IT-strategi 2012 2015

IT-strategi 2012 2015 KV hyväksynyt xx.xx.2012 KV godkänt xx.xx.2012

2 Innehåll 1. Bakgrund... 3 2. Allmänna insatsområden i IT-strategin... 4 2.1 Insatsområde 1: Utveckling av den övergripande arkitekturen... 5 2.2 Insatsområde 2: Flerkanalstjänster... 5 2.3 Insatsområde 3: Regionalt samarbete inom huvudstadsregionen... 5 2.4 Insatsområde 4: Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet... 6 2.5 Insatsområde 5: Effektivare förvaltning med hjälp av informationsteknik... 6 2.6 Insatsområde 6: Utveckling av personalens IT-kompetens... 7 3. Sektorernas centrala mål och åtgärder... 7 3.1 Allmän informationsteknik... 7 3.2 Social- och hälsovård... 9 3.3 Samhällstekniken... 11 3.4 Bildningssektorn... 13 3.4.1 Grankulla finskspråkiga skolförvaltnings utvecklingsriktningar under strategiperioden... 13 3.4.2 Svenskspråkiga skolförvaltningen... 16 3.4.3 Kultur och fritid... 17 3.5 Allmän förvaltning... 20 4. Genomförande av strategin samt utvecklingsprojekt... 22 4.1 Åtgärdsprogram... 22 4.2 Uppföljning av strategin... 22

3 1. Bakgrund 1.1 Stadens interna ambition att strategiskt utveckla dataadministrationen IT-strategin syftar till att beskriva hur stadens allmänna strategiska mål ska genomföras inom informationsförvaltningen. Stadens allmänna strategiska värderingar och gällande strategiska mål utgör grunden för IT-strategin. IT-strategin uppdateras när stadens allmänna strategiska riktlinjer ändras. De strategiska målen styrs också av den nya nationella lagstiftningen och av olika projekt för utveckling av systemen för offentlig informationsförvaltning. Speciellt informationsförvaltningslagen (lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen 10.6.2011/634) och sektorlagstiftningen (t.ex. lagstiftningen om hälso- och sjukvård) samt regeringsprogrammet för statsminister Jyrki Katainens regering (22.6.2011) styr kraftigt utvecklingen av informationsförvaltningen inom offentliga samfund. Därför är IT-strategin också avsedd att beskriva de åtgärder som staden ämnar vidta för att uppfylla de strategiska mål som ställts på statlig nivå. Den vision och de värderingar och strategiska mål som Grankulla stadsfullmäktige godkände hösten 2009 (STF 69; 16.11.2009) innehåller bl.a. värderingen att Grankulla är en stad som utvecklas kontinuerligt och aktivt samt producerar högklassiga tjänster kostnadseffektivt genom att utnyttja den nyaste kunskapen och de nyaste innovationerna. Informationsförvaltningens strategiska utgångspunkt är att Grankulla stad aktivt utvecklar sina informations- och kommunikationstekniska tjänster med siktet inställt på ännu bättre service till kommuninvånarna samt en kostnadseffektiv och modern förvaltning. Därtill deltar Grankulla aktivt i den nationella och regionala utvecklingen av informationsförvaltningen samt säkerställer genom sin egen planering att staden uppfyller utvecklingsmålen för informationsförvaltningen. Informationsförvaltning och IT-kompetens som utvecklas aktivt och uppfyller dagens krav möjliggör bättre service till kommuninvånarna samt en kostnadseffektiv, öppen och modern förvaltning. 1.2 Statsförvaltningens ambition att utveckla arbetet med offentliga samfunds informationsförvaltning Statsförvaltningens mål om samordning och utveckling av den offentliga informationsförvaltningen styr för sin del målen i stadens IT-strategi. Genom strategisk planering av informationsförvaltningen definierar man de medel med vilka den offentliga förvaltningens gemensamma mål kan uppnås. Regeringsprogrammet för statsminister Jyrki Katainens regering sätter upp bl.a. följande mål för den offentliga sektorns informationsförvaltning: - Produktiviteten inom den offentliga sektorn ökas genom effektivare användning av kunskapsledning, kompatibla it-system och genom samordning av den offentliga informationsförvaltningen och finansieringen av upphandlingen. - Samanvändningen av informationen inom den offentliga förvaltningen ska ökas. - E-servicen och tjänsterna inom den offentliga förvaltningen ska utvecklas utifrån kundernas behov. Tillgängligheten av e-service ska tryggas och äldre personers specialbehov ska beaktas. Offentligt informationsmaterial ställs till allmänt förfogande i maskinläsbart format, fritt för vidareanvändning.

4 - I syfte att främja informationssystemens kompatibilitet inom den offentliga förvaltningen används öppna standarder med vars hjälp kompatibiliteten i informationsinnehållen och de datatekniska gränssnitten fastställs. - En enhetlig övergripande arkitektur iakttas och gemensamma informationsplattformar och gemensamma serviceplattformar och tjänster för e-service utnyttjas. - Program för öppna och slutna källkoder behandlas teknologineutralt vid upphandling. - I syfte att utveckla e-tjänster ska rutinerna för överlämnande av information underlättas, dock utan att datasekretess och integritetsskydd äventyras. - Datasäkerheten för kritiskt informationsinnehåll ska tryggas med hjälp av inhemska lösningar. - Inom den offentliga sektorn främjas en övergång till nätfakturering. De viktigaste av målen i regeringsprogrammet har konkretiserats i lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (634/2011). Syftet med lagen är att effektivisera verksamheten inom den offentliga förvaltningen samt förbättra de offentliga tjänsterna och deras tillgänglighet. Lagen fokuserar på att öka interoperabiliteten mellan informationssystemen inom den offentliga förvaltningen, särskilt kommunerna samt de statliga ämbetsverken och inrättningarna. Myndigheter inom den offentliga förvaltningen får tre centrala förpliktelser i och med att lagen trätt i kraft: - Planera och beskriva sin informationsförvaltning i enlighet med den övergripande arkitekturen för den offentliga informationsförvaltningen. - I syfte att möjliggöra interoperabilitet mellan informationssystemen iaktta den övergripande arkitekturen för den offentliga förvaltningen samt de beskrivningar och definitioner av interoperabilitet som den förutsätter samt beskrivningar och definitioner enligt ansvarsområde, vilka fastslås i förordningar. - Införa sådana stödtjänster för elektronisk kommunikation och förvaltning som skapar förutsättningar för interoperabilitet. De gemensamma stödtjänsterna definieras i den offentliga förvaltningens s.k. Off ICT-strategi (strategi för utnyttjandet av data- och kommunikationsteknik inom den offentliga förvaltningen), som bereds under 2012 under ledning av finansministeriet. Produktiviteten inom den offentliga förvaltningen ökas framför allt genom användning av kunskapsledning och kompatibla IT-system samt genom effektivare användning av informationstekniska lösningar. 2. Allmänna insatsområden i IT-strategin De allmänna strategiska insatsområdena i Grankulla stads IT-strategi är följande: 1. Utveckling av den övergripande arkitekturen

