KALLELSE. Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, 2015-01-27, klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Maria Johanson

Kommunstyrelsen KALLELSE Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, 2015-01-27, klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Maria Johanson Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2015 ÄRENDEN Sid 1 Information från verksamheten - kommunchefen 2 Besök - Beatrice Solhjort gällande integrationsfrågan. att och att etablera nya företag i kommunen. utse näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson till kommunens kontaktperson Näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson redogör för ärendet. Beslutas av kommunstyrelsen. att godkänna ändring av datum 12, avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun (godkänt KF 39/13) så att sista dag då arbetet ska vara påbörjat ändras från 2014-12-31 till 2017-12-31. Mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors-Enquist redogör för ärendet. Beslutas av kommunstyrelsen 5 Ändrat datum i avtal om medfinansiering med Ekerum Golf & Resort gällande Korsning Ekerum och Gång - och cykelbana Rälla-Ekerum Ärendet behandlas vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde på förmiddagen. Likalydande beslut bör fattas (som punkt 4) för båda avtalen, dels mellan kommunen och Trafikverket och dels mellan kommunen och Ekerum Golf & Resort. Mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors-Enquist redogör för ärendet. Beslutas av kommunstyrelsen 6 Överklagande av Mark- och miljödomstolens dom 2014-11-25, Detaljplan Järnnian Mark- och miljödomstolen har i dom 2014-11-25 upphävt kommunfullmäktiges beslut att anta Detaljplanen Järnnian. 3 Avsiktsförklaring, deltagande i Kalmar Science Park Incubator Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 2 kommunstyrelsen att teckna samarbetsavtal (Letter of Intent) med Kalmar Science Park Incubator AB för att bättre kunna ge stöd till nya företagsidéer 2015/6-106 2015/4-014 4 Ändrat datum i avtal om medfinansiering med Trafikverket gällande Korsning Ekerum och Gång - och cykelbana Rälla- Ekerum Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 6 kommunstyrelsen 2015/4-014 2012/57-214 1-6 7-15 16-19 20-38

Kommunen har meddelat att domen överklagas och beviljats anstånd med att utveckla grunderna till 18 februari 2015. Samhällsbyggnadschef Göran Borgö redogör för ärendet och redovisar upprättat yttrande vid sammanträdet. Beslutas av kommunstyrelsen 7 Upphandling - mobil scen, Borgholms torg Kommunstyrelsens arbetsutskott godkände 2014-08-26 att befintlig scen skrotas och uppdrog till kommunledningskontoret m fl att ta fram förslag på ny scen och placering i Borgholms innerstad inför turistsäsongen 2015. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 3 kommunstyrelsen att uppdra till ekonomiavdelningen att tillsammans med verksamhetschefen på Borgholms Slott upphandla mobil scen. Till ärendet bifogas förslag på skallkrav. Verksamhetsansvarig Jan-Åke Johansson redogör för ärendet. Kommunstyrelsen ska enligt antagen upphandlingspolicy besluta om skall-kraven vid kommunens egna upphandlingar. Tilldelningsbeslut beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. 8 Upphandling fartsänkande åtgärder på Sandgatan, återrapportering av bifallet medborgarförslag Kommunfullmäktige biföll 2012-06-18 medborgarförslaget. På grund av investeringsstopp, personalförändringar m m har beslutet inte verkställts. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 4 kommunstyrelsen att ge servicechefen i uppdrag att snarast upphandla den hastighetssänkande åtgärder (/fysiskt farthinder) inom befintlig budgetram. Beslutas av kommunstyrelsen beslutsformuleringen bör dock ändras till att ge ekonomiavdelningen i uppdrag att tillsammans med servicechefen genomföra direktupphandling av hastighetssänkande åtgärder. 9 Granskningsrapport - intern kontroll till skydd för oegentligheter Borgholm 2014-10-14, återrapportering Kommunledningskontoret redogör i tjänsteskrivelse för införda förbättringsåtgärder. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 8 kommunstyrelsen att överlämna redogörelsen av förbättringsåtgärderna som svar. Beslutas av kommunstyrelsen 11 DISKUSSIONS/BESLUTSÄRENDE SCB Medborgarundersökning - Återrapportering av genomförd medborgarundersökning Kommunstyrelsen beslutade 2013-05-14 att delta i SCB:s medborgarundersökning hösten 2014. Diskussion vilka åtgärder som bör vidtas utifrån resultatet, samt beslut om deltagande i en kommande medborgarundersökning. 2014/190-319 2011/194-008 2014/234-007 10 Granskningsrapport - Förstudie avseende kommunens borgensåtagande gentemot Borgholm Energi AB, återrapportering Kommunledningskontoret lämnar i tjänsteskrivelse förslag på möjliga åtgärder. Dessa beslutas i särskild ordning vid ett kommande KSsammanträde efter att kommunstyrelsen vid dagens sammanträde godkänt skrivningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2015-01-13 9 kommunstyrelsen att överlämna föreslagna förslag på åtgärder som svar. Beslutas av kommunstyrelsen. 2014/238-007 2012/185-100 ENDAST DIGITALT 29-42 43-44 45-60 61-67 68-193

12 Eventuell revidering av Vision 2020 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2014-12-16 323 kommunstyrelsen att påbörja arbetet med eventuell revidering av befintliga Vision 2020 Diskussion eventuell revidering och framtagande av nya verksamhetsmål 13 Meddelande och delegationsbeslut skickas digitalt 2015-01-19 2011/87-012 194-196 197-207

