RIKTLINJER FÖR INTRODUKTION AV NYANSTÄLLDA Riktlinjerna vänder sig till alla inom kommunen som kommer i kontakt med nyanställda på sin arbetsplats. En bra introduktion är en bra investering Den första kontakten är avgörande för den nyanställdes inställning till sitt arbete och sin arbetsplats. En väl genomförd introduktion är oftast också helt avgörande för hur den nyanställde ska lyckas i sitt arbete. Därför är introduktionen mycket viktig. Alla har varit nyanställda. Använd era erfarenheter från den tiden till att göra introduktionen på just ert arbetsställe till den bästa som finns. En bra introduktion kan se ut på olika sätt. Den viktigaste introduktionen är den där arbetskamraterna bryr sig om den nyanställde. Det yttersta målet är en nyanställd som snabbt känner sig efterlängtad, delaktig och nyttig och som blir en effektiv medarbetare som stannar kvar. Bry er om! Ta er tid! Att bry sig om den nyanställde måste vara ett lagarbete. Bilagor Checklista Tidsplanering Blankett "Registrering av nyanställd" 1(7)
Varför skall man ha introduktion? Introduktionen är i första hand till för att den nyanställde ska känna sig välkommen och komma in i gemenskapen så snart som möjligt. Första tiden på en arbetsplats är viktig för varje anställd, och erfarenheterna under denna tid kan komma att prägla inställningen till den nya arbetsplatsen för lång tid framåt och kan t o m bli avgörande för om man stannar kvar eller inte. En nyanställd som snabbt känner sig efterlängtad, delaktig och nyttig är en effektiv medarbetare som gärna stannar kvar. Introduktionen ska ge information om arbetsplatsen, anställningsvillkor, arbetsmiljöfrågor och om kommunen som helhet. Den ska underlätta omställningen till nya arbetsuppgifter, nya arbetskamrater och en ny arbetsmiljö. Introduktionen ska ses som ett led i personalutvecklingen och ska successivt följas upp genom utvecklingssamtal. Varje anställd skall från första början och kontinuerligt uppleva att han/hon blir synliggjord, hörd och bekräftad i ett arbete som han/hon upplever kännetecknas av att vara efterfrågat, meningsfullt och utvecklande. Det är viktigt att använda introduktionen till att förtydliga och förankra arbetsgivarens förväntningar på den nyanställde när det gäller vad anställningen ska syfta till. Exempel på frågor: För vem/vilka förväntas NN göra vad? Vad ska NN kännetecknas av när han/hon utför sitt arbete? Samband och samverkan i arbetet? Viktiga arbetsmiljöaspekter? Det kan vara lämpligt att använda sig av t.ex. lönesättningskriterierna som ett pedagogiskt stöd i den dialogen. Det är också viktigt att använda sig av introduktionen för att förtydliga och förankra den nyanställdes förväntningar på arbetsgivaren och arbetsmiljön. Det är viktigt att tidigt klara ut vilken personalpolicy som gäller i olika avseenden och hur arbetsgivaren vill och kommer att handlägga olika personalfrågor som kan uppkomma under anställningen. Syftet med det är att tidigt underlätta en rak och förtroendefull dialog mellan chef och medarbetare. Vem skall ha introduktion? Introduktionen riktar sig till alla nyanställda, anställda som återkommer efter en längre tids ledighet samt till dem som fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Alla ska ha introduktion. Adekvat yrkesutbildning utesluter inte introduktion. Introduktionsprogrammet bör anpassas efter behov och förutsättningar. För den som anställs kortare tid kan programmet avkortas. Den nyanställde skall ges möjlighet att komma med förslag till önskemål om innehåll och uppläggning av introduktionen. Alla nyanställda bör ha en handledare, som bör vara någon anställd med liknande arbetsuppgifter och som är placerad i närheten av den nyanställde. Introduktionen skall ges i samband med att en anställning påbörjas. 2(7)
Vad skall introduktionen innehålla? Förberedelse Informera på arbetsplatsen Utse en handledare Skriv anställningsbevis Gör i ordning arbetsplatsen Gå igenom blanketten Registrering av nyanställd Allmän introduktion Förvaltningen/arbetsställets organisation Lagar och avtal som är aktuella Anställningsvillkor Löneutbetalning, löneredovisning Arbetsmiljö och försäkringar Personalutbildning, fortbildning Jämställdhets- och mångfaldsplan Information från fackliga organisationer Genomgång av den personalpolicy som gäller t.ex. lönepolicy och lönesättningskriterier, ledigheter arbetsmiljöpolicy, kränkande särbehandling, bisysslor, friskvårdspolicy, drogpolicy och handläggningsrutiner, rehabiliteringspolicy och sjukfrånvaro, etc. Bredvidtjänstgöring och introduktion på arbetsplatsen Få kunskaper om verksamhetens mål Inskolning i arbetsuppgifterna Lära känna arbetskamraterna Få lokalkännedom Få information om arbetstider, semester, sjukfrånvaro Få upplysning om ev. användning av skyddskläder/skyddsutrustning Få information om lyftteknik Lära känna de fackliga representanterna Information om övriga delar av verksamheten samt kommunen som helhet Andra enheter inom verksamheten Kommunens organisation och uppbyggnad Vilka är beslutsfattarna? Vem har ansvar för introduktionen? Arbetsledaren är ansvarig för den introduktion som genomförs på arbetsplatsen och är också den som ska se till att den nyanställde får en handledare. Introduktionen bör kompletteras med skriftlig information. Handledaren får stöd och hjälp att genomföra introduktionen genom att använda checklistan (bifogad) som anpassas och kompletteras efter lokala förutsättningar och behov. Arbetsledaren ansvarar för att checklistor upprättas på varje arbetsplats. 3(7)
