GLASSEN 1 (5) fört vid styrelsemöte 2009-01-25 kl.18.30-20.30 Närvarande: Stig-Arne Sjögren Paul Nilsson Per-Anders Lindgren Carina Lundberg Catarina Hanell Åsa Bergström Daniel Fredlander Erik Nilsson Elsine Eklund 21 Öppnand Ordföranden hälsade alla välkomna och öppnade därefter mötet. 22 Dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes. 23 Justerare Catarina H. valdes att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 24 Föregående protokoll Föregående styrelsemötesprotokoll 2008-11-30 och 2009-01-12 gicks igenom och lades till handlingarna. 25 Återvinning av matavfall Umeva skickade ut en förfrågan i december till alla fastighetsägare inom det område (Ersboda och Mariehem) som man under våren 2009 kommer att erbjuda återvinning av matavfall. Frågan är om återvinning av matavfall är något som skulle kunna fungera i föreningen. Styrelsen beslöt i styrelsemötet 2008-11-30 att Erik N. kontaktar Umeva i frågan och reder ut vad som gäller. Erik återrapporterade i mötet och föreslog att föreningen bör starta återvinning av matavfall eftersom man i annat fall lägger på föreningen en miljöavgift. Beslöts att Erik och ordföranden träffar representant för UMEVA om hur uppstarten av återvinningen skall gå till och vilka regler etc. som kommer att gälla (t.ex. antal kärl i soprummen, tömning - hur ofta). 26 Uppdragsförteckning utanför styrelsen Styrelsen fick i uppdrag av årsstämman att göra en uppdragsförteckning över arbeten som görs utanför styrelsearbetet och som bör arvoderas separat. Frågan diskuterades i styrelsemötet 2008-11-30 men bordlades till detta möte. Efter diskussion om vilka uppdrag det gäller och hur vi idag hanterar detta beslöts att inte arvodera någon revisor och valberedning utan istället ordna en middag tillsammans med styrelsen en gång per år.
GLASSEN 2 (5) 27 Ansvariga och Arbetsgrupper Listan över arbetsgrupper och ansvariga uppdaterades (se bifogad uppdaterad lista). Beslöts att styrelsens arbetsgrupp för fasadmålningen (Stig-Arne Sjögren, Paul Nilsson och Åsa Bergström) upplöses då bara slutbesiktning våren 2009 återstår. Ansvarig för uppdatering av medlemsspärmar (för närvarande Åsa Bergström) utgår då pärmarna inte kommer att uppdateras. Se 28 nedan. Öhrlings kontaktperson för garage- och parkeringsuthyrning (för närvarande Stig-Arne Sjögren) utgår likaså då Öhrlings hanterar uthyrningarna helt och hållet. 28 Medlemspärmen Medlems- och Informationspärmen som skall finnas i varje lägenhet för att lägenhetsinnehavaren skall kunna veta om det som är av vikt inom föreningen. Beslöts att fr.o.m. dagens styrelsemöte kommer ingen uppdatering att göras av pärmarna. Lägenhetsinnehavarna hänvisas till föreningens hemsida (www.glassen.nu). 29 Utemiljön - utegrupp - vårsyn a) Beslöts att i samband med vårstädningen diskutera idéer och förslag på förbättringar av utemiljön och att göra en förfrågan om intresse att ingå i en utegrupp under året för att effektuera bra förslag. b) Beslöts att informera medlemmarna när vårsyn är på gång och ge alla möjligheter att komma med synpunkter på yttermiljön och sånt som bör förbättras, lagas etc. 30 Utbildning Behovet av kurs/genomgång om ekonomi som kopplar till styrelsearbetet diskuterades. Beslöts att i samband med det preliminära bokslutet efter sommaren tillsammans med Marianne Lundberg och Christina Wiberg på Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB gå igenom denna och dryfta funderingar och klargöra frågor som kopplar till den ekonomiska hanteringen.
