Verksamhetsberättelse VB 2015 för

Serafens vård- och omsorgsboende Tjänsteutlåtande Dnr: 5-1.1-345-2015 Sid 1 (12) 2016-02-22 Handläggare Agnieszka Valdner Telefon: Till Serafens vård- och omsorgsboende Verksamhetsberättelse VB 2015 för Serafens vård- och omsorgsboende Förslag till beslut Serafens vård- och omsorgsboende 112 24, Stockholm 08-508 08 000 agnieszka.valdner@stockholm.se stockholm.se

Sid 2 (12) Innehållsförteckning Sammanfattande analys... 3 Enhetens uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål... 3 1. Ett Stockholm som håller samman...3 1.8 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet...3 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm...9 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar...9 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm...10 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor...10 Uppföljning av ekonomi... 12 Uppföljning av driftbudget...12 Investeringar...12 Medel för lokaländamål...12 Övrigt...12 Synpunkter och klagomål... 12 Övrigt... 12 Bilagor Bilaga 1: Ledningssystem Serafen

Sid 3 (12) Sammanfattande analys Under år 2015 arbetade Serafen med ständiga förbättringar genom att följa upp olika kvalitetsparametrar, mål och resursfördelningen. Vid uppmärksammade avvikelser tillämpades förbättringsåtgärder. Exempelvis gjordes uppföljningar på olika indikatorer såsom fall, trycksår, läkemedelsgenomgångar och näringstillstånd samt observationer gällande måltidssituationen och hygien i omvårdnadssituationen. Serafen uppfyllde de flesta mål för år 2015 och utvecklade arbetet kring personcentrerad vård och omsorg. Medarbetare på Serafen deltog i flertal olika utbildningar så som kontaktmannaskapsutbildning, läkemedelsutbildning, utbildning i munhälsobedöming och utbildning i dokumentationssystemen Vodok och Paraply. Under hösten skapades tydliga rutiner och förhållningssätt gällande arbete med frånvaro vilket bidrog till att frånvaron minskade. Av resultaten för 2015 framkommer att fortsatta utvecklingsområde för 2016 är att förbättra möjligheterna till utevistelser och förbättra utbudet av aktiviteter på enheterna. Ett annat utvecklingsområde är att de boende får tydligare information om vart de ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål samt att de boende får återkoppling på sina synpunkter och klagomål. Det som visar på en positiv utveckling är att de boende får bra bemötande från personalen och känner förtroende för dem. De boende känner sig trygga på Serafen och upplever att personalen tar hänsyn till deras åsikter och önskemål. Enhetens uppföljning av Kommunfullmäktiges inriktningsmål KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.8 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Brukare får god personlig vård och omsorg Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Öka antalet genomförda inkontinensutredningar 2015-01-01 2015-12-31 Öka kunskapen hos verksamheterna om nationella kvalitetsregistrens användbarhet 2015-01-01 2015-12-31

Sid 4 (12) Boende får god personlig vård och omsorg Uppfylls helt 90% är nöjda med omvårdnaden 70% har en aktuell inkontinensutredning 90% har en läkemedelsgenomgång 90% av alla boende har en aktuell ADL-bedömning 90% har en aktuell fallriskbedömning Utifrån kvalitetsuppföljning på individnivå så är 96 % nöjda med omvårdnaden. Under året har 103 st inkontinensutredningar gjorts vilket motsvarar 58 %. Den plan som togs fram för året gällande inkontinensutredningar har följts och bidragit till ett positivt resultat. 187 årliga läkemedelsgenomgångar och 93 läkemedelsgenomgångar vid nyinflyttning har genomförts under året enligt statistik från Legevisitten vilket motsvarar 90 %.. 78 % av de boende har en aktuell ADL- bedömning,vilket är ett sämre resultat än förväntat. Detta beror på att Serafen under senare delen av året hade svårigheter med rekrytering av arbetsterapeuter. Situationen förbättrades i slutet av året då arbetsterapeuttjänster tillsattes. 93 % av de boende har en aktuell fallriskbedömning, vilket är ett gott resultat. Verksamheten arbetar fallförebyggande med information både till boende och till deras anhöriga. Medarbetarna har genomgått en fallpreventionsutbildning. Arbetsterapeut och sjukgymnast håller kontinuerligt förflyttnings- och taklyftsutbildningar. Årets Qusta-uppföljning av hälso- och sjukvårdsinsatserna visar ett bra resultat på 93%, vilket är samma som året innan. Under året fortsatte arbetet med personcentrerad vård och omsorg. På samtliga enheter på Serafen genomfördes temmöten vars syfte var att i tvärfunktionella team fördjupa kunskaperna kring de boende. Alla som bor på Serafen har erbjudits att fylla i "Dokumentet om mig" för att insatserna i högsta grad ska genomföras enligt den boendes livsstil och intresse. Det gjordes en satsning för att öka medvetenhet och kunskap om nationella kvalitetsregistret Senior Alert, BPSD och Palliativa registret. Arbete med dessa register kommer att fortsätta under hela året 2016. Under våren har hygiensjuksköterska utbildat alla medarbetare på Serafen i basala hygienrutiner. Egna kontroller genomfördes regelbundet för att följa upp basala hygienrutiner, hantering av livsmedel och skötsel av olika förråd. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Arbeta mer personcentrerat 2015-12-31 2015-12-31

