1 HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUTSFÖRSLAG Rektors stab Åsa Dryselius, jurist 2013-09-26 Dnr 741-13 Styrelsen Högskolans organisationsutveckling Bakgrund Tidigare styrelsebeslut Rektor har för styrelsen redovisat bedömningen att Högskolan i Borås organisationsstruktur behöver ses över för att stärka högskolans varumärke och för att höja förmågan att öka den externa finansieringen av forskarutbildningen och forskningen. Mot denna bakgrund beslutade styrelsen den 25 april 2013 (dnr 331-13) att rektor hade att inleda ett organisationsutvecklingsarbete. Av beslutet framgick också att den framtida organisationsstrukturen ska stödja följande effektmål och vägledande principer. Högskolans verksamhet präglas av omvärldsorientering och helhetsperspektiv Kompletta akademiska miljöer Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom högskolan Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering Ekonomi i balans Maximalt fyra organisationsenheter för genomförande av kärnverksamhet Viktiga samband mellan högskolans verksamheter ska vara styrande, med förståelse för att alla samband inte kan prioriteras En enhet ska vara ansvarig för en eventuell enhetsövergripande verksamhet Samverkan mellan organisationsenheterna ska befrämjas Stärka Högskolan i Borås som varumärke samtidigt som för högskolan i stort viktiga varumärken i kärnverksamheten värnas Effektivt nyttjande av resurser
2013-09-26 2 Nuvarande struktur med en nämndstruktur som är skild från linjestrukturen kvarstår Styrelsen gav rektor i uppdrag att leda organisationsarbetet samt att hålla styrelsen informerad om arbetets utveckling. Enligt styrelsen ska beslut om högskolans framtida organisationsstruktur fattas innan 2013 års utgång. Organisationsutvecklingsarbetet I syfte att framarbeta förslag på framtida organisation för högskolan tillsatte rektor en projektledningsgrupp. Projektledningsgruppen har efter bred insamling av synpunkter, idéer, kritik, stöd, möjligheter m.m. inom högskolan och analys tagit fram ett förslag till övergripande organisationsstruktur som de menar väl uppfyller de av styrelsen fastställda effektmålen och vägledande principerna samt bäst speglar det som framkommit genom informationsinsamlingen. Förslaget har därefter behandlats i särskilt utsedda referensgrupper och analysgrupper. Sammanställning över gruppernas yttranden framgår av remissamanställning, bilaga 1. Utifrån inkomna synpunkter har därefter projektledningsgruppen slutligen presenterat sitt förslag till övergripande organisationsstruktur i en rapport, bilaga 2. Av förslaget framgår att projektledningsgruppen förordar att högskolans utbildnings- och forskningsverksamhet bör indelas i tre områden med arbetsnamn A1, A2 och A3 vilka bör ledas av områdeschefer. Projektledningsgruppen föreslår vidare i sin rapport att verksamhetstödet bör organiseras enligt tre övergripande principer: Ett behovsorienterat och integrerat verksamhetsstöd Verksamhetsstödets fysiska placering är både lokal och central En (1) sammanhållen organisering, planering och resursfördelning av verksamhetsstödet. Projektledningsgruppen lämnar även förslag på att det ska finnas övergripande ledningsfunktioner på rektorsnivå av forskning, forskarutbildning och utbildningsverksamhet. Beslutsbefogenheter I 5 kap. 1 i styrelsens organisations- och beslutsordning (SOB) anges den grundläggande principen att rektor fattar de beslut som inte ska fattas av styrelsen vid högskolan eller av högskolans nämnder. Styrelsen har, enligt 5 kap. 4 SOB att fatta beslut om verksamhetens övergripande inriktning och organisation vilket tydliggörs genom att det idag i SOB endast regleras att utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning ska bedrivas av institutioner. I SOB regleras inte den närmare
2013-09-26 3 uppdelningen av vilken utbildnings- och forskningsverksamhet som hör till vilka institutioner utan detta är beslut som åligger rektor att fatta. I SOB regleras också på övergripande nivå organisation för s k övrig verksamhet. Med detta avses organisation för gemensam administrativ service samt högskolebibliotek. Rektor har att besluta de arbetsuppgifter, det ansvar och de beslutsbefogenheter som delegeras vidare inom högskolan. Innebörden av ovanstående är att styrelsen har att ta ställning till de yttre, övergripande, organisatoriska ramarna för högskolan, och föreliggande beslutsförslag har därför utformats i linje med den principen. Av rektors uppdrag till projektledningsgruppen framgår att arbete med att framarbeta förslag till organisationsutveckling för högskolan ska bedrivas i två steg med ett första styrelsebeslut i oktober 2013. Beslutet i styrelsen förväntas härmed ge riktning och skapa stabil grund för det fortsatta arbetet med att framarbeta