GLASSEN 3 (5) 31 Underhållsplanen Underhållsplanen presenterades av ordföranden. Viss uppdatering är nödvändig. Beslöts att ordföranden och Paul N. uppdaterar underhållsplanen och går igenom dessa ändringar vid nästa styrelsemöte. 32 Lägenhetsöverlåtelser Två lägenhetsöverlåtelser har skett sedan förra styrelsemötet. Kurt Karlsson har överlåtit sin lägenhet nr. 66, Snipgränd 84, till Björn Jonsson. Tage Karlsson har överlåtit sin lägenhet nr. 88, Glassgränd 83, till Ingemar Gustavsson. Beslöts att Björn Jonsson och Ingemar Gustavsson beviljas inträde i föreningen och att Kurt Karlsson och Tage Karlsson utträder ur densamma. 33 Rapporter 1) Energideklaration 2) Nytt från Canal Digital 3) Ändring av e- postadress 1) Ordföranden rapporterade att energideklarationerna är i fullgång på Riksbyggen Energi men att man pga. arbetsbelastningen inte hunnit med att göra föreningens deklaration ännu. Den kommer att bli klar under 2009. Föreningen beställde energideklarationen av Riksbyggen Energi 28/1 2008 till en kostnad av 27700 kr plus moms ( 28-07/08). 2) Ordföranden återrapporterade från sitt möte med Canal Digital om varför man inte informerat ordentligt om ändringar i kanalutbudet. Canal Digital menar att man informerat ordentligt och fann ingen anledning att förbättra sin hantering av detta. Frågan kom upp igen om föreningen kanske ska se om det finns andra alternativ när avtalet med Canal Digital går ut. Beslöts att kolla upp när avtalet med Canal Digital går ut och hur lång uppsägningstiden är. 3) Frågan om att ändra föreningens domännamn från uh20.ac.se till Glassen.nu diskuterades på ett tidigare styrelsemöte och frågan togs även upp på årsstämman 2008-11-19. Främsta skälet till att ändra domännamnet är att föreningen bytt namn från bostadsrättsföreningen UmeåHus 20 till bostadsrättsföreningen Glassen. I styrelsemötet 2008- beslöts att ändra föreningens domännamn från uh20.ac.se till Glassen.nu från årsskiftet under förutsättning att Catarina H. får bekräftat av Riksnet och Lopia (som säljer domänplatsen) att det är möjligt att genomföra. Catarina informerade att Riksnet inte haft tid att ordna nytt domännamn men att det är på gång.
GLASSEN 4 (5) 34 Göra-listan Göra-listan" gicks igenom. 35 Hemsidan Aktuella händelser i föreningen att publicera på hemsidan noterades. 36 Körning och olovlig parkering Problem med att fler och fler kör med bilar inom området och att olovlig parkering förekommer både ute på parkeringarna och inne på området diskuterades. Oklarheter framkom om vi har skyltat ordentligt Beslöts att ordföranden kontaktar Securitas och hör med dom om skyltningen är rätt och tar även upp frågan hur Securitas arbetar i området (i dagsläget sparsamt med kontroller). 37 Nästa möte Frågor på nästa möte Söndag den 22 februari kl.18.30 Återvinning av matavfall Göra en ny rubrik Länkar på hemsidan? Underhållsplanen Frukt/fika: Paul 38 Avslutning Ordföranden avslutade mötet. Dag som ovan Stig-Arne Sjögren ordförande Catarina Hanell Justerare Per-Anders Lindgren sekreterare
GLASSEN 5 (5) Kvarterslokalen: ANSVARIGA Åsa Bergström Snipgränd 42 tel. 18 60 33 Bastun och bastunycklar: Åsa Bergström Snipgränd 42 tel. 18 60 33 Juhani Loukasmäki Snipgränd 6 tel. 12 10 27 Redskapsboden: Paul Nilsson Glassgränd 1 tel. 18 83 88 Inga-Britt Eklund Snipgränd 52 tel. 19 39 18 Cykel- och sparkförrådet: Paul Nilsson Glassgränd 1 tel. 18 83 88 (Meddelande om datum för inlämning och uttagande av cyklar,sparkar mm kommer i brevlådan.) Hemsidan: Webbmaster: Catarina Hanell Snipgränd 44 tel. 070-3785755 Ansvarig utgivare: Stig-Arne Sjögren Glassgränd 37 tel. 18 90 28 Huvudnyckel/extra nycklar Ordföranden Stig-Arne Sjögren, Glassgränd 37, telefon 18 90 28 har huvudnyckel till de flesta låsen men OBSERVERA att han bara kontaktas om ingen ansvarig finns tillgänglig. Hos honom kan man även kvittera ut extra nycklar till soprum och kvartersgårdar till en depositionsavgift på 200 kr per nyckel.