Sid 5 (12) Brukare har bra mathållning och måltider i en trevlig miljö Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Utveckla måltidsmiljö och arbetssätt kring frukost inom vård och omsorgsboende 2015-01-01 2015-12-31 Öka andelen ekologisk mat 2015-01-01 2015-12-31 Boende har en god måltidssituation Uppfylls helt 80% tycker att maten smakar bra 80% tycker att måltiderna är en trevlig stund på dagen 85% är nöjda med valet av frukost 100% av alla mejeriprodukter ska vara ekologiska Enligt socialstyrelsens brukarundersökning anser 75 % av de boende på Serafen att maten smakar bra. Verksamheten har kontinuerlig samverkan med matleverantören Sodexo. Syftet är att förbättra variationen på maten och att Sodexo ska kunna ta del av de boendes synpunkter. Socialstyrelsens brukarundersökning visar att 66 % av de boende anser att måltiderna är en trevlig stund på dagen. Serafen utför varje år en egen undersökning, Resultatet av denna undersökning visar att 95 % anser att de är nöjda med frukosten. Under 2015 har flera insatser utförts för att förbättra måltidssituationen. Varje månad träffades kostombuden för en gemensam planering av mat och måltider. Kostombuden har haft en betydande roll gällande bordsplacering, dukningsskåp och planering av själva måltidssituationen i syfte att skapa en trevlig miljö för våra boende. De boende har flera valmöjligheter att välja mellan både till lunch och middag. Frukosten är mycket varierad och flera enheter erbjuder frukostbuffé. För att öka kvaliteten i måltidssituationen har en pärm om Mat och måltider skapats och implementerats i verksamheten. Pärmen innehåller rutiner kring matservering och måltidsmiljö samt flera olika recept. Kostombuden genomförde måltidsobservationer, vilket visade på ett gott resultat. Observationerna genomfördes i syfte att göra uppföljningar gällande mat och måltider samt visa på goda exempel och och på så sätt skapa en lärandemiljö i verksamheten. Serafen har uppfyllt målet med att alla mejerivaror som beställs är ekologiska. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Förbättra arbetssättet vid frukost 2015-01-09 2015-12-31

Sid 6 (12) Brukare har en meningsfull tillvaro Boende har en meningsfull tillvaro Uppfylls delvis 90% är nöjda med Serafen 75% tycker att de kommer ut i friska luften 80% är nöjda med de aktiviteter som boendet erbjuder Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning är 85 % nöjda med Serafen, vilket är något lägre än förväntat. Socialstyrelens brukarundersökning visar att 48 % av de boende är nöjda med utevistelser, vilket är ett sämre resultat än förväntat. Under året har flera aktiviteter genomförts för att stimulera utevistelser bl a en promenadgrupp. Under sommaren anordnades ett sommarcafé utomhus på innergården. Serafen genomförde även en tävling med syfte att öka antalet utevistelser. Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning är 67 % av de boende nöjda med de aktiviteter som boendet erbjuder. Detta är ett sämre resultat än förväntat. Verksamheten strävade efter att skapa förutsättningar och erbjuda de boende olika aktiviteter utifrån de boendes intressen. I Serafens uppsamlingsal Blå hallen erbjuds två aktiviteter per dag. Exempel på dessa är sittgymnastik, musikunderhållning och Qi Gong. Det anordnades flera gemensamma aktiviteter för de boende och deras närstående såsom pubkvällar, sommarfest och julkväll. Flera aktiviteter erbjuds på respektive enhet. Det är bakning, pratstunder, läsning och möjlighet att spela olika spel. Verksamheten skapade en tydlig rutin för att genomföra individuella aktiviteter med de boende så att boende får egentid med sin kontaktman. Regelbundna uppföljningar på dessa aktiviteter gjordes under hela året. Resultatet av dessa uppföljningar visar på att 85 % av de boende får egentid med sin kontaktman. Under slutet av 2015 gjordes en satsning på att förbättra resultatet gällande aktiviteter och utevistelser. Det genomfördes bland annat en Kontaktmannaskapsutbildning steg 2 för samtliga medarbetare med fokus på individuella aktiviteter och gruppaktiviteter samt egentid med kontaktmannen. Resultatet av denna satsning kommer att följas upp under året 2016. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Öka möjligheten till "egen tid" med kontaktmannen 2015-01-09 2015-12-31 Öka möjligheten till utevistelser 2015-01-09 2015-12-31