5 2. Flerkanalstjänster 3. Regionalt samarbete inom huvudstadsregionen 4. Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet 5. Effektivare förvaltning med hjälp av informationsteknik 6. Utveckling av personalens IT-kompetens 2.1 Insatsområde 1: Utveckling av den övergripande arkitekturen Lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (634/2011) fokuserar på att öka informationssystemens interoperabilitet inom den offentliga förvaltningen, särskilt kommunerna samt statliga ämbetsverk och inrättningar. Det här förutsätter att även Grankulla startar arbetet med den övergripande arkitekturen. Modellen för en övergripande arkitektur är en för ledningen och informationsförvaltningen gemensam utvecklings- och ledarskapsmetod, med vars hjälp man definierar målbilden för en sådan enhetlig informations- och kommunikationsteknisk miljö som stöder verksamheten, och ser till att målet uppnås. Nyttor som genereras är bl.a. minskning av överlappande informations- och kommunikationstekniska lösningar, kostnadskontroll, interoperabilitet mellan datasystem samt identifiering av mål som utgår från utveckling av verksamheten. Den övergripande arkitekturen beskriver hur organisationens verksamhetsprocesser, information, system och producerade tjänster fungerar som en helhet. Den övergripande arkitekturen är en utvecklingsmodell för verksamheten och servicen, med vars hjälp man garanterar både utveckling av verksamheten och att de nödvändiga verktygen fungerar. Arbetet med den offentliga förvaltningens övergripande arkitektur genomförs i etapper. I Grankulla inleds arbetet med den övergripande arkitekturen enligt finansministeriets anvisningar. Stommen i informationsförvaltningens övergripande arkitektur framgår av bilaga. 2.2 Insatsområde 2: Flerkanalstjänster Med flerkanalstjänster avses att kommuninvånarna erbjuds service via olika kanaler. Sådana kanaler är traditionellt uträttande av ärenden, e-tjänster samt mobiltjänster. Då invånarnas kommunikation med kommunen utvecklas, är det bra att begrunda hur hela processen kunde revideras. Enbart digitalisering av blanketter gör alltså i inte nödvändigtvis skötseln av ärenden lättare eller effektivare. Med e-tjänster avses inom den offentliga förvaltningen att offentlig service tillhandahålls och används via webben och att information förmedlas via webben. E-tjänster skapas i allt större utsträckning vid sidan av traditionell service och kommunikation. E-tjänsterna kan delas in i ärendetjänster och övriga tjänster. Övriga tjänster är t.ex. olika former av informationsservice, anhängiggörande och uppföljning av ärenden samt olika interaktiva tjänster. Utmaningen med e-tjänsterna ur kundperspektiv är att skapa ett heltäckande system med elektroniska tjänster, där servicen på den offentliga förvaltningens olika nivåer (lokal och regional nivå samt riksnivå) visar sig för användaren som en lättöverskådlig helhet. Visionen går ut på att de olika myndigheterna samordnar sin elektroniska information och kommunikation så att alla tjänster inom den offentliga förvaltningen tillhandahålls för användarna på ett ställe enligt principen om tjänster över en disk, med en inloggning samt dygnet runt alla dagar. Vid utvecklingen av e-tjänsterna är kundorientering högsta prioritet. 2.3 Insatsområde 3: Regionalt samarbete inom huvudstadsregionen

6 Utvecklingsarbetet för informationsförvaltningen i huvudstadsregionen leds i huvudsak av respektive sektor så att verksamhetssektorerna och serviceproduktionen i första hand ansvarar för utvecklingen av funktionerna. Arbetsgrupperna för de olika serviceområdena (social- och hälsovården, undervisningssektorn, geodata och basregister) har till uppgift att planera och verkställa de ändringar i datasystem som den gemensamma serviceproduktionen kräver. Tyngdpunkten i utvecklingsarbetet ligger på samarbetsprojekt inom social- och hälsovården samt möjliggörandet av nya gemensamma tjänster. Huvudstadsregionens städer har avtalat om sina gemensamma projekt, inklusive IT-projekt, i sitt samarbetsavtal 2006 2008 och i planen för stadsregionen (PARAS) 2007. I denna strategi inbegriper huvudstadsregionens gemensamma projekt även de IT-projekt inom hälso- och sjukvården som leds av HNS och som primärhälsovårdsorganisationerna i regionens kommuner medverkar i. Det regionala samarbetet i huvudstadsregionen fortsätter med siktet inställt på enhetliga lösningar i informationsförvaltningen. Ansvaret för projektledning ligger på respektive sektor. Målet är att regionen ska bli en föregångare i Finland i fråga om interoperabilitet mellan aktörernas informationstekniska lösningar. Den regionala interoperabiliteten prövas vid varje anskaffning av datasystem inom staden. 2.4 Insatsområde 4: Ökade möjligheter till påverkan och delaktighet Elektronisk kommunikation möjliggör större öppenhet i förvaltningen samt ökad dialog och delaktighet för alla kommuninvånare med enkla och praktiska medel. Möjligheterna till påverkan och delaktighet förbättras avsevärt, om invånarna kan medverka redan när ärenden bereds. Därtill bör det vara möjligt att med minsta möjliga besvär följa hur ärenden framskrider. De sociala medierna främst Facebook har blivit en del av nätkommunikationens vardag i Grankulla. De sociala medierna kompletterar stadens egentliga webbplats. Den nya mediemiljön utgör en naturlig verksamhetsmiljö och plats för nätverkande och interaktion särskilt för de yngre generationerna. Staden följer aktivt den snabba utvecklingen i nätkommunikationsbranschen och upprätthåller en fördomsfri beredskap att pröva sådana innovationer som är ägnade att effektivisera informationen till kommuninvånarna och förbättra deras möjligheter till en smidig växelverkan. 2.5 Insatsområde 5: Effektivare förvaltning med hjälp av informationsteknik Med sina IT-lösningar strävar staden ständigt efter en effektivare och smidigare förvaltning. I samarbete med serviceproducenter försöker man medvetet utveckla de existerande lösningarna för att de ska fungera ännu effektivare. Varje sektor ansvarar för utvärderingen av sina egna IT-system och utvecklar dem i samarbete med serviceproducenter och IT-administrationen. För IT-lösningarnas del utvärderar sektorerna regelbundet hur de existerande systemen fungerar. Dessutom arbetar staden för att förbättra de befintliga systemens inbördes kompatibilitet. Möjligheterna att utveckla systemarkitekturen ska kartläggas inom ramen för arbetet med den övergripande arkitekturen. Staden utvärderar kontinuerligt sina informationstekniska anskaffningar ut effektivitetssynpunkt. I framtiden bör utrustningen göra det möjligt att sköta administrativa arbetsuppgifter också utanför den egentliga arbetsplatsen. Bättre nätverkslösningar och informationsteknisk beredskap är ett centralt mål. Utvecklingsarbetet fokuserar bl.a. på att modernisera datasystem, nätverkslösningar samt arbetsredskap och -miljöer enligt de krav som trådlöst arbete ställer. Ett ytterligare utvecklingsobjekt är att utveckla en nätverksmiljö (extranät) för elektroniskt mötesförfarande i en form som lämpar sig för Grankulla.

