PROTOKOLL 1 (19) 2010-10-13 Plats och tid Öppenheten, stadshuset, kl.13.15-15.50 Beslutande Stefan Bergman (S) ordförande Jan-Erik Ershag (KD) Britt-Marie Lundström (S) Karl-Erik Gustavsson (S) Margareta Lundgren (S) Leif Holmkvist (C) Jan-Erik Engman (MP) Tjänstgörande ersättare) Lillian Carlstén (S) Henry Andersson (M) Övriga deltagande Ersättare Fredrik Barrljung (S) Elsy Larsson (S) Erik Lundgren (FP) kl 13.15-15.20 Tjänstemän Helena Markgren förvaltningschef Fredrik Nilsson avdchef lokalförsörjning Peter Lundmark avdchef måltid Ulrica Marlund avdchef ekonomi Christer Norberg avdchef projektavdelningen Eva Nyström avdchef städ Viktoria Berglund projektledare städ Helena Bäckström avdchef internservice Hallgerd Pettersson sekreterare Utses att justera Jan-Erik Ershag Paragrafer 108-125 Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Hallgerd Pettersson, sekreterare.. Jan-Erik Ershag, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2010-10-13 2010-10-22 2010-11-08 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, stadshuset Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 108 Dnr 2010-000105-023 Återbesättning av medarbetare till internservice Med anledning av ett flertal pensionsavgångar, samt upphörande av en (1) anställning på grund av sjukdom är internservice idag i stort rekryteringsbehov. 1. Godkänna återbesättning av medarbetare till internservice från 2010-12-01 Samverkansprotokoll daterat 2010-09-16 Fackliga företrädare fastighetskontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 109 Dnr 2010-000108-020 Uppstart översyn chefsorganisation fastighetskontoret På fastighetskontoret finns idag 30 chefer på ca 600 medarbetare. För att tituleras chef inom Skellefteå kommun krävs det personal-, budget- och verksamhetsansvar. Chefsuppdraget är olika komplext beroende på såväl antal underställda, ekonomiskt budgetansvar, geografisk spridning samt olika antal sakområden (verksamheter) inom samma arbetsgrupp. Inom kommunledningskontoret kommer en inventering av chefskapets olika påverkansområden att påbörjas och sedan ligga till grund för samsyn mellan förvaltningarna. I väntan på det arbetet vill fastighetskontoret påbörja en översyn beträffande chefer med få direkt underställda. Dessutom finns andra fördelar med att göra översynen. Chefer med få medarbetare får t ex ingen ledarprofil (färre än fem svarande) och målet om lönespridning försvåras med få medarbetare i gruppen. godkänner att en översyn beträffande chefsorganisationen får påbörjas på fastighetskontoret med första fokus på chefer med få direkt underställda. Förslag till beslut om eventuella justeringar ska presenteras fastighetsnämnden i december tillsammans med samverkansprotokoll. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse daterad 100920
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 110 Dnr 2010-000104-283 Svar på motion om att tillsätta en parlamentarisk matutredning för bättre mat i skola och äldreomsorg Kommunfullmäktigeledamoten Lars Åhman (FP) föreslår i motion att kommunen tillsätter en parlamentarisk matutredning. Utredningen bör omfatta bland annat transporter, måltidsmiljön, lokala tillägg, brukarinflytande. På kommunstyrelsens uppdrag har en översyn av Skellefteå kommuns måltidsverksamhet genomförts och blev klar 2009-02-26. Pilotprojekten bör utvärderas efter ca 0,5-1 år och utifrån resultaten kan ställning tas till fortsatt kvalitetsutveckling. Pilotprojekten håller på att utformas, och ska påbörjas 2011-01-01 inom äldreomsorgen. 