ett mer detaljerat beslutsförslag. Genom ett beslut i styrelsen i oktober bekräftar styrelsen indirekt igen styrelsens beslut från april. Rektors överväganden Kärnverksamheten Rektor anser att projektledningens förslag på framtida organisation avseende utbildning och forskning (kärnverksamhet) väl följer det inriktningsbeslut som styrelsen tog i april samt skapar stärkta förutsättningar för att ytterligare utveckla högskolan. Det är av vikt att högskolans organisation anpassas till att skapa förutsättningar för att säkra och ytterligare vidareutveckla högskolans forskarutbildningsrättigheter. Förslaget har tagits fram med underlag från ett stort antal intervjuer och inkomna synpunkter från organisationen och rektor finner, vilket särskilt ska betonas, att förslaget har brett stöd inom högskolan. Högskolans ledningsgrupp har enhälligt ställt sig bakom förslaget. Med anledning av projektledningsgruppens förslag föreslår rektor styrelsen att fatta beslut om övergripande struktur för kärnverksamheten. Kärnverksamheten föreslås organiseras i tre områden vilka huvudsakligen ska ha verksamhetsinnehåll i linje med projektledningsgruppens förslag. Förslag på hur de områdena ska benämnas samt titlar på dess chefer kommer rektor presentera för styrelsen i december. Beslut avseende den mer detaljerade indelningen i respektive område avser rektor ta ställning till efter att styrelsen tagit ställning till den övergripande indelningen.
2013-09-26 4 Rektor ställer sig även bakom projektledningens förslag om en övergripande ledningsfunktion på rektorsnivå avseende utbildning och forskning. Vad gäller den närmare organisatoriska strukturen och placeringen av dessa ledningsfunktioner avser rektor att fatta beslut om detta under hösten. Rektor vill särskilt betona att högskolan har en unik miljö och kompetens inom det konstnärliga området. Det är centralt för högskolans fortsatta utveckling att denna ges bra förutsättningar till fortsatt positiv utveckling. Det är rektors mening att dessa förutsättningar kan skapas genom en placering inom det område som i förslaget benämns A1. Verksamhetsstödet Rektor delar projektledningens analys och förslag till organisation av verksamhetsstödet. De tre övergripande principerna för organisation av verksamhetstödet som projektledningen föreslår i sin rapport kommer vara starkt vägledande för rektor inför dennes beslut avseende detta. De yttre kraven på myndigheter att påvisa kostnadseffektivitet har ökat och kommer att öka ytterligare. Rektor förutser årliga rationaliseringskrav avseende specifikt verksamhetsstödet som är svårhanterad utan tydlig samordning. Högskolan har sedan en längre tid strävat efter samordning av verksamhetsstödet, men rektor anser att de insatser som hitintills vidtagits inom högskolan avseende att finna gemensamma effektiva lösningar inte varit tillräckliga, och att högskolan nu är i en fas där verksamhetsstödet behöver föras samman. Rektor är medveten om att det finns risker med detta, varför det är viktigt att i det fortsatta arbetet finna rätt balans mellan kvalitativ och effektiv hantering samt närhet till studenter, ledning och lärare. Rektor anser att det är av vikt att styrelsen tar ett klart ställningstagande om en övergripande vägledande princip om organisering av verksamhetsstödet. Genom detta ställningstagande kan den fortsatta processen koncentreras på frågor rörande hur detta bör organiseras istället för att splittras i diskussioner kring en sammahållen organisations vara eller icke vara. Rektor anser dock att projektledningens definition och förslag till fortsatt arbete med att identifiera verksamhetstödet redan regleras av Sveriges Universitets och Högskoleförbunds (SUHF) modell för full kostnadstäckning. Då SUHF:s modell har en omfattande definition av vad som ingår i verksamhetstödet, exempelvis ingår ett flertal personer från utbildning och forskning, bedömer rektor att modellen inte utgör en bra grund för organisering av högskolans verksamhetsstöd. För att skapa en tydlighet är det rektors åsikt att de med läraranställning eller som innehar
