Gör bra, få bra. Styrande dokument Redovisande dokument Hantering av avvikande produkter/tjänster Korrigerande åtgärder Förebyggande åtgärder

Transkript

1 Gör bra, få bra Detta dokument utgör Data Networks VBY ABs kvalitets och miljöledningssystem och innehåller information om hur vi arbetar med kvalitet och miljö. Dokumentet motsvarar kraven i aktuell ISO 9001/ISO och innefattar samtliga nedanstående begrepp: Styrande dokument Redovisande dokument Hantering av avvikande produkter/tjänster Korrigerande åtgärder Förebyggande åtgärder Kvalitets och miljöledningssystem Data Networks VBY har som målsättning att jobba så kvalitets och miljömässigt det överhuvudtaget är möjligt. Detta dokument är framtaget för att visa hur vi siktar på och når våra mål inom kvalitet och miljö, både internt och externt. Vi lever efter budordet GÖR BRA, FÅ BRA och det är ett tankesätt vi alla verkar för att utföra oavsett arbetsuppgift, kund, omvärldspåverkan eller position. Vårt ledord är kvalitet in i minsta detalj och det ska vara (och är många gånger) skillnaden mellan Data Networks VBY och våra konkurrenter. Samtliga medarbetare på Data Networks VBY känner till vår kvalitetspolicy, den går inte att undvika då den genomsyrar vårt arbetssätt i samtliga led genom hela företaget och finns i allt vi gör. Då vi är medvetna om de problem som felaktiga och sena leveranser av våra tjänster och produkter kan innebära för våra kunder har vi ställt upp kvalitetsmål som vi avser att nå i varje projekt vi medverkar i. Data Networks VBY ska ha en leveranssäkerhet på 99% och denna mäts på följande punkter: Försenad slutleverans av tjänst: mindre än 1% Fel eller brist i utförd tjänst: mindre än 1% Fel eller brist på produkt: mindre än 1% 1/5

2 Försenad slutleverans av tjänst Samtliga tjänster vi utför sker i projektform, både på löpande räkning och mot fast pris. Oavsett ska vi alltid utföra arbetet enligt tidsplan och leverera ett färdigt projekt i rätt tid (eller tidigare) än sista klardatum, vare sig det är vi själva eller kunden som sätter datum för slutleverans i aktuellt projekt. En försenad slutleverans behöver inte enbart bero på Data Networks VBY. Det finns parametrar som är utanför vår kontroll i projekt vi utför. Dels ligger ansvaret hos beställare av våra tjänster att förse oss med relevant underlag (och/eller material) för att kunna utföra arbetet i tid och dels ligger ansvaret hos leverantörer av material inom aktuellt projekt. För att förekomma dessa parametrar och förebygga problem att leverera i tid har vi delegerat ansvaret (att se till att underlag och/eller material finns senast dagen innan vi påbörjar en tjänsteleverans) på en hos oss för varje projekt utsedd projektansvarig. Vi har också tagit fram alternativa leverantörer och alternativt material där så är möjligt utan att överträda ställda SKALL krav i projektet. Att leverans på av oss utförd tjänst sker i tid är lika viktigt för oss som för våra kunder. Genom att arbeta proaktivt för att motverka förseningar tar vi ett nödvändigt och viktigt steg mot att alltid kunna leverera våra tjänster som senast på utsatt datum. Fel eller brist i utförd tjänst För att så långt det går undvika att fel eller brister uppstår i av oss levererad tjänst har vi tillsatt ett antal åtgärder. Dessa skall i möjligaste mån hållas konstant desamma oavsett typ av eller storlek på projekt och består av följande punkter: vi arbetar så långt det är möjligt två och två för att hjälpas åt att upptäcka och avvärja fel eller brister på respektive tjänst vi levererar vi arbetar uteslutande med det bästa på marknaden gällande verktyg, maskiner och utrustning samt det bästa materialet för respektive tjänst vi levererar vi arbetar mot ett internt kvalitetsdokument med steg för steg beskrivningar på relevanta arbetsuppgifter inom respektive tjänst vi levererar dokumentation i skrift och bild utförs i vårt projekthanteringsverktyg av den som utför tjänsten i samband med utförande av tjänsten egenkontroll utförs alltid av kvalitetsansvarig innan slutleverans av utfört arbete. På plats och/eller via projekthanteringsverktyg beroende på typ av tjänst som levereras De fel och brister som påpekas externt (av kund) i ett projekt registreras av den projektansvarige för att inte missa något och för att inte kunden ska behöva påpeka en felaktighet till fler än en person och/eller vid fler tillfällen än ett. Vi har tagit fram en procedur för att tillgodose både en snabb handläggning samt ett kvickt och ordentligt åtgärdande av aktuellt fel eller brist. Samtliga fel eller brister som uppstår registreras i vårt elektroniska system för omgående åtgärd. En felaktighet eller brist bör så långt det går att åtgärdas samma dag den upptäcks, utav för ärendet delegerad medarbetare (sköts av den som är projektansvarig i det aktuella projektet). Samtliga fel eller brister SKALL vara åtgärdade innan sista datum för leverans i projektet. 2/5

3 Företagets kvalitetsansvarige följer kontinuerligt status på reklamationer samt de åtgärder som tagits (och att de tagits) för att åtgärda respektive fel eller brist. Dessa dokumenteras i vår projektdatabas komplett med information som datum, plats, felorsak samt åtgärd mm. Data Networks VBY följer upp samtliga felaktigheter och brister i respektive projekt för att tillse att bibehållen uppsatt kvalitetsnivå erhålls inom alla de tjänster vi levererar. Fel eller brist på produkt Genom att uttalat ha för avsikt att alltid jobba med det bästa materialet på marknaden inom respektive tjänst vi levererar har vi tagit ett aktivt första steg för att mota Olle i grind. Tillsammans med beställare av våra tjänster tillser vi att också fortsättningsvis jobba inom samma snäva ramar för att hålla högsta möjliga standard på de produkter vi levererar. För att så långt det går undvika att fel eller brister uppstår på av oss levererad produkt har vi tillsatt ett antal åtgärder. Dessa skall i möjligaste mån hållas konstant desamma oavsett typ av eller storlek på projekt och består av följande punkter: vi arbetar uteslutande med det bästa på marknaden gällande produkter och material för det vi ska leverera till kund beställning av produkt sker hos noga utvald leverantör och mot vår egen interna beställningsunderlag med korrekt artikel /e nummer egenkontroll vid mottagandet av produkt före leverans till kund De fel och brister som upptäcks registreras i vårt elektroniska system så att inköps och försäljningsansvariga får direkt kännedom om problematiken. Också här har vi tagit fram en procedur för att tillgodose både en omgående handläggning samt åtgärd av aktuellt fel på produkten i fråga. Samtliga fel eller brister SKALL vara åtgärdade innan sista datum för leverans i projektet. Företagets kvalitetsansvarige följer kontinuerligt status på reklamationer samt de åtgärder som tagits (och att de tagits) för att åtgärda respektive fel eller brist. Dessa dokumenteras i vår projektdatabas komplett med information som datum, plats, felorsak samt åtgärd mm. Data Networks VBY följer upp samtliga felaktigheter och brister i respektive projekt för att tillse att bibehållen uppsatt kvalitetsnivå erhålls också på de produkter vi levererar. Styrande dokument och ansvar Företagets styrelse har tillsammans tagit fram detta styrande dokument för att kunna påvisa både internt och externt hur vi utför vårt kvalitets och miljöarbete. Styrelsen arbetar kontinuerligt med att upprätthålla detta system såväl som uppföljningen av det och dess efterlevnad. Det är styrelsen som slutgiltigen kontrollerar att reklamationer följs upp och åtgärdas av de som är ansvariga. Inköps och försäljningsansvar åligger projektansvarig i respektive projekt. Denna information finns dokumenterat i vårt projekthanteringsverktyg liksom i vår projektdatabas tillsammans med eventuell reklamationshanteringshistorik. Kvalitetsansvarig är Lars Dekenno. 3/5

