MINNESANTECKNINGAR FRÅN MÖTE MED STRATEGIFORUM UPPHANDLINGS- OCH INKÖPSFRÅGOR Datum: 21 april 2016, kl. 14.00 16.30 Plats: Närvarande: Upphandlingsbolaget, Magasinsgatan 18 A Carina Grönberg, Framtiden AB Gitte Caous, SDF Östra Göteborg Markus Landahl, Stadsledningskontoret Henrik Kant, Kretslopp och vatten Rickard Nilsson, Lokalförvaltningen Kathrin Ahlstedt, Arbetsmarknad och vuxenutbildning Sven Höper, Stadsledningskontoret Nils-Gunnar Ernstson, Upphandlingsbolaget Elin Berg Mannebo, Upphandlingsbolaget Ej närvarande: Anders Johansson, Stadsledningskontoret Alf Engqvist, Göteborg Energi AB Eva Hessman, Stadsledningskontoret Peter Norling, Färdtjänsten Stefan Lundqvist, HIGAB Monika Olsson, Park och Natur Nisse Waldefeldt, Intraservice 1 PRESENTATION Tf VD för Upphandlingsbolaget presenterar sig. Nils-Gunnar Ernstson har uppdrag att leda verksamheten på Upphandlingsbolaget till och med december 2016. 2 DELRAPPORTERING PILOT FÖR KATEGORIPLAN MÅLERI Anna Brandt och Annelie Gärdmark, Upphandlingsbolaget, redogör för uppdraget att som ett pilotprojekt göra kategoriplan för Måleri. Projektet startade upp i mitten av mars med deltagare från Lokalförvaltningen, Framtiden, Higab och Upphandlingsbolaget samt stöd av konsult. Syftet med piloten är att testa metoden för att därefter med vunna erfarenheter ta nästa steg mot en gemensam inköpsprocess för Göteborgs Stad. Piloten omfattar kartläggning av nuläget (spendanalys) och marknadsläget (omvärldsanalys och SWOT-analys), vilket har genomförts. Kort om lärdomar hittills: Kategorin måleritjänster definierades omfatta även arbetstid, material, pro-
duktionsmaterial och omkostnader. Det fanns svårigheter att särredovisa måleritjänster, som ofta är en del av andra hantverkstjänster Göteborgs Stad har köpt från 43 leverantörer, varav nio står för 80 procent av volymvärdet. UE har lagts som en separat leverantör då det var svårt att urskilja från materialet. En kort analys av den leverantör som har högst volymvärde visar att Göteborgs Stad står för 100 procent av detta. Avsaknad av gemensam produktionsplan leder till brist på samordning och intern konkurrens när flera aktörer inom Göteborgs Stad går ut med anbud samtidigt och konkurrerar om leverantörerna. En situation med höjda priser från leverantörerna blir effekten. En undersökning av FKU under 2015 visar att genomsnittligt antal lämnade anbud är 21 procent Preliminära slutsatser avseende metoden: Arbetsgruppen är mycket engagerad Det är svårt att få in jämförbar data Ett flertal verksamheter har inte kunnat redovisa måleriandelen i entreprenader då den utförs som underentreprenad Ett antal verksamheter har inte rapporterat in några siffror Det är tidskrävande att samla in data Annelie redogör för kommunikation i projektet och vad som är nästa steg mot att införa en gemensam inköpsprocess i Göteborgs Stad. Jämförelse med arbetet med gemensam byggprocess visar att en framgångsfaktor är ett tydligt mandat från stadens politiska ledning. En preliminär tidsplan presenteras där målsättningen är ett beslut i kommunstyrelsen i oktober 2016 om att införa gemensam inköpsprocess i staden. Denna tidsplan bygger på att strategiforum kan fatta beslut den 12 maj. Strategiforum vill föra fram till projektarbetet att det är viktigt att arbeta med strategiska inköp på olika sätt och avseende alla inköp, även de som i ett första läge inte berörs av arbetet med kategoriplaner. Av projektplanen bör framgå vilka områden som ska ingå i Gemensam inköpsprocess. Det är viktigt att förtydliga att gemensam inköpsprocess och arbetet med kategoriplaner behöver ske oberoende av Upphandlingsbolagets organisationsform. 3 SOU 2016:13 STÄRKT CIVILSAMHÄLLE Fredrik Rogö, bolagsjurist Upphandlingsbolaget, informerar om de förslag i utredningen som påverkar upphandlingsverksamhet, bl a möjlighet att reservera kontrakt för vissa tjänster. I direktivet finns två möjligheter att reservera kontrakt och tidigare i lagstift-
ningsarbetet har det ansetts att bara det ena av dessa båda undantag (för s k arbetsintegrerande företag) ska införas i Sverige. Utredningen föreslår att även undantaget som rör möjligheten att reservera deltagandet (enligt artikel 77) för vissa tjänster ska genomföras i LOU. Bestämmelsen innebär bl a att vissa kriterier gäller för deltagande, t ex att vinsten ska återinvesteras i verksamheten och att organisationen har en lednings- och ägarstruktur som grundar sig på personalens ägande eller deltagande. Utredningen förslår också att Upphandlingsmyndigheten får i uppdrag att sätta upp kriterier som särskilt beaktar de mervärden som civilsamhällets organisationer kan ge. 4 REGLER FÖR UPPHANDLING TILL DESS NY