Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09 Johan Almesjö Inköp Gävleborg Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09 1
Vision Mål Partnern för den bästa affären Ägare Förtroende Kunder Trogna Leverantörer Meriterande Organisationen Attraktiva medarbetare Uppdraget Det som styr oss Upphandla varor och tjänster för offentlig sektor i vår region 2012-05-09 2
Dagens målsättning Hur gör vi bra affärer på rätt sätt Mötas i dialog om krav som ger värde för köpare och medborgare Göra det lätt att lämna anbud Tillämpa tecknade avtal lätt att avropa från de avtal som är tecknade Mötet nu Varför konkurrensutsätta offentliga köp Hur konkurrensutsätta offentliga köp Hur utveckla dessa köp Hur göra avrop idag och imorgon Hur göra köp när inte avtal finns direktupphandling 2012-05-09 3
Kommunalförbundet Inköp Gävleborg 10 medlemskommuner 40 offentliga kunder Styrs av en politisk direktion Upphandlande myndighet 29 anställda Kompetensbaserad organisation Lokala kontor Lokalt placerad personal 2 300 MSEK 1 200 aktiva avtal 385 upphandlingar 2011 2012-05-09 4
Grundprinciper i EG-rätten Likabehandling Icke diskriminering Proportionalitet Transparens Ömsesidigt erkännande. 2012-05-09 5
All offentlig upphandling regleras av lagar LOU: Lagen om offentlig upphandling klassisk sektor LUF: Lagen om offentlig upphandling försörjningssektorn LOV: Lagen om valfrihet Syfte: fri rörelse Gynna konkurens och öppenhet Anger formkrav som ej får frångås vid upphandling 2012-05-09 6
Tröskelvärde varor/tjänster: 1 897 540 SEK Upphandlingar av varor och A-tjänster över tröskelvärdet skall publiceras i hela unionen Tröskelvärde entreprenader: Upphandlingsförfarande över tröskelvärde Öppet, selektivt, förhandlat Upphandlingsförfarande under tröskelvärde Förenklat, urval, direkt Direktupphandling 15 % av tröskelvärdet (284 631:-) 2012-05-09 7
Balans Göra bra Göra rätt 2012-05-09 8
Affärer i vår region Göra många upphandlingar Göra upphandlingar synliga Teckna avtal som främjar konkurrens Göra upphandlingsarbetet enklare Förbättra och förenkla köp/beställningsprocessen 9
Vinst och värde Värde för medborgarens pengar Främjar konkurrens och mångfald Stärker det lokala och regionala näringslivet genom konkurrens Stödjer politiskt fattade beslut Konkurrensutsätta Förenkla administrationen Tydliggöra ansvar/roller Planeringsprocess 2012-05-09 10
Gävles inköpsstrategi/handlingsplan - Mot framtidens inköp 3 ben - Effektivitet - Hållbarhet - Styrning/ledning Internt Ökad avtalstrohet Styrning Miljö Effektivitet Externt Öka antal anbud/ förbättra konkurrens Bättre affärspartner Miljö Stimulera näringslivet Bästa lösningen för Gävle kommunkoncern Lägre totalkostnad och högre måluppfyllelse Alltid utgå från reella verksamhetsbehov 2012-05-09 11
Inköp och Inköpsprocess Inköpet, det operativa avropet, beställningen Inköpsprocess, täcker in 3 dimensioner Strategisk dimension, mål och riktlinjer Taktisk dimension, upphandling Operativ dimension, köpet, med mera Sammanlänka de 3 dimensionerna 2012-05-09 12
Den teoretiska processen Mål strategi formulering Behov/ Marknads analys Kartlägga Samordna Utveckla Resurser Förberedelse Kravspec Upphandla Avtala Leverantörs utveckling Utbildning Administration Support Beställa Betala Uppföljning Utvärdering Strategisk dimension Taktisk dimension Operativ dimension Kategoristyrning Inköpssystem mer än skaffa hem prylar 2012-05-09 13
Upphandlingsprocessen Förberedelser Leverans/Avrop Annonsering Avtal Öppning Beslut Kvalificering Utvärdering 2012-05-09 14
2012-05-09 15
Kategoristyrning Gruppering av varor och tjänster Målsättning och styrning per kategori Olika viktning beroende på kritikalitet Kan fokusera på olika kategorier över tid Strukturerad omvärldsbevakning Förbättrad uppföljning 2012-05-09 16
Vem gör vad i upphandlingsprocessen? Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter ger bättre resultat. Kund, verksamhet Ställer krav på produkt/tjänst Funktion Verksamhetskunskap Sakkunskap Logistik/avrop Vad ska utvärderas Kommunens mål/policys Projektpersoner Projektgrupp Inköp Gävleborg LOU Affären Kommersiella villkor Stöd i upphandlingen 2012-05-09 17
Riskanalys Avtalsbrott Ogiltigförklarande av ingångna avtal vid brott mot LOU Skadeståndsprocess Upphandlingsskadeavgift Köp utan konkurrens Köp utan föregående upphandling ger högre kostnad Sammanfattning Risken ökar Möjligheten ökar. 2012-05-09 18
Kravarbetet Krav som ökar värde och sänker kostnad Tydlighet Öppenhet Precisering Marginaloptimering Kostnadsreduktion Effektivitet och kommunal nytta 2012-05-09 19
Avrop från avtal Alltid köpa av avtalad part Minska administrativ börda Dagens lösning www.inkopgavleborg.se Morgondagens lösning inköpssystem 2012-05-09 20
En ekonomi med Inköpsstöd Inköpsstöd, principskiss Användare Anmodan Godsmottagning Fil till betalning Chef Attest Trevägsmatchning Leverans Ett gemensamt avropssystem Förutbestämda leverantörer Lätt att göra rätt! Faktura Order Leverantör Ekonomi Reskontror huvudbok Budget och prognos Tid och projekt Inköp Katalogbeställning Direktupphandling Avtal Lager/logistik e-fakturor Drift: 2013-01-02 2012-05-09 21
Inköpssystem Lätt att avropa rätt Effektivt administrativt flöde Förattest Matchning Betalning direkt Alltid avtalad produkt och tjänst till rätt pris 2012-05-09 22
Kartläggning köpbeteende Vad köper vi Vem köper respektive attesterar Var köper vi Vilken finansieringsform används Manuell avtals täckning mot slag (även eget/lokalt eller direktupphandling) Köptrohet Saknade avtal Resursbehov 2012-05-09 23
När det inte finns avtal Direktupphandling, information och stöd www.inkopgavleborg.se Gränsvärde vad innebär det egentligen Processtöd Personligt stöd 2012-05-09 24
Här når du oss www.inkopgavleborg.se Kundtjänst E-post: info@inkopgavleborg.se Telefon: 010-471 30 01 Öppettider: Vardagar kl.09-15 (lunch 12-13) Nu länkar vi också till nya upphandlingar på 2012-05-09 25