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 1 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 2 Dnr 2015/6-106 KS Samarbetsavtal, Kalmar Science Park Incubator AB. Vid dagens sammanträde informerar Louise Östlund, vd för Kalmar Science Park, om företaget, inkubatorns syfte och det erbjudande som nu gått ut till regionens kommuner att delta i inkubatorn. I tjänsteskrivelse 2015-01-08 föreslår kommunledningskontoret att Borgholms kommun upprättar en avsiktsförklaring med Kalmar Science Park Incubator AB för att bättre kunna ge stöd till nya företagsidéer och att etablera nya företag i kommunen. Av tjänsteskrivelsen framgår att Kalmar Science Park erbjuder en kreativ mötesplats för idéer och innovativa företag som vill växa. Företaget stärker regionens attraktivitet genom att tillföra nytänkande, inspiration och nätverksbyggande i nära samarbete med näringslivet och Linnéuniversitetet. Kalmar Science Park ska vara den naturliga innovationspartnern i regionen och en förebild för andra kunskapsintensiva miljöer samt bidra till ett framgångsrikt näringsliv som möter framtidens utmaningar. Kalmar Science Park har nu öppnat upp för samarbete med alla länets kommuner. Grunden för samarbetet är Science Park-idén dvs att vara en professionell aktör som konkret arbetar med följande tre områden: En fysisk mötesplats, med plats för företag i vardande, nystartade och/ eller i en senare utvecklingsfas Värdeskapande tjänster som stöder start och tillväxt av företag Kunskapsflöden mellan forskning och företag. Tillgång till en fullt utvecklad Science Park enligt avtal är ett mycket kostnadseffektivt sätt att kunna erbjuda företag/personer i kommunen möjlighet att växa. Syftet är att företag/personer ska kunna få professionell hjälp lokalt på landsbygden, utan att behöva flytta sin verksamhet dit där man kan få stöd. Målet är att verksamheten ska startas, drivas och stanna lokalt för att möjliggöra utveckling i hela kommunen. Kostnaden för kommunen är kopplad till antal idéer som förmedlas till inkubatorn och kan därmed styras helt: 5 000 kronor för kostnadstäckning av initial screening av ca tre företag. 50 000 kronor för kostnadstäckning av affärsutveckling i inkubatorn då affärsidén/företaget från kommunen är antaget. Motsvarar kostnaden för antaget objekt per helår. Finns inga aktuella objekt utgår heller ingen avgift. (Det noteras att fattat beslut löper över två år.) Enligt undersökning gjord av Svenskt Näringsliv, företagsklimat 2014 vill både företagarna och politiker starkt stimulera till nya företag i Utdragsbestyrkande

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 2 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 kommunen. Nyföretagande anses som en viktig faktor för att kunna ge förutsättningar för ett expansivt näringsliv. Konsekvensanalys Enligt avtalets utformning är det möjligt för kommunen att helt styra utvecklingen av avtalet och där med kostnaden för samarbetet. I avtalet ingår inga åtaganden som kan belasta kommunen i framtiden utan bara möjliggör för utveckling i kommunen. Uppskattningen är att 4-5 kommuner i Kalmar län har för avsikt att ingå samarbete med Kalmar Science Park i år. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t a t t teckna samarbetsavtal (Letter of Intent) med Kalmar Science Park Incubator AB för att bättre kunna ge stöd till nya företagsidéer och att etablera nya företag i kommunen. utse näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson till kommunens kontaktperson. Utdragsbestyrkande

3 Utkast till Letter of Intent mellan NN kommun och Kalmar Science Park AB Om Kalmar Science Park Incubator Kalmar Science Park Incubator (i fortsättningen kallat Inkubatorn) är ett verksamhetsområde inom Kalmar Science Park AB som ägs av Kalmar Kommunbolag AB, Tieto Sverige AB, CGI Sverige AB och företagsföreningen Kalmar Science Park. Basfinansieringen av verksamheten kommer från det offentliga med Kalmar kommun och Kalmar kommunbolag AB. Genom projekt bidrar även andra aktörer till finansiering. Inkubatorns syfte är att på ett effektivt och säkert sätt stödja affärsidéer och företag att förberedas för och snabbt nå tillväxt. De företag som söker sig till inkubatorn grundar sig på idéer från både akademin och det övriga samhället och har en bakgrund från en mängd olika branscher och områden i hela Kalmar län. Gemensamt är att de affärsidéer och företag som finns i Inkubatorn alla har potentialen och viljan att bli och vara ett tillväxtföretag. Inkubatorn arbetar med kvalificerad affärsutveckling och har ett stort nätverk av kompetenser och expertstöd för att på bästa sätt hjälpa företagen att utvecklas och växa. Genom Inkubatorn finns också kontakter till olika potentiella finansiärer då kapital behövs för lansering och expansion. Inkubatorn följer företaget löpande under en längre period med en kvalitetssäkrad affärsutvecklingsprocess. Inkubatorns arbete med företaget i tid kan variera beroende på affärsidé och företag. Inkubatorn har som ambition att stödja företaget tills detta har etablerat sig på marknaden. I genomsnitt är ett inkubatorföretag med i 2-2,5 år innan en så kallad exit. Inkubatorn är en så kallad generell företagsinkubator 1, det innebär att de företag som finns i Inkubatorn grundar sig på affärsidéer från en mängd olika områden. För att kunna leverera kompetens inom dessa olika områden krävs en bredd av erfarna affärsutvecklare som är skolade i etablerade affärsutvecklingsmetoder. 1 Definition av företagsinkubator : Inkubatorer erbjuder en dynamisk process för utveckling av människor, affärer och företag. Inkubatorn bistår entreprenörer med aktiv och anpassad managementsupport, finansiella, tekniska och kommersiella nätverk samt en kreativ tillväxtmiljö med tillhörande kontorsservice. (www.sisp.se ).

4 Förinkubatorprocess och inkubatorprocess För affärsidéer och företag som behöver verifiera marknad och beskriva sitt värdeerbjudande finns en förinkubatorprocess på 6 månader. Därefter, eller om man direkt från start anses ha verifierat marknaden och formulerat ett värdeerbjudande, kan företaget vara aktuellt för inkubatorprocessen. I inkubatorprocessen är företaget med tills detta nått kommersialisering och etablerat sig på marknaden. De grundläggande kraven som ställs för att kunna bli antagen till Inkubatorprocessen är att affärsidé/företag uppfyller inkubatorns kriterier och villkor från början eller vid avslutad förinkubatorprocess, se Bilaga 1. Antagning till respektive process har föranletts av ett eller flera möten i mottagningen med en av Inkubatorns affärsutvecklare. Utifrån affärsmodeller i mottagningen beskrivs affärsidén/företaget och en första screening samt en initial bedömning utifrån kriterierna genomförs. Samarbetet Genom ett samarbete med Inkubatorn kan NN kommun (i fortsättningen benämnd kommunen) erbjuda den kvalificerade affärsutveckling och den strukturerade process som Inkubatorn tillhandahåller. Det innebär också att företag med tillväxtpotential kan möta andra i samma situation under processens gång, något som är en viktig del i företagets utveckling, och samtidigt finnas kvar i hemkommunen. Inkubatorn och kommunen ska verka för ett aktivt samarbete enligt nedan: Inkubatorn ansvarar för: 1. Att tillhandahålla inkubatorprocessen med kvalificerad affärsutveckling, stödverktyg och nätverk. Detta sker där Inkubatorn har sitt säte. 2. Att genomföra screening. Detta innebär ett till två möten i mottagningen á 1 h med enskilt företag samt bedömning om deltagande eller ej i förinkubatorprocess eller inkubatorprocess. Uppskattningsvis krävs det att tre företag/affärsidéer screenas för att finna ett företag som antas. 3. Att i dialog med utsedd kontaktperson i kommunen ta beslut om antagande av företag/affärsidé. Vidare i dialogen också göra en bedömning om möjligheten att hålla två bolag igång eller ett beroende på hur budgeten har nyttjats samt om företaget/affärsidén ska antas till förinkubatorprocess eller inkubatorprocess. 4. Att ha genomgång med lokal företrädare från kommunen i syfte att informera om processen samt kriterier för antagning. 5. Att kommunens logotyp och länk presenteras på Kalmar Science Parks hemsida. 6. Att omnämna samarbetet i presentationer som görs regionalt och lokalt.

