Avtalsuppföljning Särskilt boende SoL

Avtalsuppföljning Särskilt boende SoL 2015-05-27 Basfakta verksamhet Verksamhetens namn Antal boende Enhetens adress Almens äldreboende 40 platser Vinggränd (Barkarby) Jakobsberg Basfakta leverantör Leverantör/firmanamn Järfälla vård och omsorg Organisationsnummer 212000-0043 Kontaktperson för uppdraget Arnfinn Kleveland Telefonnummer till kontaktperson 070 002 43 75 E-post till kontaktperson Arnfinn.kleveland@jarfalla.se Kontaktperson för avtal Se ovan. E-postadress till kontaktperson för avtal Se ovan. Verksamhetsbesök Datum 2015-05-27 Verksamhet Almens äldreboende Närvarande vid uppföljningen För Almen; Elisabeth Stark, verksamhetschef och assistent. För Järfälla kommun: Jenny Järf, utredare samt Ewa Wahtramäe Carlsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschefens kompetens 3.2 Verksamhetschefens tjänstgöringsgrad (100 %) 100 % Hur länge har verksamhetschefen arbetat som chef/ledare med budget och/eller personalansvar inom äldreomsorg/funktionsnedsättning (36 mån senaste åtta åren) Har verksamhetschefen dokumenterad relevant högskoleutbildning om minst 120 hp/efter 2007-07- 01 180 hp. (ex. socionom, sjuksköterska, beteendevetare) Verksamhetschefen är snart inne på sitt 35:e år. Ålderdomshemsföreståndarinna utbildning+ utbildad vårdlärare. Om förändrat sedan starten: Har verksamhetschefen skriftligen godkänts av kommunen? Ja Nej Finns ersättare? Någon av kollegorna går in vid 1

Uppfyller ersättaren krav på relevant utbildning om 120/180 hp? Verksamhetschefens tillgänglighet 3.3 Under vilka tider är verksamhetschefen eller dennes ersättare tillgänglig? (kontorstid, vardagar) 3.3 Finns rutiner för arbetsledning under icke kontorstid? 3.3 Kan kommunen alltid nå verksamhetschef eller annan företrädare för utföraren dygnet runt alla dagar under året? Hur? (ex rullande schema, rutin mellan verksamhetschefer etc.) semester, oftast Ekens eller Björkens chefer. Rutinen för chefsberedskap finns i rutinpärmen. Under kontorstid på vardagar. Trygghetsjouren träder in på kvällar, nätter & helger. Telefonlista till bland annat trygghetsjouren finns uppsatt i hela huset. Genom trygghetsjouren. Ledningssystem för kvalitet Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska finnas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet samt för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Med hjälp av processer, rutiner och ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Det systematiska förbättringsarbetet ska bestå av riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Ledningssystemet ska minst omfatta rutiner för detta samt för anmälan enligt Lex Sarah, avvikelse- och klagomålshantering, samverkan, personalens kompetensutveckling, introduktion av nyanställda, kontaktmannaskap, hantering av egna medel och av nycklar eller motsvarande. 2.2 (4.2.5) Riskanalys Finns rutiner för riskanalys, för att förhindra att missförhållanden inträffar? som drabbat den enskilde. Om ja, när gjordes en riskanalys senast? identifiera risker (informationskällor-faktaunderlag), värdera (allvarlighetsgrad/sannolikhetsgrad), åtgärder 2 Ja Nej Delvis VC förklarar att rutiner för riskanalys hör ihop med andra rutiner. På demensavdelningarna finns det till exempel skriftliga rutiner för hur en checklista ska se ut för en boende i syfte att

2.2 (4.6.10) Egenkontroll Hur ofta genomförs egenkontroll av verksamheten? identifiera risker. På omvårdnadsavdelningen finns ingen skriftlig rutin men man har regelbundna möten med rehabpersonal för att identifiera risker som kan drabba den enskilde. I samband med att en genomförandeplan upprättas identifieras risker. VC gör egenkontroll av ekonomin kontinuerligt. Hon använder sig av de balanserade styrkorten. Genomförandeplaner och avvikelser granskas vid tertialrapport. VC är ansvarig för förvaring alla original av genomförandeplanerna. VC har utarbetat en mall för granskning av dokumentation som hon tänker använda för egenkontroll. 2.2 (4.6.9) 2:2 (4.4.3) SOSFS 2011:5 rapport/anmälan om missförhållande, Lex Sarah* Avvikelserna gås igenom varje vecka. Ungefär en gång i månaden är rehab personal med på dessa möten. Rutinerna finns i rutinpärmen. Avvikelsehantering/hantering av fel och brister I rutinpärmen finns en beskrivning av olika rutinavvikelser. Personalen har inte ansvaret att särskilja en SoL eller HSL- avvikelse utan rapporterar det till VC och/ eller sjuksköterska, som hanterar dessa. Sjuksköterskorna har möte 3

