Trafikkontorets krav avseende kvalitetsledningssystem vid leverans av varor, tjänster och entreprenader
2(2) Innehållsförteckning sida Inledning 3 1. på leverantör 4 2. Kvalitetsledningssystem 5 3. Resurser 6 4. Produktframtagning/Leverans 7 5. Kvalitetsdokumentation 8 6. Ständiga förbättringar / Erfarenhetsåterföring 9
3(3) Inledning Trafikkontorets uppgift är att erbjuda trafikanter i Göteborg en miljöanpassad och säker rörlighet. Det innebär att Trafikkontoret skall verka för att tillgodose medborgarnas och näringslivets transportbehov. Trafikkontoret skall utföra sitt uppdrag i nära samarbete med statliga, regionala och kommunala aktörer. Trafikkontoret är kommunens ban-, gatu- och väghållningsmyndighet, samt ansvarar för den kommunala kollektivtrafiken och parkeringsverksamheten på gatumark. Vårt mål vid upphandling av varor, tjänster och entreprenader är att erhålla avsedda utföranden och produkter med avtalad kvalitet, till lägsta kostnad och med leverans i beställd tid. I begreppet kvalitet väger vi också in att produkten skall vara miljövänlig och trafiksäker. Trafikkontoret kräver att leverantörerna och deras underleverantörer utvecklar och tillämpar kvalitetsledningssystem i enlighet med standarden SS-EN ISO 9000. Trafikkontorets krav på leverantörens miljöledningssystem avseende miljöpolicy, miljöpåverkan, miljömål, miljöinformation och miljörevision finns publicerad på Trafikkontorets hemsida www.trafikkontoret.goteborg.se. Trafikkontoret förutsätter att leverantören noga granskar Trafikkontorets krav och kontaktar Trafikkontoret i de fall oklarheter råder eller förtydligande önskas. Visar sig kraven tekniskt svåra eller kostsamma skall leverantören meddela svårigheterna och helst komma med ändringsförslag. Trafikkontoret betraktar leverantören som en samarbetspartner och är därför intresserad av ett gott samarbete avseende bl.a. - tekniskt informationsutbyte, rådgivning - problemlösning - kontrollverksamhet - arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor samt omgivningspåverkan - erfarenhetsåterföring och teknisk dokumentation
4(4) 1. på leverantör För att säkerställa avtalade krav skall leverantören ha en effektiv kvalitetsstyrning som uppfyller kraven i denna skrift. Leverantören svarar själv för kvaliteten på sina leveranser och verifierar att produkten överensstämmer med specificerade krav. Trafikkontorets kvalitetsaktiviteter kommer att variera beroende på tidigare erfarenheter av leverantören och dennes egenkontroll och omfattar följande: - Leverantörsbedömning - Kvalitets- och säkerhetsuppföljning (revisioner) av system och processer - Övervakning och uppföljning av leverantörens egenkontroll - Genomgång av kvalitetsdokumentation Leverantörens uppgifter före kontrakt/beställning - Att utarbeta och till Trafikkontoret överlämna en beskrivning av leverantörens tillämpade kvalitetsledningssystem. - Att vid begäran från Trafikkontoret, ta emot representanter för genomförande av leverantörsbedömning/kvalitetsrevision. - Att enligt överenskommelse med Trafikkontoret åtgärda de eventuella brister som konstateras vid leverantörsbedömningen/kvalitetsrevisionen.
5(5) 2. Kvalitetsledningssystem Trafikkontorets krav på leverantörernas kvalitetsledningssystem baserar sig på de krav som redovisas i SS-EN ISO 9001:2000. Kvalitetsledningssystemet bör vara så uppbyggt att det täcker alla processer som berörs av arbetet eller kontraktet och skall säkerställa att alla kritiska aktiviteter blir beaktade och styrda. För projekteringsuppdrag och entreprenaduppdrag erfordras i regel att leverantören utarbetar en kvalitetsplan/projektplan, som integrerat med de krav som gäller för omgivningsmiljö, säkerhet och arbetsmiljö redovisar hur leverantören avser att tillämpa sitt kvalitetsledningssystem i uppdraget beträffande resurser, produktframtagning, dokumentation och erfarenhetsåterföring enligt kap. 3-6. Omfattningen på kvalitetssäkring/projektplan preciseras i förfrågningsunderlaget med utgångspunkt från uppdragets innehåll och omfattning. - Leverantören skall tillämpa, vidmakthålla och i tillräcklig omfattning dokumentera ett kvalitetsledningssystem samt ständigt förbättra systemets verkan. - Kvalitetsledningssystemet skall kunna relateras till kraven i SS-EN ISO 9001:2000 och minst innehålla följande dokumentation: Kvalitetspolicy och kvalitetsmål Kvalitetsmanual Rutiner för följande: Styrning av specificerande dokument, Styrning av redovisande dokument Intern revision Behandling av avvikelser Korrigerande åtgärder Förebyggande åtgärder - Leverantören skall ha nödvändiga rutiner för att på ett effektivt sätt kunna samordna säkerhets- och arbetsmiljöfrågor samt omgivningspåverkan under uppdragstiden. - När kontrakt tecknats eller beställning erhållits, skall leverantören upprätta en projektplan i omfattning enligt överenskommelse med Trafikkontoret för att säkerställa att avtalade krav på kvalitet, omgivningsmiljö, arbetsmiljö, säkerhet och leveranstid kommer att uppfyllas. Kvalitetsplanen/ projektplanen skall inom avtalad tid delges Trafikkontoret för yttrande.