Sid 7 (12) Brukare är delaktiga och har självbestämmande Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Genomföra dokumentationsutbildning för omvårdnadspersonal 2015-01-01 2015-12-31 Boende blir bekräftad Uppfylls helt 90% blir bemötta på ett bra sätt 90% blir tilltalade med namn 75% tycker att synpunkter och klagomål tas om hand Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning anser 94 % att de blir bra bemötta av personalen. Serafens egna undersökning visar att 95 % av de boende blir tilltalade med sitt namn. Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning anser 28 % att de vet vart det kan vända sig om de har klagomål och synpunkter. Serafens egna undersökning visar att 86 % kan framföra sina åsikter. Serafen arbetade kontinuerligt med bemötande och värdegrundsfrågor under året. Nya kärnvärden implementerades i slutet av 2015. Värdegrunden och bemötandefrågor togs upp i olika mötesforum genom analys av faktiska och fiktiva fallbeskrivningar. Syftet med detta var att skapa diskussion kring olika etiska dilemman och öka förståelse för de boendes situation. Bemötandefrågor diskuterades på gruppmöten, teammöten och vid reflektionstillfällen. Serafens språkombud stödde sina arbetskamrater i bemötandefrågor och hjälpte till att lösa olika situationer. Bemötande diskuterades utifrån inkommande avvikelser och synpunkter. Serafen har väl utvecklade arbetssätt kring avvikelser. Dessa gås igenom på respektive enhet och tas upp i kvalitetsråd, på arbetsplatsträffar och i gruppmöten. Arbete med avvikelser leder till förbättring av rutiner, diskussioner gällande förhållningsätt och bemötande samt bidrar till att skapa lärande i verksamheten. Under slutet av året gjordes en planering för att förbättra informationen för både de boende och anhöriga gällande avvikelsehantering samt var synpunkter och klagåmål kan lämnas in. Detta arbete kommer att genomföras under år 2016. Synpunkter och klagomål återkopplas till de boende och anhöriga inom 10 dagar. Under våren hölls en Anhörigvecka på Serafen. Syftet med denna vecka var att anhöriga och närstående skulle få information om verksamheten. Samtliga yrkeskategorier fanns representerade i olika montrar under veckan. Chefer informerade om klagomåls- och synpunktshanteringen i verksamheten. Boende kan påverka sin vardag Uppfylls helt

Sid 8 (12) 85% har en aktuell genomförandeplan som de varit delaktiga att utforma 85% väljer vilken tid de vill gå upp på morgon och när de vill lägga sig 90% får välja vad de vill ha på sig 85% får välja när de vill duscha Kontaktmannen utformar tillsammans med den boende en genomförandeplan där de beskriver vilket stöd den boende vill ha i sin omvårdnad. I de fall där de boende har svårt att uttrycka sin vilja är anhöriga och "Dokumentet om mig" ett viktigt hjälpmedel. En särskild person är utsedd för att kunna stötta kontaktmannen i välkomstsamtalet med den boende. Verksamheten följde upp genomförandeplanerna två gånger under år 2015. Uppföljningen visade att 98 % av alla boende hade en aktuell genomförandeplan. I samband med denna uppföljning, som gjordes av ett dokumentationsombud, genomfördes handledning/utbildning i dokumentation för de medarbetare som var i behov av detta. Dokumentationsutbildning genomfördes även i samband med utbildning i Kontaktmannaskap del 2, där fokus har lagts på dokumentation av aktiviteter, egen tid med de boende och utevistelser. Serafens egna undersökningar visade att 91 % av de boende har möjlighet att välja när de vill gå upp eller gå och lägga sig. 97 % av de boende får välja vad de vill ha på sig enligt Serafens egna undersökning. 84 % av de boende får välja när de vill duscha enligt Serafens egna undersökning. Brukare är trygga Boende är säkra och trygga Uppfylls helt Larm ska besvaras i snitt inom 2 min 90% känner sig trygga 70% vet vem som deras kontaktman är Enligt Socialstyrelsens brukarunderskökning känner sig 91 % av Serafens boende trygga. Trygghet skapas bland annat genom att de boende snabbt kan tillkalla personal när behov uppstår. Serafens genomsnittliga svarsfrekvens på trygghetslarm ligger på 1 minut och 54