2.2 (4.6.8) 2.2 (4.2.8) 2.2 (4.1.13) varje vecka där de diskuterar SoL och HSL avvikelser. Det kan bli diskussioner kring om det rör sig om en avvikelse eller ej. Rutinerna finns i rutinpärmen. Klagomålshantering* ( rutiner) Samverkan * (Intern och extern) Dokumentation enligt SoL* Rutinerna finns i rutinpärmen. 2.2 Kvalitetsberättelse kvalitet i verksamhetsberättelsen för förbättring av verksamheten ( inget krav bör). Ja Nej Har verksamhetsberättelse upprättats det senaste året där det framgår hur ni arbetat med att systematiskt utveckla kvaliteten? 2.3. Miljöarbete (integrera miljöfrågorna som en naturlig del av arbetet, minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten, miljömedvetna inköp, återvinning, källsortering) (hur fungerar det? ) Ja Nej Under det första halvåret har de inte hunnit börjat arbeta med miljöfrågor. Verksamheten är inte miljöcertifierad. *Detta är en del av ledningssystemet, detta kommer upp senare i uppföljningen. Sammanfatta svaret sedan här ovan; i ja eller nej gällande om det finns rutiner upprättade i ledningssystemet) Rutiner/planer finns för: 4.5.3. Personalens kompetensutveckling Det finns skriftliga planer både på individuell och gruppnivå. Vid medarbetarsamtal görs en plan för kommande årpersonliga kompetensutvecklingsplaner. På gruppnivå har VC gjort en utbildningsplan över året; vilka utbildningar som är 4

aktuella, vilka som ska genomföra dessa, hur många som berörs samt när. 4.2.8. Introduktion av nyanställda Checklista används. Rutinerna sitter i rutinpärmen. Introduktionen av nyanställda är två dagar med utsedd handledare fr. personalen. VC gör en uppföljning av de personer som ska bli tillsvidareanställda eller gå på långtidsvikariat. 4.2.3. Kontaktperson (kontaktmannaskap) - rutiner för rollen - minst en tim/vecka avsättas för samvaro och enskilda aktiviteter med den enskilde samt information - dokumentera egentid - kontinuerlig dialog med den enskilde och anhöriga, ta emot synpunkter på omsorg och omvårdnad form och frekvens regleras i genomförandeplan (ev. be att få se) I rutinpärmen finns information om kontaktpersonen i en egen flik. 4.2.9. Hantering av privata medel VC och assistenten har ansvar för hantering av privata medel. VC har alla dokument etc. kring hanteringen inlåst i ett kassaskåp. Sjuksköterskorna har ett kvittoblock om det skulle uppstå situationer kring hantering av privata medel under helger. 4.7.1. Misstanke om brott Verksamheten följer riktlinjen från Järfälla vård och omsorg. Vid anställning finns ett särskilt dokument som den anställde får skriva under kring brott, stöld & sekretess. 5

Genomförandeplan och social dokumentation (SoL) 4.1.13. IT Är utföraren ansluten till socialnämndens verksamhetssystem, Procapita? 4.1.14 Fungerar verksamhetssystemet tillfredsställande? Om inte: Vad är problemet? 4.1.14. Sker dokumentation i Procapita? (Om inte: Dokumenteras på Järfälla kommuns mallar och blanketter). 4.1.13. Finns social akt innehållande - uppdrag/beställning - genomförandeplan - social journal för genomförande - (signeringslista) 4.1.13. Dokumenteras verkställigheten (av insatser som den enskilde beviljas, händelser som är viktiga för insatsen för den enskilde, avvikelser från genomförandeplaner samt andra avvikelser och förändringar som bedöms kunna leda till ny bedömning, anteckningar om kontakter som tagits) Ja Nej Ja Nej Inloggningen är krånglig. De har så kallad smsinloggning som sker i flera steg. VC upplever att detta försvårar arbetet. De har fått information om att fibernät ska installeras. Som det var sagt först skulle det komma i februari 2015 men har nu blivit fördröjt. Personalen dokumenterar dagligen. VC har skapat förutsättningar för att den dagliga dokumentationen ska vara möjlig genom att det finns en datorarbetsplats på varje avdelning. Pärmar finns kvar i köket men det ska övergå till att varje boende ska få en så kallad SoL pärm i bostaden. Arbetet pågår. Pärmen ska innehålla uppdrag, genomförandeplan, ADLstatus, förflyttningsstatus, hjälpmedel inkl. instruktioner, inkontinenshjälpmedel och tandvård. Ja Nej Delvis VC upplever att det är ett utvecklingsområde. En svårighet är att flera i personalen har språksvårigheter. Två personer är i princip analfabeter. Det finns en 6