7 2.6 Insatsområde 6: Utveckling av personalens IT-kompetens Informationsteknikens ökade betydelse i stadens serviceproduktion och de snabba teknologiska ändringarna innebär att speciellt IT-personalen men även alla sektorer aktivt och fortlöpande bör utveckla sin kompetens och bilda nätverk. Sektorernas kompetensbehov bedöms i samarbete med stadens IT-administration. Personalens kunnande påverkar såväl kvaliteten som effektiviteten i verksamheten och servicen. Personalen utbildas i huvudsak i samband med att nya datasystem tas i bruk. Dessutom ska personalens allmänna informationstekniska kompetens upprätthållas. Nyanställda utbildas i regel internt i användningen de program de behöver. De möjligheter som informations- och kommunikationstekniken ger utnyttjas i allt arbete, och de anställdas uppgiftsbeskrivningar uppdateras för att motsvara de behov som nya verksamhetsrutiner medför. 3. Sektorernas centrala mål och åtgärder Användningen av informationsteknik innebär en stor utmaning men också en möjlighet på sektornivå. Avsnittet om sektorernas målbild är skrivet utifrån sektorernas egna utgångspunkter, och sektorernas IT-lösningar baserar sig på deras egna premisser i fråga om service och verksamhet. Målbildsbeskrivningarna och systemlösningarna bygger på de allmänna riktlinjerna för dataadministrationen i hela staden och är förenliga med hela stadens strategi. Vid genomförandet av omfattande utvecklingsprojekt bör man kunna besluta om resurstilldelning för flera år framåt för att projekten ska bli bindande. IT-administrationen ansvarar på högsta nivå för verkställandet av insatsområdena i IT-strategin inom staden som helhet samt för den övergripande arkitekturen. 3.1 Allmän informationsteknik IT-enheten ansvarar för styrningen och utvecklingen av stadens gemensamma informationsförvaltning samt för arkitekturen, den gemensamma informationstekniska infrastrukturen och de gemensamma systemen. Grankulla stad äger sin informationstekniska maskin- och servermiljö samt sin infrastruktur för datakommunikation. Webbplatserna och webbtjänsterna köps av utomstående. För uppdateringen av stadens webbsidor ansvarar sektorerna och för informationsinnehållet informationssekreteraren. Utveckling av den övergripande arkitekturen Grankulla stad utvecklar den övergripande arkitekturen inom ramen för det regionala och riksomfattande arkitekturarbetet (bl.a. social- och hälsovårdens datasystemprojekt, bibliotekens gemensamma datasystem, Helsinki region infoshare). Utöver de regionala samprojekten arbetar Grankulla genom denna strategi med utveckling av den egna stadens planmässiga arkitektur. Gemensamma systemlösningar, kompatibla program och större planmässighet vid anskaffning av arbetsredskap främjar ekonomin och effektiviteten i verksamheten. IT-ledningsgruppen samordnar arbetet för den övergripande arkitekturen.

8 Regionalt samarbete för utveckling av gemensamma informationssystem Lokal planmässighet i anskaffningar av system och utrustning för att garantera kompatibiliteten Medverkan i nationella projekt i samarbete med regionens övriga kommuner Effektivare förvaltning med hjälp av informationsteknik IT-administrationen har hand om de informationstekniska lösningarna och arbetsredskapen på stadens arbetsplatser med undantag av den finskspråkiga skolförvaltningen. Under strategiperioden satsar man på att skapa en trådlös arbetsmiljö och att utveckla systemkompabiliteten. Varje sektor utvärderar aktivt de informationstekniska lösningarnas användbarhet och pejlar de egna existerande lösningarna mot olika alternativ som står till buds Ambitionen är att utveckla de existerande datasystemens kompatibilitet Genom datatekniska lösningar möjliggörs effektivt utförande av arbetsuppgifterna även utanför den egentliga arbetsplatsen - Möjligheten till trådlös användning av förvaltningens datanät utreds - Nivån på fastigheternas trådlösa nätförbindelser höjs för att motsvara dagens standard - Arbetsstationerna byts ut mot mobil utrustning inom ramen för den normala omsättningen - Tekniken i stadens allmänna mötesrum förnyas för att möjliggöra trådlöst arbete Samarbetet inom huvudstadsregionen Samarbetet inom huvudstadsregionen leds i regel av respektive sektor. För att garantera lyckade anskaffningar av system och maskinvara är det dock väsentligt att IT-administrationen kan stödja samarbetsprojekten och medverka i dem. Övrigt: Stamnätet IT-administrationen stöder sektorerna i det regionala IT-samarbetet Stadens stamnät består av ett av staden ägt nät av optisk fiber. Nätet har dubblerats genom att trädstrukturen byggts om till cirkelstruktur, vilket innebär säkrade förbindelser till alla viktiga verksamhetsställen. Stamnätets funktion garanteras genom gott underhåll

9 Personal Stadens IT-administration består av fem personer: två systemexperter, två IT-planerare och en IT-chef. Personalen får utbildning för att kunna reagera på de snabba ändringarna i omvärlden 3.2 Social- och hälsovård Framtidsstrategin för social- och hälsovårdens informationsförvaltning påverkas väsentligt av hur de nationella och regionala utvecklingsprojekten för informationssystem framskrider. Dessutom uppgraderas social- och hälsovårdens informationsförvaltning ständigt i och med de nya förpliktelser som bl.a. hälso- och sjukvårdslagen, den s.k. KanTa-lagstiftningen och övrig lagstiftning samt myndighetsföreskrifter medför. Samarbetet inom huvudstadsregionen I huvudstadsregionen (i den första fasen HUCS-kommunerna) pågår ett omfattande arbete för utveckling av ett gemensamt informationssystem för social- och hälsovården under ledning av Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt. Utvecklandet av detta gemensamma system spelar en avgörande roll när det gäller framtiden för Grankulla stads datasystem för hälso- och sjukvården. Anskaffningen och införandet av det enhetliga informationssystemet för hälso- och sjukvården kommer dock att ta uppskattningsvis 4 5 år, och först efter det är övergången i full skala möjlig även i kommunernas primärhälsovård. Hälsovården i Grankulla fortsätter under strategiperioden med sina nuvarande system, och användningen av systemen vidareutvecklas till de delar som det i det här skedet är ekonomiskt och ur verksamhetssynpunkt förnuftigt. I samarbete med HSR-kommunerna genomförs också flera nationella och regionala projekt för e-tjänster, och man deltar även i arbetet för övergripande arkitektur inom den egna sektorn enligt lagen om informationsförvaltning. Staden deltar i HNS anskaffning av ett gemensamt informationssystem genom att medverka i projektets styr- och utvecklingsgrupper. Primärhälsovårdens och socialväsendets behov lyfts fram för att trygga funktionerna i dessa delområden i samband med den planerade anskaffningen Som ett inslag i arbetet för en övergripande arkitektur i huvudstadsregionen utvecklar social- och hälsovården i Grankulla sina egna verksamhetsprocesser mot större kompatibilitet Flerkanalstjänster (utveckling av e-tjänsterna) Inom social- och hälsovården pågår flera projekt för utveckling av e-tjänster under strategiperioden. E- tjänsterna syftar till att ge kunderna fler valmöjligheter, underlätta skötseln av ärenden och effektivisera förvaltningen. E-tjänsterna utvecklas kundorienterat; avsikten är att framför allt förbättra och försnabba servicen genom att ge kunden nya kanaler för uträttandet av ärenden.

