Tekniska 55-62
2 Informationer och överläggningar..5 Redovisning av utförd internkontroll 2013, löpande och enligt plan... 6 Stadsskogen - utvidgning av verksamhetsområde för allmän vatten- och avloppsanläggning 8 Upphandling av parkdrift, norra respektive södra kommundelen... 9 FÖP Västra Bodarna, granskning... 12 Ny renhållningsordning för Alingsås kommun... 14 Rapport kring hur arbetet med förbättrade riktlinjer och rutiner för upphandling och inköp fortlöper... 16 Delegerade beslut 2013... 17 Inkomna skrivelser 2013... 18
3 Plats och tid Tekniska förvaltningen, Sveagatan 12, Alingsås, kl 14.00 18.00, Paragrafer 55-62 Beslutande Ersättare Anita Skoglund (M), ordförande Carl-Erik Bergsén (S) Hans Lindell (M) Thorsten Larsson (M) Lars-Åke Thunberg (FP) Thomas Jensen (KD) Gunnar Tiselius (S) Barbro Engh (S) Viola Schüberg Lundgren (S) Bernice Undén (M) Gillis Karlsson (C) Mikael andersson (FP) Simon Pehrsson (S) Övriga deltagare Barbro Sundström, förvaltningschef Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare, Conny Josefsson, utredare Bo Norling, bitr. förvaltningschef, Christian Nellis, avfallschef Kristina Oskarsson, miljöingenjör, Erik Kjellberg, upphandlare KLK, Elin Werner, översiktsplanerare Susanne Wirdemo, tf ekonomichef Åke Aronsson, gatuchef Tommy Blom, VA-chef Utses att justera Carl-Erik Bergsén (S) Justeringens plats och tid Torsdagen den 28 november 2013, kl 13.00 Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Hedman Anita Skoglund (M) Carl-Erik Bergsén (S)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2013-11-29 Datum för anslags nedtagande 2013-12-21 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Gunilla Hedman Förvaltningssekreterare
Informationer och överläggningar 5 A) Ny översiktsplan för Alingsås kommun, Elin Werner B) Detaljplan bostäder vid Frostvägen 30 C) Detaljplan verksamheter vid Skruvgatan, samråd D) Detaljplan gc-väg vid Borgens gata E) Slam felfaktureringar F) Förvaltningsrapport, november 2013 G) Uppdragslista, november 2013 H) Ekonomirapport, november 2013 I) Förvaltningschefen aktuell information J) SamSam, Susanne Wirdemo
6 TN 55 Dnr 2013.369 Redovisning av utförd internkontroll 2013, löpande och enligt plan Ärendebeskrivning Kort definition av Internkontroll: Med internkontroll menas en process genom vilken kommunstyrelsen, nämnder, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås på följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Lagkrav Nämndernas ansvar för verksamheten beskrivs i kommunallagen kapitel 6, 7-8 : 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). 8 Nämnderna skall verka för att samråd sker med dem som utnyttjar deras tjänster. Angreppssätt Internkontrollplanen (bilaga a) Dels görs en risk- och konsekvensanalys av viktiga processer och verksamheter inom ansvarsområdet. Det gäller att hitta svaga punkter i processen och säkerställa att fel eller avbrott inte uppstår. Analysen resulterar i kontrollområden och kontrollpunkter även om direkta åtgärder genomförs för att avlägsna bristerna. Arbetet med risk- och konsekvensanalys genomförs av tjänstemän och politiker tillsammans. Den aktuella internkontrollplanen är ett resultat av arbetet med att ta fram åtaganden och internkontrollpunkter i och med att den nya styrmodellen implementerades. Syftet var att säkerställa att bidrar till att uppnå de 12 prioriterade målen som fastställts av
7 Forts TN 55 Kommunfullmäktige. Detta var tillvägagångssättet inför 2013. Det är fortfarande oklart om detta gäller eller kommer att gälla då styrmodellen ännu ej är beslutad och inga styrsignaler framkommit från kommunledningen. Löpande internkontroll (bilaga b) Dels utgår internkontrollen från återkommande kontrollpunkter som syftar till att hitta fel och brister i ekonomisk redovisning, följsamhet gentemot lagar och föreskrifter mm. Arbetet med att ta fram kontrollpunkter samt att utföra kontrollerna utförs till största delen av den fristående ekonomienheten på Sveagatan. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 33. Tekniska beslutar Tekniska har tagit del av och godkänner resultatet från kontrollen enligt internkontrollplanen och den löpande kontrollen och översänder uppföljningen till kommunstyrelsen som information. Exp: Tf-ledn.gr, Ks
