Sammanträdesprotokoll Sida 1 Plats och tid Lindgården i Fagersta, klockan 9.00-16.00 ande Pratima Åslund, Norbergs kommun, ordförande Jarl-Olof Lundstedt, Landstinget Västmanland, vice ordförande Teemu Sulin, Fagersta kommun, ledamot Jonas Sundqvist, Arbetsförmedlingen, ledamot Henry Komulainen, Försäkringskassan, ledamot Övriga deltagande Torsten Jansson, Norbergs kommun, ersättare Karin Lidén, Norbergs kommun, beredningsgruppens representant, 18-30 Ulf Wall, förvaltningsekonom, 25-34 Jonas Wells, samordnare, ej 22-24 Birgitta Ellénius, folkhälsoenhetschef, 27-30 Utses att justera Teemu Sulin Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 18-34 Jonas Wells 18-21, 25-34 Jarl-Olof Lundstedt 22-24 Ordförande Justerande... Pratima Åslund..... Teemu Sulin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund, NVSF 2007-03-28 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2007-04-13 Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen i Fagersta..... Ulla Långbacka 2007-05-07
2007-03-28 2 Nvsf 18 Val av sekreterare och protokolljustering Val av sekreterare och protokolljustering. 1. Samordnare Jonas Wells utses till sekreterare. Ledamot Jarl-Olof Lundstedt utses till sekreterare under de paragrafer Jonas Wells inte deltar på grund av jäv. 2. Ledamot Teemu Sulin utses till protokolljusterare.
2007-03-28 3 Nvsf 19 Dagordning Dagordningen föredras. Under punkt 6 och punkt 14 övriga ärenden görs tillägg till dagordningen. Dagordningen godkänns.
2007-03-28 4 Nvsf 20 Genomgång av föregående protokoll och minnesanteckningar Ledamot Teemu Sulin föreslår att samordnare Jonas Wells utreder om ändringarna i förbundsordningen har behandlats av respektive medlemmar. Det är viktigt att alla medlemmars behandling av ärendet sker i takt. Jonas Wells får i uppdrag att till nästa styrelsemöte lämna en lägesrapport. får i uppdrag att till styrelsemötet 25 maj rapportera hur förbundsordningen handläggs hos respektive beslutande part.
2007-03-28 5 Nvsf 21 Dnr 2007.001.003 Avtalsmodell för utbetalning av projektmedel Samordnare Jonas Wells redogör för avtalsmodellen som innebär att utbetalning av projektmedel grundas i ett formellt avtal mellan samordningsförbundet och projektägaren samt samverkande parter i ett projekt. Avtalet reglerar förhållandet mellan alla inblandade parter däribland lagar och förordningar, projektets mål, samverkan och kommunikation, personal, uppföljning och utvärdering, avtalstid, stöd, ekonomisk redovisning, tvist och omförhandling. Den ekonomiska redovisningen grundas i att en stödmottagare utses som upprättar en särskild bokföring för projektet. Övriga parter fakturerar till stödmottagaren och stödmottagaren skickar regelbundet in rekvisitioner till samordningsförbundet mot faktiskt upparbetade kostnader. Rekvirering av medel skall ske enligt en angiven plan samt med särskild blankett som samordningsförbundet tillhandahåller. Stöd för projektet ges under särskilda villkor att samordningsförbundet tilldelas medel från huvudmännen enligt den planering som är beslutad i respektive organisations beslutande församling/organ. 1. Avtalsmodellen fastställs och gäller som utgångspunkt för hantering och utbetalning av projektmedel. 2. Styrelsen uppdrar till ordföranden att underteckna framtida avtal efter att styrelsen godkänt projektplanen och beviljat projektmedel.
2007-03-28 6 Nvsf 22 Dnr 2007.002.022 Befattningsbeskrivning för samordnartjänsten Samordnare Jonas Wells deltar inte under denna punkt och lämnar sammanträdesrummet. Ordförande Pratima Åslund redogör för befattningsbeskrivning för tjänsten som samordnare och en genomgång av vad som ska ingå i tjänsten görs. Befattningsbeskrivningen för samordnartjänsten fastställs.