10 Projekt för utveckling av e-tjänster under strategiperioden: - En elektronisk servicecheck t.ex. inom handikappservicen och äldreomsorgen samt munhälsovården (HSR-projekt som leds av Esbo) - Vidareutveckling av e-tjänsterna inom barndagvården - E-tjänster för utkomststödsklienter inom socialvården - Psykiatritjänster (terapi och lättillgänglig förebyggande service; jfr projektet ViSvarar, KelNet) Staden har som ambition att göra förvaltningen effektivare genom att ta i bruk tjänster som det nationella informationssystemet (KanTa) tillhandahåller. Elektroniska recept (e-recept), som har koppling till nationella hälsoarkivet, införs i Grankulla i oktober 2012, och anslutning till e-arkivet börjar planeras under 2013. Först måste dock läget med Mediatri utredas; för närvarande pågår testningar av programmet i anslutning till det nordkarelska samregisterprojektet. Vid användningen av e-arkivet kan man i hög grad tillgodogöra sig delar av e-receptprojektet. HNS IT-förvaltning koordinerar projekten. Anslutningen till arkivservicen KanTa sker i HNS-området via en gemensam anslutningspunkt (ALLI). I det serviceavtal som ingås är det möjligt att utöver KanTa-tjänsterna och HNS-meddelandeförmedling också inkludera bl.a. regiondatasystemet Navitas. Anslutarorganisationerna (kommunerna) ska bilda sammanslutningar (Grankulla i praktiken med Esbo) och ingå avsiktsförklaring med HNS. Varje organisation som ansluter sig till KanTa-servicen ska ingå ett separat avtal med FPA. Under strategiperioden kommer man dessutom att ta i bruk OSTI-systemet (e-beställning av läkemedel från HNS-apoteket) samt AVO-HILMO (elektroniskt register över vårdanmälningar). Övrigt E-receptet införs i Grankulla under hösten 2012. E-tjänsterna inom småbarnsfostran (elektronisk dagvårdansökan, byte av avgiftsklass mm.) vidareutvecklas, och man försöker genom aktiv information styra föräldrarna att i högre grad använda sig av dem. Användning av elektroniska ansökningar inom socialservicen (t.ex. utkomststöd, handikappservice) Permanent elektroniskt responssystem inom socialservicen från hösten 2013 Patientdatasystemet Mediatri, som är i bruk i Grankulla, används fortsättningsvis och vidareutvecklas bl.a. för att stödja beslutsfattandet och genom att införa virtuella hälsokontroller. I det här skedet verkställs inte integreringen av patientdatasystemet med Esbos patientdatasystem, eftersom området förväntas få ett gemensamt informationssystem som omfattar primärhälsovården och den specialiserade sjukvården i hela regionen. Socialväsendet och småbarnsfostran har genomgått en stor förändring i och med övergången till datasystemet Effica. Under strategiperioden kommer man att utvärdera hur Effica fungerat (funktionellt tillstånd och kostnadseffektivitet vid användning). Utifrån den övergripande utvärderingen fattas sedan beslut om framtiden för resultatområdenas datasystem. För förskoleundervisningen inom småbarnsfostran tar man under 2012 i bruk Wilma, som är ett för förskolan och skolan gemensamt datasystem. Systemet används för planering av barnens individuella undervisning och för kontakter med bl.a. föräldrar och sakkunniga. Inom äldreomsorgen försöker man genom utveckling av datatekniken förbättra de äldres säkerhet och trygghet i vardagen bl.a. med hjälp av Välfärds-TV, trygghetsarmband, demenslarm, system för klientkallelse och annan säkerhetsteknik i enlighet med den äldrepolitiska strategin, arbetsgruppen

11 Ikähoivas rapport och kvalitetsrekommendationerna. Dessutom ska mobilsystemen i hemvården byggas upp och länkningen/kontakterna mellan äldreomsorgens olika enheter ordnas enligt kvalitetsrekommendationerna. Vidareutveckling och mer omfattande bruk av patientdatasystemet Mediatri Användning av Wilma inom småbarnsfostran i de regelbundna kontakterna med föräldrar och sakkunniga Förbättrande av de äldres trygghet i vardagen med hjälp av IT-utrustning Utveckling av social- och hälsovårdspersonalens kunnande i fråga om datateknik och datasystem 3.3 Samhällstekniken Flerkanalstjänster Samhällsteknikens centrala målsättning i fråga om IT-funktionerna är att göra sektorns gemensamma geografiska informationssystem Tekla GIS mer täckande och att förbättra dess funktion. Tekla GIS är i bruk på alla resultatområden i samhällstekniken med undantag av resultatområdet för byggherreverksamhet och teknisk planering. Kommuninvånarna har haft tillgång till Tekla GIS Internetkartservice sedan 2010, då en guidekarta och ett flygfoto publicerades. Servicen har utökats med en detaljplan som hålls aktuell. Införandet har fördröjts av att det digra arbetet med sammanställandet av information och inmatningen av den i systemet huvudsakligen skötts av egna anställda vid sidan av deras övriga uppgifter. I fortsättningen anvisas ett litet belopp projektpengar i budgeten för detta ändamål. Det behövs också en reservering för utbildning och handledning av personalen samt stöd för utveckling av systemet. Samarbetet med Esbo fortsätter. Samhällstekniken har som ambition att i enlighet med hela stadens målsättning öka möjligheterna till elektronisk kommunikation i sina tjänster. Då kan kommuninvånarna uträtta sina ärenden vid tidpunkter som de själva väljer och som bäst passar dem. I praktiken innebär detta ofta att man tar i bruk elektroniska blanketter. Samtidigt måste man dock granska hela processens ändamålsenlighet så att det inte bara blir fråga om papper som hanteras digitalt. Det är önskvärt att bärbara datorer gynnas vid förnyandet av hårdvaran. Det är viktigt att arbetsstationerna förnyas tillräckligt ofta (vart fjärde år). Samhällstekniken hanterar ofta mycket stora filer, varför maskinernas kapacitet är av väsentlig betydelse för att arbetet ska löpa. En mer detaljerad plan för förverkligandet av IT-målsättningarna inom resultatområdena sammanställs och förverkligandet följs upp av samhällsteknikens projektgrupp vid regelbundna möten. Samhällsteknikens gemensamma mål och strategiska åtgärder: Det geografiska informationssystemet Tekla GIS utvecklas för att bli mer täckande Utbudet av e-tjänster utökas i den samhällstekniska servicen Resultatområdenas strategiska åtgärder under strategiperioden: Markanvändningen Det geografiska informationssystemet utvecklas genom anslutning av nya delar som gör det möjligt att få mångsidig information om objekten.