1. Föreslå fastighetsnämnden avslå motionärens förslag om att tillsätta en parlamentarisk matutredning och låta måltidsavdelningen fortsätta arbetet med pilotprojekten från utredningen 2009 Fastighetskontorets tjänsteskrivelse 2010-09-21 Motion från Lars Åman (FP) Motionären Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 111 Dnr 2010-000107-006 Sammanträdestider för 2011, fastighetsnämnden Fastighetskontoret har upprättat förslag till sammanträdestider för fastighetsnämnden och dess arbetsutskott med reservation för ändringar. Au onsdagar kl 15.00, Fa kl 13:15 om inte annat anges enligt följande: Beredning Arbetsutskott Fastighetsnämnd Måndag kl 15.00 Onsdag Onsdag Närheten Närheten Öppenheten 24/1 2/2 9/2 21/2 2/3 9/3 28/3 6/4 13/4 26/4 OBS TIS 4/5 11/5 23/5 8/6 15/6 29/8 7/9 14/9 26/9 5/10 12/10 24/10 2/11 9/11 28/11 7/12 14/12 Godkänna föreslagna sammanträdestider Margareta Granström, sekretariatet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 112 Dnr 2010-000089-009 Svar på skrivelse om Anderstorpsskolan KS 10 juni 2010 I en insändare som senare skickades till fastighetsnämnden publicerad i Norra Västerbotten i februari i år oroade sig Stefan Lundgren för utvecklingen på Anderstorp då allt mer service och verksamheter flyttar därifrån Fastighetskontoret beskriver i detta ärende vilka aspekter som beaktas i pågående utredning.. antar fastighetskontorets beskrivning som svar på skrivelsen Underlag från pågående utredning om mest fördelaktiga lokallösningar för Skellefteås framtida gymnasieskolor. Stefan Lundgren, Anderstorpsskolan Gymnasienämnden Jan Midlert, gymnasiechef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 113 Dnr 2010-000109-040 Redovisning av internkontroll 2010 En internkontrollsplan fastställdes av fastighetsnämnden 2010-03-10, Fa 48. Utifrån denna plan har kontroller av de ekonomiska, administrativa samt verksamhetsrelaterade rutinerna gjorts. Avdelningschefer, enhetschefer, förvaltningsekonom samt personalhandläggare har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Resultatet av detta redovisas i bilaga 1. Ett fåtal avvikelser fanns att rapportera till nämnden. Dessa har åtgärdats, samtidigt som arbetssätt och rutiner har setts över för att inte återupprepa felen. Godkänna redovisning av genomförande av internkontrollplan 2010. Rapportera redovisningen till kommunstyrelsen. Bilaga 1, Internkontrollplan, redovisning av genomförande 2010 Bilaga 2, Anbud FA 2010 Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 114 Dnr 2010-000111-040 Prognos fastighetsnämnden, september 2010 Fastighetskontoret har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporter samt vid årsbokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella under- och överskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Godkänna redovisad information, daterad 2010-09-30 Bilaga 1, prognos för drift och investering, september 2010, daterad 2010-09-30 Bilaga 2, utfall och prognos per driftprojekt t.o.m. 30 september Bilaga 3, utfall och prognos per investeringsprojekt t.o.m. 30 september
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 115 Dnr 2010-000110-291 Omföring av investeringsbudget fastighetsnämnden har färdigställt de två investeringsprojekten Moröskolan samt Ny förskola på Sörböle. Tillkommande krav samt tidigareläggande av investeringsinsatser har dock inneburit att de grundläggande kalkylerna inte kunnat följas och därför överskridit de tilldelade ramarna. Samtidigt har återuppbyggnaden av Ursviksskolan gynnats av rådande konjunkturläge, vilket inneburit att tilldelat investeringsanslag uppvisar ett överskott. äskar därför om att överföra investeringsbudget motsvarande totalt 3 400 000 kr från projekt Ursviksskolan återuppbyggnad till projekt Moröskolan (1 900 000 kr) samt till projekt Ny förskola på Sörböle (1 500 000 kr). 