4.2.4. Används genomförandeplanen för att stärka den enskildes reella inflytande och delaktighet? Utgår den från den enskildes önskemål ( fråga mig hur)? 4.2.4. När upprättas genomförandeplanen för en nyinflyttad? (Genomförandeplanen ska upprättas så snart som möjligt, dock senast tre veckor efter inflyttning) 4.2.4. Hur ofta revideras genomförandeplanen? (vid förändrade behov, men alltid minst två gånger per år) Bedömning genomförandeplan, fokusområde granskning av dokumentation & genomförandeplaner urval cirka 10 % * Bedömning dokumentation, fokusområde dokumentation av fritids-och kulturaktiviteter urval cirka 10 % * dokumentationsstödjare på varje avdelning. Medarbetarna som har stora språksvårigheter får hjälp av dokumentationsstödjare vid upprättande av genomförandeplaner. Medarbetare som ej kan läsa och skriva är inte kontaktpersoner och upprättar därmed inte genomförandeplaner. Ambitionen är att den upprättas inom två veckor. Vid förändrade behov men alltid minst två gånger per år. Granskning har gjorts som presenteras senare i uppföljningen. Granskning har gjorts som presenteras senare i uppföljningen. 7

Fokusområde granskning av dokumentation och genomförandeplaner Frågor besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner 4 stycken (40 boenden). Granskning genomfördes 150522. NOTERING: När slumpmässigt urval av fyra genomförandeplaner och tillhörande journaler skulle tas fram blev resultatet fyra (i stort sett) blanka, aktuella genomförandeplaner som inte kunde användas vid granskningen. Fyra nya genomförandeplaner fick tas fram. Framkommer det HUR insatserna ska utföras för att (nå målen)? Sammantaget kan hur: et beskrivas mer i detalj i genomförandeplanerna. Utvecklingsområde: Det går att utveckla beskrivningen av hur olika insatser och aktiviteter ska utföras i genomförandeplanerna det vill säga tydliggöra vem som ska göra vad och tydliggöra den enskildes behov och önskemål kring olika insatser. Är det beskrivet HUR den enskilde vill ha det genom hela genomförandeplanen? Sammantaget beskrivs behov och önskemål kortfattat i genomförandeplanerna. Utvecklingsområde: Personalen måste arbeta med att det ska synas att den enskilde är mer delaktig vid upprättandet av genomförandeplanen, att dennes behov och önskemål kommer fram. Bland annat ställa frågor till den enskilde: hur vill du ha det? Finns mål för insatser? I alla genomförandeplaner finns mål under de flesta huvudrubriker. I tre av fyra genomförandeplaner är målen överlag övergripande beskrivna. Det finns inte heller någon beskrivning kring hur man ska arbeta för att nå målen. I en genomförandeplan är målen konkreta, vardagsnära och realistiska. Utvecklingsområde: Personalen måste arbeta mer med målformuleringarna så att de beskriver hur den enskilde vill ha det i förhållande till nuet samt hur (mer konkret) personalen och den enskilde ska göra för att nå målet, ev. sätta vissa delmål och tidsbestämma målen. Framgår när insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp? I genomförandeplanerna finns datum när hela planen ska följas upp. Det framkommer inte när olika insatser ska följas upp. Utvecklingsområde: Att sätta datum för när olika aktiviteter ska följas upp i genomförandeplanen Hur ser dokumentationen kring händelser av vikt ut? (Relevant information i journalant.) Det finns dokumenterat i samtliga journaler kring när aktiviteter genomförts samt när den enskilde har blivit erbjuden aktiviteter och tackat nej samt skäl till det. Det framgår i en journal att genomförandeplanen har uppdaterats, inte i resterande. Utvecklingsområde: Att dokumentera i social journal när genomförandeplanen har uppdaterats eller upprättats. Övrigt Det finns dokumenterat i samtliga journaler kring när aktiviteter genomförts samt när den enskilde har blivit erbjuden aktiviteter och tackat nej samt skäl till det. Det framgår i en journal att genomförandeplanen har uppdaterats, inte i resterande. Två av fyra genomförandeplaner var inaktuella. Utvecklingsområde: Att dokumentera i social journal när genomförandeplanen har uppdaterats eller upprättats. Genomförandeplanerna ska uppdateras minst varje halvår. 8