UPPHANDLINGS- LAGSTIFTNING ÄR INFÖRD I SVERIGE Den nya lagstiftningen inom upphandling är försenad och beräknas vara på plats i januari 2017. Förseningarna beror bl a på kollektivavtalsfrågan (att motverka social dumping) och frågan om den idéburna sektorns möjligheter att delta i offentliga upphandlingar. Lagrådets granskning av lagförslagen tog ovanligt lång tid. Fredrik Rogö informerar om vad som gäller under mellantiden till dess att ny upphandlingslagstiftning är införd i Sverige. Upphandlingsmyndigheten har publicerat ett utförligt PM, som finns tillgängligt på myndighetens hemsida, med rekommendationer om hur olika situationer ska hanteras under "mellantiden". Se separat presentation som skickas ut med detta protokoll. Strategiforum lyfter att det är viktigt att säkerställa att dessa juridiska frågeställningar når ut till alla berörda. Strategiforum önskar att Upphandlingsbolaget utöver de ordinarie utbildningarna och information på hemsida och i nyhetsbrev bjuder in berörda till seminarier med möjlighet att diskutera tilllämpning. Fredrik ser till att frågan tas upp i nätverket för jurister inom upphandling den 22 april. Beslut: Fredrik uppdras undersöka behovet av seminarier eller annan form av träffar med möjlighet att diskutera tillämpning av regelverket. 5 INFORMATION KRING KOMMANDE STORA UPPHANDLINGAR T EX HANTVERKSTJÄNSTER OCH TEKNISKA KONSULTER Carin Bergdahl, avdelningschef Upphandlingsbolaget, hänvisar till Upphandlingsbolagets hemsida för kontinuerlig information om upphandlingars planerade start.
Hantverkstjänster och tekniska konsulter är igång och annonsering sker efter sommaren. Extra resurser kan komma att krävas i ett senare skede av upphandlingen för att säkerställa att avtal är klara i tid och undvika avtalslöshet. Carina betonar vikten av att undvika avtalslöshet och meddelar att Framtiden kan tänka sig att ställa upp med resurser. Beslut: Strategiforum uppmanar Upphandlingsbolaget att avisera i god tid om det finns risk för avtalslöshet inom hantverkstjänster och tekniska konsulter. 6 TJÄNSTEANSVAR FÖR E-HANDLE (WINST) PLAN FÖR ÖVER- GÅNG TILL INTRASERVICE Carin Bergdahl informerar om e-handel, som är en kommungemensam tjänst som Upphandlingsbolaget har ansvaret för till skillnad från andra kommungemensamma tjänster där Intraservice har ansvaret. I e-handelsansvaret ingår dels tjänsteansvaret dels andra arbetsuppgifter. Tjänsteansvaret har överförts till Jenny Johnsén på Intraservice, som har tjänsteansvaret för område ekonomi, där e-handel passar väl in. Övriga uppgifter inom e-handel ligger kvar på Upphandlingsbolaget. Strategiforum lyfter frågan om detta medför en besparing. Upphandlingsbolaget bedömer att 50 procent ligger kvar och debiteras lika men från två håll. Det blir ingen tillkommande kostnad, ev kan det leda till lägre kostnad framöver. 7 FÖRSLAG FRÅN TJÄNSTEFORUM OM BUDGET E-HANDEL 2017 Jenny Johnsén, tjänsteansvarig ekonomi, inklusive e-handel, redovisar förslag till budget för e-handel 2017, förslaget skickas ut tillsammans med detta protokoll (ppt). De utvecklingsinitiativ som påverkar kostnadsstrukturen för tjänsten och krav som har lyfts fram från exempelvis revisionen, tjänsteforum, prioriteringsforum och förändrade lagkrav är: 1. Uppföljningsmöjligheter av stadens inköp i Nekksus/Hypergene för en bättre analys och ökad kvalitet i inköpen. 2. Automatiserad användaradministration för Winst e-handel för att minska risk för missbruk av användarkonton 3. Övergång till 100 % elektroniska fakturor så att manuella moment minimeras och kostnaden minskar. Strategiforum lyfter frågan om var de sänkta kostnaderna till följd av ökad e- handel hamnar. Besparingen härrör sig främst från färre skannade fakturor
och bör hamna på Intraservice i den mån det innebär sänkta personalkostnader. Det borde leda till lägre kostnad för enheterna. Det kan dröja ett tag innan denna besparing syns, men det är viktigt att följa om det blir en besparing som leder till lägre kostnader för enheterna. Beslut: Strategiforum vill ha en komplettering med beräknad kostnadsminskning för enheterna till följd av en övergång till 100 procent elektroniska fakturor. Begäran om komplettering utgör inget hinder för att ta ärendet vidare till beslutsforum. En kort rapport kring detta önskas vid Strategiforums möte den 12 maj. Underlag mailas till Elin Berg Mannebo. 8 ÖVRIGA FRÅGOR Markus informerar om frågan om undantag från förattest livsmedel (från föregående möte). Alla i ekonomidirektörernas 12-grupp (SDF10, ArbVux och UBF) är överens om att ta bort förattesten för livsmedel. Mötet avslutades. Nästa möte hålls den 12 maj kl 14-16.00 på Upphandlingsbolaget, Magasinsgatan 18 A.