1(12) AVTAL Referens Datum Diarienr Avtalsnr Anna Warström 2014-03-24 SN 359-2012 3592012-001 AVTAL NR: 3592012-001 Avtalsområde: Fönsterputstjänster AVTALSPARTER: Beställare: VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Leverantör: FÖRETAG X AB Bilaga: 2 Kravspecifikation 3 Förfrågningsunderlag 02 Distriktsindelning Fönster(prislista) POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX E-POST Enhet Indirekt Material och Tjänster Växeln 0520-917 00 Direkt +46 Mobil anna.warstrom@vgregion.se
2(12) AVTALSMALL Innehållsförteckning Sid nr 1 Avtalsparter... 4 2 Avtalsomfattning... 4 3 Avtalsform... 4 4 Avtalstid... 4 5 Arbetsgivaransvar... 5 6 Avrop mot ramavtal... 5 7 Produkt/Funktion/Åtagande... 5 8 Krav på utförande av tjänsten eller varan... 5 9 Upphandlingsvolym... 5 10 Nya och/ eller ändrade produkter... 6 11 Fönsterputstjänster, tillhörande produkter... 6 12 Avtalspriser... 6 13 Prisjustering... 6 14 Fakturerings- och betalningsvillkor... 6 15 Dröjsmålsränta... 7 16 Leveranstid... 7 17 Kontroll och besiktning... 7 18 Leveransförsening och Vite... 7 19 Leveransadress... 8 20 Försäkringar... 8 21 Garantiåtagande... 8 22 Fel eller brist... 8 23 Elektronisk handel... 8 24 Statistik... 9 25 Uppföljning av avtal... 9 26 Ändringar och tillägg... 9 27 Omförhandling... 9 28 Handlingars inbördes ordning... 9
29 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte... 10 3(12) 30 Hävning... 10 31 Organisationsförändring... 10 32 Befrielsegrunder (force majeure)... 10 33 Intrång i upphovsrätt och patent... 11 34 Antidiskriminering... 11 35 Etiska och sociala krav... 11 36 Tvist... 11 37 Avtalstecknare... 12
4(12) 1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), genom Regionservice Inköp, på uppdrag av XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, nedan kallad Beställaren, och NN, nedan kallad Leverantören Beställare: Organisationsnamn: Västra Götalands läns landsting Adress: Regionservice, Regionens Hus, Östergatan1 Postadress: 462 80 VÄNERSBORG Org.nr: 232100-0131 GLN-nr: Postgiro: Bankgiro: Webbplats: Leverantör: Kontaktperson för avtalet: Anna Warström Enhet: Regionsservice, Inköp Adress: Östergatan 1 Postadress: 462 80 Vänersborg Tel: 010-4410513 Mobil: 0700 824759 Fax: E-post: anna.warstrom@vgregion.se Distribution: 2 Avtalsomfattning Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), samt för följande bolag Film i Väst Org.nr 556573-5569 Botaniska trädgården Org.nr xxxx Göteborgs Folkhögskola Org nr xxxx utföra Fönsterputs tjänster för samtliga fönster inom VGR i enlighet med detta avtal samt med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. 3 Avtalsform Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella tjänster under avtalsperioden. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter. 4 Avtalstid
5(12) Avtalsperiod: Från och med 1 september 2014 till och med 31 augusti 2017 med möjlighet till maximal förlängning om 12 månader. Vid utnyttjande av avtalsförlängning meddelar Beställaren senast 3 månader innan ordinarie avtalsperiods utgång, sin avsikt att utnyttja förlängningen samt den aktuella tidsperioden. 5 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören skall vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. Leverantören svarar för underleverantörens åtaganden och skyldigheter enligt ovan. 6 Avrop mot ramavtal Verksamheter inom Västra Götalandsregionen har rätt att avropa avtalade tjänster till vid varje beställningspunkts gällande priser, under eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie avtalad leveranstid. Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om inte hänvisning sker till ramavtalet vid avrop. Leverantören svara för att avtalade villkor gäller även om inte hänvisning sker till ramavtalet vid avrop. Avrop från ramavtal (tilldelning av kontrakt) Ramavtal med en (1) leverantör per område 7 Produkt/Funktion/Åtagande Leverans /utförande enligt specifikation X. Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för en specifik tjänst 8 Krav på utförande av tjänsten eller varan Enligt kravspecifikation 9 Upphandlingsvolym
6(12) Eventuella angivna årsbehov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida utan Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 10 Nya och/ eller ändrade produkter Nya eller ändrade tjänster/produkter inom det upphandlade området som lanseras av Leverantör kan efter Beställarens val ingå i avtalet. Leverantören skall skriftligen avisera sådana tjänster/produkter till Beställaren. Efter eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Beställaren skriftligen om tjänsten/produkten skall ingå i gällande ramavtal. Om Leverantör under avtalstiden ersätter eller förbättrar en tjänst/produkt med en annan för samma funktion, skall priset på ersättningstjänsten eller produkten vara samma eller lägre än den ersatta tjänsten/produkten. 11 Fönsterputstjänster, tillhörande produkter De tjänster och varor som Leverantören tillhandahåller ska uppfylla i Sverige lagligt fastställda krav. Levererade produkters funktion, utförande, konstruktion, material eller sammansättning får under avtalsperioden inte ändras utan VGR skriftligen godkänt sådana förändringar. 12 Avtalspriser För utförande enligt detta avtal gäller de priser som framgår av detta avtal och bifogad specifikation. I priserna ska samtliga kostnader som Leverantören haft för att uppdragets utförande inklusive förberedelser, hjälpmedel, maskiner, kemisk-tekniska produkter och eventuella resekostnader ingå. VGR ersätter inga eventuella tillkommande kostnader. Priser anges exklusive moms i SEK. Under de två första avtalsåren får priset inte höjas. Därefter gäller, för höjning av priset, prisjustering enl. nedan. 13 Prisjustering Om priset förändras mer än +/- 3 % äger endera part rätt till att kalla till förhandling. 14 Fakturerings- och betalningsvillkor Faktureringsadress: Enligt beställningsunderlag. Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänt uppdrag, godkänd leverans och godkänd fakturering. Regionens beställningsrutiner kräver en faktura per beställning, dvs. 1 beställning = 1 faktura Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej.
15 Dröjsmålsränta 7(12) Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelags bestämmelser. Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse såsom Beställningsnummer saknas Priset avviker ifrån avtalat pris Felaktig eller ofullständig adress Artikelnummer avviker från avtal Beloppet understiger 100 SEK 16 Leveranstid Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden, alternativt enligt överenskomna leveransplaner. I anbudet angiven normal leveranstid eller överenskommelse arbetsdagar efter avrop, skall hållas. Leveranser skall ske under ordinarie arbetstid som är vardagar mellan 07.00-17.00. 17 Kontroll och besiktning Enligt kravspecifikation. 18 Leveransförsening och Vite Försenad eller utebliven leverans. Om leveransförsening ej kan undvikas skall Leverantören omgående meddela Beställaren som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Om Leverantören önskar ersätta restnoterad tjänst/produkt med annan likvärdig vara skall detta godkännas av Beställarens kontaktperson. Priset för en sådan tjänst/vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalstjänsten/-produkten. Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter är Beställaren berättigad att av Leverantören erhålla vite. Beställaren har dessutom rättigheten att efter 10 kalenderveckor helt häva avtalet, utan erläggande av extra kostnader. Häver Beställaren beställningen/ avtalet enligt denna punkt äger Beställaren rätt att erfordra återbetalning av erlagd del av köpeskillingen inklusive en ränta motsvarande gällande diskonto plus 8%. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 3% av värdet av den del av tjänsten som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 12% av sagda värde. Beställaren förbehåller sig rättigheten att lägst debitera 1 000:- SEK, vid varje enskilt tillfälle vitesklausulen åberopas/nyttjas.
