrottshallarna. Hoppas få in fler ansökningar till utskottet. Prata med Manfred eller Johanna för att få tillgång till nyckel till CAPS. Manfred- Se till att utskottet är helt redo inför nollning. Få mer information angående krögarkursen. Daniel- Följa upp med Visma om ett nytt samarbetsavtal. Boka tid för möte hos handelsbanken. Arbeta med kontodiffarna i bokföringen. Följa upp med Emelie om redovisningen från flottracet och KEY
Elvira- Ska ringa Anna, vice ordförande SERO och höra angående kontaktmannadagen. Även boka bilar till resan. Se över transporten till Luleå- SM i ekonomi. Skicka in anmälan till intro för SM. Amos- Har utskottsmöte på torsdag. Ska förbereda studiecirklarna som går av stapeln 27/1 och 31/1. Behöver få nyckel till CAPS och göra inköpslista till fika. Elinor- Kontakt med samarbetspartners inför nollning och sammanställa våren tillsammans med dem. Även kontakta Olle på Handelshögskolan. Ha ett utskottsmöte. Tala med Nordea angående branschexklusivitet. Johanna- Kolla KarlEkons hemsida om uppdatering. Ha möte med KBAB tillsammans med Manfred och generalerna. Ha ett utskottsmöte och förbereda inför nollningen. Introducera det nya utbudet på menyn. Malin- Prata med Patricia om problemet med medlemsenkäten. Hålla koll på registreringen av nya medlemmar. Redigera protokoll. Mikaela- Lägga upp påminnelse på Trello Planera fortsatt uppstart. Lägga upp omröstningar i styrelsens facebookgrupp. 5) Övrigt Alla ska ringa sina studenter och välkomna de till KarlEkon. 6) Nästa möte prel. 16.15 Fika: Manfred 7) Mötet avslutas Ordförande, Mikaela Lind Edin, avslutar mötet kl. 18:07
Ordförande Sekreterare Justeringsman