KOMMUNSTYRELSENS Personalutskott KALLELSE/ UNDERRÄTTELSE Tid: Onsdagen den 18 november 2015, kl. 15.00 Plats: Sammanträdesrum Mien, Torggatan 12, Tingsryd Ärende Föredragande Anteckningar tjänsteman 1. Val av justerare 2. Löneöversyn 2016 3. Utbildningsplan 4. Information om nytt årsarbetstidsavtal för kommunal Inga handlingar 5. Organisation IFO 6. Information om fortsatt hantering av klämdagar Inga handlingar 7. Information om arbetet med Attraktiv arbetsgivare Inga handlingar 8. Förfrågan om uppstart av arbete med personalpolitiskt program Inga handlingar 9. Information om upphandling Inga handlingar 10. Inspektionsmeddelanden om områdeschefernas arbetsmiljö samt socialsekreterarnas arbetsmiljö 11. Information om ohälsotal Inga handlingar 12. Samverkan mellan socialförvaltningen och barnoch utbildningsförvaltningen gällande sjuksköterskor Medverkar gör även ordföranden i de berörda nämnderna YR Kl. 16.00 Inga handlingar
13. Sammanträdestider 2016 14. Personalärenden Inga handlingar 15. Övriga frågor Tingsryd 2015-11-10 Tomas Blomster Ordförande Jörgen Wijk Sekreterare Om Ni önskar ta del av ytterligare handlingar kontakta kommunkansliet, Torggatan 12, Tingsryd, tfn 0477-44100
Ärende 2 Löneöversyn 2016
Yrkande Vårdförbundet Löneöversyn 2016 Tingsryds Kommun Inför löneöversyn 2016 yrkar Vårdförbundet på Att Tingsryds kommun avsätter ekonomiskt utrymme som ger förutsättningar att lönesätta sjuksköterskor i skolhälsovård samt hemsjukvård enligt intentionerna i HÖK 11. Att löneutvecklingen ska premiera kompetens, specialistkunskap samt resultat och bidrag till verksamhetens utveckling. Vi kan konstatera att lönestrukturen behöver analyseras och det måste skapas förutsättningar för en löneutveckling och lönerelationsförändringar för de sjuksköterskor/skolsköterskor som varit anställda hos arbetsgivaren en längre tid. Lönen som ny i yrket har ökat och det kräver vidare åtgärder för att kunna skapa en trovärdig lönestruktur, en lönestruktur som bidrar till att kunna behålla medarbetare hos arbetsgivaren. Det är viktigt att individen med grund i kända kriterier som speglar avsikten i 2 mom 2 får möjlighet till löneutveckling i yrket och i anställningen. För att kunna åstadkomma en rimlig och accepterad lönestruktur och löneutveckling krävs ett större ekonomiskt utrymme för lönesättande chefer. Löneutvecklingen och lönestrukturen i jämförelse mellan grundutbildade och specialistutbildade sjuksköterskor visar på en alltför liten löneskillnad. Detta måste förändras. Hälso- och sjukvården i skola och i hemsjukvård kräver specialistkunskap, att denna kunskap krävs samt värderas av arbetsgivaren måste återspeglas i lönestrukturen. Det har varit svårt att i konkurrens med andra arbetsgivare behålla och rekrytera specialistutbildade sjuksköterskor. Vi yrkar därför på Att Tingsryds kommun under löneöversynen prioriterar sjuksköterskor med specialistkunskap. Att Tingsryds kommun erbjuder grundutbildade sjuksköterskor specialistutbildning inom ramen för anställningen, enligt Vårdförbundets modell om Akademisk Specialisttjänstgöring för sjuksköterskor(ast). För Vårdförbundet 2015-11-04 Anna Seiborg Kidell Vice ordförande avdelning Kronoberg Vårdförbundet
Ärende 3 Utbildningsplan
Dokumenttyp Dokumentansvarig Fastställd Handlingsplan Personalchef PU Utbildningsplan 2016 Utbildningar för löpande behov 1. Förvaltningarnas behov av löpande utbildningar för resp. verksamhetsområde Planering, beslut och resurser utifrån förvaltningarnas verksamhetsmål 2. Förvaltningarnas behov av praktisk utbildning, t ex dator, ekonomi, personal, löneadministration, juridik, beslutsprocesser mm Planering och genomförande: Kommunledningsförvaltningen och Tingsryds Lärcenter tillsammans med respektive förvaltning. Interna utbildare. 3. Arbetsledarutbildning Grundutbildning för arbetsledare Förvaltningen och kommunledningsförvaltningen kommer överens om när och hur. Arbetsledardagar - 3 heldagar per år. Programmet utformas av kommunledningsgruppen. Dagarna ska innehålla både ledarutveckling och information om aktuella frågor. Kostnaden belastar centralt konto. Ledningsrådslag 4. Samordnarutbildning Planeras av personalavdelningen tillsammans med representanter för förvaltningarna. Ett utbildningstillfälle/år. Kostnaden belastar centralt konto. 