Planering och förberedelser Använd gärna ett avdelningsmöte till att diskutera hur ni på ert arbetsställe vill ta emot en nyanställd. Alla har erfarenheter av att vara nya på arbetet. Använd er av dessa och lägg upp ett program som passar er. Vilken information om arbetsstället och arbetsuppgifter måste ges? Gå igenom checklistan och justera. Arbetsledaren: Förbered arbetsenheten och blivande arbetskamrater så att de kan ta hand om den nyanställde och få honom/henne att känna sig välkommen Se till att handledare utses och finns på arbetet den aktuella dagen och kommande introduktionsperiod Planera introduktionsprogrammet, gärna med datum och tidsangivelse då olika saker ska ske Se till att det finns en checklista Planera in ett uppföljningssamtal Avsätt tid för introduktion Handledaren: Planera ditt arbete så att du har tid att ta hand om den nyanställde Ge den nyanställde en tidsplan och en checklista Samtliga i arbetslaget: Låt den nyanställde få känna sig välkommen! Kom ihåg! Behandla den nye som du själv skulle vilja bli behandlad som nyanställd! Uppföljning av introduktion Uppföljningssamtal genomförs av närmaste arbetsledare efter ca 1månad. Syftet är att ta reda på hur den nya medarbetaren tycker att han/hon kommit in i sitt arbete och i gemenskapen i arbetsgruppen. Dessutom har man här möjlighet att ta reda på hur introduktionen upplevdes, så att den kan bli ännu bättre nästa gång. Förbered den anställde på samtalet och kom överens om en lämplig tid. 4(7)
Checklista för introduktion av nyanställda Innan den nyanställde kommer Informera alla på förvaltningen/enheten Skriv förordnande i god tid (som regel ska anställningsavtalet vara tydligt och klart i mycket god tid före tillträdet.) Utse en Handledare Informera växeln Kontrollera arbetsplatsen: namnskylt, telefon, papper, pennor, postfack, dator etc. Gå igenom blanketten Registrering av nyanställd Presentation av arbetsplatsen Introduktionspärm att sätta in information i Välkommen - träff med presentation av de som arbetar på enheten samt gemensam lunch Rundvandring i lokalerna. Visa gemensamma utrymmen som toalett, fikarum, vilrum, postfack Parkeringsmöjligheter, motorvärmare Nycklar, passerkort, information om larm Arbetsplatsträffar Skriva under på vad som gäller sekretess m.m. Anställningsvillkor Arbetstider Tjänstledighet, semester, övertid, resebestämmelser Sjukförmåner, försäkringar, pension Sjukanmälan Företagshälsovård Löneutbetalning, lönefunktionen Blanketter Friskvård Gemensamma raster (kaffe, lunch) Personalhandboken; arbetsmiljöpolicy, lönepolicy, bisysslor m.fl. dokument Utvecklingssamtal, lönesamtal Facklig information Telefon, dator privat bruk Vem kan man fråga Lämna en lista med namn och telefonnummer på personer som kan svara på frågor, t ex lön Introduktion på arbetsplatsen (specifikt för varje arbetsplats) Inskolning i arbetsuppgifterna Information om verksamhetens mål Plan för verksamheten Lagstiftning; t ex offentlighetsprincipen/allmän handling, sekretesslag Telefon, koder, telefontider, telefonvett/ansiktet utåt, adress, fax Blanketter Dataprogram Postgång; intern, extern Behov av fortbildning inom arbetsområdet Hemsidan Upphandlingsregler Bredvidtjänstgöring Återstående introduktion Längre fram planeras Information om övriga delar av verksamheten samt kommunen som helhet. Kommunens organisation och uppbyggnad. Vilka är beslutsfattarna? Uppföljning efter en månad Hur fungerade introduktionsutbildningen? Saknas någon information/handledning? Trivs den anställde? 5(7)
Tidsplanering Introduktionsprogram för Dag Vad Ansvarig deltagare 6(7)
REGISTRERING AV NYANSTÄLLD VID ORSA KOMMUN Namn Personnummer Arbetsställe/förvaltning Anställd som Anställd fr o m Passerkort/larm Visitkort Anknytning telefon Mobiltelefon Motorvärmare Finns Beställ Använder annans: Beställ Finns Beställ Använder annans nr: Finns Beställ Använder annans nr: Ja, nr Nej Dator Finns Beställ Använder annans, namn/ställe PC-program Internet Office Annat: DevisX (ekonomi) Redovisning Titta Registrera Leverantörsreskontra Titta Registrera Kundreskontra/fakturering Titta Registrera Annat: Titta Registrera Loginnamn: Lösenord: *********** Annat verksamhetsprogram Annat: E-post FirstClass, e-postadress: Ansvarig beställare Förvaltning Datum o underskrift Uppdaterad 200502 7(7)