Styrdokument, värdegrund, arbetssätt och metoder 4.2.1. Arbetar leverantören med de lokala värdighetsgarantierna? 4.2.1. Beskrivning av enhetens värdegrundsarbete Värdegrundsarbetet kommer med i introduktionsprogrammet. På arbetsplatsträffar finns en punkt som heter etik och bemötandefrågor. 4.2.1. Följer leverantören de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom som utarbetats och publicerats av socialstyrelsen? 4.2.6. Används metoder för att upprätta en bild av den enskildes funktioner och behov? (t.ex. Gottfries- Bråne-Steen, GBS, eller andra metoder) 4.2.2. Används levnadsberättelse som underlag och en del i det dagliga arbetet med att bemöta personer (med demensfunktionsnedsättning)? 9 Under våren 2015 har totalt sex personer, fem från omsorgspersonalen och en sjuksköterska gått värdegrundsledarutbildningen. Utbildningen är en satsning från beställaren i syfte att förankra värdegrund och värdighetsgarantier inom äldreomsorgen med hjälp av utsedda värdegrundsledare och VC. I början av juni ska VC gå på ett återsamlingsmöte för chefer kring detta för att få information om hur verksamheten ska arbeta vidare. All personal går igenom checklista och rutiner. VC upplever att checklistorna är bra redskap ute på avdelningarna. 4.2.6. Vilka andra metoder används idag i boendet? Vårdplaneringar hålls vid behov på boendet, tillsammans med boende, anhöriga och personal. VC pekar på att skapa dialog är ett viktigt förhållningssätt

för verksamheten. VC bjuder in till både bokade och spontana möten med boende och anhöriga om det finns behov av ta upp något. I övrigt använder verksamheten sig av genomförandeplanerna i sitt arbete. Socialt innehåll att ha möjlighet att ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra och vara delaktig i samhället 4.2.7. Skapar leverantören kontaktytor mellan de boende som så vill och enskilda, föreningar, skolor med flera? I så fall hur? Ja Nej Delvis Kyrkans verksamhet kommer för att hålla andakt var fjortonde dag. VC upplever att det är en svår balansgång kring att skapa kontaktytor och samtidigt se till att boendet är enskilda personers hem, vilket måste respekteras. VC är därmed skeptisk till detta. 4.2.7. Stödjer leverantören den enskilde så att han eller hon kan bibehålla sitt nätverk och, om han/hon så önskar, ta nya kontakter? I så fall hur? Kontaktpersonen har detta ansvar. Kontaktpersonen håller bland annat i kontakterna med anhöriga. De som bor här har telefoner på rummet vilket gör det möjligt för den boende att hålla kontakt med anhöriga och bekanta. Hur den enskilde vill ha det framkommer bl.a. levnadsberättelser. Om en boende är svårt demenssjuk är anhörigas berättelser viktiga som komplement. 10