Sid 9 (12) sekunder år 2015 enligt statistiken vilket är under det angivna målet på 2 minuter. Statistiken på svarstiden följs upp månadsvis på varje enhet under gruppmöten. Rollen som kontaktman diskuterades på både gruppmöten och teammöten. Fördjupning i kunskapen om kontaktmannens roll genomfördes under kontaktmannaskapsutbildningen steg 2. Varje boende har en kontaktperson. Enligt kvalitetsuppföljning på individnivå vet 57 % av Serafens boende vem deras kontaktman är. Detta resultat är mindre än förväntad. Innanför varje boendes lägenhet (ej demensboende då det uppstår missförstånd bland de boende att personerna på bilderna bor i lägenheter) finns det en bild på den boendes kontaktman samt kontaktmannens namn. I slutet på året gjorde verksamheten en planering för att utöka de boendes kännedom om vem deras kontaktman är. De boende ska i samband med information om avvikelsehantering och inlämning av synpunkter och klagomål även informeras om vem som är deras kontaktman. En årlig funktionskontroll av boendes hjälpmedel genomfördes under första kvartalet 2015 för att säkerställa att hjälpmedlen fungerar som de ska och är anpassade till de boende. KF:s inriktningsmål: 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Budgeten ska vara i balans Serafens vård- och omsorgsboende arbetar kostnadseffektivt. Uppfylls delvis En budget i balans Budget Bokslut Intäkter -113 125-117 718 Lön 98 520 101 127 Övriga kostnader 14 605 16 979 Total kostnad 113 125 118 106 Netto 0-388

Sid 10 (12) Serafens budget visar på ett underskott. En av orsakerna är något mindre intäkter under december månad. En annan orsak är svårigheter att rekrytera sjuksköterskor. Detta resulterade i att verksamheten var tvungen att hyra in sjuksköterskor från ett bemanningsföretag för att behålla patientsäkerheten. Detta ökade avsevärt personalkostnaderna. Situationen med rekrytering förbättrades något i slutet av år 2015. För att få budget i balans år 2016 kommer uppföljning av tomma lägenheter göras veckovis och kontakten med kösamordnare tas när ingen visar intresse att hyra lägenheter. Verksamheten gör även en satsning på att frigöra tid för sjuksköterskor för kunna utföra olika interna handlednings- och utbildningsinsatser. Syftet med detta är att det ska bli mer attraktivt för sjuksköterskor att söka sig till Serafen. KF:s inriktningsmål: 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Indikator Periodens utfall Periodens utfall VB 2014 Årsmål KF:s årsmål Period Aktivt Medskapandeindex 75 79 80 82 2015 Sjukfrånvaro 10,8 % 8,7 % 8 % 4,4 % VB 2015 Ledarskapet är engagerat, kommunikativt och utvecklingsinriktat. Ledarskapet är engagerat, kommunikativt och utvecklingsinriktat Uppfylls helt 78% av omvårdnadspersonalen har en grund/vidare utbildning 70% av medarbetarna anser att på Serafen följer vi upp det vi gör för att utveckla verksamheten 70% av medarbetarna anser att idéer och förbättringar tillvaratas 75% av de boende tycker att deras synpunkter och klagomål tas om hand. 78 % av medarbetarna har en grund/vidareutbildning. 84 % av medarbetarna anser att Serafen följer vi upp det vi gör för att utveckla verksamheten. 82 % av medarbetarna anser att förbättringar och idéer tillvaratas. Under år 2015 fortsatte Serafen satsningen på att höja kompetensen och erbjuda medarbetarna grundutbildning och vidareutbildning på betald arbetstid. Detta gäller utbildningar i svenska språket och undersköterskeutbildningar. Medarbetarna deltog även i andra interna