8 TN 56 Dnr 2013.382 Stadsskogen - utvidgning av verksamhetsområde för allmän vattenoch avloppsanläggning Ärendebeskrivning l takt med att det kommunala VA-ledningsnätet byggs ut i nya områden måste också verksamhetsområdet för kommunalt vatten och avlopp utvidgas. Orsaken till detta är att inom ett verksamhetsområde råder klara regler om förhållandet mellan huvudman och fastighetsägare. ABVA och Lagen om allmänna vattentjänster. Beredning Under 2013 har utbyggnad av kommunalt VA genomförts i östra delen av Norra Stadsskogen. Verksamhetsområde Stadsskogen - Östra delen Utvidgas med delområde Område tillhörande kvarteren Adellövskogen och Trollskogen Utvidgningen avser ren-, spill, och dagvatten. Det utvidgade verksamhetsområdet redovisat på bifogade kartor, bilaga 1 och 2. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 34. Tekniska beslutar för vidare beslut i kommunfullmäktige Tekniska hemställer att kommunfullmäktige fastställer ovanstående förslag till utvidgning av verksamhetsområdet för allmänna vatten- och avloppsanläggningarna i Stadsskogen När ovanstående beslut vunnit laga kraft redovisar tekniska förvaltningen den fastställda utvidgningen av verksamhetsområdet till länsstyrelsen. Exp: Tf-Tb, Kg, Kf
9 TN 57 Dnr 2013.191 Upphandling av parkdrift, norra respektive södra kommundelen Ärendebeskrivning Tekniska har 2013-08-27, 40 beslutat att upphandlingen av parkdrift genomförs i tre etapper med upphandling av norra respektive södra kommundelen var för sig under 2013 och staden i sin helhet, genom verksamhetsövergång, under 2014. Tekniska beslutade också att skötsel och underhåll av byggnader inte ska ingå i upphandlingen, samt att tekniska skall godkänna upphandlingsunderlaget innan det går ut på upphandling. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har nu, i samarbete med upphandlingsenheten på kommunledningskontoret och extern landskapskonsult, utarbetat ett upphandlingsunderlag för norra respektive södra kommundelen. Underlaget utgör en samordnad upphandling tillsammans med Alingsåshem, kultur- och fritidsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnads beslutade den 26 augusti 2013, 119 att under hösten 2013 upphandla all drift och skötsel i ett helhetskoncept inom Gräfsnäsparken och att upphandlingen samordnas med tekniska förvaltningens och Alingsåshems samlade upphandlingsprocess. Av samhällsbyggnadss beslut framgår att även tillsyn och skötsel för byggnaderna i Gräfsnäsparken skall ingå i upphandlingen. Detta omfattar ett fåtal byggnader och utgör en ringa del av den samlade upphandlingsprocessen. Det framtagna förslaget till upphandlingsunderlag har presenterats för tekniska den 22 oktober 2013. Förvaltningen föreslår att upphandlingsunderlaget läggs ut, på upphandlingsportalen E-avrop, under andra halvan av november månad. Anbud skall då ha inkommit senast den 13 januari 2014, för en möjlig entreprenadstart den 1 april 2014. Förvaltningsens förslag till beslut i Tekniska Tekniska beslutar att godkänna upphandlingsunderlaget för norra respektive södra kommundelen, med i huvudsak det innehåll, som presenterats för. Tekniska beslutar också att godkänna att upphandlingen samordnas med samhällsbyggnadss önskemål om att byggnaderna inom Gräfsnäsparken får ingå i upphandlingsunderlaget. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 35. Yrkande Carl-Erik Bergsén (S) yrkar att upphandlingen av parkdriften i den södra och norra kommundelen avbryts, med motivering att kommunen inte kommer att göra någon besparing i en upphandlingen.