4.2.7. Hur ofta får den enskilde möjlighet till utevistelse och frisk luft? (Grund: daglig utevistelse i närområdet, t.ex. promenadstöd, ledsagning eller möjlighet att sitta ute på balkong/terrass eller i trädgård). 4.2.7. Framgår det av genomförandeplanen vilka individuella och gemensamma aktiviteter som den enskilde önskar genomföra samt när, var och hur detta ska ske? (även fokusområde) 4.2.7. Hur får den enskilde ta del av vilka gemensamma aktiviteter som anordnas på äldreboendet? (Gemensamma aktiviteter ska vara anslagna på ett tydligt sätt på varje boendeenhet) 4.2.7. Är frivilligorganisationer aktiva och ger stöd på äldreboendet? I så fall: Hur får den enskilde information om det stöd som erbjuds av frivilligorganisationer på äldreboendet? 4.2.7. Finns trivselsamordnare i boendet? (Inget krav men intressant att utvärdera) Om ja, hur stor är tjänsten i procent? Personalen som arbetar under dagen har ansvaret att fråga de boende om de vill gå ut. De ska fråga varje dag. Hur ofta den enskilde får möjlighet till utevistelse är utefter individuella behov och önskemål. Varje fredag är utevistelse en planerad aktivitet. En svårighet är att hela huset endast har en hiss. Det tar lång tid om flera ska gå ut samtidigt. Ja Nej Delvis Överlag behöver det beskrivas mer utförligt kring vilka individuella och gruppaktiviteter som den enskilde är intresserad av och önskar delta i samt när och frekvens. Utifrån den granskning som genomförts (2015-05-22) saknades det framförallt dokumentation kring gruppaktiviteter. På varje avdelning finns information uppsatt kring veckans aktuella aktiviteter. Ja Nej Det finns en person anställd som aktivitetsamordnare på 20 % fram till augusti 2015. Därefter kommer anställningsformen förändras och gå över på uppdrag. Det finns ytterligare en person som är anställd på lönebidrag som arbetar som aktivitetsamordnare på 80 %. Hon kommer fortsätta 11

4.2.7. Hur ofta erbjuder leverantören aktiviteter utanför boendet (t.ex. utflykter med färdtjänst eller buss, kortare semesterresor) (Inget krav men intressant att utvärdera) arbeta med detta till 31/11-2015. Sedan kommer tjänstgöringsgraden att minska och även den gå över till uppdrag. Det innebär att ett avtal tecknas så att personerna kommer att arbeta som konsulter. Aktiviteter utanför boendet ordnas. Det blir till exempel turer till Plantagen, IKEA för både lite shopping och fika/mat. Det var inte längesedan som flera boenden och personal var på Görvälns gård på utflykt. Fokusområde granskning av dokumentation av fritids och kulturaktiviteter (150522) Frågor delvis besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner 4 stycken (40 boenden). Tas fritidsaktiviteter upp i genomförandeplaner? Individuella och gruppaktiviteter? Överlag behöver det beskrivas mer utförligt kring vilka individuella och gruppaktiviteter som den enskilde är intresserad av och önskar delta i samt när och frekvens. Det saknades framförallt dokumentation kring gruppaktiviteter. Utvecklingsområde: I genomförandeplanen ska det stå vilka individuella-och gruppaktiviteter som den enskilde önskar delta i samt när, var och hur detta ska ske. Erbjuds aktiviteter utefter den enskildes önskemål och behov? I två av fyra journaler kan man se att aktiviteter erbjuds utifrån vad som är dokumenterat i genomförandeplanen. Erbjuds individuella aktiviteter? I samtliga journaler kan man inte se att individuella aktiviteter har erbjudits. Utvecklingsområde: Av journalanteckningarna ska det tydligt framgå om aktiviteterna är individuella eller sker i grupp, när de har utförts och erbjudits. Hur ofta erbjuds individuella aktiviteter? Ansvaret ligger på kontaktpersonen. Ett nytt schema kommer börja gälla from 150901,vilket gör att det oftast kommer vara tre personal mellan 13-15. VC tror att detta möjliggör individuella aktiviteter. Hur ofta erbjuds gruppaktiviteter? En till två aktiviteter erbjuds på vardagar. På helger är detta inte möjligt på grund av lägre bemanning. Dokumenteras när utevistelse genomförs, när enskilde tackar nej el när det blir inställt och skäl till det? Sammanfattningsvis har journalerna dokumentation kring när utevistelse genomförs, när enskilde tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det. Utvecklingsområde: Tips att fortsätta använda rubriken aktivitet/utevistelse som hjälp för att göra dokumentationen enhetlig. 12

Dokumenteras när aktiviteter genomförs, när den enskilde tackar nej eller när det blir inställt samt orsak till det? Sammanfattningsvis har journalerna dokumentation kring när aktiviteter genomförs, när enskilde Tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det. Samverkan 2.2. 4.2.8. 2.2. 4.2.8. Med vilka finns samverkan? Internt & externt Samverkar leverantören med personer och organisationer som är viktiga för den enskilde? Exempel på samverkan internt är: arbetsplatsträffar (APT)1g/m, egna avdelningsmöten efter APT, teammöten 1g/v? Exempel på samverkan externt är regelbundna dialogmöten med avdelningschef Äldreomsorg, Järfälla vård och omsorg har möten varje månad, verksamhetscheferna inom egen regi särskilt boende har egna möten. VC saknar samverkan med äldreenheten. På boendet förekommer inga regelbundna. individuella uppföljningar. I så fall: Finns samtycke för samverkan på individnivå? 4.2.8. Samverkar leverantören med kommunens dagliga verksamhet? I så fall hur? Vilka nedskrivna rutiner finns? Hur görs de kända hos personalen? Ja Ja Nej Nej Många av de ovan nämnda rutinerna är skriftliga. I rutinpärmen finns rutiner för arbetsplatssträffar etc. Genom introduktionsprogrammet och på APT. 13