4 Kvalitetssäkring av samarbetspartners och leverantörer (partners) Data Networks VBY använder ett egenproducerat verktyg för att kunna mäta kvalitet in i minsta detalj. Vår intention är att alltid enbart arbeta med partners som har lika hårda krav som oss. För att kunna utvärdera våra samarbeten betygsätter styrelsen tillsammans med projektansvarig hela processen från start till mål i respektive projekt. Vårt system bygger på att ett antal punkter poängsätts efter följande kriterier: Företagets varumärke. Hur hanterar partnern betalningstider, företagspolicy, arbetsmiljö och säkerhetsdokument. Produkt och tjänstekvalitet. Hur kvaliteten är på de produkter och tjänster partnern levererar åt Data Networks VBY och hur man sköter leverans och arbetstider. Fel och åtgärder. Hur man hanterar eventuella fel som orsakas samt hur dom åtgärdas och inom vilken tidsram det sker. Antalet uppkomna fel har också relevans. Service och support. Hur man sköter service och support på en eftermarknad, gentemot oss och våra kunder i de projekt man anlitats för. Även inställelsetider värderas. Administration. Hur hanterar partnern snabba ordrar, kvalitet på leverans (tid och felleveranser) samt dokumentation och offerter. Dessa punkter samlas och genererar ett poäng som blir summan av partnerns kvalitetsvärde. Ett genomsnittsvärde för respektive tjänst och produktsektion partnern verkar inom har tagits fram mot vilket denna utvärdering också jämförs för att kunna sätta ett totalvärde för partnern. Detta underlag tillsammans med totalpoängen överlämnas årligen till våra partners där man alltså får en möjlighet att utvärdera och eventuellt förändra/förbättra sitt arbete. Samarbetskontroll I samband med att vi presenterar underlaget har vi ett möte med respektive partner där vi tillsammans redovisar och analyserar resultaten. Vår betygsskala går från 1 5 där 1 motsvarar det bästa och 5 det sämsta. För att få fortsatt förtroende att leverera till Data Networks VBY krävs att partnern får 1 2 poäng, annars blir man klassad som icke passande partner och stryks från vidare samarbete nästkommande år. Vi jobbar naturligtvis professionellt och sakligt med detta verktyg så att våra partners förebyggande ska få en chans att förbättra sitt resultat i våra mätningar. Nya samarbeten kvalitetstestas alltid i mindre projekt först samt referenskontrolleras innan vi skalar upp dom till partners mot oss. 4/5

5 Data Networks VBY ett grönt blått företag Data Networks VBY har ett miljöledningssystem som ger samtliga medarbetare både kunskap och möjligheten att jobba miljömedvetet för att vi ska göra en så liten miljöpåverkan som det går. Till vår hjälp har vi därför tagit fram ett antal punkter som vi jobbar med dagligen och vi åtar oss således att: källsortera effektivt och omsorgsfullt tänka på miljön när vi kör och bland annat undvika tomgångskörning hålla 90% av våra möten utanför företagets säte över videokonferens använda miljövänliga arbetsmetoder och material så långt det går jobba papperslöst med tablets och smartphones skicka och ta emot fakturor på e post jobba agilt med förbättringar i ett konstant miljöarbete Styrelsen arbetar aktivt med att leta efter nya, bättre och miljövänligare metoder att driva företaget både ute på fält samt på kontoret. Styrelsen ansvarar också för att halvårsvis upprätta ett åtgärdsprogram där vi tar nya steg mot förändringar och förbättringar samt följer upp dessa successivt till nästa halvårsperiod. Miljömål på kort och lång sikt Vi är mycket medvetna om att vår bilpark och användningen av denna är den största miljöboven i företaget och vi har således en plan för att minska vår miljöpåverkan och det omgående. Vårt direkta miljömål är att under byta ut vår bilpark mot nya miljövänliga bilar. Vi tittar också på elbilar och kommer att utvärdera ett par alternativ under året som går (2015). Vårt senaste tillskott i bilparken är miljöklassad enligt EURO 5 och vi kommer framledes inte att anskaffa ett fordon som har lägre klassning än EURO 5. Långsiktigt vill vi drastiskt minska vår miljöpåverkan på utsläppssidan genom att enbart köra bilar som drivs av miljövänlig el. Men vi vill också göra förändringar överlag genom att implementera ett miljötänk hos samtliga medarbetare, både genom riktade punktinsatser och rent generellt, där vårt miljöarbete inte längre är en sak vi tänker på utan något som sitter i ryggraden och sker helt naturligt. Med andra ord gäller samma mantra för vårt miljöarbete som för allt annat gör bra, få bra! Lars Dekenno Dennis Löfqvist Markus Boman Fredrik Lingström Styrelsen för Data Networks VBY AB 5/5