1. Godkänna överföring av 1 500 000 kr i investeringsbudget från projekt Ursviksskolan återuppbyggnad till projekt Ny förskola på Sörböle. 2. Godkänna överföring av 1 900 000 kr i investeringsbudget från projekt Ursviksskolan återuppbyggnad till projekt Moröskolan. Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 116 Dnr 2010-000112-283 Lokalförändring av köksytor på Hedvigsgården I dagsläget är Hedvigsgården ett tillagningskök som serverar ca 60 boende samt ett antal av kommunens medarbetare. Köket har stora renoveringsbehov, ytskikt och ventilation måste bytas omgående för att upprätthålla en säker matproduktion. Kostnaden uppskattas till ca 1,5 miljoner kronor. Det finns kapacitet att tillaga mat på Klockarhöjden och leverera varm mat till Hedvigsgården. Ärendet kommer att samverkas den 2010-10-11. Hemtjänsten har behov av större lokaler i Kåge och genom att matproduktionen flyttas från Hedvigsgården till Klockarhöjden frigörs ytor som hemtjänsten kan använda. De ytor som inte kommer att användas hyrs inte från och med 2011-01-01. Hyresvärden ställer sig positiv till denna förändring. Avveckla matproduktionen vid Hedvigsgården Leverera varm mat från Klockarhöjden till Hedvigsgården Delar av köket omvandlas till hemtjänstlokal Godkänna svaret på skrivelsen angående stängningen av Hedvigsgårdens kök Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Samverkansprotokoll (Samverkan sker 2010-10-12) Svar på tankar och synpunkter kring stängningen av Hedvigsgårdens kök 2010-10-07 Reservation Leif Holmkvist (C) reserverar sig mot beslutet Lokalsamordnare socialkontoret, Elisabeth Stålspets Förvaltare socialkontoret, Roger Bohman Måltidsavdelningen, Peter Lundmark
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 117 Dnr 2010-000114-291 Försäljning av Vebomarks skola, Vebomark 53:1 Fastighetskontoret har föreslagit försäljning av Vebomarks skola på fastigheten Vebomark 53:1. Det beroende på fastigheten inte behövs för kommunal verksamhet. 1. Föreslå kommunstyrelsen att fastigheten får säljas. 2.Föreslå kommunstyrelsen att ge fastighetskontoret i uppdrag att bjuda ut Vebomarks skola till försäljning via mäklare 3. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets markenhet i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut 4. Restvärde belastar projekt 131 510 Avyttring. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 118 Dnr 2010-000115-291 Försäljning av Åbyns skola, del av Åbyn 1:97 Fastighetskontoret har föreslagit försäljning av Åbyns skola, del av fastigheten Åbyn 1:97. Det beroende på fastigheten inte behövs för kommunal verksamhet. 1. Föreslå kommunstyrelsen att fastigheten får säljas. 2. Föreslå kommunstyrelsen att ge fastighetskontoret i uppdrag att bjuda ut Åbyns skola till försäljning via mäklare 3. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets markenhet i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut 4. Restvärde belastar projekt 131 510 Avyttring. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 119 Dnr 2010-000116-295 Rivning av fd kommunalhuset i Burträsk, Burträsk Gammelbyn 13:50 2009-06-02 fattade kommunstyrelsen beslut om att fastighetsnämnden fick sälja fd kommunalhuset i Burträsk ( 224). Sedan dess har det legat ute hos mäklare, utan att det har kommit till stånd någon försäljning. I dagsläget finns följande hyresgäster PRO, en privatperson, Norra skogsägarna, Vuxenskolan, Skelleftebygdens släktforskare och fastighetskontoret. De kommunala hyresgästerna kommer att lösas genom lokalförändringar i befintliga lokaler. De externa hyresgästerna kommer att erbjudas ersättningslokaler. Föreslå kommunstyrelsen att fd kommunalhuset i Burträsk får rivas. Hyresgäster ska erbjudas ersättningslokaler Efter rivning överlåts förvaltandet av fastigheten till kommunledningskontorets planeringsavdelning Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 120 Dnr 2010-000117-295 Rivning av fd kommunalhuset i Byske, Byske 8:76 2009-06-02, 225 fattade kommunstyrelsen beslut om att fastighetsnämnden fick sälja fd kommunalhuset i Byske. Sedan dess har det legat ute hos mäklare och det har inte kommit till stånd någon försäljning. I dagsläget finns följande hyresgäster PRO, Röda Korset, Byske IF, Byske FVO och Magn-Asyl. Hyresgästerna kommer att erbjudas ersättningslokaler. 