Personal Personalen har en viktig roll i omsorgen om äldre och funktionshindrade. Det ska finnas den personal som behövs för att säkerställa att den enskildes behov tillgodoses. Personalen ska ha nödvändiga kunskaper för att tillgodose kundens behov och kunna utföra beviljad insats. Personalen ska också ha kunskaper om verksamhetens mål och allmänna inriktning samt om den enskildes fysiska, psykiska och sociala behov. Personalen bör även ha goda kunskaper om åldrande, funktionsnedsättning och konsekvenser av dessa. Därutöver kan det även behövas specifik kunskap om just en enskild kund. Arbetet ska organiseras så att kunderna får beviljad insats för att därmed tillförsäkras skälig levnadsnivå (SoL-insatser) eller goda levnadsvillkor (LSS-insatser). För att hålla en jämn och hög kvalitet är det viktigt att den som förestår verksamheten ombesörjer planering, utveckling och utvärdering i takt med ändrad lagstiftning och nya forskningsresultat. Det är av högsta vikt att det råder en god etik och att varje kund får ett respektfullt och gott bemötande. Personalen ska även kunna tala och skriva svenska. 4.5. 4.5.1. Bemannas enheterna i förhållande till vårdtyngd och innehåll i individuella genomförandeplaner? 4.5.1. Finns personal i tillräcklig omfattning för att ge de boende social omsorg enligt socialtjänstlagen? Ja Nej Det är samma bemanning på alla avdelningar. Vid särskilda omständigheter ökas bemanningen som t.ex. inflytt eller palliativ omvårdnad. Ja Nej Delvis VC upplever detta som en svår fråga. Vad gäller personal efterfrågar VC kvalité inte kvantitet. Hon möter utmaningar avseende personalens kompetens på boendet. Flera är lönebidragstagare och saknar utbildning inom vård och omsorg. Det förekommer också mycket sjukfrånvaro. 14

4.5.1. Antal årsarbetare? ( SE framtaget dokument) Omsorgspersonal: Kvisten: 3,54 åa (Vakant: 0,90) Lövet: 4.44 åa Bladet: 4,5 åa Grenen: 4,28 åa Kronan: 4,6 åa Natt: 6,13 åa 4.5.1. Beskriv (och lämna)gällande täthetsschema. Finns resurser som delas mellan två eller fler enheter? 4.5.1. Beskriv eventuella förändringar som gjorts för att bemanningen ska motsvara de enskilda boendes behov 4.5.1. Finns legitimerad personal med sjukvårdskompetens dygnet runt? 1,0 verksamhetschef 1,0 assistent 0,20 aktivitetssamordnare 0,80 aktivitetsamordnare Omsorgspersonal alla dagar i veckan: - 1 person mellan 7.00-07.30-2 personer mellan 07.30-13.00-3 personer mellan 13-15.00-2personer mellan 15-20 -1 person mellan 20-07.30 På natten finns en person på varje våningsplan. Totalt finns tre personal i huset. Dessa går emellan avdelningarna. Utöver detta finns rörelselarm, dörrlarm etc. till de som har behov av det. Vid särskilda omständigheter ökas bemanningen som vid t.ex. inflytt eller palliativ omvårdnad. Endast i beredskap. 15

