Supply Chain Information Sharing

Den svenska supply chain-panelen: Supply Chain Information Sharing Den svenska supply chain-panelen etableras 2013 av forskare från Institutionen för teknisk ekonomi och logistik vid Lunds universitet LTH. Den består av personer som arbetar med SC-frågor på olika företag verksamma i Sverige, och som svarar på korta enkäter kring olika supply chain-frågor. Denna femte studie behandlar Supply chain information sharing (SCIS), d.v.s. hur företag delar information i försörjningskedjan. Vi försöker förstå hur företag delar information i försörjningskedjan båda mellan företagets interna avdelningar/funktioner och med viktiga partners. Analysen bygger på svar från 34 panelmedlemmar. Dag Näslund och Andreas Norrman Information kan vara av olika slag - från operativ data/information rörande t.ex. sändningar, behov eller lagerstatus, till mer taktisk/strategisk information kring t.ex. prognoser, kampanjer, produktionskapaciteter, planer, nya produkter etc. Vi har grovt delat in våra frågor i operativ data/information och strategisk/taktisk information. Vi försöker också se i vilken omfattning olika tekniker och applikationer används. Supply chain information sharing (SCIS) viktighet kontra verklighet Den första aspekt vi noterar i vår studie är att ett ganska markant gap existerar mellan ansett behov (figur 1) och implementerad verklighet (figur 2) när det gäller informationsdelning i försörjningskedjor. Vi ser även att den absolut viktigaste aspekten för lyckad SCM anses vara att dela information tvärfunktionellt inom det egna företaget. Nästan alla (94%) av respondenterna ansåg detta vara väldigt viktigt (svarsalternativ 6 eller 7 på en 7-gradig skala) medan endast 29% angav att de i verkligheten gör det i mycket hög grad. Det finns med andra ord en stor potential för svenska företag att arbeta med ökad informationsdelning internt. Vi har i alla de tidigare studierna inom den svenska supply chain-panelen även noterat att funktionella silos fortfarande är ett markant problem. Det verkar därmed finnas ett 44 Silf Supply Chain Outlook 1 2016 Figur 1: Viktighet av informationsdelning för att ny lyckad SCM (skala 1-7). stort behov av att öka både kunskapen om, och framför allt arbetet med, tvärfunktionell processorientering (inklusive informationsdelning) bland svenska företag. På samma sätt visar enkäten att svenska företag anser det vara viktigt med informationsdelning över organisationsgränserna - men att verkligheten ser annorlunda ut. Mer än 94 % ansåg det vara mycket viktigt eller viktigt (svarsalternativ 5-7) att dela information över organisationsgränserna för nå lyckad SCM, men över 60% av respondenterna gör det i realiteten bara i spannet mycket låg grad till medel (svarsalternativ 1-4). Detta är ett fenomen som vi även ser i litteraturen. Medan SCM-forskningen generellt länge hävdat att det är extremt viktigt att organisationer delar information med varandra visar empirisk forskning

(leverantörer). 18% av respondenterna menade att det var viktigt att dela operativ data/information uppåt i kedjan medan endast 9% angav taktisk/strategisk information. Motsvarande siffror nedströms var 6 % avseende både delning av operativ data/information samt taktisk/strategisk information. Figur 2: Verklig informationsdelning i försörjningskedjor (skala 1-7). Vi noterar även relativt markanta gap mellan upplevd viktighet och implementerad verklighet i alla former av informationsdelning. Graden av verklig informationsdelning minskar för respektive kategori. Det delas information i allt mindre utsträckning när det gäller taktisk och strategisk information både vad gäller kunder och leverantörer. Cirka 20% av panelmedlemmarna ansåg att deras företag delade operativ information med leverantörer i mycket hög grad (alternativ 6-7) medan endast 9% delade taktisk/strategisk information i mycket hög grad. Avseende kunder var motsvarande nivå 18% för delning av operativ data/information och 6% för taktisk/strategisk informationsdelning. Slutligen verkar informationsdelning längre upp, eller ned i kedjan, vara närmast obefintlig. Detta förvånar knappast då empirisk forskningen visar att informationsdelning i verkligheten är mindre vanlig än vad mer konceptuella artiklar och konsultfirmor rekommenderar - och ibland antyder att situationen skulle vara. En viktig fråga att reflektera över är om utmaningarna det innebär att dela information är större än nyttan det kan ge genom effektivare försörjningskedjor. Med andra ord skulle det kunna vara värt att dela information i kedjorna även om det inte sker i någon omfattande utsträckning i dagsläget. Vilka är anledningarna för att dela information och vilka är utmaningarna? Om nyttan anses vara stor kanske utmaningarna bör adresseras? Panelens syn på anledningar och utmaningar följer nedan. Figur 3: Orsaker för informationsdelning i externa försörjningskedjan (skala 1-7). att det är ett komplicerat område, och att det i praktiken inte delas mycket information över organisationsgränserna. Mer specifikt anser respondenterna att det primärt är viktigt att dela operativ data med kunder och leverantörer. Strax över 70% av de svarande angav operativ informationsdelning med leverantörer som mycket viktigt (svarsalternativ 6-7) medan 56% angav det som mycket viktigt med kunder. Vad det gäller taktisk och strategisk informa- tionsdelning ansågs detta vara något mindre viktigt för framgångsrik SCM. Det var en relativt likartad svarsfördelning avseende både kunder (50%) och leverantörer (47%). Det finns dock en skillnad när det gäller informationsdelning längre upp eller ned i kedjan d.v.s. till kunders kunder eller leverantörers underleverantörer. Dels anses det generellt som mindre viktigt att dela information längre upp/ned i kedjan, och dels är det mindre viktigt när det gäller att sprida information nedströms (kunder) än uppströms Anledningar till informationsdelning I litteraturen anges många skäl att dela information i försörjningskedjan. En fundamental anledning som ofta nämns är att information kan användas som substitut för lager och buffertar genom att mer information minskar osäkerhet. De flesta observationer i denna studie är därför inte förvånande utan bekräftar denna typ av skäl. Av de listade alternativen angav de flesta respondenterna nästan alla anledningar som viktiga eller mycket viktiga (figur 3). De två primära anledningarna är att förbättra prognoser (74% tyckte detta var mycket viktigt, svarsalternativ 6 eller 7) samt att balansera efterfråga och försörjning (71%). Utökar vi > Silf Supply Chain Outlook 1 2016 45

analysen till att omfatta även svarsalternativ 5 blir ett flertal andra faktorer lika viktiga anledningar. Förbättring av långsiktig planering samt förkortning av ledtider anses av 91 % vara viktigt, medan 85 % inkluderade koordinering av processer samt förbättring av relationerna med viktiga kunder och leverantörer (82%) som mycket viktiga anledningar. Dock är det viktigt att påpeka att skillnaderna är små och att flera aspekter anses som mycket viktiga anledningar till att dela information. Något förvånande är att vissa traditionella anledningar inte ansågs vara fullt så viktiga som kunde förväntas. Exempelvis ansågs inte specifikt minskning av lagernivåer vara en lika viktig anledning som nämnts ovan. I litteraturen poängteras bl.a. informationsdelning som ett sätt att minska dynamiken i långa försörjningskedjor (bullwhip-effekten) och därigenom de lagernivåer detta fenomen driver, men panelen såg inte det som mycket viktigt. Anledningar som att förbättra effekter av kampanjer, förbättra underlag för resursallokering och investeringsbeslut ansågs inte heller vara riktigt lika viktiga. Utmaningar med informationsdelning Fyra intressanta fenomen kan observeras beträffande utmaningar med informationsdelning. För det första dominerar två aspekter klart; mognadsgrad i försörjningskedjan (vana att samarbeta) samt informationskvalitet. Paneldeltagarna fick ange de tre största utmaningarna, och dessa två dominerande aspekter nämndes av över 44 % av respondenterna (ingen annan aspekt nådde 30 %). De följande två aspekterna var tillit (förtroende) till den externa parten (29%) samt prognostiseringsförmåga (strax over 26%). De stora utmaningarna kan tolkas som en kombination av mjuka organisatoriska faktorer mognadsgrad och tillit och mer hårda, närmast tekniska, faktorer. Detta fenomen har vi sett genomgående i våra panelstudier. Sist, men inte minst, är graden av silotänkande ett återkommande stort problem. I denna panelenkät var det den femte största utmaningen som strax över 20 % av panelen pekade på. Figur 4: De största utmaningarna avseende informationsdelning i försörjningskedjor (ange de tre största). Figur 5: Faktorer som påverkar graden av informationsdelning i försörjningskedjor (skala 1-7). Utmaningar som vi trott skulle anses mer viktiga är exempelvis brist på gemensamma mått/kpi, maktobalans, ledningens stöd, legala ramverk samt implementeringskostnader. Det faktum att antalet utmaningar begränsades till tre per svar inverkar självklart på svarsfördelningen. Trots det var det endast 6 % av respondenterna som ansåg t.ex. att mått/kpier var en av de tre största utmaningarna. Det är 46 Silf Supply Chain Outlook 1 2016 något förvånande då vi i en tidigare omgång av den svenska supply chain-panelen kunde visa på generella svårigheter med mätning. Påverkande faktorer En annan fråga är när det lämpar sig att dela information, och vilka faktorer som påverkar om man skall dela mer eller mindre information. Studien visar att ett flertal faktorer kan påverka omfattningen och sättet som företag delar information med externa partners i försörjningskedjan (figur 5). De faktorer som påverkade i högst grad (baserat på svarsalternativ 5-7) var osäkerhet i efterfrågan (68%), strukturell komplexitet (59%) samt ledtider (56%). Även maktbalans mellan företag samt antal involverade företag i försörjningskedjan ansågs vara viktiga faktorer. Dessa faktorer är

Tekniker och metoder Ett stort antal tekniker och applikationer finns tillgängliga för informationsdelning i försörjningskedjan. Studien observerar här några olika intressanta fenomen. I en analys av skillnaderna mellan de tekniker och applikationer som har störst gap mellan viktighet och verklig implementering (vi kan kalla detta potential) så finner vi att Big Data Analytics har klart störst potential. Trots att över 45% av paneldeltagarna ansåg att Big Data Analytics var viktigt (svarsalternativ 5-7) för informationsdelning i kedjan, så ansåg ingen av respondenterna att de använder Big Data Analytics i mycket hög grad (6-7). Närmare 80% svarade att de antingen använde det i mycket låg grad (1-2) eller att de inte visste. Det är kanske inte underligt att det finns en stor potential då Big Data är ett relativt nytt fenomen som fått stort genomslag bland analys- och konsultföretag först på senare år. Det är också värt att notera att Business Intelligence Systems är snarlik avseende användning och med ett liknande gap mellan upplevd viktighet och verklig implementering. Generellt kan annars svaren avseende en teknik/metods viktighet i kedjan delas i fyra olika kategorier. Figur 6: Olika tekniker/applikationers viktighet för informationsdelning i externa försörjningskedjan (skala 1-7). Figur 7: Olika tekniker/applikationers verkliga användning för informationsdelning i externa försörjningskedjan (skala 1-7). Toppkategorin innehåller två traditionella och väletablerade metoder ERP/MRP (68% i hög grad viktiga, 5-7), och EDI (62%) samt Supply Relationship Management, SRM (65%). Båda ERP/MRP och EDI tillhör de populäraste applikationerna som används i hög grad av många panelföretag: ERP/MRP (68%), samt EDI (53%). Det är knappast förvånande att svenska företag ligger väl till avseende dessa system. Mer överraskande är den drastiskt annorlunda bilden avseende Supply Relationship Management (SRM) som endast användes i hög grad (5-7) av 21% av företagen. Skillnaden mellan viktighet och verklighet är avsevärd för SRM, så här finns med andra ord en stor potential. Den andra kategorin innehåller också en rad tekniker/metoder som funnits i olika varianter under relativt lång tid. Dessa är APS (53%), TMS (53%), CRM (50%), och CFPR 50%) som alla hade snarlik fördelning av hur viktiga de ansågs vara. Användandet visar dock på en viss spridning med TMS (44%), APS (33%) och CRM (29%). Störst skillnad mellan viktighet och verklighet, potential, finns för CFPR som endast användes i hög/mycket hög utsträckning av 18% av respondenterna. Den tredje kategorin är BI och Big Data Analytics som vi diskuterade ovan. de som litteraturen inom området också ofta anger som viktiga. Panelen gav dock en något annorlunda uppfattning än teorin för vissa faktorer. Exempelvis ansågs inte faktorer som produktkomplexitet (27%), fas i produktlivscykeln (29%) och kundorderpunktens placering (24%) vara lika viktiga. Den fjärde och sista kategorin innehåller en rad olika metoder/tekniker med en likartad spridning av svaren. De anses inte vara speciellt viktiga, eller är okända (många vet ej ) och de används inte heller i speciellt hög utsträckning. Här utmärker sig applikationer som sociala medier, SaaS (Software as a Service) och RFID som de minst viktiga (svarsalternativ 1-2). En observation är att mobilappar är en > Silf Supply Chain Outlook 1 2016 47