1. Föreslå kommunstyrelsen att fd kommunalhuset i Byske får rivas. 2 Hyresgäster ska erbjudas ersättningslokaler 3. Efter rivning överlåts förvaltandet av fastigheten till kommunledningskontorets planeringsavdelning Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 121 Dnr 2010-000113-291 Försäljning alternativt rivning av Fällfors skola, Fällfors 4:44 Fastighetskontoret har föreslagit försäljning, alternativt rivning av Fällfors skola på fastigheten Fällfors 4:44. Det beroende på fastigheten inte behövs för kommunal verksamhet. Föreslå kommunstyrelsen att fastigheten får säljas eller rivas om köpare inte finns. Föreslå kommunstyrelsen att ge fastighetskontoret i uppdrag att bjuda ut Fällfors skola till försäljning via mäklare. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets markenhet i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut. Restvärde belastar projekt 131 510 Avyttring. Fastighetskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2010-09-29 Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 122 Dnr 2010-000121-009 Inbjudan från Sveriges Kommuner och Landsting Offentlig fastighetsförvaltning i Stockholm den 9-10 november Sveriges Kommuner och Landsting inbjuder till branschdagar Offentlig fastighetsförvaltning den 9 10 november i Stockholm Ordförande Stefan Bergman deltar från fastighetsnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 123 Dnr 2010-000122-009 Inbjudan till konferens Samhällsbyggande för klimatet i Umeå den 17 november Sveriges Kommuner och Landsting inbjuder till heldagskonferens i Umeå den 17 november. Utse fyra ledamöter som deltar i konferensen, Robert Ignberg (S), Fredrik Barrljung (S), Jan-Erik Ershag (KD), Henry Andersson (M) Program från Sveriges Kommuner och Landsting
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 124 Dnr 4105 Informationer Helena Bäckström :Informerar om Avslutat utvecklingsprojekt inom internservice. Genomförd utbildning Att jobba i butiken. Utökad kundtjänststöd för del av fastighetskontorets interna kundkontakter. Pågående översyn av postgång. Christer Norberg: Informerar om bemanningssituationen på projektavdelningen en arbetsledare har gått över till andra arbetsuppgifter och en snickare har tagits in att vikariera som arbetsledare under en tid. Peter Lundmark: Informerar om samtal mellan Västerbottens läns landsting och Skellefteå kommun att utveckla samarbetsmöjligheter mellan köken. Måltidslyftet projekt erbjuda två-rätters inom äldreboende Eva Nyström och Viktoria Berglund: Visade ett bildspel om LEAN har införts på städavdelningen Godkänner informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 125 Dnr 4106 Delgivningar Delges och läggs till handlingarna Kommunstyrelsen: 303 2010-08-31 Redovisning av nämndernas långsiktiga handlingsplaner 2010-022-012 Kommunfullmäktige: 173 2010-09-21 Boendeplan 2011-2020 för kommunens socialtjänstverksamheter Kommunfullmäktige: 169 2010-09-21 Motion av Inger Andersson- Öberg (FP) om synskadades arbets- och livsvillkor i Skellefteå kommun (28/09) Kommungullmäktige: 175 2010-09-21 Uppdatering av barn- och ungdomspolitiskt program Delgivningarna läggs till handlingarna