4. Kollegial handledning Som arbetsledare kan en samtalspartner väljas inom den kommunala organisationen. Beslutas av närmaste chef. 5. Vardagsfrågor och studiebesök Mindre grupper på en arbetsplats diskuterar frågor som berör den egna vardagen. Eventuellt gör man studiebesök i varandras verksamheter för att få mera kunskap om varandras arbetsområden. Beslutas av närmaste chef. 6. Central information till nyanställda Planeras och genomförs av kommunledningsförvaltningen, ca fyra gånger/år. Förvaltningarna ansvarar själva för förvaltningsspecifik information. 7. Arbetsmiljöutbildning Centrala arbetsmiljökommittén beslutar om behov och innehåll. Kostnaden belastar centralt konto. Grundutbildning för nya arbetsledare och skyddsombud årligen Vidareutbildning för arbetsledare och skyddsombud vartannat år
Utbildningar för långsiktiga behov 1. Utvecklingsinsatser för hela personalgruppen Kvällsseminarier med varierande innehåll hålls årligen. Behov att utveckla och ge stöd åt organisationen. Teman som t ex stresshantering, krishantering, helhetstänkande, mångfald, bemötande. Seminarierna hålls på fritiden. Kostnaden belastar centralt konto. 2. Införande av nya kommunövergripande system 2016 Under 2016 införs både nytt ekonomisystem och personalsystem. Det innebär många utbildningsinsatser i hela organisationen på flera nivåer. 3. Pensionsinformation Hålls vid behov Specifika utbildningar utifrån övergripande mål 2016 Perspektiv: Medborgare Kommunövergripande mål: Nöjda medborgare Strategi: Medborgaren i fokus hög tillgänglighet, god information, gott bemötande 1. Förvaltningsspecifik utbildning Planering, beslut och resurser utifrån förvaltningarnas verksamhetsmål. 2. Kommunövergripande utbildning Planering och genomförande: Centrala chefsgruppen. Kostnaden belastar förvaltningarna. Utbildning i värdskap. Utbildningen ska vara i flera steg och genomförs under både 2016 och 2017.
Ärende 5 Organisation IFO
TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Katarina Carlzon 0477 443 10 Katarina.carlzon@tingsryd.se Till Personalutskottet Socialnämnden Förslag till organisation individ- och familjeomsorg - avdelningen Barn och familj Förslag till beslut From 8 januari 2016 förändras tjänsten 1:e socialsekreterare inom individ och familjeomsorgen till områdeschef för barn och familj. Områdeschef för barn och familj skall organiseras direkt under avdelningschef för individ- och familjeomsorgen. Ansvarsområdet för områdeschef för avdelningen barn och familj skall rymma personal, utvecklings- och budgetansvar. Förvaltningen får i uppdrag att se över delegationsordningen för att möta ovan beslutade förändring Sammanfattning Socialnämnden gav 2015-10-20 förvaltningen i uppdrag att se över organisationen inom individ- och familjeomsorgen. Förändringarna skall rymmas inom socialnämndens befintliga ekonomiska ramar. Förslaget till förändrad organisation inom området barn och familj innebär att 1:e socialsekreterartjänsten omvandlas till en områdeschefstjänst. Förändringen kommer inte att innebära några ekonomiska påverkningar då nuvarande tjänst ligger i parietet med övriga områdeschefstjänster i kommunen. Områdeschefen för barn och familj organiseras under avdelningschefen för individ- och familjeomsorgen och kommer ingå i dennes ledningsgrupp. Områdeschefen får personal, utvecklings och budgetansvar inom ansvarsområdet och kommer företräda Tingsryds kommun i länsgemensamma grupper/ verksamheter och arbeten inom ansvarsområdet Avdelningschefen kommer att ha det övergripande ansvaret för utvecklingen av samtliga områden inom individ- och familjeomsorgen, följa utvecklingen i samhället, verka för samverkan i länet, verka för goda rekryteringsmöjligheter och ha det övergripande budget och uppföljningsansvaret för hela avdelningen. Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Dackegatan 12 0477 441 00 (vx) 0477 442 88 socialtjansten@tingsryd.se 362 22 Tingsryd Tingsryd www.tingsryd.se