10 Forts TN 57 Anita Skoglund (M) yrkar att återremitterar upphandlingsunderlaget för den norra kommundelen, med nedanstående motivering och med nedanstående uppdrag till tekniska förvaltningen. I förvaltningens förslag har tillförts delar som samhällsbyggnads, kultur- o fritids samt Alingsåshem ansvarar för. Underlaget stämmer därför inte med det beslut som tagits av tekniska avseende upphandlingen av skötsel av de södra och norra kommundelarna. Förvaltningen måste presentera avtal med de övriga parterna. Förvaltningen får i uppdrag att senast till tekniska s marssammanträde 2014 återkomma med ett nytt förslag som överensstämmer med tekniska s beslut av den 18 juni 2012, 54. Förvaltningen får i uppdrag att undersöka om någon av de övriga parterna i upphandlingen kan vara huvudansvarig (beställare) av skötseln av den norra kommundelen. Förvaltningen får i uppdrag att undersöka möjligheten av att Gräfsnäs kulturreservat läggs helt utanför upphandlingen. En konsekvensbeskrivning skall medfölja förvaltningens förslag till s marssammanträde 2014. I övrigt saknar en ekonomisk beräkning av vad skötseln kostar förvaltningen egen regi. En ekonomisk redogörelse skall presenteras vid s marssammanträde 2014 Samt att Tekniska beslutar att godkänna upphandlingsunderlaget för södra kommun- delen, med i huvudsak det innehåll som presenterades för Thorsten Larsson (M) yrkar bifall till Anita Skoglunds (M) yrkande. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Carl-Erik Bergséns (S) yrkande och finner att detta har avslagits. Ordföranden ställer proposition på Anita Skoglunds (M) yrkande och finner att detta har bifallits. Tekniska beslutar Tekniska beslutar att godkänna upphandlingsunderlaget för södra kommundelen, med i huvudsak det innehåll som presenterades för
11 Forts TN 57 Tekniska återremitterar upphandlingsunderlaget för den norra kommundelen och beslutar att tekniska förvaltningen skall återkomma senast till tekniska s marssammanträde 2014, med underlag enligt nedan. I förvaltningens förslag har tillförts delar som samhällsbyggnads, kultur- o fritids samt Alingsåshem ansvarar för. Underlaget stämmer därför inte med det beslut som tagits av tekniska avseende upphandlingen av skötsel av de södra och norra kommundelarna. Förvaltningen måste presentera avtal med de övriga parterna före s beslut. Förvaltningen får i uppdrag att senast till tekniska s marssammanträde 2014 återkomma med ett nytt förslag som överensstämmer med tekniska s beslut av den 18 juni 2012, 54. Förvaltningen får i uppdrag att undersöka om någon av de övriga parterna i upphandlingen kan vara huvudansvarig (beställare) av skötseln av den norra kommundelen. Förvaltningen får i uppdrag att undersöka möjligheten av att Gräfsnäs kulturreservat läggs helt utanför upphandlingen. En konsekvensbeskrivning skall medfölja förvaltningens förslag till s marssammanträde 2014. I övrigt saknar en ekonomisk beräkning av vad skötseln kostar förvaltningen i egen regi. En ekonomisk redogörelse skall presenteras vid s marssammanträde 2014 Reservation Carl-Erik Bergsén (S), Barbro Engh (S), Gunnar Tiselius (S) samt Viola Schüberg Lundgren (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för Carl-Erik Bergséns (S) yrkande. Exp: Tf, Cj, Bono
12 TN 58 Dnr 2010.618 FÖP Västra Bodarna, granskning Ärendebeskrivning Enligt plan- och bygglagen ska alla kommuner ha en antagen aktuell översiktsplan som täcker hela kommunens mark- och vattenyta. Syftet med nu aktuell ändring ar att den fördjupande översiktsplanen skall utgöra ett underlag för kommunens fysiska planering och ge vägledning vid framtida förändringar av Västra Bodarnas mark och vattenområden. l planen redovisas en övergripande struktur som ur tekniska, ekologiska, sociala och ekonomiska perspektiv ska vara långsiktigt hållbara för Västra Bodarna idag och i framtiden, närmare bestämt i 30 år eller längre. Kommunens gällande översiktsplan, ÖP 95, som ar föremål för revidering kommer efter revideringen att hänvisa till aktuell FÖP Västra Bodarna. En fördjupad översiktsplan är inte juridiskt bindande. Förvaltningens yttrande Park och natur Inga ytterligare synpunkter Avfall Under rubriken Avfall på sidan 46 föreslås att sista raden om återvinningsstation tas bort och att frågan kring återvinningsstationer får hanteras i kommande arbeten med detaljplaner. Gata och trafik Under rubriken Trafik på sidan 24 andras hastigheten till40 km/h i enlighet med 2012 års hastighetsplan, istället för nuvarande förslag om 30 km/h. Vatten och avlopp Under rubriken Teknisk försörjning på sidan 26 föreslås att såväl rubriktexten på kartbilden som den förklarande texten under kartbilden andras till, område inom vilket kommunalt verksamhetsområde för VA delvis kommer att byggas ut Texten under själva rubriken andras på så satt att, första stycket kompletteras med; Inom område som anges på kartan kommer kommunalt VA att delvis kunna erbjudas. Det framtida verksamhetsområdets omfattning kommer att fastställas vid detaljplaneläggning och kommande politiska beslut. Sista stycket kompletteras med; Inom det beslutade verksamhetsområdet krävs anslutning till kommunalt VA.