6(6) 3. Resurser Det är viktigt att leverantören säkerställer att de resurser som erfordras för att genomföra avtalad leverans finns tillgänglig. - Leverantören skall fastställa behovet av och tillhandahålla de resurser som erfordras för att säkerställa avtalad leverans. Kvalitetsplanen/projektplanen skall redovisa: Leverantörens projektorganisation Ansvar och befogenheter Upphandling / Underleverantörer och material Utrustning och hjälpmedel Kompetenskrav och utbildningsbehov - Personal som utför arbete som påverkar produktkvaliteten skall ha rätt utbildning. - Leverantören skall inhämta godkännande från Trafikkontoret före anlitande av underleverantör. - Leverantörens inköpsdokument skall innefatta de krav som finns i Trafikkontorets förfrågningsunderlag, upphandling eller beställning. Leverantören ansvarar för att underleverantören erhåller nödvändigt underlag och att leveransen säkerställs genom kontroll, verifiering och revision mot Trafikkontorets krav. - Leverantören skall avtala rätt för Trafikkontoret att besöka underleverantören och göra erforderliga kontroller.
7(7) 4. Produktframtagning/Leverans Det är viktigt att leverantören före produktionsstart kritiskt granskar det tekniska underlaget och meddelar sina synpunkter till Trafikkontoret, så att tidigare erfarenheter kan utnyttjas för att förbättra och förbilliga produkten. Trafikkontoret diskuterar gärna leverantörens synpunkter och önskemål om ändringar. Alla ändringar skall godkännas av Trafikkontoret. - Leverantören skall före produktionsstart specificera de processer och ingående aktiviteter som erfordras för att genomföra uppdraget enligt kontraktshandlingarna samt i projektplanen redovisa hur detta kommer att genomföras så att avtalade krav uppfylls. Kvalitetsplanen/projektplanen bör i tillämpliga delar innehålla beskrivning av följande: Förutsättningar Förberedelser och uppstart Hantering av risk- och säkerhetsfrågor Hantering av trafikfrågor, arbetsmiljöfrågor samt miljöfrågor Hantering av tillstånd, anmälningar och samordning Dokumenthantering (Se även kap. 6) Mötesordning Tidsplanering Resursplanering (Se även kap. 3) Kostnadsuppföljning Rapporteringsrutiner och information. Kontrollprogram/kontrollplaner/arbetsberedning/checklistor Avvikelsehantering och korrigerande åtgärder Hantering av ändringar och tillägg Teknisk dokumentation Besiktning och överlämnande
8(8) 5. Kvalitetsdokumentation För att redovisa att levererad produkt uppfyller specificerade krav skall under projekttiden upprättas ett antal kvalitetsdokument, så kallade redovisande dokument, såsom kontroll-program, kontrollplaner, checklistor, avvikelserapporter, revisionsrapporter, besiktnings-protokoll, varudeklarationer, provningsintyg, nöjdförklaringar, relationsritningar och slutrapporter. En viktig förutsättning för detta är att leverantören planerar och styr sin produktion på ett sätt som möjliggör härledning av material till provningsintyg, ritningar, specifikationer eller andra dokument. - Leverantören skall upprätta dokumentation som visar att produkten/objektet genomgått kontroll och provning enligt specificerade krav. Av dokumenten skall framgå följande: Nödvändiga identifieringsuppgifter Tidsangivelser Uppgift om vem som upprättat respektive godkänt dokumentet nivåer och referensdokument Resultat - Leverantören skall ha rutiner som gör att han kan återfinna produkter, fabrikat etc som används under byggskedet. - Leverantören skall sammanställa och bevara lämplig dokumentation (original eller kopia) av utförd kontroll och provning och vid avtalad tidpunkt till Trafikkontoret överlämna de kvalitetsdokument som angivits i kontraktshandlingarna. Övriga kvalitetsdokument skall förvaras hos leverantören. - Leverantören skall förteckna projekthandlingarna på ett sådant sätt att han kan gå tillbaka och finna samtliga handlingar som anger kvalitets-, miljö- och arbetsmiljökrav.
9(9) 6. Ständiga förbättringar / Erfarenhetsåterföring Det är viktigt att leverantören följer upp och ständigt förbättrar processerna i sin verksamhet samt informerar och samverkar med Trafikkontoret för att uppnå en allt bättre slutprodukt. - Leverantören skall ha en dokumenterad uppföljning och dialog med Trafikkontoret om resultatet av genomfört uppdrag. - Leverantören skall internt ha en dokumenterad genomgång/uppföljning med all medverkande personal för att utvärdera uppdragets genomförande och resultat.