12 Miljöenheten En 3D-ytmodell av terrängen och 3D-byggnadsmodell av hela stadens område tas i bruk Gränssnitt för geografisk information (visnings- och nedladdningstjänst) öppnas i enlighet med lagstiftningen (INSPIRE-direktivet, Projektet elektroniska tjänster för den byggda miljön i kommunerna KRYSP) Google Street View kopplas till Tekla GIS och WebMap Visning av flygfoton som snedfoton i Tekla GIS och WebMap Förläggningstillstånden förs in i Tekla GIS: karta + register Stadens markegendom och arrendeområden: effektivare användning av Tekla GIS Övriga verks uppmätta ledningar som WMS-tjänst (=rasterkartor) i Tekla GIS och WebMap Uppgifterna om oljecisterner förs in i tillståndstillämpningen i Tekla GIS Gallträsk-projektdata (vattendragskontroller, förorenad mark, lodningsresultat mm.) förs in i Tekla GIS Övriga tillstånd (miljötillstånd, tillstånd för miljöåtgärder mm.) förs in i Tekla GIS Naturskyddsföreskrifterna förs in i Tekla GIS som pdf Tekla GIS utnyttjas vid framtagning av statistikuppgifter Byggnadstillsynen Den utnyttjade byggrätten på fastigheter kontrolleras och uppgifterna förs in i Tekla GIS. Om ritningar på en byggnad inte är tillgängliga, blir kontrollen ogjord. Kalkylen ska basera sig på den detaljplan och den tolkning av planen som gällde vid byggtidpunkten. Till utomstående ges inte uppgifter för t.ex. fastighetsköp direkt från Tekla GIS, utan arealuppgifterna för byggnaden räknas ut separat och kunden får ett utlåtande mot avgift. Handläggningen av lov/tillstånd överförs till Tekla GIS Förrättade syner har förts in i Tekla GIS från 2007 med undantag för eventuella anmärkningstexter. Huvudritningar i anslutning till bygglov för nybyggen har levererats av planerarna i pdf-format och förts in i Tekla GIS fr.o.m. 1.1.2010. Byggherreverksamhet och teknisk planering Ett system som möjliggör uppföljning av energiförbrukningen har skaffats; efter ibruktagandet blir det möjligt att följa upp energieffektiviteten. Projektingenjören och disponenten har getts användarrättigheter till WebMap/WebInfo Uppföljning av energiförbrukningen inleds med programmet EnerControl Ibruktagandet av CM-systemet (Contract Matching) i samarbete med IT-administrationen och drätselkontoret påskyndas för att inleda automatisk hantering av massfakturor under ett visst belopp Fastighetshållningssystemet KOKI ersätts med ett nytt system En elektronisk servicebok tas i bruk Dokumenterade uppgifter om ledningar på tomterna

13 Kommuntekniken Utbildning och resurser behövs för ibruktagandet av Tekla GIS Utbildning för införandet av egenskapsuppgifter för grönområden skötselklasser och skogsfigursgränser Utbildning för införandet av egenskapsuppgifter för gatuområden i Tekla GIS Det ska övervägas vilka filer som ska föras in i systemet och uppdateras där. T.ex. arealuppgifter över grönområden skulle behövas endast om skötseln av grönområden hade lagts ut på entreprenad. För närvarande torde det inte vara ändamålsenligt att föra in dem i Tekla GIS. Följande information förs in i Tekla GIS: - Gatuplaner - Uppgifterna om grönområdenas egenskaper och skötselklasser - Egenskapsuppgifterna - Skötselklasserna - Egenskapsuppgifter om och planer för gatuområden (till behövliga delar) - Skogsfigursgränser - Eventuellt vägmärken Ett grönområdesprogram görs sannolikt upp som konsultarbete Programhelheten Konekeskus 2010 tas i bruk 3.4 Bildningssektorn 3.4.1 Grankulla finskspråkiga skolförvaltnings utvecklingsriktningar under strategiperioden Verksamhetsmiljön Grankulla finskspråkiga skolförvaltning förvaltar sina egna IT-funktioner och har sålunda skrivit en egen informations- och kommunikationsstrategi för perioden 2012 2015 (länk: http://tinyurl.com/tvt2012-2015), som stadens IT-strategi för sin del stöder. Skolsväsendets nuvarande arbetsstationstjänster bygger på öppen källkod och servercentrerat arbete. Systemet fungerar, varför man önskar behålla åtminstone dess nuvarande omfattning och servicenivå under strategiperioden. En mångsidig och tidsenlig informations- och kommunikationsteknisk utrustning är en jämlikhetsfråga. Vid sidan av det nuvarande systemet har det uppstått behov att bemöta den utmaning som personliga apparater och molntjänster innebär, då dessa blir allt vanligare. Målet är att är utvidga den tekniska verksamhetsmiljön för att den bättre ska tjäna idén om lärande som sker överallt och för att möjliggöra flerkanalstjänster. Tjänsterna bör vara lätta att ta i bruk, vilket måste beaktas då man skapar modeller för upphandling. Av den digitala arbetsmiljön förväntas att de tjänster som erbjuds användarna är lätta att använda och funktionssäkra och att de svarar mot användarnas vardagsbehov. Kärnan i verksamhetsmiljön bildas av ett tillförlitligt fibernät och i datorerna en behovsbaserad uppkoppling för kontakt med de tjänster som står till buds. Verksamhetsmiljön möjliggör styrning och informationsmedling mellan människor, datorer och tjänster via öppna gränssnitt. Det här ger ökad smidighet i vardagsrutinerna och frigör tid i skolorna för skolans centrala uppgift: stöd för växande och lärande.