5 Kommunen ansvarar för: 1. Att sprida information om samarbetet och erbjudandet till företag och allmänhet i kommunen i syfte att finna potentiella objekt till inkubatorprocessen. 2. Att hålla en första kontakt med företrädaren för affärsidén/företaget. 3. Att sköta första kontakten mellan Inkubatorn och de företag i kommunen som är i behov av screening i enlighet med Inkubatorns ansvarstagande. 4. Att i dialog med företrädare för Inkubatorn vara delaktig i beslut om antagande av affärsidé/företag. Ekonomiskt upplägg Det sammanlagda maxbeloppet för kommunen är 55 000 kr per kalenderår enligt nedan beskrivet upplägg. Vill kommunen delta i EU-projekt (Arbetsnamn) ägt av Kalmar Science Park, kommer kommunen få förmånen att istället kunna skicka in det dubbla antalet objekt för nämnda maxbelopp under förutsättning att sådana finns. Kommunen behöver då fatta ett intentionsbeslut med årlig omprövning om att delta i projektet under projektets period. Om inga aktuella objekt återfinns under projektperioden, kommer insatta projektmedel från kommunen att gå till andra överenskomna företagsfrämjande insatser i kommunen inom projektets ramar. Om kommunen väljer att inte medverka i projektet gäller nedan beskrivet upplägg förutsatt att Inkubatorn har objekt från kommunen att screena och anta till Inkubatorn. Finns inga aktuella objekt utgår heller ingen avgift. 5 000 kr för kostnadstäckning av initial screening av ca tre företag. 50 000 kr för kostnadstäckning av affärsutveckling i Inkubatorn då affärsidén/företaget från kommunen är antaget. Motsvarar kostnaden för ett antaget objekt per helår. Mervärdeskatt tillkommer enligt gällande lagstiftning. Tidsperiod Vid medverkande i EU-projekt, gäller detta Letter of Intent under projektperioden. Vid icke medverkande i EU-projekt, gäller detta Letter of Intent två år framåt från avtalets undertecknade. Kalmar den Ort den Louise Östlund Kalmar Science Park AB NN NN kommun

6 BILAGA 1 Antagningskriterier till Inkubatorn: Affärsidén eller företaget ska ha tillväxtpotential Entreprenören ska ha ambitionen, drivet och viljan att utveckla affärsidén/företaget Affärsidén/företaget ska ha skalbarhetspotential Det ska finnas en möjlighet att växa med företaget nationellt och gärna internationellt Nytänkande och ett hållbarhetstänk i affärsidén ses som positivt samt: Entreprenören har ambition att bilda AB Entreprenören kan lägga tillräckligt mycket tid på sin affärsidé/företag En antagningspresentation ska vara genomförd Affärsidén/företaget uppfyller antagningskriterierna i övrigt

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 7 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 6 Dnr 2015/4-014 KS Ändrat datum i avtal om medfinansiering med Trafikverket gällande Korsning Ekerum och Gång- och cykelbana Rälla-Ekerum. I tjänsteskrivelse 2015-01-07 och vid dagens sammanträde föreslår mark- och exploateringsstrateg Anders Heidenfors-Enquist att kommunstyrelse godkänner ändring av datum i 12, avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun (KS 2013.1674) så att sista dag då arbetet ska vara påbörjat ändras från 2014-12-31 till 2017-12-31. Av skrivelsen framgår att för att avtalet med Trafikverket om medfinansiering avseende ombyggnad av anslutning med väg 136 vid Ekerum ska fortsätta gälla krävs att giltighetstiden förlängs genom att datum för sista dag då arbetet ska vara påbörjat flyttas fram. Kommunfullmäktige godkände 2013-03-18 39 avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun avseende medfinansiering av ombyggnad av anslutning med väg 136 vid Ekerum samt gång och cykelväg Rälla-Ekerum. Eftersom det datum som avtalet anger som sista dag för att påbörja arbetet har passerat och arbetet ännu inte är påbörjat krävs att datumet ändras för att det ska fortsätta gälla. Parterna har enats om att sista dag lämpligen flyttas fram till 2017-12-31. Ändringen görs genom att båda originalhandlingarna, som ett tillägg till 12, påförs texten Datum ändras till 2017-12-31 samt firmatecknarnas underskrifter. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t godkänna ändring av datum i 12, avtalet mellan Trafikverket och Borgholms kommun (godkänt KF 39/13) så att sista dag då arbetet ska vara påbörjat ändras från 2014-12-31 till 2017-12-31. Utdragsbestyrkande

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 39 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 3 Dnr 2014/190-319 KS Scenen, Borgholms torg, återrapportering. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-08-26 234 att godkänna att aktuell scen skrotas. att uppdra till kommunledningskontoret att i samråd med representanter från samhällsbyggnadsförvaltningen och Borgholm Energi ta fram förslag på ny scen och placering i Borgholms innerstad inför turistsäsongen 2015. Vid dagens sammanträde återrapporterar verksamhetschef Borgholms Slott Jan-Åke Johansson ärendet. Det framgår att det är lämpligast att köpa in en mobil scen som kan användas på flera ställen i kommunen och även hyras ut till andra intressenter. Det noteras att enligt antagen Upphandlingspolicy ska kommunstyrelsen besluta om skallkraven i kommunens egna upphandlingar och arbetsutskottet beslutar vilka upphandlingar kommunen ska delta i samt godkänna tilldelningsbeslut. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t uppdra till ekonomiavdelningen att tillsammans med verksamhetschefen på Borgholms Slott upphandla mobil scen. Utdragsbestyrkande

