Nov Gå igenom alla bokförda periodiseringar och kontrollera om de fortfarande gäller eller om något ska vändas. För de periodiseringar som ska vara kvar gäller att underlag som styrker periodiseringen ska finnas som bilaga till bokföringsposten. KOSPER INTPER Fre 21 nov Bokslutsinformation 10-12 Ekonomikum Hörsal 2 On 26 nov Bokslutsinformation 10-12 Engelska parken Geijersalen Må 1 dec Steg 1-3 lokaltjänstkostnader (LTK) för december samt slutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) 2014 bokförs av Byggnadsavd. Må 8 dec Bokade lokaler TimeEdit t.o.m. 31 dec enl avläsning 5 dec debiteras av Byggnadsavd. Bokade skrivplatser t.o.m. 31 dec enl avläsning 5 dec debiteras av Byggnadsavd. Selectavgifter t.o.m. 30 nov debiteras av AEU. Telekostnader t.o.m. 30 nov debiteras av IT-avdelningen. Avgifter avseende inköpsfunktion t.o.m. 30 nov debiteras av AEU. Må 8 dec Sista dag att skicka ev. justeringar av LTK steg 2-3 till Avd för ekonomi och upphandling. Avd för ekonomi och upphandling bokför justeringarna senast 12 dec. Fr 12 dec Sista dag att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast 141230 vilket medför att attest måste vara gjord senast 141223. Må 15 dec Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt 2014 för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. Må 15 dec Kl. 15.00. Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära KDB /GLIS MP-Bokslut- Lokaltjänstkostnader EA37, EA38 LFP/LR Blankett EA 34 och 36 1
rekvisitions-/fakturaunderlag till statliga myndigheter i KDB. Må 15 dec Sista dag att skicka rekvisitioner/fakturor till statliga myndigheter. Må 15 dec Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt för registrering av interna kundfakturor. Under perioden 13 dec 8 januari endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. Kontrollera saldon på avräkningskonto 1580-1582. Framställ fakturor/rekvisitioner! On 17 dec Decemberlöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning 16-17 dec) On 17 dec Statsanslag till utbildning och forskning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast 141215! Fr 19 dec Kl. 15.00. Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till andra motparter än statliga myndigheter i KDB. Må 22 dec Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt för registrering av kundfakturor (ej KDB) till andra motparter än statliga myndigheter i RD/KR. Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 8 januari med undantag för inkommande betalningar 23-30 december. Ti 23 dec Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i RD/LFP. Må 29 dec Årets sista utbetalningsfiler skickas. I filerna ingår betalningar med förfallodag tom 150109. De utbetalningar som har förfallodag senast 141230 får utbetalningsdag 141230. Må 5 jan Brytdag On 7 jan Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler avseende grundbokföring 2014 för inläsning i Raindance. OBS! Avser endast bokföring på konton som inte är öppna för inst/avd i Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 dec. Kontrollera saldon på avräkningskonto 1580-1582. Framställ fakturor/rekvisitioner! Förfallodatum anges till senast 30 december. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning under perioden 13 december 6 januari. Leverantörsfakturor och leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag skall vara attesterade senast 141223 för att tas med i utbetalningsfilerna som skickas den 29 dec. RD/IFP KDB KR LFP/LR LFP/LR 2
Bokföringsportalen. On 7 jan Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor 2014 med verdat 2014 i RD/LFP. Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga prestationer och projekt samt avstämning konto 5017. Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, 2632. Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. För över nya anläggningar till AR. Kontrollera saldo på kto 1000. Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, BASEN för %-fördelning HBA/RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För prest 410 och 510: RRORGF/RRORFK KOSPER AR/ PROJÖV/AVSPRO PROBOK AVSPRO 3
upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOK/BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering TRKOLL To 8 jan Raindance stängs kl. 12.00. Sista dag/tidpunkt att med verdat 2014 hantera leverantörsfakturor med fakturadatum 2014 (fakturor avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan) och hantera interna leverantörsfakturor. Observera att ingen import av leverantörsfakturor sker 8 januari! och att tillräcklig finansiering finns. Inventering av handkassa per 141231. AEU tillhanda senast 16 jan. OBS! Detta är den första av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Möjlighet att periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP finns fortfarande när Raindance öppnar igen 9 jan. Detta görs för att möjliggöra en genomgång av alla projekt med medfin, indir kostnader, periodiseringar etc bokfört innan den andra stängningen görs den 12 jan före BKV-perioden. To 8 jan Efter kl. 12.00 bokför AEU avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar samt preliminär bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. To 8 jan Sista dag för rapportering av uppgifter avseende 2014 i UPPDOK. Fr 9 jan Raindance öppnas för genomgång av alla projekt. Kontroll av intäkter och kostnader på projekt. Fördelning av finansiering på alla aktuella projekt ska göras samt ev ytterligare periodiseringar och omföringar av kostnader. Kontrollera att bokföring på 2090/8999 är gjord på rätt prestation. Må 12 jan Raindance stängs kl. 12.00. Sista dag/tidpunkt att med verdat 2014 periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att OBS! Detta är den andra av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. AVSLRR 4
registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP. Må 12 jan Efter kl. 12.00 gör AEU bokför internränta kv 4 samt slutlig bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. Ti BKV 13- BKV-period Nollställ projekt xxx010000 Medfinansiering anslag BKV 13- BKV 13- BKV 13- On Kl.10.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler avseende bokföring på konton som inte är öppna i Bokföringsportalen för inst/avd. för inläsning i Raindance. On Senast kl. 16.00 stängs Raindance för registrering av BKV- Omför ränta till prestation och projekt. Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. / ERÄNTA MP-Ekonomisyst. Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO INTPER 5
transaktioner 2014. To 15 jan Slutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs To 15 jan AEU bokför resultatet för 2014 på resp projekt. Stödverksamhetens resultat bokförs på uppsamlingsprojekt. V 3-4 Avd för ekonomi och upphandling sammanställer årsbokslutet. On 21 jan Bokslutsrapporter 2014 med analys av under-/överskottsmarginal AEU tillhanda. Ladda upp bokslutsrapporter på MP. EFTER BOKSLUTET: On 7 jan Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. To 8 jan KDB öppnas 2015. Fr 9 jan RD/KR öppnas för registrering av kundfakturor 2015. RD/IFP öppnas för registrering av interna kundfakturor 2015. Jan och framåt Jan och framåt Vändning av periodiseringar där intäkt/kostnad nu ska redovisas. OBS! Vändning ska ske i den period där kostnad eller intäkt ska redovisas, vilket inte automatiskt är den 1 jan. Kontrollera att rätt kombination av periodiseringskonton använts. sökväg ALLA KOSPER INTPER 6