14 År Teknisk miljö Tjänster Anskaffningsmodell 2012 Pekdatorer och andra mobila apparater pilottestas för att se hur de lämpar sig för ett mer omfattande bruk vid inlärning Testprojekt med service som bygger på pekdatorer förbereds i samarbete med serviceproducenter. För gymnasiets del utreds kostnaderna för ett 1:1-program samt för- och nackdelarna med ett sådant. 2013 Personliga maskiners förhållande till det existerande systemet ska lösas. Viktiga frågor är modellen för underhåll, integreringsmöjligheterna samt hurdan livscykel man lyckas skapa (ex. 3 år mobilt bruk och sedan 3 år fast användning i systemet). Anskaffningen av personliga arbetsredskap inleds. Avsikten är att anskaffningen ska gälla klass 3, klass 7 och gymnasiets grupp I. 2014 Anskaffningen av personliga arbetsredskap fortsätter på motsvarande klassnivåer. 2015 Eleverna och lärarna arbetar i en miljö som följer principerna för flerkanalstjänster. Varje klass har tillgång till interaktiva gränssnitt som stöder de pedagogiska målen och erbjuder mångsidiga kontakter med omvärlden. En internetuppkoppling som motsvarar bruket är tillgänglig för alla i skolbyggnaden utan lösenord. Flerkanalstjänster som även nyttjar pekdatorer och mobila apparater testas: Främst ska man testa - hur dockningen av tjänster som redan är i bruk kunde underlättas - elektroniskt läromaterial som stöd för lärandet -paketering av inlärningsuppgifter och elektroniska läromaterial till molntjänster Tjänsterna utvecklas i sådan riktning att de underlättar lärarnas och elevernas vardag samt i mån av möjlighet ökar elevernas och vårdnadshavarnas delaktighet. Av tjänsterna förutsätts att de automatiserar informationsgången och styrningen mellan tjänster, människor och maskiner. Förverkligandet av målen fortsätter. Alla tjänster är flerkanalstjänster med kunniga administratörer. Tjänsterna bildar en helhet som stöder lärandet både i grupp och individuellt. Tjänsterna utvecklas utgående från användarna så att de får uttala sig. Användarnas behov avgör riktningen. Systemet garanterar att Skolförvaltningen deltar aktivt i nationella pilotprojekt som stöder uppkomsten av smidiga elektroniska anskaffningsmodeller. Vid anskaffning gynnas tjänster som har hög datasäkerhet, som tillämpar principen om en enda inloggning i redan existerande användarbaser och erbjuder säkerhetskopiering av innehåll som användaren producerar. Serviceproducenterna förutsätts beakta användarnas respons då de utvecklar sina tjänster. Anskaffningen av tjänster inriktas i enlighet med målen. Avtalen bygger i mån av möjlighet på inköp av tjänster. Partnerskap med serviceproducenterna utgör ett viktigt inslag i utvecklingen. Ibruktagandet ordnas inom ramen för avtal och så lätt och smidigt som möjligt för att tjäna användarnas behov.

15 tjänsterna inte är bundna till tid och rum. Information i realtid även om den fysiska miljön finns att tillgå. Principerna för hållbar utveckling i den dagliga verksamheten Principerna för hållbar utveckling följs särskilt vid anskaffningar och vid utveckling av verksamhetsmiljön. Vid anskaffning gynnas apparater och system med lång livscykel. Skolförvaltningen utvecklar också aktivt alternativa användningssätt för apparaturen; på det sättet kan livscykeln förlängas väsentligt. För att användarna ska kunna träffa miljövänligare val i vardagen, bör konsekvenserna av ändringar i verksamhetsrutiner lyftas fram. Detta sker konkret så att man synliggör användnings- och förbrukningsuppgifterna för verksamhetsmiljön. För varje maskinmodell som skaffas och för alla system görs en livscykelkalkyl. Målet är att all hårdvara ska ha en livslängd på minst 6 år även om användningssättet ändras under livscykeln. Användnings- och förbrukningsuppgifterna, som idag är osynliga i verksamhetsmiljön, görs synliga för användarna. Målet är att den ändring av bruksrutinerna som åstadkoms genom uppföljning ska minska kolspåret med 20 procent fram till 2015. Grankullas finskspråkiga skolförvaltning idkar aktivt nätverkande och samarbete i IKT-frågor såväl nationellt som internationellt. Målet är att vara en uppskattad aktör och en föregångare i hållbar utveckling inom IKT. Som en del av strävan efter hållbar utveckling följer förvaltningen i sina verksamhetsrutiner principen om pappersfri skola till de delar som det är förnuftigt. Det här betyder att skolorna ska införa elektronisk underskrift och gå över till digitala processer så att behovet att skriva ut dokument minskar. AV-apparatur Den audiovisuella apparaturen förväntas stödja verksamheten i skolorna. Varje klassrum bör garanteras utrustning på minst nuvarande nivå: videokanon, dator och högtalare. Den nuvarande utrustningen används i mån av möjlighet till slutet av sin livscykel. Vi lever i en brytningstid i fråga om visningsutrustning och måste därför aktivt följa den tekniska utvecklingen. Före större principbeslut söker vi genom pilottest erfarenheter av hur den nya tekniken lämpar sig för vår arbetsmiljö och våra verksamhetsrutiner. I samband med anskaffningar görs livscykelkalkyler. Dessutom gynnar vi utrustning med nätuppkoppling (Wlan- eller Vlan-port) och stöd för öppna standarder och gränssnitt; då blir de en fastare del av informationssystemet och är lättare att underhålla. Vi försäkrar oss om att varje klass år 2015 har audiovisuell visningsutrustning som svarar mot

16 dagens krav, stöder de pedagogiska målen, är interaktiv och erbjuder mångsidiga kontakter med omvärlden. Personalens kompetens Att dra försorg om personalens kompetens utgör ett viktigt inslag i utvecklingen av datasystemet. Utbildningen planeras enligt skolförvaltningens vision och strategi och bör svara mot behovet. Utbildningsbehovet bedöms per lärare, team och enhet. De som deltagit i utbildning delar med sig av de insikter och idéer som kursen gett dem. Kurserna ordnas i egen regi eller vid behov genom köp. Arbetsgivaren reserverar tillräckliga resurser för de behov man känner till. Följande IKT-kompetensnivå upprätthålls i organisationen: Nivå I goda basfärdigheter (100 %) Nivå II pedagogisk tillämpning (100 %) Nivå III kan agera som utbildare för andra lärare, fungerar som länk mot omvärlden och förstår organisationens behov. (30 %) Andra skolspecifika utvecklingsbehov Kauniaisten lukio kan eventuellt se fram emot elektroniska studentskrivningar under strategiperioden. Med tanke på det bör skolan ha beredskap att ta i bruk digitalt material och eventuella elektroniska prov för studentexamen. Gymnasiet har som ambition att fördjupa samarbetet med det svenskspråkiga skolväsendet. Inom den grundläggande utbildningen upplever man stödet för växande och lärande som skolans centrala uppgift. Kommunikationen inom den grundläggande utbildningen är tidsenlig, välinriktad och relevant. Skolornas verksamhetsmiljö, dit informations- och kommunikationstekniken hör, bör stödja denna strävan. För eventuella elektroniska studentskrivningar bör skapas beredskap genom pilottestning av elektroniskt material och digitala prov. Lagen om grundläggande utbildning och läroplanen kräver att varje elev ska beaktas individuellt. I detta syfte ämnar man skapa och utveckla e-tjänster som för samman elevarbetena, uppgiftsgivningen och bedömningen av uppgifterna. Den grundläggande utbildningen vill skapa tjänster som stöder modellen för stöd i tre steg. 3.4.2 Svenskspråkiga skolförvaltningen Verksamhetsmiljön Det svenskspråkiga skolväsendets datanät och utrustning administreras och underhålls av ITadministrationen. Skolornas nätmiljö är MS-baserad och undervisningslokalerna är försedda med