40 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (2) 2015-01-16 2014/190- Handläggare Jan-Åke Johansson Verksamhetschef Borgholms Slott Ert datum Er beteckning Tjänsteskrivelse; Upphandling mobil scen. Förslag Kommunstyrelsen köper in en mobil scen som uppfyller minst de krav som redogjorts för. Kommunstyrelsen avsätter 700 tkr i 2015 års investeringsbudget. Borgholms Slott ansvarar för och driftar den mobila scenen. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-08-26 234 att godkänna att den scen som stått på torget i Borgholm under sommaren skrotades. Kommunledningskontoret fick i uppdrag att tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen och Borgholm Energi ta fram förslag på scen och placering i Borgholms innerstad inför turistsäsongen 2015. Stadskommittén i Borgholm diskuterade under hösten frågan och föreslog att kommunen istället för att köpa in en ny scen till torget i Borgholm skulle undersöka inköp av en mobil scen. Borgholms Slotts verksamhetschef Jan-Åke Johansson fick av kommunchefen i uppdrag att utreda frågan vidare. Jan-Åke Johansson återrapporterade till kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-01-13 3. Enligt slottets verksamhetschef är det lämpligast att kommunen köper in en mobil scen. En mobil scen kan användas i hela kommunen och även hyras ut till andra intressenter. Borgholms Slott är den verksamhet i kommunen som har störst erfarenhet av scenbyggnation så det är lämpligt att slottsverksamheten ansvarar även för den mobila scenen. Bedömning En mobil scen skall minst uppfylla följande; Scenytan skall vara 6 x 10 meter Golvhöjd skall vara 1.20-1.40 meter Scentaket skall med PA-vingar klara av en totallast på minst 2 ton samt skall taket vara bestyckat med minst 3 stycken trossar för att kunna hänga lampor fördelat på framkant, mitt och bakkant på scenen Skall kunna transporteras med ett BE-körkort samt i en hastighet av 80 km Golvbelastning skall klara 350 kg/m2 Postadress Telefon Telefax e-mail / www Box 52[ 0485-880 72 jan-ake.johansson@borgholm.se 38721 Borgholm http://www.borgholm.se

41 2 (2) Skall kunna sättas upp och tas ner av en person utan att kräva mer än vanlig fysik Skall ha en maxtid på 35 minuter för uppsättning och nedtagning Skall ha ett värmegalvaniserad chassis Mobila scenen skall vara godkänd enligt internationell erkända TÜVstandarder Skall ge optimal säkerhet och komfort under alla arrangemang En hög vindstabilitet skall säkras genom att kombinera scenens vikt, inbyggda kanaler och valet av textil Scentextilierna skall vara flamsäkra Scenen skall ha 2 förlängningssidor till sidodraperingen. Dessa skall vara anpassade till övriga scenens intäckning och passa ihop i färg och fästen m.m. Scenakustik skall vara mycket god Scenen skall ha drifts- och underhållskostnader, som är begränsade till att vårda bromsar och däck, smörjning av rörliga delar, byta bl.a. gummiband och remmar Konsekvensanalys Att investera i en mobil scen som en person kan bygga upp på ca 30 minuter är mer ekonomiskt försvarbart än att investera i en fast scen som kräver flera timmars uppbyggnad och nedtagning per ställe. Den mobila scenen kan användas i hela kommunen under hela året. Det går snabbt att sätta upp och tar ner den samt flytta den till ett nytt ställe. Köps rätt mobil scen in kommer den att bära sig ekonomiskt eftersom det i närområdet finns behov av att kunna hyra en mellanstor scen. Checklista för jämställda beslut Se bifogad checklista. Christina Madeling Kommunchef Jan-Åke Johansson Verksamhetschef Borgholms Slott

42 Riktlinjer/checklista för jämställda beslut Ett jämställdhetsperspektiv ska integreras i alla verksamhetsområden och i alla led i beslutsfattande, planering och utförande av verksamheter. Konkret innebär det att förhållanden och villkor för både kvinnor och män, pojkar och flickor oavsett etniskt ursprung och eventuella funktionsnedsättningar, ska synliggöras. För att säkerställa att Borgholms kommun bedriver en jämställd politik och verksamhet är det nödvändigt att jämställdhetsperspektivet beaktas i ärendeberedningen. Beredande tjänsteperson gör tjänsteskrivelsen och granskar den utifrån checklistan. Checklistan skickas som bilaga till tjänsteskrivelsen i ärendet. CHECKLISTA - ett hjälpmedel för ärendeberedning och beslut Granska om tjänsteskrivelsen/beslutsunderlaget ger svar på följande punkter: Frågeställning Ja Nej Kommentar Har hänsyn tagits till fastställda jämställdhetsmål i kommunen, nationellt och i CEMR? (Se sid 2-3) x Ej tillämpligt i detta fall Redovisas statistik uppdelad på kvinnor och män, flickor och pojkar? x Ej tillämpligt i detta fall Redovisas hur behoven ser ut för kvinnor och män, flickor och pojkar? x Ej tillämpligt i detta fall Redovisas hur dessa behov tillgodoses för kvinnor och män, flickor och pojkar? x Ej tillämpligt i detta fall Redovisas vilka konsekvenser beslutet kan komma att ge för kvinnor och män, flickor och pojkar? x Ej tillämpligt i detta fall Om jämställdhetsanalys saknas, finns det en rimlig motivering till varför? x En mobil scen kan både kvinnor och män, flickor och pojkar, oavsett etniskt ursprung och eventuella funktionsnedsättningar använda.

