Revisionsrapport Granskning av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil Carl-Gustaf Folkesson, Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Ängelholms kommun Januari 2013
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte och avgränsning 2 2.3 Metod 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Finns riktlinjer eller policy avseende ersättning för resor med egen bil? 3 3.1.1 Interna regelverk 3 3.1.2 Externa regelverk 3 3.1.3 Bedömning 4 3.2 Sker attest av behörig person enligt gällande attestordning? 4 3.2.1 Bedömning 4 3.3 Utbetalas milersättning i enlighet med gällande regelverk? 5 3.3.1 Bedömning 5 3.4 Finns det dokumenterade rutiner för vad ett underlag till reseräkning ska innehålla? 5 3.4.1 Bedömning 6 4 Sammanfattandebedömning 7
1 Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av Ängelholms kommuns revisorer att genomföra en granskning av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Ängelholms kommuns riktlinjer för milersättning avseende förtroendevaldas och anställdas resor med egen bil är ändamålsenliga samt hur dessa riktlinjer tillämpats. Bakgrunden till granskningen är revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende förtroendevaldas och anställdas resor med egen bil i allt väsentligt är tillräcklig. Den genomförda granskningen visar att det finns tydliga riktlinjer för ersättning med egen bil i Ängelholms kommuns resepolicy samt i bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att upprättar en rutinbeskrivning för hur arbetsledande chefer ska godkänna resorna i förväg och hur det säkerställs att medarbetarna tar ansvar för att egna resor sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn Det finns väldokumenterade rutiner för vad en reseräkning ska innehålla både på kommunens intranät, i självservicesystemet samt för de förtroendevaldas standardiserade blanketter. Samtliga granskade attester av utbetalningar av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil utförs enligt gällande attestordning. Samtliga granskade utbetalningar av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil har gjorts enligt gällande regelverk.
2 Inledning 2.1 Bakgrund Syftet med granskningen har varit att bedöma om Ängelholms kommuns riktlinjer för milersättning avseende förtroendevalda och anställda resor med egen bil är ändamålsenliga samt hur dessa riktlinjer tillämpats. Bakgrunden till granskningen är revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. 2.2 Syfte och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende förtroendevaldas och anställdas resor med egen bil tillräcklig? Kontrollmål/granskningsmål Finns riktlinjer eller policy avseende ersättning för resor med egen bil? Sker attest av behörig person enligt gällande attestordning? Utbetalas milersättning i enlighet med gällande regelverk? Finns det dokumenterade rutiner för vad ett underlag till reseräkning ska innehålla? Granskningen avser förtroendevalda och tjänstemän inom kommunstyrelsen, barnoch utbildningsnämnden, byggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, tekniska nämnden, miljönämnden och socialnämnden. Granskningen avser verksamhetsåret 2012. 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare för kommunstyrelsen avseende regler och rutiner. Därutöver har stickprovskontroller genomförts av utbetald milersättning i förhållande till gällande riktlinjer. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän.