4.5.1. Hur stor är omsättningen av personal? (Hög kontinuitet bland personalen ska eftersträvas) (berättelse + ange i % per år) 4.5.1. Lämnas demensenheten obemannad vid något tillfälle på dygnet? Om inte: Hur organiseras arbetet för att detta inte ska ske? 4.5.1. Sker lyft och andra liknande riskmoment som ensamarbete? Låg omsättning bland omsorgspersonal. När egen regi tog över Almen följde personalen med från Frösunda. Sedan VC började har två medarbetare flyttat till annan ort. Personalen måste ibland lämna demensavdelningarna obemannade på natten. Det finns totalt tre personal som arbetar på natten. Det finns två demensavdelningar på översta planet och en demensavdelning på nedre botten. VC informerar att personalen har arbetsbeskrivningar vad som ska göras varje natt hos respektive boende. Utöver det finns rörelselarm och dörrlarm hos de boende där det behövs. Ja Nej Detta görs tydligt vid introduktion och rutinerna för lyft och andra liknande riskmoment finns i rutinpärmen. Kompetens Hur många tillsvidareanställda finns på boendet? 40 personer. Hur många vikarier - på långtidsvikariat/rad - som timvikarie 16 På långtidsvikariat finns två personal. Cirka 15 personer arbetar som timvikarier och de är Almens egna vikarier. Utöver dessa använder sig VC också av vikarier från vakansen vid behov. 4.5.3. Hur många har adekvat teoretiskt kompetens VC har svårt att uppskatta detta i nuläget. När egen

gymnasieskolans omvårdnadsprogram eller likvärdig utbildning (mentalskötarutbildning, undersköterskeutbildning)? 4.5.3. Hur många har adekvat praktisk erfarenhet 12 månaders dokumenterad erfarenhet av arbete inom äldreomsorg eller stöd till personer med funktionsnedsättning? 4.5.3. Hur många av de som återkommande arbetar i verksamheten har en individuell kompetensutvecklings-/fortbildningsplan? (All personal som återkommande arbetar ) 4.5.3. Erbjuds personalen handledning vid behov? - Intern av chef/gruppledare etc.? - Intern av annan person inom företaget? - Extern handledning? 4.5.4. Hur många personer har kompletteringsutbildningar inom demens, exempelvis Svenskt demenscentrums webbutbildning Demens ABC, undersköterskeutbildningar i demens eller andra vidareutbildningar i demens. 4.5.3. Behärskar omsorgspersonalen svenska enligt de europeiska nivåerna för hör-och läsförståelse, samtal/muntlig interaktion, muntlig produktion och skriftlig färdighet? (nya medarbetare ska ha dessa kunskaper, för redan anställda som inte uppfyller dessa nivåer ska en utvecklingsplan göras) Om nej, har det gjorts utvecklingsplaner för dessa medarbetare? regi tog över för fick VC inga uppgifter/ sammanställning av Frösunda kring personalens teoretiska kompetens. Tillsvidareanställda: Alla Långtidsvik: Alla Timvik: Alla Vakansen: VC vet ej. Alla. Extern handledning erbjuds ej. Intern handledning erbjuds genom VC och/eller sjuksköterska vid behov. Personalen har möjlighet till handledning via BPSDteam när det rör sig om en boende med demensdiagnos där särskilt svåra omständigheter råder. Alla i personalen har genomgått Demens ABC samt Demens ABC plus särskilt boende. Personalen som arbetar på demensavdelningarna har gått på en särskild demensföreläsning. Ja Nej Vet ej VC har ej hunnit testa personalen på dessa europeiska nivåer. Bland personalen finns i princip två analfabeter. VC upplever att det inte är realistiskt att göra utvecklingsplaner för dem. VC upplever att hon inte har verktyg eller medel för att kunna hjälpa dessa medarbetare. VC 17

efterfrågar en utbildning inom social dokumentation för personalen. De medarbetare som har språkproblem får hjälp av dokumentationsstödjarna. Klagomålshantering 4.6.8. Finns väl fungerande rutin för synpunkter och klagomål? (ev. titta på rutinerna) Om ja: Är rutinerna kända hos personalen? Har det inkommit något klagomål under året/avtalstiden?) Hur återkopplas åtgärderna till den enskilde eller dennes anhöriga? 4.6.8. Har sammanställning och analys gjorts beträffande inkomna synpunkter och klagomål som medfört 18 Verksamheten använder sig av Järfälla kommuns rutin för klagomålshantering. Broschyrer finns att tillgå i verksamheten. Vid inflytt informeras anhöriga och boende. Ja Nej Delvis VC vet ej om rutinerna är kända hos personalen. På arbetsplatsträffar finns en punkt som heter avvikelse- och klagomålsrapporter. VC upplever att personalen känner till att de ska hänvisa synpunkter och klagomål till henne och helst inte ta emot det själva. Ja Nej Hittills under 2015 har inga klagomål inkommit till kommunen. VC ringer till den enskilde eller dennes anhöriga på en gång. VC vill fånga upp den enskildes version för att få en bild av vad som har hänt. VC arbetar för att ha en öppen dialog. Hon kan om det finns behov kalla till ett möte. En sammanställning måste göras enligt en rutin från