2013-09-26 5 ledningsuppdrag ej bör definieras som verksamhetsstöd. Mot denna bakgrund avser rektor föreslå styrelsen besluta en övergripande princip att det verksamhetsstöd som utförs av teknisk/administrativ personal i huvudsak i huvudsak ska organiseras i en enhet för att skapa en stabil grund för den fortsatta processen. Enhet är ett arbetsnamn. Förslag på hur enheten ska benämnas samt titel på dess chef kommer rektor presentera för styrelsen i december. Förhandling och samråd Samråd har kontinuerligt skett med fackliga parter samt skyddsombud i enlighet med gällande samverkansplan. Förhandling enligt 11 MBL genomfördes den 18 september. Förhandlingen avslutades utan enighet. De fackliga parterna framförde att de ansåg att det är för tidigt i processen för styrelsen att fatta de beslut som rektor föreslår och efterfrågar bland annat ett beslutsunderlag som ger en mer detaljerad bild av framtida organisationen. De fackliga parterna samt skyddsombud har främst lyft att tidsramen upplevs allt för snäv samt att det synes som om projektledningen endast har analyserat ett förslag grundligt. Ny organisation bör vara implementerad den 1 juli 2014 för att kunna få effekt på Högskolans verksamhet inför 2015. Genom en ny organisationsstruktur skapas bättre förutsättningar att klara de utmaningar som högskolan står inför för att förverkliga visionen om att 60:40 lärosäte med studenten i centrum och universitetsstatus. En ökning av forskningsvolymen med fortsatt hög kvalitet samtidigt som nuvarande forskarutbildningsrättigheter säkras är absolut nödvändigt. I en tid av minskade anslag till utbildning på grund- och avancerad nivå samtidigt som årskullarna minskar under de närmaste åren ställs det krav på en effektivare utbildningsorganisation som samtidigt värnar den höga kvaliteten och har studenten i centrum. Enligt rektor bedöms det också vara av vikt att den beslutade tidsplanen inte stannar av utan att högskolan systematiskt fortsätter arbeta enligt plan. I ett förändringsarbete måste vägas in att en lång process riskerar orsaka större utrymme för oro. Anledningen till att den nya organisationen föreslås gälla från och med den 1 juli 2014 är att förändring av organisationen bör ske i samband med nytt läsår för att på bästa sätt anpassas till kärnverksamhetens behov. Detta ligger också i linje med att rektor i bakgrunden till styrelsens beslut från den 25 april angav att den förändrade organisationsstrukturen bör implementeras under 2014. Vad gäller genomförda analyser av alternativa förslag har projektledningen tagit fram ett förslag utifrån insamling av
2013-09-26 6 synpunkter, idéer, kritik m.m. från organisationen. Även ytterligare förslag har, om än inte i samma omfattning, analyserats innan projektledningen fokuserade på ett förslag. Förslaget har även ställts mot både rektors tidigare förslag samt prefekternas förslag, varefter det bedömts bäst uppfylla kriterierna i inriktningsbeslutet. Fortsatt process Efter att styrelsen tagit ställning till föreliggande förslag från rektor avser rektor ta ställning kring respektive områdes ansvarsområde i detalj. Rektor avser att ta ställning till hur en sammanhållen enhet för verksamhetsstöd organisatoriskt ska organiseras. Rektor avser även att påbörja arbetet med att tillsätta chefer, vilka kommer få i uppdrag att svara för detaljutformningen av områden/enhet och dess implementering. Rektor har även att fatta beslut om vilka beslutsbefogenheter som respektive chef ska ha samt vilka beslut som eventuellt ska delegeras till annan befattning. Rektor avser även ta ställning i varumärkesfrågan. Idag är varumärken kopplade till högskolans organisationsstruktur. Rektor avser utreda särskilt i vilken utsträckning dessa två kan särskiljas utan att riskera att högskolans varumärken försvagas. Vad gäller biblioteket avser rektor att närmare ta ställning till dess organisatoriska placering. Förslag till beslut Rektor föreslår styrelsen besluta att utbildning på grundläggande nivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning ska organiseras i tre områden, vilken leds av en områdeschef, med följande huvudsakliga innehåll: A1 föreslås innehålla de verksamheter som idag finns inom Ingenjörshögskolan och Textilhögskolan samt de verksamheter vid Handels- och IT-högskolan som arbetar med företagsekonomi med inriktning mot handel och näringsliv. A2 föreslås innehålla de verksamheter som idag finns inom Institutionen för vårdvetenskap samt de verksamheter vid Institutionen för pedagogik som arbetar med arbetsvetenskap, sociologi och
2013-09-26 7 psykologi och de verksamheter inom Handels- och IT-högskolan som arbetar med ledarskap, administration och förvaltning i offentlig sektor. A3 föreslås innehålla de verksamheter som idag finns inom Bibliotekshögskolan samt de verksamheter vid Institutionen för pedagogik som arbetar med lärarutbildning och de verksamheter vid Handels- och IThögskolan som arbetar med informatik att att det ska finnas en "enhet", vilken leds av en "enhetschef", med uppdrag att vara en sammanhållen organisation för administrativt stöd till kärnverksamhet och ledning och som ska bestå i huvudsak av det verksamhetsstöd som utförs av teknisk och administrativ personal samt avsikten är att ovanstående ska gälla från den 1 juli 2014. Björn Brorström Rektor Åsa Dryselius Jurist Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Remissamanställning Projektledningens rapport Risk- och konsekvensanalys