3 Granskningsresultat 3.1 Finns riktlinjer eller policy avseende ersättning för resor med egen bil? 3.1.1 Interna regelverk Resekostnadsersättning i Ängelholm kommun regleras i resepolicyn (KS 2011 131). Policyn definierar att bilersättning utgörs av kilometerersättning då egen bil används samt faktiska utlägg för parkering, buss, tåg, taxi etc. Kommunen tillämpar bilersättningsavtalet BIA som beskrivs nedan där kilometerersättningen uppgår till 2,90 kronor per kilometer. Resepolicyn gäller för medarbetare och förtroendevalda och avser alla resor och transporter som görs i tjänsten och betalas av Ängelholms kommun. Det är varje chef som har ansvar för att resepolicyn efterlevs av medarbetarna, dock har medarbetarna själva ansvar för att de egna resorna sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn. Samtliga resor ska enligt resepolicyn planeras genom att undersöka om möjligheter finns att genomföra ett distansmöte, samåkning samt möjligheterna att åka buss, cykla eller promenera ska övervägas. Samtliga resor ska även godkännas i förväg av närmaste chef samt bokas i bokningssystemet via arbetsnätet såväl biljetter, hotellrum, hyrbilar, visum m.m. Vid bilresor ska i första hand bilpoolen användas, egen bil får enbart användas vid tjänsteresor när alternativ saknas. Egen bil eller hyrbil får användas efter överenskommelse med respektive ansvarig chef. När det gäller förtroendevalda i kommunen regleras deras bilersättningar även av bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun (KF 2002 112) samt reseersättning i samband med inställelse till sammanträde(pu 107). I bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun anges att resekostnadsersättning vid sammanträde inom kommunen utgår enligt gällande bilersättningsbestämmelser, om avståndet från den förtroendevaldas bostad är mer än tre kilometer. Dock kompletteras detta med ett beslut från personalutskottet att reseersättning utgår med utgångspunkt från bostaden vid inställelse av sammanträde. De förtroendevalda har rätt till att få ersättning vid resor till sammanträde utom kommunen, sammanträde med kommunfullmäktige och vid protokolljusteringar. 3.1.2 Externa regelverk Det bilersättningsavtal BIA som kommunen tillämpar är ett kollektivavtal som reglerar ersättning för användandet av egen bil i arbetet. Avtalet är giltigt från 2012-04-01 och gäller tillsvidare. Kollektivavtalet är en överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL), Arbetsgivarförbundet Pacta å ena sidan och Svenska kommunalarbetarförbundet, OFR:s förbundsområde Allmän kommunalverksamhet, Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund Samverkansråd,
OFR:s förbundsområde Hälso- och sjukvård, OFR:s förbundsområde Läkare och Akademiker Alliansen. Kollektivavtalet är rekommenderat att följas av landsting/region, kommun och kommunalförbund samt berörda arbetstagarorganisationer. Avtalet anger som tillämpningsområde att om inte annat följer av lag, förordning eller statlig myndighetsföreskrift utges ersättning enligt avtalet till arbetstagare som använder egen bil i arbetet efter arbetsgivarens godkännande. Det regleras även att arbetstagaren ska få tillbaka erlagd parkeringsavgift. Inom Ängelholms kommun har man valt att endast ha en rörlig ersättning för att använda egen bil i det dagliga arbetet som utgår från avtalets 2,90 kronor/kilometer. Skattebefriad del avser 1,85 kronor/kilometer och skattepliktig del 1,05 kronor/kilometer. 3.1.3 Bedömning Vår bedömning är att det finns tydliga riktlinjer för ersättning med egen bil i Ängelholms kommuns resepolicy samt i bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Ängelholms kommun. Det finns även en hänvisning i resepolicyn att ersättning regleras utifrån kollektivavtal. Vi saknar dock en rutinbeskrivning för hur de närmaste cheferna ska godkänna resorna i förväg och på vilket sätt det säkerställs att medarbetarna själva tar ansvar för att egna resor sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn. I nuläget görs endast en muntlig avstämning mellan arbetsledande chef och anställd. 3.2 Sker attest av behörig person enligt gällande attestordning? Stickprov har utförts av utbetalningar av milersättningar för både förtroendevalda och anställda inom Ängelholms kommun med avseende på att kontrollera utförda attester. Stickproven av reseräkningar har bestått av både manuella blanketter och det som angetts i kommunens elektroniska självservicesystem. Stickproven har gjorts utifrån kommunens konto för den skattefriadelen av bilersättningen. Totalt har 39 stickprovskontroller utförts. Kontrollerna har utförts genom att jämföra utfärdade beslutsattester mot samtliga nämnders attestordningar. I ett fåtal fall har även kontroller gjort mot behörigheterna i ekonomisystemet för att kunna säkerställa den rutinen. Utifrån våra kontroller har vi inte kunnat identifiera några avvikelser från gällande attestordningar eller behörigheter i ekonomisystemet. 3.2.1 Bedömning Vår bedömning är att attester utförts enligt gällande attestordning.