19 Leveransadress 8(12) Upphandlade tjänster skall levereras till avropande enheter. 20 Försäkringar 21 Garantiåtagande Leverantören lämnar garanti för levererade tjänster inom den giltighetstid enligt kravspecifikationen. Leverantören skall svara inför Beställaren för sina underleverantörers garantiåtaganden. 22 Fel eller brist Leverantör skall omgående underrätta Beställaren om uppkomna eller misstänkta fel/brister i levererade tjänst. Om en levererad tjänst/produkt avviker från kvalitets-, funktions- eller miljökrav enligt avtal skall Beställaren reklamera felet inom två (2) arbetsdagar från det att felet uppdagats. Beställaren har rätt att häva köpet eller kräva ersättningsleverans och/eller gör om utan kostnad för VGR. Avvisad produkt returneras efter överenskommelse med Leverantör, på dennes bekostnad. 23 Elektronisk handel Västra Götalandsregionen kommer att från 2011-01-01 börja införandet av ett modernt sammanhållet och tillgängligt/öppet verksamhetsstöd för elektronisk handel och där följande SFTI standarder kommer att följas: Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3 Periodisk fakturering ESAP 9.1 Orderlös fakturering ESAP 9.2 Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0 Fulltextfaktura 2.0 För den leverantör som inte har ett eget e-handelssystem, kommer en web-baserad lösning med handelsflödet från avrop till fakturering att finnas och med detta alternativ, kan även små till medelstora leverantörer arbeta med elektronisk handel mot VGR. Vidare ska produktunderhåll ske av leverantören mot VGR:s produktkatalog. Detta produktunderhåll sker via web manuellt, via excelmall eller via SFTI pricat Sc 6.1 eller högre. En e-handelslösning kommer att finnas på plats fr o m 2011-01-01 mot avtalad tjänstepartner ebuilder, vilket då innebär att en koppling mellan parterna och produktunderhåll mot Västra Götalandsregionen:s produktkatalog skall kunna ske. Leverantören skall därför senast 3 månader efter avtalsstart, eller enligt separat överenskommelse kunna tillämpa elektronisk handel och produktunderhåll enligt angivna krav ovan.
9(12) I samband med införande av e-handel kommer Västra Götalandsregionen gå över och använda UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) som är ett internationellt erkänt klassificeringssystem och där samma koder används i alla länder. UNSPSC är branschöverskridande och strukturen täcker alla branscher och produktområden. Leverantören skall därför på produktnivå ange gällande UNSPSC-kod. För mer information och gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/gs1-systemet/klassificeringssystem/unspsc/ 24 Statistik Leverantören skall efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i digitalt format avseende levererade mängder, omsättning, priser och mottagande enheter. 25 Uppföljning av avtal I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår bör båda avtalsparter mötas för att följa upp hur man förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera avtalsparts begäran. Beställaren är sammankallande. Inköp deltar minst en gång/år. 26 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Beställare och Leverantör. 27 Omförhandling Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av befintlig verksamhet. Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger. 28 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning skriftliga ändringar och tillägg till avtal avtal inklusive bilagor anbud eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag förfrågningsunderlag med bilagor ansökan
29 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte 10(12) Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga godkännande. Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör skall skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan Beställarens skriftliga medgivande. 30 Hävning Beställaren äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse. Leverantören äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Beställaren i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet. 31 Organisationsförändring Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan komma att påverka avropsvolymer/beställningar och avtalstider. 32 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet ( Befrielsegrund ), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan skall Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske.
11(12) Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. 33 Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall Leverantören på egen bekostnad antingen: Tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten. Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär immaterialrättsligt intrång. Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger. Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid. 34 Antidiskriminering Leverantören skall vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är jämställdhetslagen (1991:433), lagen (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet, lagen (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder och lagen (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning. Leverantören är under uppdragstiden skyldig att på begäran av den upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt ovan. Tiden för redovisning skall vara minst en vecka om inte längre tid överenskommits. Information om antidiskrimineringslagarna lämnas av: Jämställdhetsombudsmannen, tfn +46-8-440 10 60, Ombudsmannen mot etnisk diskriminering, tfn +46-8-556 095 00, Handikappombudsmannen, tfn +46-8-20 17 70 och Ombudsmannen mot diskriminering på grund av sexuell läggning, tfn +46-8-556 095 25. Gemensam webbplats: www.antidiskriminering.nu. 35 Etiska och sociala krav Bilaga 5.1 Allmänna villkor Uppförandekod 130705ME samt Bilaga 5.2 Allmänna villkor Uppf kod lev 130705ME. 36 Tvist Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol inom Västra Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt.
37 Avtalstecknare 12(12) Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt. FÖR BESTÄLLAREN Västra Götalands läns Landsting Vänersborg 2014-XX-XX FÖR LEVERANTÖREN Företag AB Ort 2014-XX-XX Valter Ceraolo Enhetschef Indirekt Material och Tjänster Firmatecknare