13 Forts TN 58 Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 36 Tekniska beslutar Tekniska tillstyrker förslaget till fördjupad översiktsplan under förutsättning att tekniska förvaltningens synpunkter tillgodoses. Exp: Sbk, Tf-Cj
14 TN 59 Dnr 2013.053 Ny renhållningsordning för Alingsås kommun Ärendebeskrivning Renhållningsordningen består av en avfallsplan och renhållningsföreskrifter. Avfallsplanen för Alingsås kommun är en lokal anpassning av en regional avfallsplan för Göteborgsregionen (A2020). Fokus i avfallsplanen är på hushållsavfall, men den innehåller också beskrivningar och åtgärder som omfattar verksamhetsavfall. Planen innehåller en redovisning av de fem övergripande målen med avfallshanteringen i Göteborgsregionen samt lokala åtgärder för att uppnå målen. Syftet med avfallsplanen är att redovisa uppgifter om allt avfall som uppkommer inom kommunen samt att redovisa vilka åtgärder som kommunen långsiktigt planerar för, med avsikt att minska avfallets mängd och farlighet. Målsättningen för avfallsföreskrifterna för Alingsås Kommun är att allt avfall som uppkommer ska behandlas i enlighet med EU: s avfallshierarki. Vidare är målsättningen att leva upp till de fem övergripande målen med dess respektive detaljerade mål i den regionala avfallsplanen. Alingsås kommuns målsättning är också att personalen som utför hämtning för kommunens räkning inte ska behöva utsättas för risk för att drabbas av ohälsa och olycksfall. Detta medför att krav med stöd av arbetsmiljölagen ställs på bl.a. placering av avfallsutrymme och avfallsbehållare, samt på avfallsutrymmens, förvaringsplatsers, bilvägars och dragvägars utformning etc. Förändringar som följd av ny renhållningsordning Vad gäller avfallsföreskrifterna görs inga större förändringar i sak, men bestämmelserna har förtydligats. Framför allt gäller det de bestämmelser som rör arbetsmiljön för hämtningspersonal. Avfallsplanen för Göteborgsregionen A2020 som antogs redan 2011 är oförändrad. Till denna har nu en lokal bilaga tagits fram, där regionala mål har brutits ner till lokala åtgärder. Beredning Förslag till renhållningsordning har tagits fram av tekniska förvaltningen i samarbete med representanter för miljöskyddskontoret och kommunledningskontoret. Renhållningsordningen består av en avfallsplan med konkreta åtgärdsförslag och föreskrifter som anger regler för renhållningen. Avfallsföreskrifter och avfallsplan har varit utställda samt remitterade under tiden 25 mars till 2 september 2013. Följande skriftliga yttranden har inkommit:
15 Forts TN 59 Myndigheter, nämnder m.fl.: 1. Vård- och äldreomsorgs, yttrande 2013-08-20 2. Barn- och ungdoms, yttrande 2013-08-08 3. Miljöskydds yttrande 2013-09-16 4. Kommunstyrelsen 2013-09-09 5. Samhällsbyggnads 2013-08-26 Sakägare 6. Hyresgästföreningen, yttrande 2013-09-02 7. Eva Svantesson, yttrande 2013-08-02 Övriga 8. Omställning Alingsås, yttrande 2013-08-30 9. Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund, yttrande 2013-07-04 Inkomna synpunkter med kommentarer har sammanställts i bilagda samrådsredogörelse. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 37. Yrkande Carl-Erik Bergsén (S) yrkar på följande tillägg till beslutet: Tekniska förvaltningen får i uppdrag att justera texten så att det tydligt framgår att dispensmöjlighet finns för dragväg, där ingen annan möjlighet finns att undvika att placera kärl på gång-/cykel- eller bilväg. Justeringen skall vara gjord före protokollsjusteringen så att ett korrekt underlag till beslutet i kommunfullmäktige kan expedieras. Anita Skoglund (M) yrkar bifall till förslaget Propositionsordning Ordföranden ställer proposition Carl-Erik Bergséns (S) tilläggsyrkande och finner att detta har bifallits. Tekniska beslutar för vidare beslut i kommunfullmäktige Tekniska antar förslaget till renhållningsordning innehållande avfallsplan och förskrifter för Alingsås kommun med följande tillägg Tekniska förvaltningen får i uppdrag att justera texten så att det tydligt framgår att dispensmöjlighet finns för dragväg, där ingen annan möjlighet finns att undvika att placera kärl på gång-/cykel- eller bilväg. Justeringen skall vara gjord före protokollsjusteringen så att ett korrekt underlag till beslutet i kommunfullmäktige kan expedieras. Ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för beslut. Exp: Tf, Cn, Ko, Kf
16 TN 60 Dnr 2013.139 Rapport kring hur arbetet med förbättrade riktlinjer och rutiner för upphandling och inköp fortlöper Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslöt 2013-09-09, 104 att tekniska skall rapportera hur arbetet med förbättrade riktlinjer och rutiner för upphandling och inköp fortlöper. Detta med anledning av revisionens rapport om uppföljning av tidigare granskning av arbetsmiljöarbete och rutiner för upphandling och inköp. Rapporten skulle lämnas i november 2013. Förvaltningens yttrande I det skriftliga svaret till revisionen framhöll en rad åtgärder som och förvaltningen vidtagit för att förbättra rutiner vid upphandling och inköp, bl.a. framtagande av nya interna riktlinjer, utöver de bestämmelser som kommunen i sin helhet har att följa, utbildningsinsatser, revideringar av delegationsordning och attestlistorna. Revisorerna var i huvudsak nöjda med de åtgärder som vidtagits. Det fortsatta arbetet med rutiner för upphandling och inköp handlar främst om att kontrollera hur kommungemensamma och interna riktlinjer följs. I första hand sker det genom den internkontroll som förvaltningen genomför och som rapporteras till. Internkontrollen har visat att följsamheten mot givna rutiner och riktlinjer, liksom användandet av ramavtal har förbättrats avsevärt. Fortfarande förekommer avvikelser, som dels påtalas direkt till berörda, dels föranleder förtydliganden och justeringar i våra rutiner. För att ytterligare inskärpa kravet på hur upphandling och inköp ska gå till har också ekonomienheten besökt samtliga apt-grupper under året och gått igenom gällande ekonomiska regler, riktlinjer och rutiner. I samband med denna genomgång har också frågor kring attester och konteringar gåtts igenom och diskuterats. Även i framtiden kommer uppföljning inom området att ingå i förvaltningens internkontroll. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 11 november 2013, 38. Tekniska beslutar Tekniska översänder förvaltningens yttrande ovan som svar på kommunstyrelsens beslut i 104/13. Exp: Tf,Bono, Bs, Ks
17 TN 61 Dnr 2013.045 Delegerade beslut 2013 Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i s delegationsordning: Trafikärenden: -Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen -Parkeringstillstånd för rörelsehindrade -Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, inga beslut fattade Beslut enligt listor från verksamhetscheferna: -Tekniska förv./adm.: Beslut fattade mellan 2013-10-16 2013-10-23 -VA-avdelningen: Beslut fattade 2013-10-14 och 2013-11-11 -Gatuavdelningen: Inga beslut fattade -Park/natur: inga beslut fattade -Avfall: Beslut fattade mellan 2013-10-17 2013-11-08 Tekniska beslutar Tekniska tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna
18 TN 62 Dnr 2013.046 Inkomna/utgående skrivelser 2013 Ärendebeskrivning Inkomna/utgående skrivelser och meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och kännedom till tekniska. 1. KS 113, 2013-10-14, Hantering av återbetalda premier från AFA sjukförsäkring 2013.375/347 TN-001 Tekniska beslutar Tekniska tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna.