Kvalitetssäkring Förnuft & Känsla Inspirationskällor: ISO, FR2000, TCO 6E samt egna erfarenheter och värderingar.

Transkript

1 Kvalitetssäkring Förnuft & Känsla Inspirationskällor: ISO, FR2000, TCO 6E samt egna erfarenheter och värderingar. 1. KVALITETSSYSTEM För att styra arbetet och vår utveckling, minimera risken för missförstånd och misstag samt ha rutiner som låter oss sätta uppdragsgivarens behov i fokus har vi följande kvalitetssystem. 2. LEDNINGENS ANSVAR Vi ska ge förutsättningar för att producera tjänster och produkter som fyller våra uppdragsgivares behov. Detta gör vi genom att dra upp tydliga riktlinjer för oss, våra samarbetspartners och leverantörer. Riktlinjer som styr verksamheten är bl.a. en accepterad affärsidé, en känd kvalitetspolicy, realistiska mål, som är kända av alla i vår organisation, en organisationsplan med väldefinierat ansvar och befogenheter samt individuella planer för kompetensutveckling. 3. AFFÄRSIDÉ Att hjälpa företag och organisationer att använda integrerad kommunikation som ett medel för att uppnå effektiva relationer internt och externt. 1. Vi arbetar med kommunikation som ett, av flera, styrmedel för att nå uppdragsgivarens visioner och mål. 2. Vi definierar behov, förutsättningar, mål, budskap och målgrupp samt tar fram handlingsplaner för att på bästa sätt kommunicera med rätt målgrupp. 3. Vi hjälper organisationer och företag att samla och sprida kunskap, fakta och argument så att alla parter har möjlighet att agera på ett, för organisationen, önskvärt sätt. 4. MÅL Våra mål behöver operationaliseras för att kunna mätas. Vårt främsta mål är att skapa en flexibel uppdragsorganisation som på ett kostnadseffektivt sätt kan möta uppdragsgivarnas behov med rätt kompetens för varje enskilt uppdrag.vi vill gärna se att vårt arbete gör nytta för samhälle, ekonomi, miljö och individer. En intern målsättning är att ge medarbetarna en plattform för att utnyttja sina kompetenser på ett sätt som motsvarar individens personliga målsättningar med sitt yrkesval. 5. KVALITETSPOLICY - Alla medarbetare ska känna till och acceptera innehållet i detta dokument. - Vi ska erbjuda rätt kvalité för varje enskilt uppdrag. Vi ska vara lyhörda för uppdragsgivarens prioriteringar och kunna anpassa oss till de förutsättningar som styr uppdraget. - Vi får aldrig tro att vi är klara med vårt kvalitetsarbete -vi kan alltid bli bättre! 6. KVALITETSMÅL - Varje uppdrag ska resultera i en nöjd kund. - Misstag ska aldrig upprepas. - Medarbetarnas mål för kompetensutveckling ska nås. 7. ORGANISATIONSPLAN Det interna arbete slås fast i ansvarsområden och arbetsuppgifter för att sköta företaget. Eftersom varje uppdrag får en skräddarsydd organisation görs en specifik organisationsplan i samband med anbud/offerter. Notera att vi vill ha uppdragsgivaren representerad i arbetsgruppen.

2 8. ANSVAR OCH ARBETSFÖRDELNING Då vi arbetar i en nätverksorganisation är det viktigt att vi alltid utser ansvarigt företag för varje uppdrag. Denna firma ansvarar gentemot kund och alla i nätverket ansvarar gentemot den som tecknar avtal med kunden. Huvudprincipen är att vi solidariskt delar bördan vid misstag eller felaktigt utfört arbetet. Genom ett vettigt försäkringsskydd och att följa lagar,branschpraxis samt generella avtal såsom kollektivavtal, ALG 95 etc.arbetar vi för minimala konflikter i samband med åtgärdande av sådana fel. 9. FÖRSÄLJNING OCH OFFERTARBETE Vi ska: - Försäkra oss om att de lösningar vi kan tillhandahålla verkligen kan lösa kundens problem. - Skriva offerter som ger uppdragsgivaren insyn i hur vi avser genomföra uppdraget och precisera alla kostnader så långt som möjligt. 10. KONTRAKTSGENOMGÅNG Vår målsättning är att gå igenom anbud, kontrakt och projektplan med uppdragsgivaren för att säkra att vi är överens om uppdragets genomförande och minimera riskerna för eventuella missförstånd. Erfarenhetsmässigt vet vi dock att många uppdragsgivare har svårt att finna tid till detta varför vi arbetar med bl.a. kontaktrapporter och checklistor för att säkra projektets genomförande. Om vi anar att en uppdragsgivare inte är medveten om juridiska eller ekonomiska konsekvenser av förändrade instruktioner eller tilläggsbeställningar påpekar vi detta när vi bekräftar förändringen. 11. GENOMFÖRANDE Att ta fram kommunikationsstrategier samt planera och genomföra erforderliga insatser kräver effektiv samverkan mellan de som ingår i arbetsgruppen samt samarbetspartners och underleverantörer. Denna process har många steg och led där dokumentation är lika viktig som arbetsklimatet i arbetsgruppen och dess relationer med omgivningen. Dessa punkter tas upp var för sig nedan. Dokumentation KONTAKTRAPPORTER Alla möten dokumenteras i kontaktrapporter, så även viktiga telefonsamtal, e-post etc. Förändrade förutsättningar ska alltid bekräftas skriftligt. LOGGBOK Varje projekt har en loggbok där bl.a. beslut, aktiviteter och status noteras. CHECKLISTOR För varje projekt upprättas checklistor för vem som ska göra vad. IDENTIFIERING Alla projekt får en unik kod som talar om vem uppdragsgivaren är. Alla dokument får en unik kod som talar om vem som ansvarar för det, underlättar sökning och förebygger problem med olika versioner. REGISTRERING Inkomna dokument numreras och noteras i loggboken.

3 ARKIVERING Digital information arkiveras på CD-skivor, pappersdokument arkiveras i pärmar, allt i ett system anpassat efter identifieringskoder. Vid behov kan arkivering ske i brandsäkert, låst utrymme. GALLRING Vid avstämningspunkter såsom godkännande av offert, övergång från strategi och planering till implementation, avslutat projekt och erhållen ersättning sorteras underlag och arbetsdokument bort. Ett år efter avslutat projekt gås projekthandlingarna igenom för att efter gallring arkiveras slutligt. Arbetsklimatet i arbetsgruppen ANSVAR Det ska vara tydligt vem som ansvarar för vad. Projektledaren ansvarar för att alla känner till vad som förväntas av dem. BEFOGENHETER Alla ska känna till sina befogenheter. Projektledaren har ansvaret. DIALOG En öppen dialog är nödvändig. Alla har alltid rätt att framföra sina synpunkter -även på det som ligger utanför deras ansvar och befogenheter. För att skapa den stämning som krävs måste gruppen vara överens om att detta är ett önskvärt arbetssätt och en "moderator/kurator" kan utses. Denna person ska ta emot synpunkter och åsikter i förtroende, om så behövs, och ha rätt att agera för att säkra arbetsklimatet i gruppen. Detta "skyddsombud" får aldrig vara densamma som projektledaren utan ska fungera som språkrör/bollplank mellan projektledaren och den övriga gruppen. TRIVSEL Här är lyhördhet och humor viktiga redskap, men de låter sig svårligen struktureras via kvalitetssäkring. En öl efter jobbet är ett verktyg! Relationer med omgivningen I ansvarsfördelningen ingår även vem som ansvarar för kontakter utanför gruppen. Det ska tydligt anges vem som har befogenheter att föra gruppens talan, ingå avtal, godkänna och beställa externa tjänster och produkter. Normalt ansvarar uppdragsgivarens representant för förankring i sin organisation medan vi ansvarar för förankringen i vår organisation. 12. MATERIAL TILLHANDAHÅLLET AV KÖPAREN/SEKRETESS/SÄKERHET Har vi skrivit på sekretessavtal med en uppdragsgivare gäller denna sekretess även inom Förnuft & Känsla/ arbetsgruppen. Underlag från uppdragsgivaren förvaras alltid så att utomstående inte kan se det. På begäran av uppdragsgivaren kan vi förvara material i brandsäkert och låst utrymme. När projekt avslutas går alla parter igenom materialet och så att alla återfår det material de önskar ha tillbaka. Särskilt viktiga dokument, bilder eller annat av värde noteras i projektets loggbok och/eller kvitteras av mottagaren.

4 13. RUTINER VID AVSLUTADE PROJEKT Vår önskan är att utomstående part utvärderar våra projekt för kundens räkning, i annat fall tillsätter vi egen personal som har haft minsta möjliga inblandning i projektet. Vi vet att objektivitet främjar utvärderingsresultatet. När vi fått se resultatet kommenterar vi det, ger vid behov svar på frågor, ytterligare information och/eller förslag till åtgärder för att avhjälpa eventuella brister. Slutavräkning och fakturering ska ske så snart som möjligt. Genom att hålla ihop projektets fysiska och ekonomiska avslut underlättas bl.a. fakturakontroll och utvärdering. Även efter avslutade uppdrag ska vi finnas tillgängliga för uppdragsgivaren som kan ha behov av ytterligare information, rådgivning, uppföljning etc. Vi ska också bemöda oss om att vara informerade om vad som händer på uppdragsgivarens arena. Även sådant som inte direkt berör oss kan inverka på avslutade och framtida projekt. Vi vill ha en beredskap för att kunna agera snabbt och/eller minska uppdaterings-och inläsningsbehov i framtiden. Vårt kundvårdsprogram syftar till att alltid finnas tillgängliga samt ha en kontinuerlig kontakt även under perioder mellan konkreta projekt. 14. INKÖP När vi anlitar underleverantörer väljer vi ut dem enligt följande kriterier. - Kvalité på tjänst eller produkt. - Förmåga att leverera. - Förmåga att hålla tidsplan och budget. - Tidigare erfarenheter av leverantören/rekommendationer. - Företagets miljöarbete. Se vår miljöpolicy. Dessa parametrar vägs mot priset och, om inköpen sker för annans räkning, i samråd med uppdragsgivaren. 15. INTERNA KVALITETSREVISIONER Alla projekt ska utvärderas även internt. Vi ser då till genomförandet och väger det mot projektets resultat enligt den externa utvärderingen. Vi vill med detta bl.a. förbättra våra rutiner, hitta bättre leverantörer och kompetensutveckla oss själva. 16. MILJÖ Insatsområdena kan sammanfattas under följande rubriker: INDIVIDEN Vi ser till ergonomi, social arbetsmiljö samt individens påverkan på den yttre miljön. ARBETETS UTFÖRANDE Vi ska använda metoder och material som har minsta möjliga påverkan på naturen. UNDERKONSULTER &LEVERANTÖRER Vi låter miljöaspekter väga in vid val av leverantörer. ENERGIFÖRBRUKNING Vid köp av utrustning väger vi in deras energiförbrukning i beslutet. Vi försöker också använda så lite energi som möjligt i det dagliga arbetet. TRANSPORTER Vi anlitar cykelbud om möjligt, annars föredrar vi miljöfordon.

5 INKÖP Det naturliga kretsloppet påverkar val av material, t.ex. möjlighet till återvinning eller återanvändning samt minsta möjliga skada vid tillverkning och distribution. AVFALLSHANTERING Allt miljöfarligt avfall ska alltid lämnas in till förvaring/återvinning. Återvinningsbart material som papper, glas, burkar, kartonger etc. lämnas till rätt återvinningsstation. Vi arbetar för närvarande med att beskriva syfte, strategier och mål för vårt miljöarbete.vi ska gå från ett passivt miljötänkande, där vi orsakar minsta möjliga skada, till ett aktivt tänkande som vi hoppas kan förbättra miljön för både människor och natur.