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 43 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 5 Dnr 2011/194-008 KS Fartsänkande åtgärder på Sandgatan, återrapportering bifallet medborgarförslag. Annika Liepa, Trädgårdsgatan 2, 387 31 Borgholm, frågar i skrivelse 2014-09-07 vad som hänt efter bifallet medborgarförslag gällande fartsänkande åtgärder. Kommunfullmäktige biföll 2012-06-18 medborgarförslag från Annika Liepa 2011-07-28 att ett enkelt farthinder bestående av avsmalning av gatan med en skylt om sänkt hastighet sätts upp strax innan Tullgatan. att cykelvägen samtidigt förlängs ända ner till hamnen, vilket skulle göra den alltför breda gatan smalare och säkrare för cyklisterna. Servicechefen tog 2012 fram ett kostnadsförslag på åtgärden. Åtgärden utfördes inte på grund av att investeringsstopp infördes i kommunen. I arbetet med Fördjupad översiktsplan för Borgholm Köpingsvik har lyfts fram att det vore önskvärt med förbättringar av gång/cykelvägar inom aktuellt område. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-09-30 257 till kommunledningskontoret att ta fram förslag till hastighetsbegränsande åtgärder på Sandgatan i avvaktan på genomförandet av den fördjupade översiktsplanen. I tjänsteskrivelse 2015-01-05 föreslår kommunledningskontoret två alternativa lösningar som fartsänkande åtgärder: Alternativ 1: att ge servicechefen i uppdrag att inför budgetberedning för uppdatering av framtida investeringsplan, låta göra kostnadsberäkning på att utföra åtgärden enligt medborgarförslaget i sin helhet (både cykelväg och farthinder) i enlighet med tidigare utredning. att tills åtgärderna är utförda, ge servicechefen i uppdrag att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. Alternativ 2: att ge servicechefen i uppdrag att snarast upphandla endast den hastig hetssänkande åtgärden (fysiskt farthinder) inom befintligbudgetram. att fram tills att åtgärden är utförd, ge servicechefen i uppdrag att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. Av tjänsteskrivelsen framgår bedömningen att endast göra det fysiska farthindret utan vidare åtgärder (förslag 2) är betydligt billigare (och snabbare) än att utföra det tillstyrkta medborgarförslaget i sin helhet. Dock är bedömning att är svårt att utföra ett farthinder på angiven plats på ett säkerhetsmässigt bra sätt, utan att samtidigt genomföra åtgärder på cykelvägen. Utdragsbestyrkande

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 44 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t ge servicechefen i uppdrag att snarast upphandla endast den hastighetssänkande åtgärden (fysiskt farthinder) inom befintlig budgetram. Vidare beslutar kommunstyrelsens arbetsutskott a t t fram tills att åtgärden är utförd, uppmana servicechefen att stationera kommunens mobila hastighetsmätningsdisplay på lämplig plats på Sandgatan. Utdragsbestyrkande

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 45 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 8 Dnr 2014/234-007 KS Granskningsrapport - intern kontroll till skydd för oegentligheter, återrapportering. Kommunens revisorer har gett PwC uppdrag att granska kommunens kontroll till skydd för oegentligheter. Granskningen har även genomförts i Mönsterås, Mörbylånga och Torsås kommuner inom ramen för revisionens samarbetsnätverk. Revisorerna önskar få svar från kommunstyrelsen med redogörelse för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen i rapporten. I tjänsteskrivelse 2014-12-23 redogör kommunledningskontoret för framtagna förbättringsåtgärder. Av tjänsteskrivelsen framgår att PwCs revisionsrapport Granskning av internkontroll till skydd för oegentligheter belyser vikten av att kontinuerligt förbättra rutiner i den interna kontrollen och att arbeta förebyggande för att minimera risker att oegentligheter ska uppstå. Revisionsrapporten har utgått från att få svar på följande kontrollmål: Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Är processerna dokumenterade? Fungerar processerna som avsett? Har risker i processerna identifierats? Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Genomförs de? Är kontrollerna effektiva? PwCs revisionella bedömning är att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig. Det är framförallt Borgholms kommuns modell med enkel attest som får allvarlig kritik. För att den interna kontrollen avseende leverantörsfakturor ska vara tillräcklig krävs att minst två personer attesterar varje faktura, samt att beslutsattest bör göras av budgetansvarig person. I övrigt består kritiken i att manuella justeringar bör minimeras och att registreringar ska göras i ekonomisystemet för att öka spårbarheten. Processerna för hantering av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar finns inte dokumenterade. Övriga ekonomiprocesser som budgetering och uppföljning, samt resursfördelning bedömer PwC som tillräcklig och tillfredställande. Ekonomifunktionen har sedan tidigare uppmärksammat brister i den interna kontrollen samt de brister och eventuella risker som enkelattest medför. Arbetet med att implementera dubbelattest är genomförd under december 2014. För att stärka den interna kontrollen har kommunen slutit avtal med systemleverantören Inyett. Dagligen görs kontroll av betalfiler, bluff-företag, F-skatt, företag med anmärkning hos Utdragsbestyrkande

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 46 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2015-01-13 1-17 kronofogdemyndigheten mm. Arbetet med att minimera manuella rutiner påbörjades redan under 2013 och beräknas vara genomför i samband med bokslutet 2014. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen a t t överlämna redogörelsen av förbättringsåtgärder till revisorerna som svar på granskningsrapporten. Utdragsbestyrkande

47

www.pwc.se 48 Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult September 2014 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Borgholms kommun

49 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod... 1 2. Iakttagelser...3 2.1. Budgetering...3 2.2. Uppföljning...5 2.3. Hantering av leverantörsfakturor...6 2.4. Kontantutbetalningar...7 3. Revisionell bedömning...9 3.1. Kontrollmål...10 September 2014 Borgholms kommun PwC

50 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 1. Inledning 1.1. Bakgrund Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för kommunerna skadas. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll. De förtroendevalda revisorerna i Borgholms kommun har beslutat att granska den interna kontrollen till skydd för oegentligheter. Granskningen har utförts av Caroline Liljebjörn, Malin Kronmar och Cecilia Fehling vid PwC. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig? 1.2.1. Kontrollmål Följande kontrollmål ska besvaras i granskningen: Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Är processerna dokumenterade? Fungerar processerna som avsett? Har risker i processerna identifierats? Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Genomförs de? Är kontrollerna effektiva? 1.3. Metod Vi har intervjuat följande personer: Kommunledningskontoret: ekonomichef, controller samt ansvariga för leverantörsutbetalningar. Barn- och utbildningsförvaltningen: förvaltningschef, förvaltningsekonom och två rektorer inom grundskolan. Socialförvaltningen: förvaltningschef, förvaltningsekonom och två enhetschefer inom äldreomsorgen. September 2014 Borgholms kommun 1 av 11 PwC

51 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Vi har tagit del av följande dokument: Mål och budget 2014, årsredovisning 2013, intern kontrollplan ekonomifunktion och personalfunktion, budget för kommunstyrelsen år 2014, ekonomiska styrprinciper (KF 2003-02-03 40, uppdaterad KS 2011-06-07 121), reglemente för intern kontroll, rutiner vid kontanthantering ekonomiavdelningen 2011-12-09, logglista avseende förändringar i leverantörsregistret samt beslut avseende bemyndigande att teckna bankmedel, fondmedel och plusgiro. September 2014 Borgholms kommun 2 av 11 PwC

52 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 2. Iakttagelser 2.1. Budgetering 2.1.1. Budgetprocessen I budget för 2014 framgår att kommunen använder en fördelningsmodell som baseras på strukturjusterad standardkostnad. Modellen började användas i budgetprocessen för 2013 års budget. För verksamheter där standardkostnaden inte är tilllämpbar används ett genomsnitt av två jämförbara kommuner, Simrishamn och Sotenäs. Utöver fördelningsmodellen beaktas även föregående års budget samt utfall. Modellen innebär att budget från föregående jämförs med jämförelsekostnader från föregående år enligt ovan. För kostnader där Borgholms kommun har högre kostnader än jämförelsekostnaden ska kommunen justera sin ram med en 1/6 av denna avvikelse. Utgångsläget är budgeten från föregående år. Ramjusteringar som tillkommer sedan är i år 1/6 av avvikelsen mot jämförelsekostnaderna samt politiska prioriteringar. Fullmäktige har antagit dokumentet ekonomiska styrprinciper (kommunfullmäktige år 2003, uppdaterad år 2011 av kommunstyrelsen). Av dokumentet framgår ansvar och befogenheter i budgetprocessen mellan fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Här framgår att den av fullmäktige fastställda budgeten utgör det övergripande styrdokumentet för kommunens olika verksamheter. Internbudgeten inom respektive förvaltning upprättas med en detaljnivå som ska motsvara hur utfallet bokförs. Förvaltningsekonomen går igenom budgeten med varje verksamhetschef. Efter det går förvaltningschefen och förvaltningsekonomen igenom budgetramen totalt för hela förvaltningen. När internbudgeten för respektive förvaltning är klar registrerar förvaltningsekonomen den i försystemet Budget och Prognos. Därefter förs budgeten över till kommunens ekonomisystem via fil. Löneökningar registreras i personalsystemet och förs över till ekonomisystemet via fil i april eller maj. Inom socialförvaltningen koncentreras budgetarbetet till att hitta besparingsmöjligheter. Övriga delar av budgeten baseras i stor utsträckning på föregående år samt hur behovet ser ut vid budgetens upprättande. Diskussioner förs om att börja fördela budgeten baserat på ett resursfördelningssystem inom hemtjänsten. Inom utbildningsförvaltningen fördelas budgeten efter ett resursfördelningssystem. Systemet bygger på fördelningsnycklar som speglar vilka behov som finns i verksamheten den kommande budgetperioden. Utöver resursfördelningssystemet baseras även budgeten på utfall från föregående år. September 2014 Borgholms kommun 3 av 11 PwC

53 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Personalbudgeten baseras på elevantal och andra behov inom utbildningsförvaltningen. På socialförvaltningen baseras personalbudgeten på behov och tilldelad budget. Antal tjänster läggs in och totalkostnaden exporteras via budgetverktyget till ekonomisystemet. 2.1.2. Stickprovskontroll Vi har stämt av socialnämndens och utbildningsnämndens rambudget enligt kommunens budgetdokument för år 2014 mot lista från ekonomisystemet. Avstämning har skett utan anmärkning. 2.1.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Budgeten sammanställs i ett dokument. Här framgår budgeten på ramnivå för respektive nämnd. När internbudgeten har färdigställts förs den över till i ekonomisystemet via fil. Avstämning sker att den totala ramen stämmer. Kommunens samtliga ekonomer är placerade på ekonomiavdelningen. Felbudgeteringar upptäcks när uppföljningsrapporter upprättas på det nya året. Det är bara personal på ekonomiavdelningen som kan registrera och ändra information i budgeten som finns registrerad i ekonomisystemet. 2.1.4. Våra kommentarer I vår granskning har vi inte funnit något belägg för att kommunstyrelsen och nämnderna har identifierat några specifika risker i budgetprocessen. Vi bedömer att en risk föreligger om årets budget till stor del baseras på föregående års budget. På så sätt skulle i teorin en felbudgetering kunna leva vidare och utnyttjas till annat än det ursprungliga syftet. På ekonomiavdelningen ses risken för att detta ska inträffa som liten på grund av kommunens ekonomiska förutsättningar vilka medfört att samtliga kostnader i budgeten har prövats för att hitta besparingsmöjligheter. Den gemensamma åsikten är dock att risken inte kan uteslutas. Vi bedömer även att en risk föreligger om det finns ofördelade budgetmedel ute i verksamheten. Granskningen av budgetdokumentet år 2014 visar att det inte finns några ofördelade budgetmedel. Vi bedömer att kontroller i viss utsträckning utförs i samband med det löpande arbetet, men att det inte är tillräckligt. Vi anser att kontrollerna borde utföras med en högre grad av systematik till exempel när det gäller att budgeten görs på korrekt detaljnivå samt att budgeten för personalkostnader motsvarar korrekt antal beviljade tjänster. September 2014 Borgholms kommun 4 av 11 PwC

54 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 2.2. Uppföljning 2.2.1. Uppföljningsprocessen I dokumentet ekonomiska styrprinciper anges två övergripande uppföljningstillfällen, efter 4 månader (per 30 april) och efter 8 månader (per 31 augusti). Delårsrapporten omfattar numera sex månader (per 30 juni). Inom förvaltningarna upprättas månadsvisa budgetuppföljningar som redovisas för respektive nämnd. Inom utbildningsnämnden upprättas uppföljningen per verksamhetsområde och ansvar. Socialnämndens uppföljning omfattar utfall för verksamhetsområde, verksamhet samt ansvar. Uppföljningen tas ut från ekonomisystemet av förvaltningsekonomen och överförs till en excellfil där vissa manuella justeringar görs i form av periodiseringar. Uppföljningen som presenteras för nämnden innehåller både verbal information och ekonomisk uppföljning. 2.2.2. Stickprovskontroll Vi har stämt av uppföljningar avseende utbildningsnämnden och socialnämnden per april mot utfall enligt listor direkt från ekonomisystemet. Avstämningen visar att utfallet justeras manuellt. 2.2.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Månadsvisa uppföljningar redovisas för nämnden. Förvaltningsekonomen upprättar uppföljningarna. Vid avvikelser tar ekonomen kontakt med den aktuella verksamhetschefen för att utreda vad avvikelsen beror på. De månadsvisa uppföljningarna skickas även till respektive verksamhetschef. Ekonomen fungerar som ett stöd för verksamhetscheferna vid analyser av avvikelser. 2.2.4. Våra kommentarer I vår granskning har vi inte funnit något belägg för att kommunstyrelsen och nämnderna har identifierat några specifika risker gällande uppföljning av ekonomi. Generella risker vid uppföljning av ekonomi föreligger till exempel om informationen endast rapporteras i Excel, om uppföljning endast görs på övergripande nivå, om rapporteringen endast sker muntligen samt om uppföljningen inte sker tillräckligt ofta. Vi bedömer att budgetuppföljningar görs tillräckligt ofta, men vi anser att justeringar inte bör göras manuellt utan registreras i ekonomisystemet för att öka spårbarheten. Av underlagen bör framgå vad justeringen avser och hur den beräknats. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att systematiska kontoanalyser genomförs till exempel av kontot för preliminärbokade leverantörsfakturor samt vissa resultatkonton som lönekostnader. September 2014 Borgholms kommun 5 av 11 PwC

55 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 2.3. Hantering av leverantörsfakturor 2.3.1. Processen för hantering av leverantörsfakturor Leverantörsfakturor scannas eller importeras i systemet Inköp och faktura via fil. Fakturan ankomstregistreras och skickas vidare för attest utifrån attestlistor. I systemet finns möjlighet att ange tre olika attester: mottagningsattest, granskningsattest och beslutsattest, men systemet tillåter att samma person utför alla attesterna. Av kommunens attestreglemente framgår att attestmomentet omfattar en attest och en kontroll, alternativt två attester. I övrigt behandlar reglementet bland annat hur attesträtten fungerar i olika situationer samt att varje nämnd ska se till att det finns en förteckning över aktuella attestanter och ersättare. Vi har tagit del av attestlista för utbildningsförvaltningen och för socialförvaltningen år 2014. Inom både socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen utförs både mottagningsattest och beslutattest av samma person. Under intervjuerna har det framkommit att enhetscheferna inom socialförvaltningen konterar och beslutsattesterar fakturor som rör sina respektive verksamheter. Inom utbildningsförvaltningen skickas fakturan till respektive skolassistent som konterar och beslutsattester fakturorna. Vid behov inhämtas klartecken från beställaren eller ansvarig rektor. Denna kontroll dokumenteras inte. Leverantörsbetalningar görs av ekonomiavdelningen. Två ekonomiassistenter har behörighet att betala leverantörsfakturor. Det är en av assistenterna som sköter betalningarna kontinuerligt. Ingen av ekonomiassistenterna har behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor. Hanteringen av leverantörsfakturor finns inte dokumenterad. 2.3.2. Stickprovskontroll Vi har tagit del av en uppdateringslogg från leverantörsregistret. De tre användare som har gjort uppdateringar i registret är de personer som enligt ekonomiavdelningen har behörighet att uppdatera registret. Vi har granskat utbetalningar mot faktura samt kontering av densamma. I granskningen har vi kontrollerat att betalningen stämmer med uppgifter som framgår av fakturan samt att kostnaden har konterats på rätt kostnadskonto. Vi har baserat vårt stickprov på betalningsfiler daterade den 3 april och 24 april. Vi har tagit del av underlag till lokalt aktivitetsstöd i form av utbetalningskvitto/order. 2.3.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Två tjänstemän på ekonomiavdelningen har administratörsbehörigheter i ekonomisystemet. Det innebär möjligheten att lägga upp behörigheter. Antalet användare i ekonomisystemet är få, istället använder budgetansvariga X-web för uppföljning av September 2014 Borgholms kommun 6 av 11 PwC

56 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter utfall mot budget. I X-web kan den ekonomiska informationen endast visas och inte påverkas genom registrering av transaktioner. En övergripande beskrivning av kommunens rutiner för intern kontroll finns i reglemente för intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige 2003-02-03 och uppdaterades av kommunstyrelsen 2011-06-07. Här framgår att nämnderna ansvarar för att det upprättas regler och anvisningar för den interna kontrollen. Nämnderna ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar av sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden. Nämnderna ska sedan rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har antagit en intern kontrollplan för ekonomifunktionen och för personalfunktionen, men vi har inte funnit att någon uppföljning har gjorts enligt planen. Vid ankomstregistrering av leverantörsfakturor kontrollerar handläggaren fakturan och undersöker bakgrunden till fakturor som avviker från det normala. Leverantörsreskontran stäms av en gång per månad och därmed görs en kontroll av de betalningar som har skickats iväg till bankgirot. Så kallade Swefakturor skickas direkt till attestanten och attestanten ansvarar för att kontrollera uppgifterna på fakturan. 2.3.4. Våra kommentarer I vår granskning har vi inte funnit något belägg för att kommunstyrelsen och nämnderna har identifierat några specifika risker gällande hantering av leverantörsfakturor. Vi bedömer att det är en allvarlig brist att varje faktura endast attesteras av en person. Vi anser att beslutattest bör ske av arbetsledare/chef med budgetansvar. Vi bedömer att kontroller i viss utsträckning utförs i samband med det löpande arbetet, men att det inte är tillräckligt. Vi anser att kontrollerna borde utföras med en högre grad av systematik till exempel när det gäller loggfiler från leverantörsregisteret och stickprovskontroller av kontering av kostnader. Vi bedömer att den interna kontrollen skulle kunna förbättras ytterligare genom att utbetalningar granskas av en tjänsteman så att minst två personer är delaktiga i varje utbetalning. Vi ser det som en brist att uppföljning inte görs av beslutad intern kontrollplan. Vi bedömer att underlag till utbetalningen och kostnaden när det gäller lokalt aktivitetsstöd inte uppfyller kraven på en verifikation enligt lagen om kommunal redovisning 2 kap 4 andra stycket. 2.4. Kontantutbetalningar 2.4.1. Rutinbeskrivning Det finns en dokumenterad rutin för kontanthantering. Ekonomiavdelningen förfogar över en handkassa som förvaras på ekonomiavdelningen. Syftet är att kunna ta September 2014 Borgholms kommun 7 av 11 PwC

57 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter emot och lämna ut kontanter vid behov. In-och utbetalningar som sker via kontantkassa är bland annat egna medel, fylla på de handkassor som finns ute i verksamheterna, stipendier och nyckeldeponier. Underlag till kontantutbetalning är utanordning eller utbetalningsorder. Underlaget ska vara konterat och attesterat av behörig attestant. Den som hämtar pengarna ska underteckna utanordningen eller utbetalningsordern. Det är fem tjänstemän och som har behörighet att två i förening utkvittera bankmedel. Utbetalningar av försörjningsstöd, habiliteringsersättning, inackorderingsbidrag och föreningsbidrag betalas via leverantörsreskontran. Privata utlägg som personalen gör betalas ut i samband med lönen var tredje månad. 2.4.2. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Vid kontant utbetalning måste mottagaren ha med sig en utanordning eller utbetalningsorder som är konterad och attesterad av behörig attestant. Vid transaktioner används ett kvittensblock som består av tre blad, ett får kunden, ett går till dagbokföringen och ett sitter kvar i blocket. När tjänstemän på ekonomiavdelningen hämtar ut pengar från banken upprättas ett uttagskvitto med det belopp som ska hämtas. Kvittot skrivs under av två i förening. 2.4.3. Våra kommentarer Samtliga intervjuade har identifierat risken förknippat med att hantera kontanter i kommunens verksamheter. Genomförda intervjuer visar att den dokumenterade rutinen för hantering av kontanter följs på ekonomiavdelningen. September 2014 Borgholms kommun 8 av 11 PwC

58 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig. Det baserar vi på följande iakttagelser: Vi bedömer att det inte är tillräckligt med endast en attestant per faktura. För att den interna kontrollen avseende leverantörsfakturor ska var tillräcklig krävs att minst två personer attesterar av varje faktura. Vi anser att beslutattest bör göras av arbetsledare/chef med budgetansvar. Vi bedömer att budgetuppföljningar görs tillräckligt ofta, men vi anser att justeringar inte bör göras manuellt utan registereras i ekonomisystemet för att öka spårbarheten. Av underlagen bör framgå vad justeringen avser och hur den beräknats. Vi bedömer att den interna kontrollen av leverantörsfakturor skulle kunna förbättras ytterligare genom att systematiskt utföra stickprovskontroller av konteringar av kostnader samt att utbetalningar granskas av en tjänsteman så att minst två personer är inblandade i varje utbetalning. Vi bedömer att kontroller enligt beslutad intern kontrollplan bör dokumenteras och återrapporteras till kommunstyrelsen. Processerna för hanteringen av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar finns inte dokumenterade. Vi bedömer att processerna bör beskrivas i en systemdokumentation som ska upprättas enligt 2 kap 7 Lagen om kommunal redovisning. Vi bedömer att följande iakttagelser bidrar till en tillräcklig intern kontroll: Det finns rutiner för processerna budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning. Genomförda intervjuer och stickprov har visat att rutinerna i stort sett följs. Resursfördelning inom nämnderna baseras på dokumenterat behov vilket innebär att risken för felbudgeteringar från föregående år minskar. Granskningen har visat att uppföljning sker vid ordinarie uppföljningstillfällen enlig dokumentet ekonomiska styrprinciper. Inom socialnämnden samt inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområden görs tätare uppföljningar av ekonomi och verksamhet på en detaljerad nivå. September 2014 Borgholms kommun 9 av 11 PwC

59 Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter 3.1. Kontrollmål Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Vi bedömer att det finns system och rutiner för processerna budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning. Genomförda intervjuer och stickprov har visat att rutinerna i stort sett följs. Är processerna dokumenterade? Processen för budgetering framgår till viss del i budgetdokumentet. Utöver det framgår ansvar och befogenhet i budgetprocessen av dokumentet ekonomiska styrprinciper. Uppföljningsprocessen finns beskriven i dokumentet ekonomiska styrprinciper. Dokumentet är inte uppdaterat då kommunen har bytt till att upprätta delårsbokslut per juni istället för augusti. Processerna för hanteringen av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar finns inte dokumenterade. Vi bedömer att processerna bör beskrivas i en systemdokumentation som ska upprättas enligt 2 kap 7 Lagen om kommunal redovisning. Regler för attester finns dokumenterade i attestreglementet. Fungerar processerna som avsett? Vi bedömer att processerna i stor utsträckning fungerar som avsett. Det baserar vi på de uppgifter som framkommit under intervjuerna, vid granskning av dokument samt genomförda stickprovskontroller. Har risker i processerna identifierats? Vi bedömer att risker i processerna identifierats främst när det gäller kontanthantering. Vi har identifierat risker inom samtliga processer. Granskningen har visat de system och rutiner som används till en del förebygger oegentligheter inom dessa områden. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Vi bedömer att det i viss utsträckning finns kontroller inom samtliga områden för att förhindra felaktigheter. Vi bedömer att den interna kontollen kan förbättras genom systematiska kontroller och analyser samt genom att införa en mottagnings- /granskningsattest och en beslutsattest för varje faktura. I granskningsrapporten redogörs för kontroller som utförs under särskild rubrik inom varje process. Vi rekommenderar att dessa kontroller dokumenteras. Är kontrollerna effektiva? Vi bedömer att identifierade kontroller till viss del är effektiva men kan förbättras för att öka den interna kontrollen ytterligare. Ett sätt att öka den interna kontrollen är att utföra stickprov med hänsyn till väsentlighet och risk. För att vara effektiva bör de innehålla ett mått av slumpmässighet. September 2014 Borgholms kommun 10 av 11 PwC