Bakgrund och beskrivning av ärendet Socialnämnden gav 2015-10-20 förvaltningen i uppdrag att se över organisationen inom individ- och familjeomsorgen. Förändringarna skall rymmas inom socialnämndens befintliga ekonomiska ramar.(bilaga 1) Individ och familjeomsorgen hanterar ärende som rör barn, familjer och vuxna. Den största delen av uppdraget är att ge stöd i olika former men det finns också andra uppdrag såsom fasställande av faderskap och att utreda personer som önskar adoptera. Tre faktorer påverkar i stor omfattning individ- och familjeomsorgens verksamhet. Det ena är volymökningar, det andra är omvärldsförändringar och det tredje är personalförsörjning. Volymökningarna ses främst inom område barn och familj gällande antalet orosanmälningar och antalet ensamkommande barn men också inom budget- och skuldrådgivning, förmedlingsmedel, hantering av andrahandskontrakt, arbetsmarknadsåtgärder samt stöd till personer med missbruk. Omvärldsförändringarna gör att kraven ökar på rätt handläggning och rättsäkerhet samt att framtiden pekar på en ökad grad av samverkan mellan kommuner och i länet. Som exempel kan ses bästa möjliga missbruksvård, barnahus och social jour. Stor rörlighet i personalstyrkorna och låg möjlighet att anställa personer med erfarenhet bidrar till brister i kontinuitet och arbetsmiljö. Arbetsbelastningen för de med erfarenhet blir hög i kombination med att de får ett ökat ansvar för handledning av nyanställda. För att möta dessa faktorer behöver individ- och familjeomsorgen hitta nya vägar att nå bra arbetsmiljö för alla och anpassa verksamhetens ökande storlek och utmaningar med rätt stöd, rätt organisering och rätt ansvarsfördelning Det är viktigt att vända trenden med dyra och akuta lösningar i sent skede med hjälp av förebyggande arbeten i tidigt skede. För detta krävs tid, möjlighet till engagemang och formellt ansvar att leda utveckling inom olika områden. Tidsplan Uppdraget i sin helhet är omfattande. På grund av den rådande situationen inom barnoch familj samt att tjänsten som 1: socialsekreterare bli vakant i januari 2016 så kräver denna förändring en snabbare takt än övriga delar av uppdraget. Övriga delar av uppdraget beräknas färdiga för ställningstagande i februari- mars 2016. De olika delarnas beslut är inte beroende av varandra. Rekrytering av områdeschef för barn och familj kommer att påbörjas snarast och annonsering kommer att ske under oktober/ november med tillägget att tjänsten tillsätts om erforderliga politiska beslut tas. Förhandlingar enligt MBL kommer genomföras enligt gällande regler och risk och konsekvensanalys kommer att genomföras i samråd med berörda fackliga organisationer. Förhandlingar skall vara genomförda innan beslut tas i personalutskott och social nämnd i november 2(3) Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Dackegatan 12 0477 441 00 (vx) 0477 442 88 socialtjansten@tingsryd.se 362 22 Tingsryd Tingsryd www.tingsryd.se
Förslag till förändring av organisation Förslaget till förändrad organisation inom området barn och familj innebär att 1:e socialsekreterartjänsten omvandlas till en områdeschefstjänst och att denne organiseras under avdelningschefen för individ- och familjeomsorgen och ingår i en ledningsgrupp inom individ- och familjeomsorgen. Denna omvandling sker i samband med att nuvarande 1:e socialsekreteraren lämnar sin tjänst den 7 januari 2016 Området barn och familj Barn-och familjegruppen som områdeschefen skall ansvara för består av 10 socialsekreterare indelade i teamen utredning, uppföljning, ensamkommande samt öppenvård. Kommande områdeschef för barn och familj ges möjlighet, att tillsammans med berörda medarbetare, ansvara för utvecklingen och kommande organisering av ansvarsområden inom gruppen. Därför kommer inte mer detaljerad organisering beskrivas i denna skrivelse. Områdeschefens ansvar Områdeschefen skall leda och fördela arbetet, hjälpa till att driva ärendeprocesser framåt och fatta beslut enligt delegation. Områdeschefen skall ge stöd och handledning till medarbetarna och vara närvarande i sitt ledarskap, stärka och motivera medarbetarna och fånga upp behov av kompetensutveckling, förändrade arbetssätt och rutiner. Uppdraget för områdeschefen kommer också omfatta utveckling och uppföljning utifrån målgruppers behov och i förhållande till budget samt att företräda Tingsryds kommun i riks- och länsgemensamma grupper/ verksamheter och arbeten inom ansvarsområdet Avdelningschefens ansvar Avdelningschefen för individ- och familjeomsorgen kommer att ha det övergripande ansvaret för utvecklingen och driva avdelningen framåt med hjälp av en ledningsgrupp. Avdelningschefen skall också följa utvecklingen i samhället, verka för samverkan i länet, verka för goda rekryteringsmöjligheter och ha det övergripande budget och uppföljningsansvaret för hela avdelningen. 