3.3 Utbetalas milersättning i enlighet med gällande regelverk? Stickprov har utförts av utbetalningar av milersättningar för både förtroendevalda och anställda inom Ängelholms kommun. Kontroller har skett av att utbetalning skett i enlighet med antaget kollektivavtal BIA samt kompletterande regleringar för förtroendevalda. Stickproven av reseräkningar har bestått av både manuella blanketter och det som angetts i kommunens elektroniska självservicesystem. Granskning har skett utifrån samma stickprovsunderlag som för kontrollen av attester. Utifrån våra stickprov har vi inte kunnat finna några utbetalningar som strider mot gällande regelverk. Vad vi kan konstatera är att ett flertal resor är korta samt att några resor har gjorts med egen bil trots att resan skulle kunna ha genomförts med tåg enligt uppgiven av- och hemreseadress. 3.3.1 Bedömning Vi har i samband med stickprovskontrollerna noterat att det vid ett flertal resor har annat transportmedel kunnat användas i enlighet med kommunens resepolicy om att egen bil endast får användas vid tjänsteresor när andra alternativ saknas. Vi anser att chefernas uppsikt bör förbättras avseende resepolicyns efterlevnad hos medarbetarna. Det finns även anledning att öka medvetenheten hos medarbetarna gällande deras ansvar för att egna resor ska ske på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med resepolicyn. Vi föreslår att kommunstyrelsen upprättar rutinbeskrivningar för hur denna uppsikt ska säkerställas. Vi kan dock konstatera att samtliga kontrollerade utbetalningar har gjorts enligt gällande regelverk. 3.4 Finns det dokumenterade rutiner för vad ett underlag till reseräkning ska innehålla? Inom Ängelholms kommun använder sig större delen av de anställda det IT-system som kallas Självservice. Den anställde kan där själv fylla i sin reseräkning över intranätet för att sedan skicka den för attest varefter posten kommer in i bokföringen och kommunens lönesystem. På kommunens intranät anges att reseräkningar ska hanteras via Självservice. Där rapporterar den anställde själv in sin reseräkning och arbetsledande chef kontrollerar uppgifternas riktighet och attesterar reseräkningen elektroniskt i Självservice. Det finns även angivet hur eventuella utlägg ska redovisas tillsammans med bifogade kvitton. Arbetsledande chef kontrollerar bifogade kvitton för eventuella utlägg i samband med elektronisk attest i Självservice, innan reseräkningen arkiveras hos personalenheten. I Självservice finns det rubriker för vad som ska anges vid avlämnandet av en reseräkning. Det som ska anges är namn på den anställde, ort, ändamål, förrättningstyp, avresa och hemresa. Självservicesystemet räknar sedan ut den
ersättning som ska utgå till den anställde för att sedan gå vidare för elektronisk attest. När det gäller förtroendevalda använder de sig främst av manuella reseräkningar kallad Närvarorapport Förtroendevalda. På blanketten ska anges nämnd/styrelse/utskott, personnummer, namn, sammanträdesdatum, tidpunkt, antal timmar, bilersättning antal kilometer, medpassagerare, förlorad arbetstjänst, övriga kostnadsersättningar samt övriga anteckningar. Attest av dessa reseräkningar görs manuellt. Blanketten ska signeras av den förtroendevalde, därefter lämnas blanketten vidare för gransknings-och beslutsattest. 3.4.1 Bedömning Det finns ett väl fungerande elektroniskt självservicesystem där det anges vad reseräkningen ska innehålla. Vidare finns en standardiserad blankett för de förtroendevaldas manuella reseräkningar. Vi anser att det är positivt att det finns standardiserade system och blanketter för reseräkningar vilket skapar förutsättningar för en enhetlig hantering. Vi bedömer att det finns väldokumenterade rutiner för vad en reseräkning ska innehålla både på kommunens intranät, i självservicesystemet samt de i förtroendevaldas standardiserade blanketter.
4 Sammanfattandebedömning Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning har varit om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende förtroendevaldas och anställdas resor med egen bil är tillräcklig. Efter genomförd granskning och genomgång av kontrollmålen bedömer vi att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende de förtroendevaldas och anställdas resor med egen bil i allt väsentligt är tillräcklig. 2013-01-30 Carl-Gustaf Folkeson, Projektledare Carl-Gustaf Folkeson, Uppdragsledare