2007-03-28 7 Nvsf 23 Dnr 2007.002.003 Samordnartjänsten Samordnare Jonas Wells deltar inte under denna punkt och lämnar sammanträdesrummet. Styrelsen diskuterar utökning av samordnartjänsten från nuvarande tjänstgöringsgrad 50% till 100% på grund av utökade arbetsuppgifter. Ordförande Pratima Åslund väcker frågan om styrelsen skall överta samordnartjänsten från Fagersta kommuns socialförvaltning. Förslag framläggs att ordförande Pratima Åslund, vice ordförande Jarl-Olof Lundstedt och ledamot Teemu Sulin får i uppdrag att utreda vad gäller arbetsgivaransvar, arbetsgivarorganisation, facklig förhandling och facklig tillhörighet och lönehantering. Styrelsen beslutar i ärendet vid styrelsemötet den 25 maj 2007. 1. Inriktningen för tjänsten som samordnare är en utökning från 50% till 100%. 2. Ordföranden, vice ordförande och ledamot Teemu Sulin får i uppdrag att till styrelsemötet 25 maj utreda vad gäller arbetsgivaransvar, tillhörighet till arbetsgivarorganisation, förhandling med facklig organisation, facklig tillhörighet och lönehantering om tjänsten övertas av styrelsen från Fagersta kommuns socialförvaltning. Personalsekreteraren Förvaltningsekonomen
2007-03-28 8 Nvsf 24 Dnr 2007.003.024 Löneavtal för samordnartjänsten samt ändring av budet 2007 Samordnare Jonas Wells deltar ej under denna punkt och lämnar sammanträdesrummet. Ordförande Pratima Åslund informerar om löneförhandlingen. Styrelsen delegerar till ordföranden att avsluta förhandling och besluta om löneavtal.
2007-03-28 9 Nvsf 25 Dnr 2007.004.042 Bokslut 2006 Samordnare Jonas Wells och förvaltningsekonom Ulf Wall redogör för bokslut 2006. Förbundet redovisar årsutfall för perioden 1 januari till 31 december 2006. Årsrapporten innehåller en översiktlig redogörelse över utvecklingen av förbundets verksamhet. Resultatet den 31 december 2006 uppgår till 1 627 964 kronor. Resultatet kan förklaras med att verksamhet inte kommit igång i den omfattning som budgeten medger. Fram till april hade ingen insats kommit igång under 2006. Styrelsen beslutade om de tre första projekten 2006-03-09, beslut om tre projekt togs 2006-05-04 och beslut om de två sistnämnda togs 2006-08-21. Alla projekt kom igång med sin verksamhet under hösten 2006. Överskottet för 2005 reducerade medlemsbidraget för 2006 med 1 096 691 kronor. För 2006 togs 2 903 309 kronor in i medlemsbidrag. Tillsammans med 2006 års resultat uppgår det egna kapitalet till 2 724 654 kronor vid ingången av 2007. Styrelsen diskuterar hur det egna kapitalet på skall hanteras. Det är bra om det finns medel i det egna kapitalet för att hantera oförutsedda utgifter. Styrelsen diskuterade den nuvarande kalkylerade budgeten för den egna administrationen. Budget 1. Bokslut 2006 fastställs. 2. Målsättningen för styrelsen är att ha ett eget kapital på mellan 400 000 till 800 000 kronor. 3. och förvaltningsekonomen får i uppdrag att till styrelsemötet 25 maj se över budgeten för administrationen. Förvaltningsekonomen
2007-03-28 10 Nvsf 26 Rapporter Samordnare Jonas Wells redogör för delrapporter för pågående projekt. För projektet Självhjälpsgrupper så har flera grupper kommit igång och ett 40-tal personer har anmält intresse. Projektet Lösningsfokuserade grupper med handledning har tre grupper påbörjats och projektet når målet att minst 60% av deltagarna skall gå vidare till arbete, utbildning eller arbetslivsinriktad rehabilitering. För projekt 90/90 har slutrapport lämnats av utvärderaren Erik Sjödin. Han pekar på problem med arbetssituationen på familjeläkarenheten i Fagersta som främsta orsak till varför endast sex möten har genomförts. Styrelsen diskuterar rapporterna och angående 90/90 framkom synpunkter att det saknas information om de möten som genomförts samt information om den ekonomiska slutredovisningen. Styrelsen önskar en redovisning av sex möten som genomförts och vad som hände i de ärenden som en följd av ett tidigt möte. 1. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna. 2. Projekt 90/90 är slutförd i och med slutrapporten från Erik Sjödin. 3. Projektledaren för projekt 90/90 får i uppdrag att till styrelsemötet 25 maj redovisa sina reflektioner angående projektet där lärdomar och positiva aspekter lyfts fram. Han får även i uppdrag att lämna en ekonomisk redovisning. Projektledaren för 90/90
2007-03-28 11 Nvsf 27 Dnr 2007.005.060 Projektansökan från Hälsocenter Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan. Birgitta Ellénius, folkhälsoenhetschef från Landstinget Västmanland, och Karin Lidén, socialchef i Norberg, kompletterar redogörelsen och svarar på frågor från styrelsen. Projekt Hälsocenter planerar att starta i september 2007. I projektbeskrivningen kommer de beskrivna målgrupperna att klargöras. Implementeringsprocessen kan komma igång tidigare och kommer att beskrivas utförligare i projektplanen. 1. Styrelsen godkänner projektplanen för Hälsocenter i Fagersta och beviljar en total budgetram på 1 461 000 kronor under två år till Landstinget Västmanland, Folkhälsocenter. 2. får i uppdrag att förhandla fram ett gemensamt avtal med projektägare och inblandade parter enligt avtalsmodellen. De kompletteringar som framkommit vid dagens möte ska ingå i respektive projektplan. Projektledare Hälsocenter