Sid 11 (12) utbildningar såsom kontaktmannaskaputbildning steg 2, hygienutbildning, utbildning i ergonomi och kost. Serafen tog emot studenter från Röda Korset och samarbetet med Röda Korset kring studenterna utvecklades under året. Detta resulterade i en ny handledarmodell för studenterna och handledarna. Från och med första oktober 2015 genomförs en organisationsförändring på Serafen. En ny tjänst som gruppledare tillsattes på samtliga sex plan. Syftet med förändringen var att förstärka ledarskap och medarbetarskap. I och med förändringen består respektive enhets ledning av en biträdande enhetschef och två gruppledare. Rollen gruppledare utgörs av ca 50 % dagligt vård- och omsorgsarbete och 50 % administrativt arbete. I rollen ingår arbetsledning av det dagliga omsorgsarbetet, att arbeta med struktur och utveckling av arbetet inom enheten och att arbeta med grupper utifrån resultatet av egenkontroll och andra kvalitativa parametrar. Förändringen innebar att två bemannings/samordnartjänster som utgick från receptionen helt upphörde den sista december. De administrativa arbetsuppgifter som utfördes av bemannings/samordnartjänster i receptionen fördelades ut på alla gruppledare. Medarbetarskapet är engagerat, ansvarstagande och medskapande. Indikator Periodens utfall Periodens utfall VB 2014 Årsmål KF:s årsmål Period Alla enheter följer månadsvis upp förteckning över utbetalda löner (tas ur Infoview LIS) och attesterar den. 100 100 100 2015 Medarbetarskapet är engagerat, ansvarstagande och medskapande Uppfylls delvis 80 Aktivt Medskapande Index (AMI) AMI under 2015 ligger på 75, vilket är ett sämre resultat än förväntat. Under slutet av 2015 togs handlingsplaner fram för att förbättra resultatet utifrån medarbetarenkäten. Åtgärder kommer att tillämpas och följas upp under 2016. Den sammanlagda frånvaron på Serafen är 10,82 %, varav 2,68 % korttidsfrånvaro och 8,15 % långtidsfrånvaro. Under hösten 2015 reviderades rutiner kring frånvaron och ny satsning gjordes för att kontinuerligt följa upp frånvaron. De nya rutinerna innebär att frånvarostatistiken analyseras på ledningsgruppsmöten varje månad. Vidtagna åtgärder gällande långtidsfrånvaro är regelbunden uppföljning av frånvaro tillsammans med berörda

Sid 12 (12) medarbetare. Varje enhet på Serafen har regelbunden genomgång av långtidsfrånvaron tillsammans med en HR-konsult. Utifrån dessa genomgångar bokas uppföljningsmöten och kontakter etableras med både försäkringskassan, företagshälsovården eller andra vårdinstanser i syfte att se över möjligheterna för de berörda medarbetarnas återgång till sitt arbete. Gällande korttidsfrånvaron bokade varje ansvarig chef för respektive enhet på Serafen under höstterminen 2015 uppföljningsmöten med medarbetare som hade tre eller fler frånvarotillfällen sedan januari 2015. Under dessa möten diskuterades orsaker till frånvaron både utifrån det individuella perspektivet och arbetsmiljöperspektivet. Medarbetare informerades om frånvarons konsekvenser för arbetsmiljön och en individuell plan för uppföljning av frånvaro upprättades. Om det förelog behov för uppföljning av korttidsfrånvaro etablerades kontakt med företagshälsovården. Detta systematiska arbete med frånvaro resulterade i att kortidsfrånvaro minskade i slutet på året. Uppföljning av ekonomi Uppföljning av driftbudget Investeringar Medel för lokaländamål Övrigt Synpunkter och klagomål HSL- och SOL- avvikelser, klagomål och synpunkter tas regelbundet upp på avvikelsemöten. På dessa möten diskuteras åtgärder och förbättringsområden och tidigare åtgärder utvärderas. Kvalitetsrådet träffas varje månad efter de genomförda avvikelsemötena. Avvikelser, klagomål och synpunkter tas även upp på arbetsplatsträffar i syfte att arbeta med ständiga förbättringar på hela Serafen. 106 SOL-avvikelser har inkommit under året, varav fyra lex Sarah rapporteringar. Samtliga ledde till lex Sarah anmälan till inspektionen för vård och omsorg (IVO) De vanligaste SOLavvikelserna handlar om brister i basala hygienrutiner, uteblivna insatser på natten, brister i bemötande, brister i signeringslistor, felaktig hantering av taklyft samt golvlarm. Verksamheten har reviderat ett antal rutiner utifrån dessa avvikelser och bemötandefrågor tagits upp och diskuterats. Handlingsplaner har tagits fram för att förbättra kvaliteten på berörda enheter. 60 klagomål och synpunkter har inkommit till verksamheten under året, varav 16 av dessa är positiva synpunkter från boende och anhöriga. Det handlar främst om god omvårdnad, trevlig personal, fint bemötande, att boende känner sig trygga, god mat och fin stämning. De klagomål som inkommit handlar om brister i städning, bemötande och information. Övrigt