Södertälje Brukshundklubb

Transkript

1 Protokoll nr 2/2015/VU Protokoll fört vid sammanträde i Södertälje Brukshundklubbs verkställande utskott (VU) Närvarande: Yvonne Brink ordförande Roland Lönnerbro, vice ordförande, kassör Eleonor Sjögren, sekreterare 9. Mötets öppnande Ordförande Yvonne Brink hälsade de närvarande välkomna och öppnade mötet 10. Godkännande av dagordning. Den föreslagna dagordningen godkändes 11. Val av justeringsperson Roland Lönnerbro valdes att jämte ordförande Yvonne Brink justera dagens protokoll. 12. Inkommande skrivelser a) Faktueringsavtal finns med ICA Weda Livs. Yvonne Brink pratar med Annika Hegwall ang detta. Avtalet skall kompletteras med en övre beloppsgräns för inköp. 13. Avgående skrivelser a) Polisen Södertälje, ang. arbetet inom FRG-gruppen 14. Ekonomi a) Konton föreslog vilka kostnadsställen det bör finnas för sektorer och kommittéer. VU beslutade enligt förslaget efter en komplettering med IPO samt Tjänstehund.

2 b) Rutiner föreslog att fakturor som skall attesteras och konteras av sektorer och kommittéer skall finnas i pärm som finns på klubben. Uppmärkta pärmar kommer finnas på klubben. Detta för att kassören skall kunna betala fakturor under rätt sektor? Yvonne rapporterade att samtlig post kommer att läggas i ordförandefacket så Yvonne kan se till att de som skall kontera/attestera tills vidare får fakturorna. Beslutade VU att Yvonne fördelar posten tills vidare och att attesterade/konterade fakturor läggs i kassörens fack. Kassören rapporterade att Inför varje styrelsemöte får alla styrelsemedlemmar en ekonomisk uppföljning för genomgång på mötet. Rapporten godkändes av mötet. Varje sektor och kommitté kommer att få en ekonomisk uppföljning för genomgång med jämna mellanrum. Kassören föreslog att sektorer och kommittéer skall ge respons avseende den ekonomi ska rapporten. VU beslutade enligt förslaget föreslog en reseräkningsblankett. Beslutade VU att Yvonne och Sten först kontrollerar mot klubbens redan befintliga blankett. c) Kontoställning rapporterade följande kontoställningar: Utbildning/Administration/Övrigt konto :- 27/ Betalda räkningar ca.14000:- Tävlingsverksamhet/Prov konto :- 20/ Konto :- 20/ Årsbesked 2014 IKANO Bank ,61:- Årsbesked 2014 Nordea Spar ,52:- Rapporten godkändes av mötet d) Postgirokonton Följande Användare med Behörighet = Tittarfunktion föreslogs: Konto tävling Carina Nilsson Carita Tallstrand Ann Eklund

3 Konto Carina Nilson Konto Betalning Konto Carita Tallstrand Konto Hänvisas till beslut vid konstituerande styrelsemöte, se protokoll nr 1/2015 VU ger i uppdrag att kontakta Nordea och IKANO Bank och få uppgift på vilka som idag har teckningsrätt och ta bort gamla teckningsrätter som kan finnas kvar sedan tidigare. Fullmakt skall skrivas för vad gäller Nordea samt IKANO Bank. Beslutade VU att samtliga skrivna avtal skall finnas hos kassören e) Differensen mellan lagd budget och resultat för stughyra 2015 VU ger i uppdrag att kontrollera detta. f) Fakturor Samtliga fakturor är betalda. g) Avräkningsunderlag Utskickat till VU via mail. Klubben har fått några nya medlemmar senaste veckorna. 15. Sektorer och Kommittéer a) Tävlingssektorn Yvonne Brink har haft kontakt med gamla sektorn, där några valt att lämna, samt även fått två som kan bli sammankallande. Föreslogs att följande ingår i sektorn:

4 Anette Åslund, Sammankallande Anki Lundell, Sammankallande Sanna Fransson Carina Nilsson Pris/Resultat ansvarig Tina Oksman Esko Varpula Materialansvarig Yvonne Brink Domaransvarig VU beslutade enligt förslaget b) Hundägarutbildningssektorn Yvonne Brink berättar att en Valpkurs har startat. 12/3-15 Startar en unghundskurs med Christine Sellgren som instruktör Rapporten godkändes av mötet c) Rasutveckingssektorn a) Mental Ny sektor ansvarig, diskussion pågår, YB driver frågan. b) Utställning Rättelse, Susanne Rydal ingår inte i utställning. Carina Nilsson och Yvonne Brink ingår med Carina Nilsson som sammankallande. d) Agilitysektorn a. Uthyrning av banan VU Godkänner uthyrning av banan samt material. Roland Lönnerbro tar kontakt med Conny Kjellgren om mer information. b. Materialansvarig VU beslutade tillsätta Conny Kjellgren som materialansvarig e) Infokommittéen Yvonne Brink har haft kontakt med Stephanie Jonsson. f) Medlemsansvarig VU beslutade tillsätta Carina Nilsson.

5 g) Bokningsansvarig och ansvarig för nycklar VU beslutade tillsätta Britt-Marie Nilsson. h) Kommunens hemsida VU ger Eleonor Sjögren i uppdrag att skicka in rätt uppgifter om styrelsen och klubben att publiceras på kommunens hemsida. 16. Övriga frågor a) E-postadresser Yvonne rapporterade att Carina ombetts att undersöka kostnaden för att klubben skall ha egna e-postadresser. Detta för att vi skall slippa ha privata adresser. VU beslutade att införa klubbadresser då kostnaden för detta ligger inom en rimlig nivå. VU beslutade tillsätta Yvonne Brink och Carina Nilsson att se över vilka som behöver egna adresser och rapportera till nästa styrelsemöte. b) Prissättning av uthyrning av klubben/klubbområdet VU beslutade tillsätta Yvonne Brink att utreda detta. 17. Nästa möte Nästa möte är ett styrelsemöte den 8 april 2015 kl i klubbstugan 18. Mötets avslutande Yvonne tackade de närvarande för ett bra möte och förklarade detsamma för avslutat Vid protokollet: Justeras: Eleonor Sjögren Roland Lönnerbro Yvonne Brink sekreterare