2007-03-28 12 Nvsf 28 Dnr 2007.006.060 Fortsättning av projekt Självhjälpsgrupper Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan. Birgitta Ellénius, folkhälsoenhetschef från Landstinget Västmanland, och Karin Lidén, socialchef i Norberg, kompletterar redogörelsen och svarar på frågor från styrelsen. Verksamheten innebär att sjukskrivna personer, eller personer som riskerar att bli sjukskrivna, erbjuds möjlighet att delta i en samtalsgrupp, en så kallad självhjälpsgrupp. Verksamheten har varit igång i sju månader och tre grupper har startat. 1. Styrelsen godkänner projektplanen för fortsättning av Självhjälpsgrupper och beviljar en total budgetram på 311 000 kronor under ett år, 2007-06-01 2008-05-31, till Landstinget Västmanland, Folkhälsoenheten. 3. får i uppdrag att förhandla fram ett gemensamt avtal med projektägare och inblandade parter enligt avtalsmodellen. De kompletteringar som framkommit vid dagens möte ska ingå i respektive projektplan. Projektledaren för Självhjälpsgrupper
2007-03-28 13 Nvsf 29 Dnr 2007.007.060 Projekt Resam Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan till projekt Resam som är ett samordnat resursteam för Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Målsättningen är att ge individer med samordnade rehabiliteringsbehov en effektiv, välkoordinerad och ändamålsenlig service som ökar möjligheterna till att återvinna eller utöka arbetsförmågan. Ledamot Henry Komulainen framhåller att implementeringsplanen bör lyftas fram tidigare i projektplanen. 1. Styrelsen godkänner projektplanen för Resam, ett samordnat resursteam för Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg, under förutsättning att annan finansiär bidrar med resterande del av projektbudgeten. Budgetram, under dessa förutsättningar, beviljas på totalt 619 000 kronor enligt projekt- planen under två år och tre månader. 2. får i uppdrag att förhandla fram ett gemensamt avtal med projektägare och inblandade parter enligt avtalsmodellen. De kompletteringar som framkommit vid dagens möte ska ingå i respektive projektplan. Projektledaren för Resam
2007-03-28 14 Nvsf 30 Dnr 2007.008.060 Projekt Arbetslivscoacher Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan. Birgitta Ellénius, folkhälsoenhetschef från Landstinget Västmanland, och Karin Lidén, socialchef i Norberg, kompletterar redogörelsen och svarar på frågor från styrelsen. Projektet Arbetslivscoacher kommer att omfatta minst 60 personer under projekttiden. De mätbara målen anger att minst 50 % av individerna ska ha utökat eller förbättrat sin arbetsförmåga ändras till att minst hälften av av individerna ska ha påbörjat arbetslivsinriktade åtgärder alternativt börjat arbete/utbildning. Karin Lidén förtydligar att arbetslivscoacherna ska vara verksamma i alla tre kommunerna och arbeta aktivt med individerna på hemmaplan. Eventuellt kan procentmålen ändras och diskussion kommer att ske med de inblandade parterna. 1. Styrelsen godkänner projektplanen för Arbetslivscoacher i Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg och beviljar projektet en budgetram på 920 000 kronor under perioden 2007-09-01 2008-08-31. 2. får i uppdrag att förhandla fram ett gemensamt avtal med projektägare och inblandade parter enligt avtalsmodellen. De kompletteringar som framkommit vid dagens möte ska ingå i respektive projektplan. Projektledaren för Arbetslivscoacher
2007-03-28 15 Nvsf 31 Dnr 2007.009.009 Remiss från Socialdepartementet angående ändring av revision inom samordningsförbundet En remiss har inkommit från Socialdepartementet angående förslag i bestämmelserna om revision av samordningsförbund. Samordnare Jonas Wells redogör för huvudpunkterna. Viktigaste punkten är förslaget att var och en av de samverkande kommunerna och landstinget skall få möjlighet att träffa överenskommelse om att använda en gemensam revisor. Vidare föreslås att samordningsförbundet skall svara för arvoden till revisorerna samt att avskaffa kravet på revisorsersättare. Förslagen i remissen föreslås träda i kraft 2008-01-01. Yttrandet skall vara Socialdepartementet tillhanda senast 13 april 2007. Jonas Wells har inför dagens möte berett revisorerna tillfälle att lämna synpunkter på remissen. Synpunkter har inkommit från Tom Lindholm, revisor för Fagersta kommun. Han anser att förslaget är bra och finner ingenting emot det. Förslaget innebär vidare att det är fritt att välja fler revisorer om man så vill. Positivt är möjligheten att förenkla arbetet med revisionen. Ledamot Teemu Sulin finner förslaget naturligt även utifrån förändringen av kommunallagen som gjordes förra året. Förslag framläggs att samordnaren gör ett utkast som positivt tar ställning till remissens förslag. 1. Styrelsen har inget att erinra angående remissen och samordnaren får i uppdrag att upprätta svar till Socialdepartementet. 2. Ordföranden undertecknar svaret för styrelsens räkning innan det överlämnas till Socialdepartementet.