teknik som ett fåtal pionjärer verkar se som både viktiga och använder i hög grad, medan de flesta använder dem i mycket låg grad och inte ser dem som speciellt viktiga. En sista observation att notera berör WMS som används i en betydligt större omfattning än hur viktig applikationen anses vara för informationsdelning i kedjan. Ingen respondent ansåg WMS vara viktig i mycket hög grad (7) för informationsdelning i försörjningskedjan. En förklaring kan vara att WMS primärt ses som ett internt system snarare än ett system som används över organisationsgränserna. Summering Den femte enkäten med den svenska supply chain-panelen visar att informationsdelning i försörjningskedjor är ett viktigt men komplicerat område. Även om de flesta respondenter anser att informationsdelning är en god idé, så delas information endast i en begränsad omfattning i realiteten. I den mån data/information delas över organisationsgränserna är det primärt operativ data/information som delas med kunder och/ eller leverantörer. Informationsdelning med led bortom det närmsta ledet (kunders kunder eller leverantörers underleverantörer) är i princip obefintligt. Svenska företag skiljer sig därmed inte från tidigare empirisk forskning det är enklare i teorin än i praktiken att dela information över organisationsgränserna. Faktum är att informationsdelning är ett lika stort dilemma inom organisationsgränserna. Även i denna studie framkommer problemet med funktionella silos. De tekniker/metoder som är vanligast (ERP/MRP och EDI) kan ses som tekniker/metoder som primärt stödjer den informationsdelning som sker i dagsläget, d.v.s. internt och med kunder och leverantörer. Big Data Analytics är för närvarande ett populärt område bland både praktiker och akademiker, men vi ser inget konkret genomslag i respondenternas användning. Big Data verkar dock vara är ett område med stor potential, definierat som skillnaden mellan upplevd viktighet och verklig implementering. Två andra tekniker/metoder där stor potential kan konstateras är SRM och CFPR. Slutligen finns det applikationer som mobilappar som ett fåtal företag har anammat i mycket hög grad, medan de flesta inte alls använder. Utvecklingen här kan bli mycket intressant de närmsta åren. Panelen indikerar att utmaningarna med informationsdelning inte bara är av teknisk eller metodkaraktär. Traditionella aspekter som förtroende och mognadsgrad (samarbetsvana med partnern) innebär stora utmaningar. Det finns alltså många områden med avsevärd förbättringspotential avseende informationsdelning - både inom och mellan företag. Andreas Norrman är professor i Supply chain organization and structure vid Lunds Universitet, LTH och undervisar i Industriellt inköp och SCM. Han har de senaste åren fått internationella utmärkelser för sin forskning, som bl.a. behandlat Supply chain tax alignment, Supply chain risk management samt Incentive alignment och kontrakt. Någon som går ut frivilligt i det här vädret? Ja. Vi har 2.000 frivilliga sjöräddare som rycker ut i alla väder. Ge ett bidrag eller bli medlem, så bidrar du till deras ideella arbete med att rädda liv till sjöss vi får nämligen inga bidrag från staten. Läs mer på sjoraddning.se eller ring 077-579 00 90. Dag Näslund är professor i Operations and Supply chain management vid University of North Florida samt docent vid Lunds Universitet. Dag undervisar bl.a. i Operations and process management och SCM. Han har de senaste åren fått internationella utmärkelser för sin forskning, som behandlar Supply chain integration och information sharing samt change management (t.ex. lean och six sigma). Dina pengar kommer fram! Vi har 90-konto och kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. 48 Silf Supply Chain Outlook 1 2016