förbättrade åtgärder i verksamheten? 4.6.8. Informeras den beställande handläggaren vid allvarliga klagomål? 4.6.8. Informeras den enskilde om rätten att framföra klagomål och synpunkter i kommunens system för klagomålshantering? Är leverantören behjälplig med detta? Järfälla vård och omsorg. VC gör regelbundna sammanställningar och skickar dessa till driftchef/utvecklingsledare på JVO. Ja Nej VC upplever att verksamheten ytterst sällan har kontakt med biståndshandläggarna. Vid allvarliga händelser kan det följas upp av handläggare, inte annars. Vid inflytt informeras den enskilde. Det förekommer att boenden framför synpunkter och då brukar VC ha en dialog direkt med den enskilde. Lex Sarah rapportering av missförhållanden/anmälan av allvarliga missförhållanden I föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) Lex Sarah framgår verksamheters skyldighet att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden samt att anmäla sådant till IVO. Missförhållanden avser såväl utförda handlingar som försummade eller underlåtna och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. 4.6.9. Är all personal väl förtrogen med och känner till innebörden i Lex Sarah och skyldigheten att medverka till den goda kvaliteten genom att rapportera missförhållanden? Ja Nej Delvis VC upplever att personalen känner till innebörden av Lex Sarah men att de inte är väl förtrogna vilket VC härleder till att personalen tar en händelse personlig och inte sätter in händelsen i ett systemperspektiv. 4.6.9. Hur informeras personalen om skyldigheten? På arbetsplatsträffar. Det sker regelbundet i och med att VC informerar om det har rapporterats om Lex 19

Sarah i verksamheten och vilka åtgärder som då har vidtagits. 4.6.9. Finns rutiner? 4.6.9. Hur ofta informeras nämnden? Det är en rutin genom Järfälla vård och omsorg. Leverantörens egna kvalitetskontroller 4.6.11. Vilka kvalitetskontroller finns? VC genomför egenkontroll av ekonomin kontinuerligt. Hon använder sig av de balanserade styrkorten. Genomförandeplaner och avvikelser granskas vid tertialrapport. 4.6.11. När och hur delges kommunen? (Senast en månad efter sammanställningen) De skickas till vård och omsorg enligt den rutin som finns. Fokusområde Lex Sarah & klagomål. Dialog kring klagomål och Lex Sarah. ( Hur arbetar ni kring detta för att utveckla verksamheten)? Diskutera eventuella klagomål/lex Sarah som uppkommit sedan senaste uppföljningen, fokus på 2014. Hur har dessa bidragit till att utveckla verksamheten? Under 2014 har fjorton stycken klagomål registrerade klagomål inkommit till Socialförvaltningen. Under detta år var det en annan utförare av Almen. Under 2014 förekom inga Lex Sarah rapporter. Under 2015 har hittills inga Lex Sarah rapporter eller klagomål inkommit. Övriga frågor 4.7.2. Identifikation Bär all personal synlig namnskylt? Ambitionen är att all personal ska bära synlig namnskylt. Vid uppföljningstillfället hade samtliga av personal som vi mötte namnskylt. 4.7.4. Är någon hos leverantören (verksamhetschef, personal) legal företrädare (god man, förvaltare) för någon av de boende? Företräder verksamhetschef/personal den boende Ja Ja Nej Nej på annat sätt? 4.7.5. Hur säkerställer leverantören att all personal känner till och följer reglerna om tystnadsplikt enligt Socialtjänstlagen 15 kap 1? 20 Genom information som ges vid nyanställningar.

4.7.8. Förekommer samarbete med daglig verksamhet för arbetsinriktad verksamhet? Hur många personer tas emot för daglig verksamhet? (leverantören förbinder sig att samarbeta med kommunens dagliga verksamhet om beställaren påtalar att det finns behov) 4.2.9. Sker organiserade inköp för kunds räkning till självkostnadspris (självkostnadspris, utan tilläggsavgifter) Ja Nej Ibland går personal och boenden till Brors café på servicehuset som ligger nära. Detta café drivs av daglig verksamhet. Ja Nej Brist i utfört arbete/avvikelser från gällande lagstiftning och ingånget avtal har uppmärksammats avseende SE separat dokument Begäran om åtgärdsplan- Almen, daterad 2015-08-19. 21