2007-03-28 16 Nvsf 32 Information Samordnare Jonas Wells informerar om nuläget i SUS samt om hemsidan. SUS står för system för uppföljning av samverkan. Det blir allt viktigare att registrera löpande i SUS trots att den information som kan fås ut av SUS inte alltid är det som förväntas. Det går t.ex. inte att få ut rapporter som urskiljer resultat hos deltagare i enskilda projekt. Hemsidan är klar och finns ute på Internet under adressen: www.samordningnv.se 1. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna. 2. Styrelsen önskar information om vilka projekt som diskuteras i beredningsgruppen. Denna information ska kort föredras av samordnaren vid varje möte. 3. Styrelsen bordlägger frågan om vilken information som kan läggas ut på hemsidan om styrelseledamöterna till styrelsemötet 25 maj.
2007-03-28 17 Nvsf 33 Extra styrelsemöte Ordförande Pratima Åslund tar upp behovet av ett extra styrelsemöte vid årets slut för att ta beslut om verksamhetsplan och budget för år 2008. Förslag framläggs om den 30 november klockan 13.00-16.00. Extra styrelsemöte fastställs till fredagen den 30 november klockan 13.00-16.00.
2007-03-28 18 Nvsf 34 Övriga ärenden Förslag om ändrad målgrupp till Empowerment. I förslaget klargörs att förutsättningarna för deltagare att komma från Arbetsförmedlingen har ändrats. Styrgruppen för Empowerment anser att det vore bra att kunna ta emot upp till sju ärenden från Samanda. Information och inbjudan till konferens Välfärd i bokslut den 26 april i Sala. Vice ordförande Jarl-Olof Lundstedt anmäler intresse att delta. Frågan om utvärdering av samordningsförbundet väcks av samordnaren. Diskussion förs om det är bra med utvärdering av den egna verksamheten som kan presenteras för huvudmännen. Ledamot Teemu Sulin föreslår att samordnaren får i uppdrag att presentera ett förslag för styrelsen hur denna utvärdering kan göras. Ledamot Teemu Sulin väcker frågan om beredningsgruppens närvaro vid framtida styrelsemöten. Han menar att deras tjänstemannarepresentation hade behövts under tidigare punkter på dagens dagordning. Diskussion om förslaget fördes i styrelsen. Ordförande Pratima Åslund menar att beredningsgruppen själv har anfört önskemål om att inte behöva närvara vid varje styrelsemöte. Diskussionen mynnade ut i att det är viktigt i fortsättningen att vid behov kalla in sakkunniga till enskilda frågor. Presidiemötet kan användas till att stämma av denna fråga i fortsättningen. Ledamot Teemu Sulin väcker frågan om en modell för beviljande av projekt. Det är bra om styrelsen får en överblick om de projekt som de ska fatta beslut om och för att göra detta möjligt kan styrelsen t.ex. föreslå att projektansökan ska inkomma till ett visst datum för behandling en gång på våren och en gång på hösten. Detta skulle ge styrelsen en bättre kontroll och styrningsmöjlighet och göra det lättare att diskutera vilka prioriteringar och vilka områden styrelsen främst vill bevilja projektmedel till. Teemu Sulin föreslår att samordnaren får i uppdrag att arbeta fram en modell utifrån förslaget. 1. Styrelsen godkänner ändringen gällande målgruppen för Empowerment. 2. Vice ordförande Jarl-Olof Lundstedt beviljas möjlighet att delta vid konferensen Välfärd i bokslut den 24 april i Sala. 3. får i uppdrag att presentera ett förslag till 25 maj på hur utvärdering samordningsförbundet kan göras. 4. Behovet av sakkunnig kompetens vid enskilda frågor och senast vid presidiemötet bör stämmas av om sådan kompetens skall kallas till styrelsemöte.
2007-03-28 19 Nvsf 34 forts. 5. får i uppdrag att till styrelsemötet 25 maj presentera en modell för beviljande av projektmedel.