Lagrum SOSFS 2011:9 Version 1 Ansvarig för dokumentet Socialchef Fastställd av Socialchef Datum 140508 Nästa revidering senast 161101 Senast reviderad 141125 Diarienr Plats i Q:et Systematiskt förbättringsarbete/avvikelsehantering Rutin för hantering av avvikelser i Procapita Rutinen gäller för alla avvikelser som rör lagrummen SoL, LSS och HSL och som skrivs av anställda i Socialförvaltningen. Avvikelse är en händelse som avviker från det förväntade och som medfört eller skulle kunna medföra skada eller risk för skada. GUIDE 3.3: Avvikelser Q-nr: 2.3.3 1 (12)
Innehållsförteckning REGISTRERA... 3 GRUNDUPPGIFTER Flik 1 Avvikelse... 4 GRUNDUPPGIFTER Flik 2 Ytterligare uppgifter... 5 GRUNDUPPGIFTER Flik 3 Text... 6 SKICKA AVVIKELSE VIDARE... 8 VIDARE UTREDNING... 9 ÖVRIGT:... 11 Q-nr: 2.3.3 2 (12)
OBS! Om det finns tidigare avvikelser på personen måste man klicka på Ny för att skapa en ny avvikelse REGISTRERA 2 Fyll i personnummer (eller del av följt av *) som vanligt och hämta personen. 3 Välj typ av Avvikelse. (Här syns om personen har tidigare avvikelser) 1 Dubbelklicka på Avvikelse Q-nr: 2.3.3 3 (12)
GRUNDUPPGIFTER Flik 1 Avvikelse Ange Händelsedatum och Pågick till om avvikelsen varat under en längre period. Välj mottagare av avvikelsen. Klicka här för att öppna kalendern där man kan ändra datum och tid. Ange Anmälare (Inloggad användare eller någon annan). Välj var (organisation) avvikelsen inträffade. Kontrollera att det är rätt organisation! Välj resten av uppgifterna. Dessa rutor fylls i av enhets/verksamhetschef. Q-nr: 2.3.3 4 (12)
GRUNDUPPGIFTER Flik 2 Ytterligare uppgifter Bocka i de rutor som passar. Om inget passar välj Annat och beskriv i text. Q-nr: 2.3.3 5 (12)
GRUNDUPPGIFTER Flik 3 Text Använd alltid rubrikmallen (se nästa sida) Beskriv avvikelsen så tydligt som möjligt Q-nr: 2.3.3 6 (12)
För att använda rubrikmallen: Klicka här och sedan på Rubrikmall Skriv nedanför rubrikerna så blir det tydligare. Q-nr: 2.3.3 7 (12)
SKICKA AVVIKELSE VIDARE 2 Kicka på Ny 3 Välj Annan handläggare i Bevakas av och välj sedan person 1 Börja med att klicka på den aktiva bevakningskameran för att öppna Bevakningsdialogen. Om bevakningskameran här är grå öppnar man bevakningsdialogen genom att klicka på bevakningskameran i verktygsraden i avvikelsen. Den nya mottagaren kommer att läggas till i bevakningslistan här och få en bevakning. OBS! Om man inte klickar Ny kommer den nya mottagaren att ersätta den ursprungliga. Q-nr: 2.3.3 8 (12)
VIDARE UTREDNING Allvarliga avvikelser (klassifikation 3-5) skall skickas vidare till verksamhetschef/mas/sas som då gör en vidare utredning som ska dokumenteras i CDS under de rubriker som kopplats till avvikelser: Klicka på den gula skrivmaskinen. Se vidare nästa sida. Q-nr: 2.3.3 9 (12)
Här finns frastexter till de olika rubrikerna. Det kan finnas fler, klicka på för att välja. För att dokumentera: Dubbelklicka på resp. rubrik. Q-nr: 2.3.3 10 (12)
ÖVRIGT: Man kan bara se avvikelser man har behörighet till därför är det viktigt att avvikelsen kopplas till rätt organisation! Den som registrerar en avvikelse skickar avvikelsen till sin närmaste chef/1:e Socialsekreterare/1:e Biståndshandläggare enbart. Chefen/1:e avgör om avvikelsen skall gå vidare till någon annan. Gäller avvikelsen HSL skickar chefen/1:e avvikelsen vidare till ansvarig legitimerad HSL-personal (arbetsterapeut, fysioterapeut (tidigare sjukgymnast), sjuksköterska) alternativt till chefen för hemsjukvården om avvikelsen orsakats av HSL-personal. Chefen/1:e, och vid behov legitimerad personal, gör en bedömning av klassifikationen enligt följande: 1 Störning = Avvikelse men ingen person har drabbats. Upptäckt innan. 2 Incident = Person drabbad men utan skada, viss risk och visst hot mot säkerhet. 3 Allvarlig incident = Korrigerande åtgärder måste vidtas omedelbart för att undvika en kritisk incident. Händelsen har effekt på personens tillstånd men skadan är reversibel (går över), eller innebär hög omedelbar risk (utan effekt på personen). 4 Kritisk incident = Allvarlig effekt på person. Allvarlig händelse som avvärjdes i sista sekunden, om händelsen inte hade avvärjts hade den lett till ett haveri. 5. Haveri = Allvarlig, irreversibel skada eller död. Ansvarig chef/1:e Socialsekreterare/1:e Biståndshandläggare samtalar alltid med den som orsakat avvikelsen även då den skickas vidare till Verksamhetschef och SAS/MAS. HSL-avvikelser klassificeras av legitimerad HSL-personal! Då det gäller avvikelser som inte rör någon speciell brukare (t.ex. synpunkter på verksamheten) används 090909+TF09 Äldre Omsorgen för Äldreomsorgen och Omsorgen om funktionsnedsatta eller 090909+TF10 Individ Omsorgen för IFO. Avvikelser 1-2 behandlas lokalt på arbetsplatsträffar, genomgång av periodens avvikelser, analys i arbetsgruppen, förslag på förbättringar. Q-nr: 2.3.3 11 (12)
Vid avvikelser 3-5 skickas avvikelsen till Verksamhetschef och SAS då det gäller Sol/LSS-avvikelser, till Verksamhetschef och MAS då det gäller HSL/MTP för vidare utredning. Återkoppling till verksamheten efter utredning med förslag till förbättring. En redogörelse för avvikelser skall göras i respektive verksamhetsberättelse samt utgöra ett underlag för kvalitetsberättelsen. Q-nr: 2.3.3 12 (12)