17 datorer, dokumentkameror och projektorer. I webbsammanhang ligger tonvikten vid användning av trådlöst nätverk. De trådlösa nätverken i skolfastigheterna utvecklas Utrustning och program Avskrivningstiderna för utrustningen bör följa stadens riktlinjer med beaktande av att bärbara datorer inte är lika långlivade som fastinstallerade maskiner. Det här gäller all IT-utrustning i skolan. Gamla maskiner behöver inte kasseras utan används för enklare uppgifter såsom textbehandling. I årskurserna 1 6 lär sig eleverna läsa med hjälp av datorer. Därför måste skolorna ha tillräckligt med datorer. En satsning gäller aktiverande utrustning kring de interaktiva skrivtavlorna. Den pedagogiska användningen av e-bokläsare bör undersökas och utvecklas. Alla lärare ska erbjudas fortlöpande påbyggnadsutbildning. I årskurserna 7 9 måste det finnas minst tre datorer, en dokumentkamera och en projektor i varje klassrum. Dessutom behövs två datorrum samt bärbara datorer för trådlös användning för att det ska gå lätt att använda datorer som en naturlig del av undervisningen. Gymnasiets nya satsning är ett läromiljö- och internationaliseringsprojekt, som genomförs i samarbete med ett antal andra gymnasier. Utrustningen förnyas och består av interaktiva skrivtavlor, kamera, anläggning för ljudåtergivning, videokanon och bildskärm samt de program som behövs för kontakter med andra skolor. För projektet fås även extern finansiering. Programmet Wilma (Primus) används som informationskanal mellan skolan och hemmen. I de svenska skolorna i Grankulla har Wilma blivit ett viktigt arbetsredskap i såväl det interna arbetet som kontakterna med vårdnadshavarna. Wilma möjliggör också intensivare samarbete och snabbare information. All dokumentation som berör elevens skolgång (frånvaro, stödåtgärder, disciplinära åtgärder, vitsord, allmän information) bör huvudsakligen vara tillgänglig i Wilma. Undervisningsplattformen Fronter används i alla årskurser. Via den kan lärarna ladda ner filer och skapa länkar för eleverna. Den kan också användas för kommunikation mellan elever och lärare. Pekdatorers lämplighet som personlig läroutrustning undersöks. Målet är att varje elev ska ha ett eget arbetsredskap år 2016. Anskaffningarna inleds under 2013. Anskaffningarna genomförs i etapper, för tre årskurser årligen. Programutvecklingen följs aktivt. Utbildningsplattform inom programhelheten Fronter för fortbildning av lärare (i samarbete med HSR-kommunerna) Införandet av elektroniska studentskrivningar förbereds 3.4.3 Kultur och fritid I kultur- och fritidstjänsternas IT-strategiska målsättning ingår att utveckla e-tjänsterna, att effektivisera arbetsprocesserna och vidareutveckla kvaliteten på servicen med hjälp av datateknik, att

18 delta i huvudstadsregionens gemensamma informationstekniska lösningar samt att erbjuda kommuninvånarna fostran i informationsteknik och mediemiljö. Beroende på enheternas olika uppgifter inom kultur och fritid fördelar sig även målen inom insatsområdena olika mellan de olika enheterna. Den kundorienterade verksamhetsmiljön inom resultatområdena för kultur och fritid innebär en ständig utmaning att utveckla utbudet på e-tjänster för att serviceprocesserna ska vara så lättillgängliga som möjligt för kommuninvånarna. Redan i dagens läge tillgodogör sig kultur- och fritidsservicen mångsidigt de möjligheter som e-tjänster erbjuder såväl på egen hand som i samarbete med grannkommunerna och nationella aktörer. Medborgarinstitutet Utveckling av e-tjänster flerkanalstjänster Medborgarinstitutet förebygger för sin del digital marginalisering genom att erbjuda datateknisk utbildning som svarar mot kundernas behov Biblioteket Utveckling av e-tjänster flerkanalstjänster Biblioteket görs synligare på sociala medier; särskilt utvalda innehåll skapas planmässigt för publicering på sociala medier Hela kundservicepersonalen utbildas i att använda de möjligheter nätet erbjuder för kundservice och att utnyttja sociala medier i biblioteksarbetet samt skapa innehåll för den nya HelMet-serviceportalen Biblioteket följer utvecklingen av förutsättningarna för betalning via nätet och strävar efter att införa nätbetalning Biblioteket övergår om möjligt till samma elektroniska kassasystem som de övriga HelMetbiblioteken använder Biblioteket följer utvecklingen och tillgängliggörandet av utlåningstjänster för e-böcker Urvalet av e-böcker utökas i den takt det är möjligt Möjligheten att skaffa en hörslinga till kundservicedisken med tanke på hörselskadade med hörapparat utreds Samarbetet inom huvudstadsregionen Biblioteket deltar i allt större omfattning i innehållsproduktion för nätet (t.ex. HelMetserviceportalen) Beredskap skapas för uppdatering av HelMet-bibliotekens gemensamma bibliotekssystem 2013. Förberedelser görs för ett byte av bibliotekssystem, vid behov via konkurrensutsättning. Beredskap för förnyande av anskaffningssystemet

19 Effektivisering av arbetet och förvaltningen med hjälp av datateknik Biblioteket följer utvecklingen av RDIF och annan logistikteknik och medverkar vid behov i regionala utredningsgrupper Kundtjänstdatorer ersätts med nya enligt behov I takt med att maskinvaran förnyas får personalen bärbara maskiner i den mån de lämpar sig för arbetsuppgifterna Personalens arbetsstationer byts ut kontrollerat Utvecklingen av visningstekniken och arbetsredskapen följs och ny teknik anskaffas efter behov Nya redskap program och utrustning tas i bruk i lämplig takt Biblioteket deltar i utvecklandet av de mobila tjänsterna och tar i bruk molntjänster Främjande av möjligheterna till påverkan och delaktighet Flera bärbara kunddatorer anskaffas, men också bordsdatorer ska finnas kvar för specialbehov Biblioteket följer utvecklingen av den tekniska utrustningen och tillhandahåller sådan utrustning och service för kommuninvånarna som det inte är förnuftigt att skaffa till alla hem Biblioteket följer aktivt kommuninvånarnas behov av utrustning, program och vägledning genom regelbundna kundenkäter. IT-tjänsterna beaktas vid insamlingen av kundrespons Kultur Utveckling av e-tjänster flerkanalstjänster Satsningar görs på personalens kompetens i underhåll och utveckling av e-tjänsterna Utvecklandet av nätmuseet fortsätter (bl.a. promenader som ljudinspelningar och modernisering av fotogallerierna) Kommunikationen koncentreras allt mer till webben Samtidigt förflyttas tyngdpunkten i marknadsföringen av kulturtjänster småningom från egna och betalda medier (broschyrer, reklam, webbsidor) mot förtjänade och sociala medier (bloggar, Facebook mm.) Samarbetet inom huvudstadsregionen Kulturtjänsterna håller sina e-tjänster på minst samma nivå med de övriga HSR-kommunerna och ser till att de är kompatibla med deras lösningar Idrottstjänster Idrottstjänsterna har satt upp som mål att skapa effektiva och fungerande möjligheter till digital kommunikation mellan staden och invånarna för att den service som erbjuds ska fungera och bli bättre. Idrottsledningsenhetens kommunikation förbättras genom nya tjänster, som möjliggör en effektivare kommunikation mellan staden och deltagarna i motionsgrupper samt förbättrar nåbarheten inom idrottstjänsterna.

20 Utveckling av e-tjänster flerkanalstjänster Elektronisk anmälan tas i bruk vid idrottsledningen Möjligheten att ta i bruk Newsletter-modulen för att förbättra informationen utreds Reserveringssystemet för lokaler utvecklas Effektivisering av arbetet och förvaltningen med hjälp av datateknik Anskaffning av ett nytt biljett- och kundservicesystem till simhallen utreds Dataförbindelserna från uteidrottsplatsernas övervakningssystem (VAK) förlängs från de s.k. VAK-kontrollpunkterna till terminalen i ishallens kontrollrum De äldsta datorerna byts ut mot nya som motsvarar dagens behov, och behovet av nya redskap utreds Hela resultatområdet för kultur och fritid Utvecklande av personalens IT-kompetens De anställda utbildas i att använda ny teknik 3.5 Allmän förvaltning Den allmänna förvaltningens centrala mål i fråga om IT-funktionerna är att utveckla flerkanalstjänsterna för kommuninvånare, att främja möjligheterna till påverkan och delaktighet med hjälp av e-tjänster, att effektivisera förvaltningen (bl.a. digitalisering av personalbesluten -> HRarbetsbord, debatt- och mötesplattform för förtroendevalda, övergång till e-arkiv) och att utveckla ITkompetensen bland stadens personal. Dessutom utvärderas och utvecklas systemen inom ekonomiförvaltningen fortlöpande för att garantera en effektiv skötsel av ekonomiprocessen. Utveckling av flerkanalstjänster För att e-tjänsterna ska vara effektiva och för att man ska få ut verklig nytta av systemen måste tjänsterna vara användarvänliga och avgiftsfria samt tillgängliga för invånare i bred skala. Ett absolut krav som ställs på e-tjänsterna är dessutom datasäkerhet. Även om den informationstekniska utvecklingen i samhället har varit snabb, kan tillgången till myndighetstjänster inte förutsätta av kommuninvånarna att de ska skaffa sig behövlig utrustning eller kompetens. Av denna orsak måste även service via traditionella kanaler tryggas. Dock kan man genom att skapa nya digitala tjänster göra servicen tillgänglig på ett bättre och smidigare sätt och öka människornas möjligheter att uträtta sina ärenden på det sätt de önskar. Vid sidan av webbaserade elektroniska tjänster är också olika mobiltjänster alltjämt mycket populära. Stadens övergång till ett mobiltelefonsystem under 2012 gör det möjligt att t.ex. utveckla stadens mobiltjänster (ex. information om behandlingen av bokningar/avbokningar eller ansökningar samt förmedling av beslut via sms).

21 Möjligheterna till utökning av sektorernas e-tjänster kartläggs 2013 och utvidgningen av utbudet genomförs 2014 2015 Möjligheterna att i större omfattning än idag utnyttja mobiltjänster i stadens service utreds Antalet datorer med webbuppkoppling för allmänheten ökas i staden i samband med saneringen av stadshuset Främjande av möjligheterna till delaktighet och påverkan Utvecklingen av goda, kundorienterade tjänster bygger på öppen och offentlig växelverkan. Öppenheten i förvaltningen främjas genom att man ger invånarna ökade möjligheter att delta och påverka via flera olika kanaler genom att bl.a. - utnyttja sociala medier för delaktighet och påverkan - satsa på mångsidigare nättjänster för hörande av parter och för påverkan - främja invånarnas deltagande i utvecklandet av servicen så att växelverkan mellan invånarna och förvaltningen är offentlig och öppen. Kompetensen i och resurserna för nätkommunikation tryggas Den nya mediemiljön utnyttjas vid främjandet av delaktighet och påverkan (information och påverkansmöjligheter via sociala medier) Staden utvecklar möjligheten till påverkan via nätet till stöd för beslutsfattandet samt en öppen förvaltningskultur (t.ex. genomförandet av invånarenkäter och åsiktsbarometrar, bättre möjligheter att kommentera ärenden under beredning mm.) Nättjänsten Helsinki Region Infoshare utvecklas till en allt månsidigare informationskälla tillsammans med huvudstadsregionens övriga kommuner och Sitra Effektiviserad förvaltning Effektiv förvaltning kräver också effektiva program som kommunicerar med varandra. Det är viktigt att man vid anskaffning av programvara försöker eliminera överlappningar och finna programlösningar som bättre än förut kommunicerar med andra centrala program i förvaltningen. Med hjälp av IT-kompetens och en arbetsmiljö med goda datatekniska arbetsredskap och lösningar kan man väsentligt effektivisera förvaltningen samt göra processerna och kundservicen smidigare. En ur IT-synpunkt modern arbetsmiljö och utrustning gör det också möjligt att utveckla och effektivisera arbetsrutinerna. En effektiv förvaltning förutsätter möjlighet att arbeta också när man inte befinner sig på arbetsplatsen. Genom att skapa möjligheter till arbete som inte är bundet till en viss plats kan man också möjliggöra flexibelt arbete (distansarbete), som i framtiden blir allt vanligare även inom den offentliga sektorn. Förvaltningsprocesserna effektiviseras med hjälp av bättre system med större kompatibilitet genom att till exempel driva igenom följande projekt: -Övergång till elektroniskt mötesförfarande -Samordning och förenkling av processerna inom löne- och personaladministrationen (HR-arbetsbord) -Utveckling av rekryteringssystemet -Utveckling av rumsreserveringssystemet (integrerad fakturering)