3(3) Bilaga 1 Beslut nämnd i oktober Översyn av organisation inom avdelningen individ- och familjeomsorg samt tillhörande tjänsteskrivelse Bilaga 2 Organisationsskiss Katarina Carlzon Socialchef Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Dackegatan 12 0477 441 00 (vx) 0477 442 88 socialtjansten@tingsryd.se 362 22 Tingsryd Tingsryd www.tingsryd.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Katarina Carlzon 0477 443 10 Katarina.carlzon@tingsryd.se Till Socialnämnden Översyn av organisation inom avdelningen individ- och familjeomsorg Förslag till beslut Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att se över organisationen inom individ- och familjeomsorgen. Kommande förändringar skall rymmas inom socialnämndens befintliga ekonomiska ramar. Sammanfattning Individ och familjeomsorgen hanterar ärende som rör barn, familjer och vuxna. Den största delen av uppdraget är att ge stöd i olika former men det finns också andra uppdrag såsom fasställande av faderskap och att utreda personer som önskar adoptera. Tre faktorer påverkar i stor omfattning individ- och familjeomsorgens verksamhet. Det ena är volymökningar, det andra är omvärldsförändringar och det tredje är personalförsörjning. För att möta dessa faktorer behöver individ- och familjeomsorgen hitta nya vägar att nå bra arbetsmiljö för alla och anpassa verksamhetens ökande storlek och utmaningar med rätt stöd, rätt organisering och rätt ansvarsfördelning Beskrivning av ärendet Volymökningarna ses främst inom område barn och familj gällande antalet orosanmälningar och antalet ensamkommande barn. Men också inom budget- och skuldrådgivning, förmedlingsmedel, hantering av andrahandskontrakt, arbetsmarknadsåtgärder samt stöd till personer med missbruk. Omvärldsförändringarna påverkar individ- och familjeomsorgens behov och arbetssätt. Dels ökar kraven på rätt handläggning och rättsäkerhet. Dels visar framtiden en ökad grad av samverkan mellan kommuner och i länet. Som exempel kan ses bästa möjliga missbruksvård, barnahus och social jour Stor rörlighet i personalstyrkorna och låg möjlighet att anställa personer med erfarenhet bidrar till brister i kontinuitet och arbetsmiljö. Arbetsbelastningen för de med erfarenhet blir hög i kombination med att de får ett ökat ansvar för handledning av nyanställda. Det är viktigt att vända trenden med dyra och akuta lösningar i sent skede med hjälp av förebyggande arbeten i tidigt skede. För detta krävs tid, möjlighet till engagemang och formellt ansvar att leda utveckling inom olika områden. Katarina Carlzon Socialchef Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Dackegatan 12 0477 441 00 (vx) 0477 442 88 socialtjansten@tingsryd.se 362 22 Tingsryd Tingsryd www.tingsryd.se
Ärende 10 Inspektionsmeddelande om områdeschefernas arbetsmiljö samt socialsekreterarnas arbetsmiljö
Datum 2015-10-09 Vår beteckning 2015/045629 Sid 1(3) Avdelningen för inspektion Ing-Marie Nilsson, 010-730 9503 arbetsmiljoverket@av.se SOCIALKONTOR BOX 99 36222 TINGSRYD Föranmälan - inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden Arbetsmiljöverket inspekterar socialsekreterares arbetsmiljö över hela landet 2015-2017. Syftet är att förebygga ohälsa som kan uppstå på grund av organisatoriska och sociala arbetsförhållanden. Arbetsmiljöverket kommer att göra en inspektion hos er den 17 november 2015 kl. 10:00 på Dackegatan 12, Tingsryd. Inspektionen beräknas ta 2 timmar. Vi vill träffa socialchef, avdelningschef IFO och berörda huvudskyddsombud. Ni väljer givetvis själva om fler ska delta. Från Arbetsmiljöverket kommer Ing-Marie Nilsson och Mats Sesö att närvara. Syftet med förmötet Vid detta möte vill vi informera om kommande inspektioners syfte och upplägg med gruppsamtal och återkopplande samtal efteråt. Vi vill också inhämta uppgifter om er organisation och ert förebyggande arbetsmiljöarbete för era socialsekreterare. Fokus för inspektionen är socialsekreterarnas arbetsförhållande avseende arbetsbelastning, deras tillgång till stödfunktioner i organisationen samt utsatthet för hot -och våldrisker. Förutom förmötet innehåller tillsynen gruppsamtal med socialsekreterare. Enligt överenskommelse med avdelningschef för IFO Ragnhild Olsson har tider för gruppsamtal med två grupper bokats enligt nedan. Grupp 1 torsdagen den 19 november 2015 kl. 10.00-12.00. Grupp 2 torsdagen den 19 november 2015 kl. 13.00-15.00 Därefter återkopplar vi kort till närmaste chef och skyddsombud om genomförda gruppsamtal kl. 15.30-16.00. Vi kommer att vara på Storgatan 92. Urvalet av socialsekreterare till gruppsamtalen bör bestämmas i samråd mellan skyddsombud och chef. Lämpligt att 6-8 socialsekreterare ingår i en grupp. Skyddsombud och arbetsledande personal ska inte delta i gruppsamtalet. Postadress 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100-2148
Datum 2015-10-09 Vår beteckning 2015/045629 Sid 2(3) I samband med gruppsamtalen kommer varje gruppdeltagare att få besvara ett frågeformulär med fasta svarsalternativ. Svaren på frågeformuläret kommer att användas som ett diskussionsunderlag vid gruppsamtalet. Det kommer också att utgöra en del av underlaget för vår bedömning av arbetsmiljön. Svaren från samtliga gruppsamtal kommer att sammanställas i sin helhet. Detta kommer att användas som ett diskussionsunderlag vid återkopplande samtal med företrädare för arbetsgivaren på förvaltnings- och nämndnivå. Vi behöver uppgifter om er organisation Vid förmöte den 17 november vill vi att ni redovisar er organisation för oss samt hur ni bedriver ert systematiska arbetsmiljöarbete på avdelnings-/enhetsnivå utifrån nedanstående frågor. Frågor att besvara på förmötet 1. Hur är er avdelning organiserad? 2. Lång och korttidssjukskrivningar? 3. Hur ser er personalomsättning ut? 4. Finns dokumenterade kvalitativa och kvantitativa verksamhetsmål? a) Om ja, hur har ni konkretiserat målen? b) Hur följer ni upp målen? 5. Hur följer ni upp om de resurser enhetscheferna har inom IFO motsvarar uppdraget? (här ingår ekonomi, personal och administrativt stöd) - Vad gör ni om resurserna inte motsvarar uppdraget? 6. Vilka former för dialog finns mellan tjänstemän och politiker i linje-organisationen? 7. Hur möjliggör ni för skyddsombuden och medarbetarna att medverka i planering och beslut inom socialtjänsten? 8. Vilka rutiner har ni för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom socialtjänsten? 9. Uppgiftsfördelning för arbetsmiljön inom socialtjänsten? 10. Hur genomför ni riskbedömningar i verksamheten inom socialtjänsten?
Datum 2015-10-09 Vår beteckning 2015/045629 Sid 3(3) 11. Rutiner för tillbudsrapportering inom socialtjänsten? 12. Resultat från eventuellt genomförda medarbetarenkäter avseende psykosociala arbetsmiljöförhållanden för socialsekreterarna samt planerade åtgärder. Det återkopplande mötet har enligt överenskommelse med er bestämts till den 1 december 2015 kl. 13.30-15.00 på Dackegatan 12. Då vill vi träffa arbetsgivare på förvaltningsnivå och nämndnivå samt huvudskyddsombud. Arbetsmiljöverket har fått bekräftat att socialchefen och nämndordförande kommer att delta. Besök gärna Arbetsmiljöverkets webbplats http://www.av.se om ni vill veta mer om lagar och föreskrifter om arbetsmiljö. Har ni frågor att ställa går det bra att kontakta oss. Ing-Marie Nilsson Arbetsmiljöinspektör Skrivelsen skickad per e-post till: Ragnhild.olsson@tingsryd.se
Ärende 13 Sammanträdestider 2016
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) 2015-11-09 Jörgen Wijk 0477 441-14 jorgen.wijk@tingsryd.se Till personalutskottet Förslag på sammanträdestider för personalutskottet 2016 Tider: kl. 08.30-11.00 Datum: 2016-02-15 2016-05-16 2016-09-12 2016-11-14 Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Torggatan 12 0477 441 00 (vx) 0477 313 00 kommunen@tingsryd.se 362 22 Tingsryd Tingsryd www.tingsryd.se